論檔案行政管理的總目標(biāo)與任務(wù)

羅浩

摘 要：檔案行政管理的目標(biāo)是與國(guó)家行政管理目標(biāo)相一致的層次體系。這個(gè)體系，大致可分為最終目標(biāo)、職能目標(biāo)和直接目標(biāo)三個(gè)層次。檔案行政管理具有行政管理的一般特征，同時(shí)，還具有管理職能的層級(jí)差異性、管理直接對(duì)象的內(nèi)部行政事務(wù)性和管理最終對(duì)象的物化性三個(gè)方面的個(gè)性特征。

關(guān)鍵詞：檔案；行政管理；目標(biāo)；任務(wù)

1檔案行政管理的目標(biāo)

1.1檔案行政管理的最終目標(biāo)。行政管理的最終目標(biāo)，也可以稱為“行政管理的總目標(biāo)”。它是反映行政組織基本功能的總體目標(biāo)，明確規(guī)定行政組織成員的基本活動(dòng)方向，并為進(jìn)一步分解行政組織目標(biāo)提供基本點(diǎn)。檔案行政管理的最終目標(biāo)，在《檔案法》第一條中作了明確規(guī)定：“加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)”。

檔案行政管理是以國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的需要為目標(biāo)，對(duì)全國(guó)以及地方的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)的活動(dòng)。具體講，就是以檔案行政管理部門為組織協(xié)調(diào)中心，通過(guò)培訓(xùn)與提高檔案行政人員的行政管理能力和水平，依法行政，調(diào)查研究、工作規(guī)劃、行政監(jiān)督，業(yè)務(wù)指導(dǎo)與協(xié)調(diào)，提高檔案行政管理效率，加強(qiáng)檔案工作部門人、財(cái)、物的管理，為開(kāi)發(fā)國(guó)家檔案信息資源、服務(wù)于國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)提供保障。簡(jiǎn)要地說(shuō)：檔案行政管理的總體目標(biāo)就是從宏觀上、整體上管理國(guó)家檔案事務(wù)，不斷調(diào)節(jié)檔案事業(yè)系統(tǒng)的內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

1.2檔案行政管理的職能目標(biāo)。行政管理的職能目標(biāo)，具體描述了行政組織內(nèi)部具體的活動(dòng)項(xiàng)目，指明組織成員應(yīng)當(dāng)開(kāi)展的工作，實(shí)質(zhì)上，反映的是行政組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)的工作職能。職能目標(biāo)從屬于最終目標(biāo)，檔案行政管理的職能目標(biāo)是指某一檔案行政管理機(jī)關(guān)內(nèi)部各個(gè)機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的具體工作職能。這種職能，在各級(jí)地方政府組織機(jī)構(gòu)“三定方案”中有明確的規(guī)定。具體地說(shuō)，就是國(guó)家檔案局各司的職責(zé)，各省級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)處（室）的職責(zé)，各省轄市檔案行政管理機(jī)關(guān)科（室）的職責(zé)，各縣（區(qū)）級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)股（室）的職能。由于行政管理職能的法定性，檔案行政管理的職能目標(biāo)實(shí)際上也是一種法定目標(biāo)。這一目標(biāo)，是政府行政管理總目標(biāo)中的一部分，是政府對(duì)相關(guān)職能部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的授權(quán)，也是對(duì)該內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的行政要求。

2檔案行政管理的任務(wù)

檔案行政管理的首要任務(wù)是依法行政，它要求檔案行政管理部門必須按照憲法、法律和法規(guī)實(shí)施行政管理。它的法定的基本任務(wù)是貫徹執(zhí)行國(guó)家法律、法規(guī)和有關(guān)方針政策，研究制定檔案事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和檔案工作規(guī)章制度，對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，依法查處檔案違法行為，促進(jìn)科學(xué)地管理、有效地保護(hù)和利用檔案。檔案行政管理的總目標(biāo)與任務(wù)是法定明確的，檔案行政管理部門理應(yīng)緊緊圍繞其來(lái)開(kāi)展工作，然而，一些檔案行政管理部門，尤其是基層檔案行政管理部門并不清楚檔案行政管理的總目標(biāo)與任務(wù)，對(duì)其也就沒(méi)有總體的規(guī)劃。

職能錯(cuò)位顯然已經(jīng)背離檔案行政管理的總目標(biāo)和任務(wù)，以偏概全則是偏離了檔案行政管理的總目標(biāo)和任務(wù)。不論是背離還是偏離，都是有問(wèn)題的。如果長(zhǎng)此以往把全部精力和時(shí)間都投入到其中，忽略和放棄其他的檔案行政管理工作，將會(huì)給檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重的不利影響。正是基層檔案行政管理部門檔案行政管理總目標(biāo)與任務(wù)的迷失，已經(jīng)造成了對(duì)集體和個(gè)人所有的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案監(jiān)管和開(kāi)發(fā)利用的缺失、檔案行政執(zhí)法的軟弱、檔案信息開(kāi)放利用的尷尬對(duì)基層檔案行政管理部門來(lái)說(shuō)，首要的是，必須清楚自己的職能，牢記檔案行政管理的總目標(biāo)與任務(wù)，并緊緊地圍繞著它來(lái)開(kāi)展檔案行政管理工作。這是檔案事業(yè)全面健康發(fā)展的基礎(chǔ)。

