關(guān)于新時(shí)期建筑企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的思考

周虹

[摘 要]新時(shí)期，我國建筑行業(yè)得到了前所未有的發(fā)展，建筑企業(yè)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨著越發(fā)激烈的市場競爭。在這種情況下，人事檔案管理的重要性越發(fā)凸顯，能夠?yàn)槿藛T的合理調(diào)動(dòng)提供有效參考和指導(dǎo)，有利于充分發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢。不過，當(dāng)前我國建筑企業(yè)在人事檔案管理方面也暴露出一些不足和問題，影響了人事檔案管理的有效性。本文從人事檔案管理的內(nèi)涵及作用出發(fā)，對建筑企業(yè)人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并探討了新時(shí)期建筑企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新策略。

[關(guān)鍵詞]建筑企業(yè)；人事檔案；管理；創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.085

[中圖分類號]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-03

在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)之間的競爭更多體現(xiàn)在人才方面，建筑企業(yè)也不例外，面對巨大的市場競爭壓力，企業(yè)想要獲得更好的發(fā)展，不僅需要重視資金投入，構(gòu)建起品牌效應(yīng)，更重要的是通過人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，確保人力資源優(yōu)勢能夠充分發(fā)揮出來。而針對傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的缺陷，建筑企業(yè)應(yīng)該立足自身實(shí)際情況，做好人事檔案管理創(chuàng)新，以更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。

1 人事檔案管理的內(nèi)涵及作用

人事檔案主要記錄了個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、政治面貌等資料，從個(gè)人初中開始，一直到退休才結(jié)束，可以說，人事檔案就是對個(gè)體人生軌跡的真實(shí)記錄，也是具備緊密邏輯聯(lián)系的整體，在個(gè)體學(xué)歷提升、職稱評測、財(cái)產(chǎn)繼承等方面發(fā)揮著不容忽視的作用，也是組織對干部進(jìn)行提拔任用或者適用離退休政策的重要依據(jù)。

人事檔案是個(gè)人歷史的見證，也是證明其工作經(jīng)歷的依據(jù)，對于其在單位中的發(fā)展具有非常重要的作用。企業(yè)人事檔案管理的作用主要體現(xiàn)在3個(gè)方面。第一，能夠?yàn)槿瞬胚x拔提供憑證。想要做好人才選拔工作，必須首先了解人才的能力，檔案管理部門需要做好對于人才的全面考察及客觀分析，并及時(shí)更正個(gè)人信息，切實(shí)保證信息的真實(shí)性與可靠性。同時(shí)，人事檔案管理部門通過有效的人事檔案管理，能夠?yàn)閱挝恢贫ㄓ萌藳Q策提供參考。以業(yè)績考核為例，其本身與員工的職業(yè)發(fā)展前途密切相關(guān)，而想要保證業(yè)績考核的有效性，必須具備大量真實(shí)的考核記錄，確保人力資源部門可以利用人事檔案，對員工的素質(zhì)進(jìn)行全面評估。第二，能夠優(yōu)化人力資源配置。人事檔案不僅僅是對個(gè)人經(jīng)歷的客觀評價(jià)，更能夠體現(xiàn)出個(gè)人的能力和素養(yǎng)，為人力資源的優(yōu)化配置提供參考。人力資源并非一成不變，其會隨著時(shí)間和環(huán)境的變化而產(chǎn)生相應(yīng)的變化，如人員流動(dòng)、崗位變動(dòng)等，這也是人力資源發(fā)展的一個(gè)必然趨勢。即便如此，人事檔案管理依然能夠?qū)θ瞬胚M(jìn)行合理評價(jià)，通過人力資源信息共享的方式，確保人才可以在不同地區(qū)、不同行業(yè)和不同組織間實(shí)現(xiàn)合理流動(dòng)，最終實(shí)現(xiàn)人力資源配置最佳化。第三，能夠提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息資料。人事檔案是對個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)記錄，也是開展人事工作的基礎(chǔ)與前提，檔案管理部門可以在原始檔案資料的基礎(chǔ)上，參考?xì)v史材料以及當(dāng)前的政策規(guī)定，通過核對查實(shí)的方式，為人才使用部門提供所需的各種信息，確保人才的合理使用。同時(shí)，從企事業(yè)單位的角度，想要真正做到知人善任和任人唯賢，必須掌握所有員工的真實(shí)個(gè)人信息，這里的信息不僅包括工作能力和專業(yè)素質(zhì)，還包括個(gè)人經(jīng)歷、思想品德等，通過查閱人事檔案企業(yè)能夠了解員工的真實(shí)閱歷，從而為人才的選拔和任用提供參考依據(jù)。

