提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑分析

葛啟壯

摘 要：新時(shí)期下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式已經(jīng)難以滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。這就要求檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案管理科學(xué)化建設(shè)，進(jìn)一步完善檔案管理工作體系，提高檔案管理服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案資料的利用價(jià)值。本文對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑進(jìn)行分析探討，期望對(duì)創(chuàng)新檔案管理工作模式有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；信息化；科學(xué)發(fā)展觀

一、樹(shù)立檔案管理科學(xué)發(fā)展觀念

檔案管理工作應(yīng)樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)守舊的管理觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，只重視檔案資料收集整理，不重視檔案資料價(jià)值的挖掘與利用，嚴(yán)重阻礙了檔案利用效率的提升。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理一直采用被動(dòng)式的管理模式，缺乏主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)思想，難以充分體現(xiàn)檔案管理在服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。為了轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，檔案管理部門必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，重視檔案管理工作創(chuàng)新，克服墨守成規(guī)的做法，大膽引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)更新檔案管理手段，推動(dòng)檔案工作持續(xù)創(chuàng)新。同時(shí)，檔案管理部門還要落實(shí)工作責(zé)任制，深化本部門的體制機(jī)制改革，激活本部門人員的工作積極性，從而為檔案工作科學(xué)化發(fā)展?fàn)I造良好內(nèi)部環(huán)境。

二、提高檔案管理科學(xué)化的重視程度

檔案管理部門要重視檔案管理科學(xué)化發(fā)展，進(jìn)一步完善檔案管理規(guī)章制度，明確檔案管理人員的職責(zé)分工，將檔案工作納入到績(jī)效考核范圍內(nèi)，不斷提高全體人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。為了推動(dòng)檔案管理科學(xué)化發(fā)展，應(yīng)成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)制定切實(shí)可行的建設(shè)方案，遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、穩(wěn)步實(shí)施的原則，循序漸進(jìn)地開(kāi)展檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)制定相關(guān)規(guī)章制度，為促進(jìn)檔案管理工作有序開(kāi)展提供制度保障，如檔案數(shù)字信息收集歸檔制度、電子檔案管理辦法、電子檔案查閱制度、檔案數(shù)字信息安全管理制度等等，從而構(gòu)建起完善的檔案管理制度體系。

三、加快檔案管理設(shè)備設(shè)施建設(shè)

檔案管理部門要認(rèn)清當(dāng)前工作的形勢(shì)，積極加快檔案管理信息化建設(shè)，減輕日益增長(zhǎng)的檔案資料管理壓力，提高檔案管理工作效率。檔案管理部門要購(gòu)置先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，配備齊全檔案管理工具，如購(gòu)置高速掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、檔案管理軟件、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案信息化錄存設(shè)備等，為檔案管理科學(xué)化發(fā)展提供必要的物質(zhì)條件。在檔案資料庫(kù)建設(shè)方面，檔案管理部門要嚴(yán)格按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，做好防潮、防火、防盜、防高溫等措施，安裝檔案密集柜，合理擺放紙質(zhì)檔案資料，對(duì)檔案資料進(jìn)行集中管理。隨著原始紙質(zhì)檔案資料的增多，檔案管理部門還要及時(shí)擴(kuò)大專用密集柜的體積，保證檔案有序排列，方便檔案借閱人和管理人員查找檔案。

四、加強(qiáng)檔案資源管理

檔案管理部門要加強(qiáng)檔案資源管理，從紛繁雜亂的資料信息中收集整理出有利用價(jià)值的檔案資料，實(shí)現(xiàn)數(shù)量型檔案資源向質(zhì)量型檔案資源轉(zhuǎn)變。在檔案資源管理中，檔案管理部門要結(jié)合本部門的功能定位，做好檔案資料征集工作，拓展檔案資料來(lái)源渠道，豐富檔案資料內(nèi)容，避免出現(xiàn)重要資料遺漏。同時(shí)，檔案管理部門還要進(jìn)一步優(yōu)化檔案資料門類和結(jié)構(gòu)，收集整理載體形式多樣化的資料，形成具有自身特色的檔案資源。此外，檔案管理部門還要重視部門與部門之間的合作，建立起交流互動(dòng)平臺(tái)，通過(guò)共建、共享、共用檔案資源，提高檔案資源利用效率，節(jié)省檔案資源管理所耗用的人力、物力和財(cái)力。

五、強(qiáng)化檔案管理服務(wù)工作

提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)、實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效利用是檔案管理部門工作的最終目標(biāo)。為此，檔案管理部門要構(gòu)建起完善的服務(wù)體系，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理，為借閱者提供便捷的檔案查詢、借閱服務(wù)。在電子檔案管理中，檔案管理部門要提供一戶式查詢服務(wù)，只要借閱者按照電子化流程操作即可在最短的時(shí)間內(nèi)查找到所需的檔案資料，節(jié)省借閱者的查詢時(shí)間。同時(shí)，檔案管理部門還要利用信息化技術(shù)自動(dòng)采集和更新檔案資料，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案作業(yè)流程，針對(duì)電子檔案生成、保存、傳遞、查詢、銷毀的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施全壽命周期管理，形成完善的電子檔案管理與服務(wù)機(jī)制。此外，檔案管理部門還要進(jìn)一步挖掘檔案的應(yīng)用價(jià)值，降低檔案信息利用成本，實(shí)現(xiàn)檔案高效化管理。

總而言之，檔案管理工作要始終堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，構(gòu)建起完善的檔案管理工作體系，加快檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化建設(shè)，全面提升檔案管理科學(xué)化水平。檔案管理部門要加強(qiáng)檔案資源管理，提高檔案資源質(zhì)量，同時(shí)還要引入先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備更新檔案管理手段，不斷改進(jìn)檔案管理服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

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