城建檔案信息化管理的模式探究

佟強(qiáng)

摘 要：在我國信息力量不斷發(fā)展與城市化建設(shè)不斷推進(jìn)的形勢下，為更好提高相關(guān)工作的效率，有效節(jié)約各類成本，政府職能部門與企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極開展好城建檔案的信息化管理工作。筆者通過多年的工作經(jīng)驗(yàn)，從建設(shè)信息化城建檔案系統(tǒng)的必要性入手，對目前信息化系統(tǒng)城建檔案系統(tǒng)的不足做出一定的分析，并提出相關(guān)的優(yōu)化策略，以期更好幫助各部門與一線工作者。

關(guān)鍵詞：城建檔案；信息化管理；模式探究；優(yōu)化策略

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人民群眾的生活與社會進(jìn)步都離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持。同時(shí)，為取得進(jìn)一步城市建設(shè)的發(fā)展，相關(guān)的政府職能部門與企事業(yè)單位，都應(yīng)當(dāng)積極引入數(shù)字化信息科技技術(shù)，優(yōu)化城建檔案的管理工作。此外，利用好信息化的管理模式，能夠使得城建檔案管理工作的效率顯著提升，有效降低其工作的錯誤率。

一、城建檔案信息化系統(tǒng)建立的必要性

在我國城市化建設(shè)工作的不斷推進(jìn)下，過往傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作存在明顯的弊端。首先，傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作效率非常低，紙質(zhì)化的文檔在使用過程中搜尋工作不便。而通過信息化系統(tǒng)的建立，能夠根據(jù)關(guān)鍵詞對檔案進(jìn)行快速查找，顯著提高工作效率。其次，傳統(tǒng)下的城建檔案的管理工作，受限于人工能力的客觀因素，往往無法進(jìn)行二十四小時(shí)隨時(shí)供給查閱。而通過信息化管理的系統(tǒng)的建立，即使發(fā)生緊急情況需要查找檔案，相關(guān)工作人員也能利用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案的調(diào)取使用。最后，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理存在一定的保存難度，不僅會占據(jù)較多的空間，此外對保管區(qū)域的防水防塵要求都較高，一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等現(xiàn)象，檔案都會受損，造成較大的損失。而通過信息化的檔案管理，能夠最大程度上保障信息檔案的安全，且非常節(jié)約空間，提高工作的效率。

二、目前我國城建檔案信息化系統(tǒng)存在的不足

1.軟件技術(shù)與硬件設(shè)施不到位

盡管我國已提出了全面建設(shè)信息化系統(tǒng)的城建檔案工作，但部分單位的城建檔案信息化系統(tǒng)仍然存在一定的不足，主要反應(yīng)在軟件技術(shù)與硬件設(shè)施兩方面上。首先，部分單位使用的管理軟件過于落后，在長時(shí)間的查閱過程中容易發(fā)生軟件崩潰的現(xiàn)象，導(dǎo)致工作無法順利開展。同時(shí)，部分軟件操作過于繁復(fù)，無法做到有效提高工作效率，方便工作人員進(jìn)行辦公。其次，部分單位沒有做好硬件設(shè)施的配備工作，導(dǎo)致部分計(jì)算機(jī)設(shè)備老舊、反應(yīng)速率較慢的現(xiàn)象，在遇到緊急情況時(shí)無法做好及時(shí)利用檔案系統(tǒng)的反饋。

2.資源共享的意識不足

城建檔案信息化系統(tǒng)建立的意義在于，方便更多的工作人員對其進(jìn)行查閱使用的工作，提高工作效率，更好為社會與國家貢獻(xiàn)力量。同時(shí)，盡管部分檔案的價(jià)值較高需要采取一定的保密措施，但其大部分內(nèi)容可向社會與公眾開放。然而在實(shí)際中部分單位對其資源共享的意識嚴(yán)重不足，對查閱使用城建檔案的條件設(shè)置地較為苛刻。因此，不利于參與市政建設(shè)的企事業(yè)單位及時(shí)調(diào)取使用，延誤工作進(jìn)度與效率。

