碎片化服務(wù)助力高校管理機(jī)制創(chuàng)新與效能提升

葉現(xiàn)哲 林超 陳旭輝 張繼飛 鄭銀環(huán)

摘要 文章對xx大學(xué)信息化建設(shè)由“數(shù)字化”到“智慧校園”的發(fā)展過程進(jìn)行分析，分析高校管理信息化存在的問題，闡述通過數(shù)據(jù)治理及流程再造等信息化手段優(yōu)化和提升學(xué)校整體管理效率和服務(wù)水平，增強(qiáng)學(xué)校的競爭力，提出網(wǎng)上服務(wù)大廳的整體框架，通過在建設(shè)數(shù)據(jù)中心和流程中心的基礎(chǔ)上構(gòu)建網(wǎng)上服務(wù)大廳為師生提供碎片化服務(wù)的信息化手段來推動(dòng)高校管理的創(chuàng)新，用流程監(jiān)控方式提高業(yè)務(wù)部門辦事效率，對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)長期使用積累下來的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，提供業(yè)務(wù)優(yōu)化手段以改善學(xué)校管理現(xiàn)狀。

【關(guān)鍵詞】碎片化服務(wù) 高校管理 數(shù)據(jù)治理網(wǎng)上服務(wù)大廳 信息化建設(shè)

1 引言

《國家教育中長期改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》指出“信息技術(shù)對教育發(fā)展具有革命性影響，必須予以高度重視”。而現(xiàn)代化的教育具備個(gè)性化、多樣性、公平性、終身化和國際化等特點(diǎn)，通過教育信息化推動(dòng)教育現(xiàn)代化的發(fā)展，其本質(zhì)上是結(jié)合信息化優(yōu)勢，加快教育現(xiàn)代化屬性的構(gòu)成，是將“規(guī)劃綱要”提出的戰(zhàn)略工作，落實(shí)到可執(zhí)行、可評估的詳細(xì)戰(zhàn)略措施之中并加以施行的過程。并且“智慧校園”概念的出現(xiàn)，為高校管理和服務(wù)水平提升提供了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。目前高校信息化建設(shè)從傳統(tǒng)的數(shù)字校園建設(shè)正向智慧校園新階段發(fā)展，模式從松散耦合向一體化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移，面向師生最終用戶，建設(shè)數(shù)據(jù)中心和一站式服務(wù)平臺(tái)，完成數(shù)據(jù)化、服務(wù)化、智慧化轉(zhuǎn)型，從而為學(xué)校、廣大在校師生提供便捷高效的一站式服務(wù)。

2 高校管理信息化問題分析

“十二五”時(shí)期很多高校都已經(jīng)在信息化建設(shè)浪潮中，取得一定階段性效果，為教務(wù)、科研和管理提供較齊備、安全的信息化應(yīng)用和保障，基本完成了包含硬件集成、業(yè)務(wù)集成、數(shù)據(jù)集成在內(nèi)的全過程大集成，在應(yīng)用平臺(tái)方面建成了數(shù)據(jù)集成平臺(tái)、統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)和信息門戶等基礎(chǔ)應(yīng)用服務(wù)。解決了“信息孤島”問題，將各高?，F(xiàn)有的多個(gè)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)與基礎(chǔ)架構(gòu)從數(shù)據(jù)到展示都進(jìn)行了集成。

在學(xué)校支持下，信息化建設(shè)在獲得成績的同時(shí)也帶來了一些不盡如人意的結(jié)果：

（1）系統(tǒng)龐大、功能繁多，師生用戶體驗(yàn)不好。

（2）業(yè)務(wù)需求多變，系統(tǒng)響應(yīng)不及時(shí)，不能讓業(yè)務(wù)部門滿意。

（3）日常決策缺少數(shù)據(jù)作為支撐，各級領(lǐng)導(dǎo)無感知。

（4）各業(yè)務(wù)單位自己建設(shè)系統(tǒng)造成對業(yè)務(wù)流程雜亂、重復(fù)，缺失對流程監(jiān)控，影響事務(wù)處理的效率。

（5）“管理”和“服務(wù)”的職能沒有適當(dāng)區(qū)分，“多頭管理”帶來了服務(wù)的“各自為政。

雖然學(xué)校在網(wǎng)絡(luò)、公共數(shù)據(jù)平臺(tái)及管理體制上有優(yōu)異的成績，學(xué)校管理信息化仍面臨著巨大的發(fā)展瓶頸，目前較為明顯的困難如下.

