事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及改善措施

路娜

摘 要：十九大后，事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)體系的改革，其中也包括檔案管理的改革，然而人員合理安排的基礎(chǔ)即事業(yè)單位的檔案管理的發(fā)展卻不盡人意，在事業(yè)單位全面改革的新時(shí)代，對(duì)檔案管理的要求進(jìn)一步提高了，而檔案管理仍然處于傳統(tǒng)的管理模式中，這為我國事業(yè)單位的發(fā)展帶來許多不便，事業(yè)單位的檔案管理需要加快發(fā)展的腳步，創(chuàng)新管理模式。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;管理模式

眾所周知，事業(yè)單位檔案管理部門的工作量不可估量，然而有的檔案部門管理手段落后，沒有引入電子化辦公設(shè)備，檔案管理部門的工作效率低，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位人員的升遷、調(diào)任和培訓(xùn)，給日常的內(nèi)部工作帶來許多不便，需要發(fā)現(xiàn)檔案管理出現(xiàn)問題的根本原因，并提出解決對(duì)策，改善當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀。

一、對(duì)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行探討

（一）檔案管理工作的無序。俗話說，“無規(guī)矩，不成方圓”，檔案管理工作也是如此?，F(xiàn)如今的事業(yè)單位檔案管理工作常常處于混亂的狀態(tài)，缺乏管理，在此基礎(chǔ)上，員工間缺乏溝通交流，容易導(dǎo)致檔案分類錯(cuò)誤，甚至可能導(dǎo)致檔案遺失，會(huì)使檔案的準(zhǔn)確度降低，檔案管理工作的效率很低。

（二）檔案管理工作被忽視。檔案管理工作枯燥無味，操作簡(jiǎn)單，往往認(rèn)為其不需要關(guān)注，不值得發(fā)展，其忽視檔案管理工作，沒有為其制訂一個(gè)合理的管理系統(tǒng)，管理制度的缺乏使在檔案分類和收集時(shí)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，工作人員無法明確工作標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的分類，沒有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)使檔案同時(shí)出現(xiàn)多種分類方式，從而阻礙檔案的進(jìn)一步管理，無法創(chuàng)新發(fā)展。

（三）檔案管理工作缺乏基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施包括先進(jìn)的辦公系統(tǒng)和檔案的保存設(shè)施，由于這些基礎(chǔ)設(shè)施成本較高，事業(yè)單位重視檔案管理工作，就會(huì)使其缺乏資金支持，沒有先進(jìn)的辦公設(shè)備，事業(yè)單位檔案管理的無序狀態(tài)就無法擺脫，其工作效率低、工作質(zhì)量也低，而且還會(huì)加大工作人員的工作量，檢索的效率低會(huì)使企業(yè)管理層在安排員工的職務(wù)上耗費(fèi)大量的時(shí)間，此外，就算檔案管理使用了電子化的辦公設(shè)備，有些檔案還是需要人工保存，此時(shí)檔案盒的保存需要優(yōu)良的保存設(shè)施，然而機(jī)構(gòu)內(nèi)部卻沒有提供這樣的保存條件，如何延長(zhǎng)檔案的使用壽命還有待研究。

二、完善事業(yè)單位檔案管理的可行措施

（一）完善檔案管理工作的管理系統(tǒng)。完善檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)是一個(gè)齊全的管理制度和基本的工作準(zhǔn)則，管理層需要安排專業(yè)的管理人員來領(lǐng)導(dǎo)檔案管理部門的工作，不能出現(xiàn)一人多職的情況，讓沒有管理經(jīng)驗(yàn)的人來完成檔案管理工作。此外，還需要明確檔案管理部門的職位和任務(wù)分工，合理安排人員，避免人員工作的重復(fù)性，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，而且完善的管理系統(tǒng)可以減少檔案的出錯(cuò)，避免為事業(yè)單位的發(fā)展帶來阻礙。在信息化時(shí)代，電子化管理系統(tǒng)是必不可缺的，其不僅可以提高檔案管理的效率，減少檔案檢索的時(shí)間，還可以對(duì)工作人員的檔案進(jìn)行分析，幫助本單位篩選出需要培養(yǎng)的人才和潛力股，為我國事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定人才基礎(chǔ)，電子化管理系統(tǒng)以計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能為基礎(chǔ)，出錯(cuò)的可能性小，檔案管理的質(zhì)量能夠得到有效地提升。

（二）把檔案管理工作列入事業(yè)單位的發(fā)展重點(diǎn)。完善檔案管理工作就要從重視檔案管理工作上著手，事業(yè)單位要把檔案管理工作列入未來的發(fā)展重點(diǎn)中，完善檔案管理的系統(tǒng)，為檔案管理工作提供所需，滿足他們的發(fā)展要求，讓檔案管理部門大力發(fā)展，為事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革篩選高素質(zhì)的人才，讓人才拉動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展，減少發(fā)展的隱患。而且檔案是員工升遷、事業(yè)單位裁員的基礎(chǔ)，檔案管理工作的發(fā)展可以減少事業(yè)單位人才的流失，完成人員的合理調(diào)任，提升工作人員對(duì)本單位的信任，提高工作人員工作的積極性。檔案管理工作的高效開展，可以減少檔案盒的打開次數(shù)，避免對(duì)檔案造成損傷。

（三）加大投入，改善檔案保存條件。常言道，“工欲善其事，必先利其器”。檔案管理工作的改善離不開強(qiáng)有力的物質(zhì)基礎(chǔ)，需要加大對(duì)其的投入，為其提供充足的資本，讓檔案管理部門可以購買基本的電子化辦公設(shè)備和強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)，盡可能消除物質(zhì)條件對(duì)檔案管理質(zhì)量的影響，而且有了檔案管理系統(tǒng)的支持，即使非專業(yè)的檔案管理人員也可以獨(dú)立完成檔案的錄入，可以避免檔案管理人才缺失帶來的不便。此外，重要的檔案常常需要備份，即紙質(zhì)版檔案，而這些檔案保存要求高，需要的設(shè)備成本也高，檔案管理部門有了本錢可以放心地購買最佳的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存，避免檔案缺失、漏頁、損壞。檔案管理部門在過去由于事務(wù)簡(jiǎn)單，人員少，工作環(huán)境一直未能得到改善，而且就職的多數(shù)為退休的老年人，檔案管理在大力發(fā)展的模式下，可以改善檔案管理部門的環(huán)境，通過軟實(shí)力來吸引年輕人，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

事業(yè)單位的檔案管理部門在過去一直處于一個(gè)很尷尬的地位，管理層不重視，以上率下，檔案管理工作一直得不到改善，因此，檔案管理部門即使在經(jīng)濟(jì)體系改革的過程中得到的支持也不多，發(fā)展不太樂觀。為了創(chuàng)新發(fā)展檔案管理，充分發(fā)揮其功能，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部人才的涌現(xiàn)，事業(yè)單位需要從根本上解決檔案管理存在的問題，讓企業(yè)發(fā)展擁有強(qiáng)大的人力基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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