淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

（白城市戲劇創(chuàng)作中心 吉林白城 137000）

文書檔案管理的基本內(nèi)容較多，因此文書檔案管理工作中涉及企業(yè)信息的內(nèi)容也較多，復(fù)雜的內(nèi)容是文書檔案管理的特色之一。[1]除此之外，文書檔案管理工作主要集中在資源的收集、保存及整理方面，文書檔案的中主要的管理主體是文件、書報、事件資源、物品文檔等等，只有恰當如實的資料存檔和保存，才能讓文書在后續(xù)使用中起到重要的作用，因此，存檔管理的方式和存檔管理的有效性也是文書檔案管理工作的基本特性之一。了解文書檔案管理的兩大特性，有助于充分了解當前文化檔案管理現(xiàn)狀中的問題，并提出具有針對性的策略。

一、文書檔案管理中的問題

1.文書檔案管理方式的落后問題

我國在文書檔案管理的方式方法的運用上存在重大的問題，這些問題集中表現(xiàn)在管理方式的落后上?？萍嫉倪M步并沒有在文書檔案管理上得以體現(xiàn)，多數(shù)企業(yè)以及事業(yè)單位在文書管理工作方面仍采用了較為傳統(tǒng)的模式展開文書檔案的管理。對檔案的分類、立卷等內(nèi)容的管理，仍采用了較為傳統(tǒng)的人工操作形式，管理體制和管理方式都較為落后，同時在文書檔案管理方面過分的制度化內(nèi)容，讓文書檔案管理仍停留在上世紀的文書管理思維中。該種落后的管理方式嚴重阻礙了文書管理創(chuàng)新思維的發(fā)展。

2.文書檔案管理工作的懈怠問題

文書檔案管理工作難以同企業(yè)或者事業(yè)單位的行政部門或者人力部門等，在一定的時效內(nèi)就能夠看到工作的業(yè)績和效果，文書檔案管理工作是難以在短期內(nèi)讓企業(yè)或者事業(yè)單位帶來一定益處的工作，因此當前的企業(yè)和事業(yè)單位并不重視文書檔案工作的管理，同時對文書檔案類工作的懈怠主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是文書檔案管理工作人才培養(yǎng)的問題，當下對文書檔案工作管理產(chǎn)生懈怠心理的不僅僅是企業(yè)或者事業(yè)單位，在教育教學(xué)方面文書檔案管理教學(xué)存在一定的不足，當前我國甚至缺乏具有針對性、科學(xué)性的文書檔案管理理論或者體系，因此專業(yè)的文書檔案管理人才難找，多數(shù)企業(yè)都是用不專業(yè)的人才勉強去管理文書檔案；二是文書檔案管理工作在企業(yè)或者事業(yè)單位中地位低，辦事效率也低。在企業(yè)和事業(yè)單位中地位直接影響了辦事效率，由于文書檔案管理工作難以在單位中得到重視，因而在工作過程中各個部門的配合程度相對較低，直接導(dǎo)致了檔案員工作效率下降。

二、文書檔案管理中問題的對策

1.創(chuàng)新文書檔案管理方式

針對目前我國文書檔案管理工作方式陳舊的問題，只有革新當前的文書檔案管理辦法，才能實現(xiàn)文書檔案管理上的突破。而創(chuàng)新文書檔案管理方式主要可以從以下方式入手：一是創(chuàng)新管理文書檔案管理機制，廢除傳統(tǒng)的文書檔案管理制度，簡化文書檔案管理流程，通過重新構(gòu)建文書檔案管理體系的方式，確定文書檔案管理組織制度的完善。二是革新文書檔案管理辦法，當前文書檔案管理仍采用機械的人力方式對檔案進行分類管理記錄工作，而當前科技的進步和發(fā)展下，文書檔案的管理方式也需要跟隨科技的進步而做出相應(yīng)地調(diào)整。因此革新文書檔案管理辦法的過程中科技借助電子產(chǎn)品的發(fā)展，對文書檔案進行電子存檔工作，通過電子存檔，保存文書檔案，同時提高文書檔案管理工作的效率。企業(yè)或者事業(yè)單位要重視文書檔案管理電子體系的構(gòu)建，通過科學(xué)一體化的管理推進文書檔案管理工作的效率。

2.優(yōu)化文書檔案管理隊伍建設(shè)

針對目前文書檔案管理工作中存在的問題，可以從以下幾個方面入手解決：一是重視文書檔案管理人才的培養(yǎng)，在此過程中教育教學(xué)部門和企業(yè)單位等都需要付出一定的努力。教育教學(xué)部門首先需要努力培養(yǎng)文書檔案管理人才，建設(shè)有關(guān)文書檔案管理學(xué)科，讓未來的文書檔案管理員能夠?qū)W習(xí)先進的文書檔案管理理念，提高管理水平和管理技巧，能夠利用創(chuàng)新性的思維在正式工作中優(yōu)化文書檔案管理體制。而企業(yè)事業(yè)單位則需要從人才的定期和不定期培訓(xùn)中，讓文書檔案管理員能夠隨時了解先進的文書檔案管理理念，以便在工作中不被社會所淘汰；二是企業(yè)或事業(yè)單位要重視文書檔案管理工作本身，關(guān)注文書檔案管理工作的價值和意義，重視文書檔案管理工作的發(fā)展，切實推動文書檔案管理在事業(yè)單位或者企業(yè)中的發(fā)展。通過建立有效的管理制度以及制定嚴格的工作流程的方式，加強文書檔案管理工作的整體建設(shè)，要通過檔案員對紅頭文件以及材料的收集，讓檔案的收錄工作更具有價值，并通過對檔案的研究、整理和綜合分析等，提高檔案的綜合利用價值，讓文書檔案管理工作能夠真正形成具有一定價值的信息體系，為企業(yè)或者事業(yè)單位服務(wù)。由此可見，優(yōu)化文書檔案管理隊伍實際上是從檔案管理員和企業(yè)內(nèi)部建設(shè)兩個方面入手，一方面提高檔案管理員的自身素質(zhì)，一方面提高檔案管理工作本身的價值，通過兩個方面的建設(shè)，切實保障文書檔案管理工作受到重視，檔案管理員受到重視。

結(jié)語

綜上所述，在文書檔案管理工作中，確保檔案的標準和利用率才是實現(xiàn)文書檔案管理價值的體現(xiàn)，但是就目前我國文書檔案管理現(xiàn)狀分析，我國的文書檔案管理工作現(xiàn)狀讓我國文書檔案管理工作的發(fā)展停滯不前，這不僅僅是一個企業(yè)或者事業(yè)單位面臨的問題，而是我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位面臨的問題。造成這些問題的最終原因是文書檔案管理工作難以受到重視，文書檔案管理工作除去舉證以及司法方面的使用外，極少體現(xiàn)出一定的價值。但是在現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的今天，利用現(xiàn)代科技讓文書檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，才是未來文書檔案管理工作的基本發(fā)展方向，構(gòu)建一體化、綜合化的文書檔案管理電子體系才能真正意義上擺脫傳統(tǒng)文書檔案管理的模式，實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，同時提高文書檔案的綜合利用價值。

[1]趙月.淺析文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].才智,2018(06)：180.

[2]劉亞紅.文書檔案信息化管理探討[J].城建檔案,2018(01)：34-35.

[3]張枝青.試論文書檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(01)：107.