（1）人才供應(yīng)滯后制約信息化建設(shè)與發(fā)展。

（2）流程冗雜與交叉管理使得資源整合較為艱難。

（3）頻繁的業(yè)務(wù)需求變動(dòng)造成用戶體驗(yàn)較差。

3 碎片化服務(wù)

這些問題是高校管理信息化目前遇到的共同困難，為了更好地解決以上問題，有必要在根本發(fā)展理念層面上有所突破與創(chuàng)新。

（1）新管理：“大學(xué)架構(gòu)”深化和發(fā)展信息化頂層設(shè)計(jì)措施。

（2）新重心：將數(shù)據(jù)應(yīng)用作為建設(shè)的核心，以數(shù)據(jù)分析應(yīng)用為重心提升應(yīng)用層次。

（3）以治理機(jī)制完善為保障優(yōu)化管理水平，“流程、服務(wù)、數(shù)據(jù)”三大核心環(huán)環(huán)相扣。

（4）“小應(yīng)用，大生態(tài)”一一開放架構(gòu)下的智慧校園。

以教務(wù)、科研、人事、財(cái)務(wù)、學(xué)工、專職教師等為代表的需求分析專家團(tuán)隊(duì)，展開教師服務(wù)需求調(diào)研與分析設(shè)計(jì)工作，論證各服務(wù)的合理性，細(xì)化服務(wù)的業(yè)務(wù)流程，明確了各服務(wù)涉及的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)來源，開放平臺(tái)為校園信息化建設(shè)提供了開放的能力，為碎片化服務(wù)提供接入與運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)環(huán)境，以碎片化的服務(wù)代替復(fù)雜的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

未來學(xué)校信息辦/信息中心最大的價(jià)值就是“為學(xué)校積累真實(shí)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)”。這句話其實(shí)包含了兩個(gè)關(guān)鍵詞，一是“真實(shí)”，二是“數(shù)據(jù)”，就是說不能是“假數(shù)據(jù)”。然而，認(rèn)真梳理分析學(xué)校的公共數(shù)據(jù)庫，絕大部分學(xué)校的數(shù)據(jù)是缺失的，有些數(shù)據(jù)還是重復(fù)的，甚至與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的標(biāo)準(zhǔn)交換都是錯(cuò)誤的，用上報(bào)數(shù)據(jù)填入我們的數(shù)據(jù)平臺(tái)，其真實(shí)性是要打個(gè)問號的，經(jīng)過十幾年的信息化建設(shè)仍然拿不出校領(lǐng)導(dǎo)需要的真實(shí)的數(shù)據(jù)。

所以需要將“服務(wù)和管理適當(dāng)分離”，注重?cái)?shù)據(jù)輸入和效果輸出，以緩解我們傳統(tǒng)信息系統(tǒng)的剪刀差問題。沒有管理就沒有服務(wù)，要把管理運(yùn)用到服務(wù)之中，在服務(wù)中間體現(xiàn)管理制度，需要更好的服務(wù)平臺(tái)一一網(wǎng)上服務(wù)大廳。

4 高校網(wǎng)上服務(wù)大廳主要建設(shè)內(nèi)容

4.1 整體框架

平臺(tái)整體架構(gòu)如圖l所示，構(gòu)成師生綜合服務(wù)，借由師生綜合服務(wù)產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，完成最終面向各級領(lǐng)導(dǎo)和管理者的決策核心，并輔以完善的運(yùn)營運(yùn)維體系。構(gòu)建一個(gè)基于開放的平臺(tái)，將校內(nèi)信息化建設(shè)成果和校外互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用都以服務(wù)的形態(tài)進(jìn)行重新梳理、重新組合，并通過有效的管理機(jī)制在校內(nèi)的統(tǒng)一應(yīng)用平臺(tái)上進(jìn)行注冊、發(fā)布，為校內(nèi)師生提供綜合性的服務(wù)獲取通道和高體驗(yàn)度的應(yīng)用服務(wù)。校內(nèi)師生不僅能夠在綜合服務(wù)平臺(tái)上使用服務(wù)，還可以對校內(nèi)服務(wù)進(jìn)行評價(jià)和反應(yīng)，綜合服務(wù)平臺(tái)同時(shí)記錄下各類用戶的操作軌跡，用戶行為，輔以傳統(tǒng)的管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為各級管理者提供全面、有效的數(shù)據(jù)分析服務(wù)，幫助各級管理者決策分析，優(yōu)化業(yè)務(wù)模式。