3.檔案系統(tǒng)的信息化水平的發(fā)展不均衡

在我國不斷推進(jìn)城建檔案信息化管理系統(tǒng)的形勢下，我國各城市區(qū)域都積極發(fā)展信息化的城建檔案系統(tǒng)建設(shè)。然而部分區(qū)域尤其是發(fā)展相對落后的區(qū)域，其信息化系統(tǒng)建設(shè)存在一定的不利。除了相關(guān)的設(shè)備配備不到位、軟件技術(shù)開發(fā)能力較弱以外，其相關(guān)人員缺乏使用電子信息系統(tǒng)的意識，也是導(dǎo)致其發(fā)展不利的重要原因。其工作人員的工作意識仍停留在紙質(zhì)化檔案管理的階段，部分年齡較大的工作人員也不會熟練操作計(jì)算機(jī)與使用互聯(lián)網(wǎng)，導(dǎo)致其信息化城建檔案系統(tǒng)的使用不利。

三、城建檔案系統(tǒng)建設(shè)的優(yōu)化策略

1.做好信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)

為進(jìn)一步優(yōu)化城建檔案的管理工作，首先必須做好其相關(guān)的基礎(chǔ)建設(shè)任務(wù)，其內(nèi)容包括軟件與硬件兩個主要方面。首先，在軟件的開發(fā)應(yīng)用上，部分有能力的單位可自主進(jìn)行研發(fā)，經(jīng)過合理完備的測試后，再具體投入使用。針對不具備軟件開發(fā)的單位，應(yīng)當(dāng)選用得到國家認(rèn)可、擁有豐富從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)軟件企業(yè)，開發(fā)其相關(guān)的系統(tǒng)。同時(shí)，軟件投入使用后，還應(yīng)該注重其后續(xù)的優(yōu)化更新工作，根據(jù)使用的情況與需求，對軟件進(jìn)行進(jìn)一步的再更新。在硬件設(shè)施的配備工作上，相關(guān)的部門應(yīng)當(dāng)加大其資金投入的力度，給予工作人員配備設(shè)置較高的設(shè)備，以供流暢進(jìn)行城建檔案的整理工作。同時(shí)，相關(guān)的單位應(yīng)當(dāng)保障整個信息化系統(tǒng)擁有獨(dú)立自主的寬帶線路，確保其網(wǎng)絡(luò)暢通與運(yùn)算速率。此外，還應(yīng)當(dāng)定期展開相關(guān)的設(shè)備檢修工作，保障整個設(shè)備的正常使用，以免部分設(shè)備出現(xiàn)故障導(dǎo)致無法正常使用城建檔案。

2.信息化人力資源培養(yǎng)

為進(jìn)一步利用好信息化城建檔案管理系統(tǒng)，需要做好信息化人力資源培養(yǎng)工作。首先，需要開展好已有工作人員的培訓(xùn)工作。除了定期開展理論學(xué)術(shù)性的課程以外，應(yīng)當(dāng)積極組織員工對其他已有經(jīng)驗(yàn)和成績的單位進(jìn)行參觀交流，吸取其工作中的經(jīng)驗(yàn)，以此改進(jìn)自身工作的不足。同時(shí)，相關(guān)的單位應(yīng)與當(dāng)?shù)氐母咝７e極聯(lián)動，定向吸取一定具有信息化計(jì)算機(jī)應(yīng)用的人才，以此更好優(yōu)化相關(guān)城建檔案的管理工作。

3.加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的安全工作

城建檔案中具有一定的保密性較強(qiáng)的文件，因此為保障好系統(tǒng)的安全，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)其系統(tǒng)的安全工作。首先，應(yīng)當(dāng)對單位中使用的計(jì)算機(jī)加裝新型的殺毒軟件，以防外來的病毒木馬的侵入竊取資料。其次，要加強(qiáng)好相關(guān)工作人員的安全意識教育工作，不得將外來的存儲設(shè)備如U盤、移動硬盤等設(shè)備，直接接入工作用計(jì)算機(jī)，防止外來的病毒入侵系統(tǒng)使用的計(jì)算機(jī)。同時(shí)，不得利用系統(tǒng)的寬帶網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行個人設(shè)備的使用，防止因互聯(lián)網(wǎng)傳播的木馬入侵計(jì)算機(jī)。

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