計算機信息技術在機關檔案管理中的應用

康璐

摘要

近年來，科技發(fā)展腳步匆匆，信息化時代已經降臨。計算機信息技術已經遍布于人們的工作與生活之中，并在社會的各個領域中不斷滲透，既帶來智能化發(fā)展的激勵，也成為社會進程中不可或缺的一部分。就檔案管理來說，已經逐漸朝向智能化、信息化的方向發(fā)展，將人工服務、卡片管理等取而代之的便是計算機管理系統(tǒng)、網上查閱等較為便利且先進的管理服務體系。在檔案管理中有效運用計算機信息技術，既帶給人們極大的便利，又推動了時代的加速發(fā)展，具有重要意義。

【關鍵詞】計算機 信息技術 機關檔案管理

縱觀當前的機關檔案管理中，由于檔案管理本身具備一定的繁瑣性與復雜性，在各種檔案中處于重要地位，管理的層級相對較高，因此傳統(tǒng)管理方式已經難以適應當前海量的檔案資源，管理難度不斷增加。合理運用計算機信息技術管理模式，恰好能夠解決這個問題，將繁瑣性的數據資料簡易化處理，具有一定的條理性、便捷性等，既提升了檔案管理的效率，又完善了檔案管理體系，使檔案管理朝向科學化的方向發(fā)展。由此觀之，強化計算機信息技術在檔案管理工作中的有效應用，具有重要的研究意義。

1 機關檔案管理中計算機信息技術的實際作用

1.1 有助于實現檔案管理資源共享

在實際的檔案管理中，原始型的檔案管理方法相對較為不夠先進，難以實現資源共享，并且機關單位檔案管理存在相對的局限性，導致資源只能在單位內部開發(fā)，檔案資源管理的范圍往往過于狹小。自計算機信息化管理模式成功應用以來，便有效突破這一束縛。一方面實現了科學管理現階段內部檔案系統(tǒng)，另一方面實現了資源共享，為檔案管理帶來了便利，并建立起系統(tǒng)化的機關檔案管理體系。

1.2 有助于推動檔案資源管理系統(tǒng)化發(fā)展

當檔案管理采用計算機信息化模式以后，資源數據容量、資源數據保障性等已經上升到一個新的層次，檔案管理也趨向科學化發(fā)展。計算機信息化時代已降臨檔案管理將不斷升級與發(fā)展，不僅資源管理范圍更加廣闊，并且資源共享也實現了智能化，同時確保了檔案資源的完整性與統(tǒng)一性。

1.3 有利于提升檔案的精細化管理

現階段機關檔案管理中，成功運用計算機信息技術，有利于確保機關單位內部實現精細化管理，合理運用電子信息技術能夠更安全地將檔案資源信息進行保存，并且便于工作人員隨時查詢。

2 機關檔案管理中計算機信息技術的應用方法

2.1 確保機關檔案文件的真實性

當前，機關檔案若采用電子文件的形式進行保存，首先應對文件進行壓縮處理以及整理歸檔，以便于保存電子檔案。在電子檔案實踐過程中，如果丟失任何信息，則可運用電子文件形成的諸多步驟，找回丟失信息。毋庸置疑的是，雖然具備專業(yè)性的信息安全技術，但是仍然需要制訂一套靈活性較強的管理策略，以保證檔案管理的安全性。故此，完善相關的檔案管理法律法規(guī)與管理體系，以確保電子檔案維護的真實性與原始性等，是當前檔案管理中In待關注的重點問題。

2.2 強化機關檔案原始文件有效管理

一般來講，機關檔案中一些新型的文件資料的處理較為重要，應交由專業(yè)的檔案管理人員全面分析文件工作領域后，對檔案資源中海量的電子文件接收處理工作進行科學指導，并將電子文件的原始信息切實保護好，以便于為重組檔案文件信息夯實堅定的基礎。除此之外，充分運用科學化的技術處理，能夠保證信息歸檔工作的及時性與有效性。舉例而言，將一些已經歸檔的電子文件格式直接設置為只讀性文件，其作用便是只能讀取難以更改，這樣便能夠確保電子文件的識別，并能夠對電子文件的原始信息加以保護，保證電子文件的安全性與可靠性。

2.3 合理保存機關檔案的電子文件

機關檔案中，電子文件的保存主要采用化學磁性材料，就理論層面出發(fā)能夠實現長期保存。電子文件的信息讀取由于并未涉及到接觸式，因此避免了磨損的傷害。電子文件中的信息通常被記錄在密封的塑料保護層中，避免受到外界磁場因素的影響，并且預防受到外界空氣中有害氣體或者灰塵等雜物的侵害。由于電子文件出現的時間相對較短，不具備實際存儲的驗證信息，因此檔案管理人員亟待深入探究電子文件中長期保存原始信息的相關問題。針對長期保存起來的電子文件，應按時進行檢查，并復制備份，以便于確保信息的安全性。

2.4 完善機關檔案電子信息檔案安全評價指標體系

在機關檔案管理中，成功應用信息技術雖然能夠提升檔案工作的整體效率，增加檔案的社會影響力，但是與此同時，仍然存在一些技術落后、不穩(wěn)定的存儲介質以及黑客入侵等危險因素威脅著電子檔案信息的安全性，故此，電子信息檔案仍然面臨著新一輪的難題?？陀^來講，電子檔案信息安全管理這是一個動態(tài)的過程，而非一個生產出來的產品，因此難以通過一個“安全產品”便解決所有安全問題。就檔案管理體系來說，若想解決電子信息檔案安全問題，首先應識別電子信息系統(tǒng)存在的威脅，以及因這些威脅造成的潛在風險以及影響等，然后由專業(yè)人員進行精準識別以及評價。在實際安全評價中，應確保運用科學化的模型與方式，準確掌握內部信息系統(tǒng)的實際安全情況，并分析潛在的威脅，利用合理的安全措施，提升安全評價的安全評估水平，進而建立起相對穩(wěn)定的電子檔案信息安全管理系統(tǒng)。

綜上所述，在當前的機關檔案管理中，合理運用計算機信息技術一方面促進了檔案信息資源的開發(fā)，另一方面推動了檔案事業(yè)數字化的有利建設?；谟嬎銠C信息技術與通訊技術的不斷結合，信息化檔案模式的運用能夠突破空間因素與時間因素的束縛，檔案管理者與用戶能夠隨時隨地在計算機或者手機上共享檔案資源。計算機信息技術不僅實現了檔案管理方法的創(chuàng)新，并且成功調整了知識信息結構，為機關部門的檔案管理創(chuàng)造出一片新天地。

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