4.2 網(wǎng)上服務(wù)大廳

網(wǎng)上服務(wù)大廳是以數(shù)據(jù)中心、流程中心為基礎(chǔ)進(jìn)行構(gòu)建，網(wǎng)上服務(wù)大廳將分散在各個(gè)系統(tǒng)中面向教師、學(xué)生的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行重新梳理和歸類，在流程解構(gòu)的基礎(chǔ)上，對服務(wù)按用戶所須要的模式重建、重構(gòu)，按用戶便利運(yùn)用的角度從新串聯(lián)起來，為師生提供碎片化的服務(wù)。把行政及公共服務(wù)等項(xiàng)目集中在服務(wù)中心，推廣“一站式服務(wù)、一個(gè)窗口受理、一張表單告知、一個(gè)流程審批、一次性結(jié)賬”的服務(wù)模式，簡化辦事流程，明確分工、責(zé)任到人、內(nèi)部運(yùn)作、提高效率。以數(shù)據(jù)化和工作流管理為基礎(chǔ)，最大限度地將業(yè)務(wù)和服務(wù)解構(gòu)、流程和界面拆分，構(gòu)成服務(wù)的“碎片化”和管理的“平臺(tái)化”，形成創(chuàng)新性的服務(wù)體驗(yàn)。為師生提供個(gè)性化服務(wù)，減少辦事來回奔走，減少辦事不斷排隊(duì)，減少為辦事找部門。

4.2.1 數(shù)據(jù)中心

建設(shè)符合高校需求的數(shù)據(jù)中心，完成異質(zhì)數(shù)據(jù)抽取，數(shù)據(jù)清理，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析等功能，最后為師生、院系部門和校級領(lǐng)導(dǎo)提供不同視角的數(shù)據(jù)服務(wù)內(nèi)容和可視化結(jié)果。從師生個(gè)人數(shù)據(jù)中心、部門和學(xué)院數(shù)據(jù)分析服務(wù)、校級決策分析三個(gè)層次和視角建設(shè)高校統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)。目前高校己積累了大量的業(yè)務(wù)和相關(guān)數(shù)據(jù)，并初步完成了數(shù)據(jù)集成，但是數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，冗余數(shù)據(jù)大量存在，數(shù)據(jù)可用性不夠。每次收集數(shù)據(jù)都要通過人工填報(bào)的方式來確保正確，浪費(fèi)了大量的人力。

確立學(xué)校一把手親自掛帥，校辦牽頭協(xié)調(diào)，中心配置標(biāo)準(zhǔn)管理員和數(shù)據(jù)信息管理員，各部門配置對應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息接口人，組建一支擁有一定信息化開發(fā)能力的隊(duì)伍。

建設(shè)數(shù)據(jù)中心就需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行治理，對歷史數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行梳理盤點(diǎn)，包含歷史數(shù)據(jù)的集成情況：接口數(shù)量、上下行情況、是否運(yùn)轉(zhuǎn)正常;共享數(shù)據(jù)U/C（使用/創(chuàng)建）情況梳理，進(jìn)一步明確權(quán)威數(shù)據(jù)來源;以及公共標(biāo)準(zhǔn)再次確立。以數(shù)據(jù)資產(chǎn)盤點(diǎn)為基礎(chǔ)，重新梳理并輸出校級數(shù)據(jù)集成方案，明確數(shù)據(jù)遷移集成實(shí)施內(nèi)容。如涉及新增集成部分，需經(jīng)過第三方、業(yè)務(wù)部門確認(rèn)，由第三方根據(jù)集成方案提供視圖以及視圖數(shù)據(jù)說明。根據(jù)第三方提供視圖將主數(shù)據(jù)表以及代碼表進(jìn)行元數(shù)據(jù)注冊。通過代碼檢測工具，檢測業(yè)務(wù)系統(tǒng)代碼與統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)代碼是否存在差異，是確保集成數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要手段，并將差異數(shù)據(jù)導(dǎo)出。以代碼檢測結(jié)果為基礎(chǔ)，是數(shù)據(jù)治理中重要的環(huán)節(jié)，需要涉及到的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息接口人一同溝通并得出一個(gè)合理處理結(jié)論，并在學(xué)校全局得以應(yīng)用，確保代碼統(tǒng)一。以代碼差異評審結(jié)論為基礎(chǔ)，優(yōu)先遵循教育部標(biāo)準(zhǔn)、遵循校級權(quán)威源數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行代碼標(biāo)準(zhǔn)迭代，有可能涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)清洗或映射處理。如有遇到無法達(dá)成一致的，可作為遺留問題進(jìn)行標(biāo)注，在有應(yīng)用使用到數(shù)據(jù)的時(shí)候，再對此進(jìn)行了進(jìn)一步的討論得出處理方式。通過數(shù)據(jù)集成ODI轉(zhuǎn)換工具，根據(jù)集成方案進(jìn)行數(shù)據(jù)集成實(shí)施，下行數(shù)據(jù)可能涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)一定程度的開發(fā)調(diào)整工作。數(shù)據(jù)治理是個(gè)長期性、螺旋性上升的過程，需要制定與之匹配的集成管理制度及良好的業(yè)務(wù)系統(tǒng)廠商關(guān)系。通過數(shù)據(jù)應(yīng)用的過程，不斷進(jìn)行源頭數(shù)據(jù)規(guī)范化改進(jìn)與沉淀，實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)生態(tài)圈”建設(shè)。