3檔案行政管理的特征對(duì)檔案行政管理目標(biāo)的影響

3.1管理的層級(jí)差異性模糊了最終目標(biāo)與職能目標(biāo)的界限。檔案行政管理的層級(jí)差異性，容易使各級(jí)檔案行政管理者將關(guān)注重點(diǎn)放在本級(jí)職能上，將檔案行政管理最終目標(biāo)視為上級(jí)檔案行政管理部門的職責(zé)。從理論上講，最終目標(biāo)與職能目標(biāo)是相一致的，相互之間不存在矛盾。但在實(shí)際工作中，往往會(huì)出現(xiàn)只重視與強(qiáng)調(diào)職能目標(biāo)，而忽視最終目標(biāo)的情況。在基層有一種常態(tài)，就是圍繞著國(guó)家綜合檔案館的館藏進(jìn)行檔案行政管理工作，檔案行政管理的范圍以是否進(jìn)館為界，進(jìn)館的就管，不進(jìn)館的就不管。檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)也以檔案館館藏檔案整理標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，要求進(jìn)館單位檔案室的室藏檔案要按照檔案館館藏檔案整理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)整理。這種情況，就模糊了檔案行政管理的最終目標(biāo)與職能目標(biāo)的界限，以職能目標(biāo)替代最終目標(biāo)，嚴(yán)重影響了檔案行政管理最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.2管理直接對(duì)象的內(nèi)部行政事務(wù)性弱化了職能目標(biāo)。檔案管理事務(wù)在任何一個(gè)法人單位都屬于其日常行政管理事務(wù)的一部分，這種特性，往往會(huì)讓從事檔案行政管理的同志，在具體檔案行政管理活動(dòng)中，直接介入到檔案行政管理對(duì)象的內(nèi)部行政管理事務(wù)之中，錯(cuò)將介入檔案行政管理對(duì)象的內(nèi)部行政事務(wù)當(dāng)做自己的職能目標(biāo)。最典型的例子，就是地方檔案行政管理部門不遺余力地在各行各業(yè)推行各種各樣認(rèn)證達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)。就地方檔案行政管理機(jī)關(guān)來(lái)講，其全部職能目標(biāo)都是圍繞其行政轄區(qū)內(nèi)的產(chǎn)生對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值檔案的法人單位是否建立了檔案管理組織，有無(wú)專人管理檔案，檔案是否得到及時(shí)有效安全的保管來(lái)實(shí)行的。組織是否更完善，人員是否更齊全，文化與專業(yè)素質(zhì)是否更高，設(shè)備裝具是否更先進(jìn)，檔案整理是否統(tǒng)一規(guī)范，并不是檔案行政管理部門的職能目標(biāo)，而是法人單位的內(nèi)部行政事務(wù)。如果法人單位有條件、有時(shí)間、有人員、有財(cái)力做，是好事，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)支持，但沒(méi)有必要在這上面下那么大的力氣。因?yàn)檫@些單位只是檔案行政管理對(duì)象的一部分，甚至說(shuō)是很小的一部分。這些單位認(rèn)證達(dá)標(biāo)升級(jí)是好事，為實(shí)現(xiàn)檔案行政管理的總目標(biāo)樹(shù)立了標(biāo)桿與榜樣。問(wèn)題是這些單位不能代替全部檔案行政管理對(duì)象，這些單位做得好，不等于全部單位就做得好。如果用認(rèn)證達(dá)標(biāo)升級(jí)單位的多少，來(lái)評(píng)價(jià)衡量一地檔案行政管理職能目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的優(yōu)劣，就會(huì)導(dǎo)致只要“點(diǎn)”，不顧“面”，只抓條件好的，不問(wèn)條件差的情況出現(xiàn)。這種情況的普遍存在會(huì)弱化檔案行政管理職能目標(biāo)，進(jìn)而影響到檔案行政管理最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4結(jié)語(yǔ)

對(duì)于檔案行政管理的最終目標(biāo)，各級(jí)檔案行政管理部門是一致的。這就要求不論是哪一級(jí)檔案行政管理部門，在制定階段性直接目標(biāo)時(shí)，一方面，必須從國(guó)家檔案行政管理總目標(biāo)出發(fā)，不能背離或偏離總目標(biāo)的方向與要求。另一方面，要在切實(shí)履行各自職能目標(biāo)的前提下，完成直接目標(biāo)任務(wù)――階段性的中心工作。作為下一級(jí)檔案行政管理部門，一定要注意，不能將上一級(jí)檔案行政管理部門的職能目標(biāo)與直接目標(biāo)，當(dāng)做本級(jí)檔案行政管理的最終目標(biāo)與職能目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]主編郭小聰.行政管理學(xué)[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008：5.

[2]劉東斌.論檔案行政管理的對(duì)象[J].檔案管理，2011（4）.