辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

劉娟

摘要

當(dāng)今信息技術(shù)與科技手段日益進(jìn)步，人們相應(yīng)的也對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有了更高的需求，辦公自動(dòng)化越來(lái)越成為目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的部門(mén)和單位的普遍辦公模式，它的應(yīng)用在帶來(lái)及時(shí)準(zhǔn)確信息的同時(shí)也極大的提高了辦公效率和速度。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)技術(shù) 應(yīng)用

辦公自動(dòng)化是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)方法，比如計(jì)算機(jī)技術(shù)等，基于以人機(jī)信息服務(wù)為目的的處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。這種辦公模式能充分利用各種信息資源，加快辦公速度，提高工作效率，獲得最佳的工作效果。目前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為核心，集文本處理、數(shù)據(jù)收集、音頻整合等為一體，正朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、無(wú)紙化、智能化方向發(fā)展。從某種程度上來(lái)說(shuō)，它也是一種多媒體技術(shù)，由通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)與產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)結(jié)合而成，毫無(wú)疑問(wèn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用水平也會(huì)隨之得以擴(kuò)展。

1 辦公自動(dòng)化概述

1.1 辦公自動(dòng)化的概念

辦公自動(dòng)化，即英文Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA，是一種將現(xiàn)代化辦公與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合到一起的辦公方式。而傳統(tǒng)辦公形式完全靠人力和傳統(tǒng)交通工具完成，將各種新技術(shù)、新設(shè)備和新機(jī)器與傳統(tǒng)辦公方式相結(jié)合，這就是辦公自動(dòng)化的概念。

1.2 辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)

隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公中獲得了廣泛的應(yīng)用，為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的形成奠定了相關(guān)基礎(chǔ)，目前辦公自動(dòng)化主要有如下特點(diǎn)：

1.2.1 智能化

計(jì)算機(jī)技術(shù)本身就以智能化著稱(chēng)，無(wú)論是其文字圖像等智能識(shí)別技術(shù)，抑或是其自動(dòng)運(yùn)行及計(jì)算功能，都極大地提高了辦公速度及效率。

1.2.2 集成化

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中以計(jì)算機(jī)技術(shù)為媒介，集軟硬件、員工、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等為一有機(jī)整體。

1.2.3 共享化

企業(yè)內(nèi)部間能借助該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)在同一平臺(tái)上的資源共享，包括企業(yè)策劃、賬戶(hù)往來(lái)、未來(lái)發(fā)展等，從而提高了整個(gè)企業(yè)的協(xié)同性。

2 辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 計(jì)算機(jī)的現(xiàn)狀

當(dāng)今的世界已經(jīng)離不開(kāi)信息技術(shù)，也離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能，他們使我們的生產(chǎn)與生活得以便利化、多樣化，而且開(kāi)始逐漸運(yùn)用在我們的日常生活之中。隨著人們需求的日益廣泛，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也日新月異，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開(kāi)始智能化，操作系統(tǒng)也逐漸化繁為簡(jiǎn)，不僅如此，其性能也不斷優(yōu)化，應(yīng)用程序的開(kāi)發(fā)呈多樣化的趨勢(shì)，這些都使得計(jì)算機(jī)越來(lái)越流行。總之，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷完善與發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了其在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用。

2.2 員工的整體水平不高

雖然辦公自動(dòng)化的發(fā)展更新速度日益加快，但現(xiàn)在的一個(gè)問(wèn)題是參與辦公的員工并不能很好的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣會(huì)導(dǎo)致無(wú)法充分利用計(jì)算機(jī)的相關(guān)功能，甚至還可能增加員工的工作量，降低其工作效率。除此之外，員工操作的不規(guī)范還有可能導(dǎo)致公司私密數(shù)據(jù)的泄露，造成公司經(jīng)濟(jì)虧損，影響其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，因此員工的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)對(duì)于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化至關(guān)重要。