2 建筑企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 管理模式落后

當(dāng)前，部分建筑企業(yè)對于人事檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識，在管理中依然沿用傳統(tǒng)的手工管理模式或者半手工管理模式，導(dǎo)致人事檔案管理工作的效率偏低，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，如果錯(cuò)誤檔案信息不能被及時(shí)矯正，則可能會對正常的人事調(diào)動(dòng)造成影響。雖然通過人工修改的方式能夠在一定程度上解決上述問題，但是需要耗費(fèi)大量的人力物力和時(shí)間成本，會影響正常的人事檔案管理工作。不僅如此，手工整理的方式工作量巨大，內(nèi)容瑣碎，容易增加工作失誤的概率，對建筑企業(yè)的人員調(diào)動(dòng)和退休審核等工作會帶來負(fù)面影響。

2.2 信息化水平低

一是硬件設(shè)施不齊全，不利于順利開展人事檔案信息化管理工作，也限制了人事檔案工作規(guī)劃的效果，影響了企業(yè)崗位變化及人事升遷；二是人員能力問題，一直以來，建筑企業(yè)人事檔案人員在人事檔案管理工作中采用的都是手工管理模式，對于信息化管理的相關(guān)知識缺乏足夠的了解和認(rèn)知，無法滿足人事檔案信息化管理的專業(yè)需求。分析原因，主要是因?yàn)槿狈ο到y(tǒng)性的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員自身能力有所欠缺，不足以適應(yīng)人事檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)要求，也不利于提高人事檔案管理信息化水平。

2.3 檔案質(zhì)量差

不少建筑企業(yè)都沒有結(jié)合自身實(shí)際情況構(gòu)建相應(yīng)的人事檔案管理模式及方法，很多時(shí)候都是直接照搬干部人事檔案管理方式，而事實(shí)上，這種管理模式并不能很好地體現(xiàn)建筑企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)，從而也無法發(fā)揮出相應(yīng)的作用。新時(shí)期，建筑企業(yè)人事檔案管理多數(shù)是記錄員工工作經(jīng)歷以及學(xué)習(xí)培訓(xùn)狀況，缺乏對員工工作能力、思想道德、個(gè)人素質(zhì)以及專業(yè)特長等的記錄，因此并不能客觀真實(shí)地反映出員工的實(shí)際能力。不僅如此，建筑企業(yè)人事檔案管理中還存在信息造假的現(xiàn)象，對于企業(yè)而言，這樣的人事檔案在人員選拔及任用方面完全無法提供參考和借鑒，甚至可能引發(fā)反作用，影響企業(yè)人員的優(yōu)化配置。

2.4 管理體制不健全

健全的管理體制是確保建筑企業(yè)人事檔案管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵，新時(shí)期，隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的完善，建筑企業(yè)在用人方面的思想觀念也出現(xiàn)了很大的變化，開始越發(fā)重視員工的個(gè)人能力，從而導(dǎo)致傳統(tǒng)人事檔案約束員工的方式開始逐漸被勞動(dòng)合同取代，員工通過與用人單位簽訂勞動(dòng)合同的方式來保障自身合法權(quán)益，在合同到期后可以自主選擇去留，用人單位同樣可以根據(jù)員工在合同期內(nèi)的表現(xiàn)，決定是否繼續(xù)聘任員工。而在不健全人事檔案管理體制的影響下，部分用人單位可能會為了自身利益，扣留員工人事檔案來避免其跳槽，從而很容易出現(xiàn)死檔案、棄檔的問題。

3 新時(shí)期建筑企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的策略

3.1 更新觀念認(rèn)識

新時(shí)期，建筑企業(yè)想要獲得長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展，需要及時(shí)更新自身的觀念認(rèn)識，端正對于人事檔案管理的認(rèn)識，及時(shí)全面地對人事檔案信息進(jìn)行整理和補(bǔ)充，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。在對人事檔案進(jìn)行鑒別的過程中，應(yīng)該做到如實(shí)匯報(bào)、及時(shí)記載，確保遷入遷出檔案的真實(shí)性；在對人事檔案進(jìn)行整理的過程中，應(yīng)該堅(jiān)持科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性的原則，對傳統(tǒng)人事管理模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，以更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。如果企業(yè)各部門需要借閱人事檔案，必須嚴(yán)格依照相應(yīng)的人事管理規(guī)范進(jìn)行，避免泄漏員工的個(gè)人私密信息。建筑企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建相應(yīng)的人才庫，對于擁有職業(yè)資格證書的員工，應(yīng)該分類錄入，為員工的選拔和任用提供便利，確保能夠充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。

3.2 明確管理目標(biāo)

建筑企業(yè)人事檔案管理的目標(biāo)必須清晰明確，從企業(yè)自身角度做到具體問題具體分析。對于流動(dòng)工作人員與正式工作人員，需要制定不同的管理目標(biāo)：對于流動(dòng)性工作人員的人事檔案管理，應(yīng)該在保證完整性的同時(shí)，確保轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出的快速化，對于正式工作人員的人事檔案，需要采取有效化和數(shù)字化的管理，為人事管理工作提供更加精確的信息支撐。建筑企業(yè)應(yīng)該做好人事檔案管理重要性的宣傳工作，確保員工能夠充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，使其主動(dòng)參與人事檔案管理工作，將原本被動(dòng)的工作方式轉(zhuǎn)換為主動(dòng)，也可以將人事檔案作為績效考核以及薪資提高的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，提升人事檔案管理的效果。

