淺議高校檔案管理數(shù)字化及檔案管理創(chuàng)新

田紹軍 鄧榮華

摘 要：時(shí)代發(fā)展過程中科學(xué)技術(shù)也在不斷的進(jìn)步，這也影響著高校檔案管理工作。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作都是以紙質(zhì)形態(tài)進(jìn)行，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用普及，高校檔案管理也趨向于數(shù)字化形式的管理和創(chuàng)新。高校檔案數(shù)字化管理的不斷推廣是高校發(fā)展過程中的必然要求。因此，有必要對當(dāng)前高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)行研究探討，以進(jìn)行進(jìn)一步的完善和創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;數(shù)字化;創(chuàng)新

時(shí)代的發(fā)展是一個(gè)不斷進(jìn)步和進(jìn)步的過程。高校檔案管理工作在新時(shí)代背景下需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和管理，提升高校檔案管理效率和質(zhì)量。檔案管理數(shù)字化所應(yīng)用的技術(shù)主要包括：掃描、數(shù)字轉(zhuǎn)換、壓縮、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等等，將檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息并進(jìn)行存儲。目前高校檔案管理還在發(fā)展過程中，需要靈活的運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和管理，不斷創(chuàng)新，以滿足當(dāng)前時(shí)代對高校發(fā)展的要求。

一、高校檔案管理數(shù)字化概述

高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展是以現(xiàn)代管理理念為指導(dǎo)，突破傳統(tǒng)檔案管理的壁壘，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和配套設(shè)備，對檔案管理形式、方法進(jìn)行創(chuàng)新，使高校檔案管理形成以數(shù)字化、系統(tǒng)化、科技化的先進(jìn)管理模式。

二、高校檔案管理數(shù)字化優(yōu)勢特點(diǎn)

高校檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理比較而言，其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。①占用空間小。信息數(shù)字化處理，可將龐大的信息進(jìn)行壓縮儲存，減少資源浪費(fèi)。②管理便捷。通過管理系統(tǒng)，可以直接進(jìn)行資源信息的查詢，提高了檔案管理的效率。③信息傳播速度快。檔案信息可以直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，傳播速度提升的同時(shí)，還能夠促進(jìn)工作質(zhì)量和效率的提升。④服務(wù)質(zhì)量的提升。高校檔案管理數(shù)字化在形式上的創(chuàng)新，個(gè)性化服務(wù)的創(chuàng)新，都使得其服務(wù)質(zhì)量得到很大提升。高校檔案管理對效率、質(zhì)量、服務(wù)的要求使數(shù)字化成為發(fā)展的必然趨勢。

三、高校檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化管理中存在的問題

（一）檔案信息標(biāo)準(zhǔn)不同。各個(gè)高校在檔案管理數(shù)字化進(jìn)程方面有所不同，這也使得檔案信息管理的形式、方法都存在差異，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。由于時(shí)間存在差異，則數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用程度也有所不同，這是的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)很難做到統(tǒng)一化。再加上配套設(shè)施的差異性，對整體檔案管理工作的有效開展會造成一定的影響。

（二）管理形式缺少創(chuàng)新。時(shí)代的發(fā)展需要高校檔案管理向數(shù)字化發(fā)展，是信息技術(shù)發(fā)展的成果，是高校檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的結(jié)合和運(yùn)用。目前，高校檔案管理工作在仍然有所欠缺，難以跟上科技發(fā)展的腳步，檔案管理發(fā)展僅僅是技術(shù)的應(yīng)用，在管理理念方面仍然需要?jiǎng)?chuàng)新，服務(wù)質(zhì)量還需要不斷的提升。

（三）數(shù)據(jù)庫構(gòu)建實(shí)用性不足。目前高校檔案管理方面雖然投入在增加，但是依然有限，對于設(shè)備設(shè)施的更新依然有局限性。這使得檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)成規(guī)模較小，實(shí)用性明顯不足，數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)庫模式較少。檔案數(shù)據(jù)庫管理方面難以規(guī)范化，對于人們的多元化需求難以滿足。高校檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)用性和有效性依然需要完善。

四、高校檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化檔案管理的方案

（一）完善檔案管理系統(tǒng)。高校檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程在加快，這對其管理系統(tǒng)軟件提出了更高要求，只有有效完善的管理系統(tǒng)軟件才能夠?yàn)楦咝n案管理高效率運(yùn)作提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。高校需要對檔案管理軟件進(jìn)行全面的開發(fā)和完善，優(yōu)化檔案管理數(shù)字化技術(shù)。

首先，要滿足檔案形式的要求。其次要保障檔案管理系統(tǒng)成為獨(dú)立的系統(tǒng)，同時(shí)支持網(wǎng)絡(luò)的連接和應(yīng)用，這是為了保證檔案管理不受網(wǎng)絡(luò)和平臺的限制。此外，檔案管理軟件應(yīng)用程序還需要具備便捷性，需要簡單、方便、易懂、實(shí)用。

（二）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理，促使文書檔案自動(dòng)化應(yīng)用。構(gòu)建數(shù)字化的檔案館是科技技術(shù)發(fā)展的重要組成部分，并且改變了檔案管理工作形式、目標(biāo)以及方向等。因此，在實(shí)際發(fā)展的過程中需要依據(jù)信息和網(wǎng)絡(luò)形式構(gòu)建數(shù)字化的檔案館。最先需要將高校以往的館藏信息和資源進(jìn)行數(shù)字化管理，有助于校內(nèi)外的人員進(jìn)行閱讀和下載。工作者可以依據(jù)掃描、手工錄入的形式將有效的信息資源儲存到光盤、U盤等系統(tǒng)中。在最開始實(shí)施數(shù)字化檔案管理工作的時(shí)候較為復(fù)雜和艱難，需要制定完善的工作方案，有效的實(shí)施工作。之后，現(xiàn)階段的檔案工作都將實(shí)施數(shù)字化，需要工作者依據(jù)數(shù)字化技術(shù)和系統(tǒng)的要求將文書工作轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式，從而自動(dòng)化管理文書。文書檔案管理是進(jìn)行自動(dòng)化管理的重要基礎(chǔ)。但是其實(shí)施的時(shí)間較長，不僅是工作人員的錄入工作轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的形式，還要將整體的管理工作轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的形式。這需要數(shù)字管理的構(gòu)建融入管理，依據(jù)系統(tǒng)管理人員的錄入可以明確哪些工作沒有完善，以及及時(shí)解決問題，保障數(shù)字化管理工作的質(zhì)量。

（三）提升檔案管理工作者信息管理能力。高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中，檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)、設(shè)施的完善都是硬件配置，還需要檔案管理工作者也具備相應(yīng)的信息管理能力。高校要積極進(jìn)行檔案管理數(shù)字化培訓(xùn)，提升對數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)識，對高校檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)都需要進(jìn)行全面的培訓(xùn)。只有檔案管理工作者能夠靈活的運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)，才能夠保證檔案管理工作效率的提升。

數(shù)字化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面發(fā)展，使人們生活、工作形式、方法都有了翻天覆地的變化。高校檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的要求、高校發(fā)展的要求。高校檔案管理需要以科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，對檔案管理工作進(jìn)行全面創(chuàng)新和完善使高校檔案管理更加高效、實(shí)用，為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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