2.3 辦公管理水平不夠

企業(yè)要有好的發(fā)展前景，需要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，而且這方面相應(yīng)的技術(shù)也得到了迅速的發(fā)展，但是目前企業(yè)并不能有效、合理地管理計(jì)算機(jī)，因而無(wú)法充分實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的所有功能，相關(guān)的應(yīng)用程序也得不到有效的控制，在某種程度上來(lái)說(shuō)，也是計(jì)算機(jī)技術(shù)的浪費(fèi)。因此，如何提高企業(yè)的辦公管理水平，充分利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化的特點(diǎn)，是目前需要解決的重要問(wèn)題之一。

2.4 內(nèi)部環(huán)境不規(guī)則

由于計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，內(nèi)部環(huán)境不規(guī)則，使得辦公自動(dòng)化的效率非常低。計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，是以提高辦公效率為目的，相反，使辦公自動(dòng)化的內(nèi)部環(huán)境變得非常混亂，通過(guò)這種方式，我們的辦公自動(dòng)化效率自然得不到提高。因此，企業(yè)內(nèi)部部門(mén)環(huán)境的計(jì)算機(jī)可以融入企業(yè)和自動(dòng)化的應(yīng)用，這是非常重要的，可以為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。內(nèi)部環(huán)境可以為計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化提供一個(gè)良好的環(huán)境，可以讓計(jì)算機(jī)技術(shù)充分發(fā)揮自己的能力，積極提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值

3.1 拓寬辦公區(qū)域范圍，改善辦公環(huán)境

與傳統(tǒng)辦公方式相比，計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用將會(huì)引起相關(guān)領(lǐng)域的巨大變革。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)覆蓋面之廣，使得不同地區(qū)乃至全球各地之間的人民都能實(shí)現(xiàn)信息的交互，也令辦公人員擺脫了之前埋頭苦干的單一工作方式，取而代之的是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)而實(shí)現(xiàn)彼此之間的溝通協(xié)作，多樣化便利化水平都得以提高，極大的提升了工作效率。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)促進(jìn)了不同行業(yè)、不同領(lǐng)域之間的合作交流，成為其連接樞紐。隨著科技的進(jìn)步，信息化社會(huì)的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)辦公中的應(yīng)用勢(shì)必將成為不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流。

3.2 降低管理成本，改善工作效率

除此之外，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用還能大大減少企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，節(jié)省不少的人力、物力、財(cái)力。先總結(jié)其主要優(yōu)點(diǎn)：首先，它能縮減企業(yè)辦公所需的材料，減少辦公開(kāi)銷(xiāo);其次，它能簡(jiǎn)化辦公流程，提高工作效率;而且它還能夠降低企業(yè)管理成本投入，比如能夠縮減部分企業(yè)辦公人員，在降低用人成本的同時(shí)，提升辦公效率及辦公收益。現(xiàn)以惠普（中國(guó)）公司及美國(guó)微軟公司為例進(jìn)行說(shuō)明，惠普公司在借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公自動(dòng)化管理后，在辦公經(jīng)費(fèi)上相比之前降低了1/3;相應(yīng)的，美國(guó)微軟公司每年則節(jié)省了約4000萬(wàn)美元，同時(shí)還發(fā)現(xiàn)在應(yīng)用該系統(tǒng)后，人際事務(wù)處理時(shí)間明顯降低。以上充分說(shuō)明，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用可以有效降低管理成本，改善工作效率，從而促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

3.3 調(diào)動(dòng)企業(yè)個(gè)體創(chuàng)造力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的引入，還能規(guī)范自身的管理，使辦公靈活化自由化，也促進(jìn)了員工之間以及各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)性，使得原本枯燥繁雜的辦公生活變得活潑輕松了許多，從而調(diào)動(dòng)企業(yè)個(gè)體創(chuàng)造力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。畢竟創(chuàng)造力、創(chuàng)新水平是一個(gè)企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵因素，不過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，也在一定程度上對(duì)于辦公人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)提出了更高層次的要求，在辦公自動(dòng)化管理中，需要每一位辦公人員的自覺(jué)參與，積極主動(dòng)的為之貢獻(xiàn)自身的力量，不然企業(yè)將在這偌大的市場(chǎng)中毫無(wú)競(jìng)爭(zhēng)力可言。總之，辦公自動(dòng)化管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，在調(diào)動(dòng)辦公人員創(chuàng)造力的同時(shí)也對(duì)其提出了嚴(yán)格的要求，也促使企業(yè)朝著更加健康有序的方向發(fā)展。