3.3 引入先進(jìn)技術(shù)

針對傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的缺陷，建筑企業(yè)人事管理部門應(yīng)該重視引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。從順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的角度，當(dāng)前不少建筑企業(yè)在檔案管理中都配備了相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備，但是在實(shí)際應(yīng)用中，很多時(shí)候并沒有將這些設(shè)備的優(yōu)勢發(fā)揮出來，僅僅將其用于目錄檢索。基于此，建筑企業(yè)在推動(dòng)人事檔案管理信息化的過程中，應(yīng)該利用信息技術(shù)，建立起相應(yīng)的人事檔案管理系統(tǒng)，為人事檔案的管理、借閱和使用提供便利。具體來講，一是應(yīng)該推動(dòng)人事檔案管理向著電子化、信息化的方向轉(zhuǎn)變，以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，完成人事檔案管理工作，配合網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動(dòng)態(tài)管理。技術(shù)人員應(yīng)該加快構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一檔案信息軟件和信息格式，在減少信息輸入難度的同時(shí)，縮短切換時(shí)間，推動(dòng)人事檔案信息高度共享。二是應(yīng)該重視人事檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，確保其能夠認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，積極掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，恪守職業(yè)道德，確保檔案信息的完整性和安全性。為了防止意外因素導(dǎo)致的檔案信息丟失等問題，人事檔案管理人員還應(yīng)該樹立起責(zé)任意識和安全意識，做好數(shù)據(jù)信息安全防護(hù)，定期對檔案信息進(jìn)行備份，確保在出現(xiàn)意外事故時(shí)，人事檔案資料不會丟失。

3.4 豐富檔案內(nèi)容

新時(shí)期，建筑企業(yè)人事檔案管理想要發(fā)揮出應(yīng)有的作用，就必須對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行豐富和完善，在記錄員工工作經(jīng)歷及工作內(nèi)容的同時(shí)，也需要將員工的個(gè)人素質(zhì)、業(yè)績能力以及職業(yè)道德等納入人事檔案中，確保人事檔案能夠全面、客觀、真實(shí)地反映員工的情況，使人事檔案做到物盡其用，為建筑企業(yè)人員任用及調(diào)動(dòng)提供參考依據(jù)。面對人事檔案管理中存在的問題，建筑企業(yè)應(yīng)該從自身的實(shí)際情況著眼，采取有效的應(yīng)對措施。一方面，應(yīng)該改變傳統(tǒng)人事檔案中記錄的內(nèi)容，注重記錄員工的個(gè)人素質(zhì)及工作能力，確保記錄的內(nèi)容包括員工的工作業(yè)績、個(gè)人專長、組織能力等，提升人事檔案在企業(yè)人才選拔中的作用；另一方面，應(yīng)該加強(qiáng)建筑企業(yè)人事檔案的真實(shí)性和客觀性，對員工的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)進(jìn)行全面記錄，不能一味進(jìn)行主觀評價(jià)，還應(yīng)該加入客觀資料來提升人事檔案的可信度，確保企業(yè)能夠通過人事檔案，掌握員工的真實(shí)情況。

3.5 健全管理制度

無論何種工作，都必須具備完善的管理制度作為支撐，建筑企業(yè)人事檔案管理工作同樣需要具備有效的管理制度。在經(jīng)過較長時(shí)間的發(fā)展后，我國建筑企業(yè)人事檔案管理的確形成了相應(yīng)的管理制度，但是管理制度并不完善，在實(shí)際應(yīng)用中存在不少問題，在這種情況下，建筑企業(yè)必須從社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求著眼，針對現(xiàn)有的人事管理制度進(jìn)行健全和完善，做到取其精華、去其糟粕，刪除其中不合理的內(nèi)容，增加一些能夠適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展要求的內(nèi)容。在針對人事檔案管理制度進(jìn)行更新和完善的過程中，應(yīng)該以遵循國家相關(guān)法律法規(guī)為前提，制定人事檔案歸檔制度及安全保密制度。同時(shí)，建筑企業(yè)人事檔案管理工作需要做好人力資源部門與其他部門的區(qū)分，提升人事檔案的安全性及合理性。

4 結(jié) 語

新時(shí)期，建筑行業(yè)的飛速發(fā)展為建筑企業(yè)提供了良好的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也帶來了許多新的挑戰(zhàn)，在這種情況下，做好人事檔案管理工作非常重要。建筑企業(yè)應(yīng)該立足自身實(shí)際情況，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，做好人事檔案管理制度的改進(jìn)和完善，在增加檔案內(nèi)容、健全管理制度的同時(shí)，也應(yīng)該積極引入先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)對于檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，確保其能夠及時(shí)解決建筑企業(yè)人事檔案管理中存在的問題，以充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。

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