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的具體應(yīng)用措施

4.1 利用網(wǎng)絡(luò)通信功能建立完善的信息發(fā)布平臺(tái)

網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)一大優(yōu)勢(shì)就是能在具體的辦公自動(dòng)化中實(shí)現(xiàn)及時(shí)的信息共享，無(wú)論是人與人之間還是信息與信息之間的互動(dòng)交流都能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信實(shí)現(xiàn)，企業(yè)通過(guò)建立有效的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，不僅能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，還能有效避免溝通中的口誤問(wèn)題。

而且，由于網(wǎng)絡(luò)通信具有性能強(qiáng)大的收集、分享、交流、流通等特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上建立的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)也會(huì)同時(shí)擁有這些特點(diǎn)，而具有簡(jiǎn)化工作流程、有效利用辦公數(shù)據(jù)的作用，從而便利企業(yè)、客戶(hù)、政府之間的交流，從而推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的建立。

4.2 在網(wǎng)絡(luò)連接不暢的情況下實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的信息傳輸

在實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的信息傳輸上，現(xiàn)在的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要依靠BW}軟件。通過(guò)安裝該類(lèi)軟件，再根據(jù)不同的實(shí)際情況比如在網(wǎng)絡(luò)連接不暢的情況下使用傳真機(jī)，從而實(shí)現(xiàn)傳真的收發(fā)、表格及文字的轉(zhuǎn)換，這將在辦公中大大節(jié)省時(shí)間，從而提高工作效率及工作質(zhì)量。

4.3 利用計(jì)算機(jī)的多方面功能完成辦公自動(dòng)化工作

計(jì)算機(jī)技術(shù)是一個(gè)大范圍，其包含種類(lèi)繁多的各種不同功能，可由于自動(dòng)化辦公的不同方面，為其提供更全面的服務(wù)，從而相應(yīng)提高辦公效率。比如，圖片處理功能能夠在一些非常規(guī)性照片的使用權(quán)限上做一些調(diào)整;而其文字處理功能則能對(duì)文檔，比如企業(yè)檔案等進(jìn)行及時(shí)的分類(lèi)、編排、閱讀及印發(fā)等，相比傳統(tǒng)辦公而言大大節(jié)省了時(shí)間;至于其電話(huà)會(huì)議功能，則能使不同地區(qū)的辦公人員在無(wú)法到場(chǎng)參加會(huì)議的情況下，保證會(huì)議的正常進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)重要會(huì)議的順利召開(kāi)，從而確保企業(yè)的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展?？傊?，就是要充分利用計(jì)算機(jī)的多方面功能完成辦公的自動(dòng)化工作。

5 結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，隨著當(dāng)今信息技術(shù)與科技手段日益進(jìn)步，各企業(yè)所需要處理的事情、企業(yè)內(nèi)辦公人員所需要搜集和處理的信息及資料也越來(lái)越多，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代發(fā)展的需要，在這種時(shí)代發(fā)展的大背景之下，辦公自動(dòng)化應(yīng)運(yùn)而生。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也為辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生奠定了基礎(chǔ)，其文字圖像處理技術(shù)、數(shù)據(jù)整合技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用、多媒體技術(shù)等在辦公自動(dòng)化中，在定量和不定量分析和處理辦公中的資料等方面發(fā)揮著重要作用，基于此，才能得出企業(yè)最需要的資料和結(jié)論，這提高了辦公人員處理相關(guān)信息的能力，保證了其工作質(zhì)量及效果。在一定程度上也促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)科技的發(fā)展步伐，促使計(jì)算機(jī)技術(shù)朝著更精準(zhǔn)、更準(zhǔn)確的方向發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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