4.2.2 流程中心

通過對全校各部門、二級學(xué)院的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理、優(yōu)化和再造。對現(xiàn)有不合理、不夠標(biāo)準(zhǔn)甚至冗余繁雜的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和重新設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)各部門、二級學(xué)院業(yè)務(wù)事項(xiàng)及對應(yīng)的業(yè)務(wù)流程愈加明晰、規(guī)范，愈加高效。在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再造工作成果的基礎(chǔ)上，以信息化技術(shù)為手段，構(gòu)建面向師生服務(wù)的流程中心管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的高效便捷，促進(jìn)管理的規(guī)范化與信息化建設(shè)相結(jié)合，達(dá)到促進(jìn)和提升管理服務(wù)水平、提升師生滿意度的目的。

建立校級服務(wù)流程中心，規(guī)范流程梳理與需求產(chǎn)生過程，步驟要點(diǎn)如下：分析需求產(chǎn)生原因，包含需求場景描述、服務(wù)價(jià)值梳理：分析服務(wù)提供者，包含服務(wù)管理責(zé)任人/責(zé)任部門，服務(wù)參與者（服務(wù)對象）;明確服務(wù)時(shí)間（業(yè)務(wù)期），包含服務(wù)時(shí)段確定、每次服務(wù)時(shí)長預(yù)計(jì)以及服務(wù)頻次情況;確定流程數(shù)據(jù)內(nèi)容，包含流程表單字段設(shè)計(jì)、各字段提供對象;確定終端支持要求，包含PC web頁面、移動(dòng)APP、微信企業(yè)號，根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行合理規(guī)劃;確定業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)與其他功能要求，包含業(yè)務(wù)申請流程梳理，審批環(huán)節(jié)，審批負(fù)責(zé)人以及其他功能要求。

通過以上規(guī)范化業(yè)務(wù)流程與服務(wù)需求產(chǎn)生，統(tǒng)一配套校級標(biāo)準(zhǔn)UI交互模板、統(tǒng)一碎片化服務(wù)開發(fā)工具，統(tǒng)一 PC與移動(dòng)APP服務(wù)發(fā)布、管理、使用平臺(tái)，落地智慧校園開放生態(tài)體系，讓學(xué)校內(nèi)外具備信息化建設(shè)潛力和能力的人（老師、學(xué)生、社會(huì)企業(yè)）都可以參與進(jìn)來，以適應(yīng)“需求時(shí)時(shí)變、業(yè)務(wù)常更新”的智慧校園“新常態(tài)”。

4.2.3 網(wǎng)上服務(wù)大廳

以建設(shè)流程中心、數(shù)據(jù)中心為基礎(chǔ)構(gòu)建網(wǎng)上辦事服務(wù)大廳。建立統(tǒng)一的網(wǎng)上服務(wù)辦事大廳，采用電子化的流程，突破各種邊界，進(jìn)行跨部門的即時(shí)溝通，構(gòu)造協(xié)作的環(huán)境。構(gòu)建服務(wù)門戶，提供網(wǎng)上服務(wù)大廳門戶，將各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程打通，師生只要在單一的網(wǎng)上服務(wù)大廳中申請，讓業(yè)務(wù)部門倒過來在辦事大廳中并聯(lián)審批?；A(chǔ)組件包含熱門排行、最新推薦，即將開放應(yīng)用、應(yīng)用收藏等，支持針對應(yīng)用服務(wù)中心進(jìn)行多維度查詢搜索服務(wù)。建設(shè)應(yīng)用管理中心，作為校內(nèi)服務(wù)應(yīng)用的唯一載體，負(fù)責(zé)為校內(nèi)應(yīng)用提供統(tǒng)一的集成、發(fā)布、注冊、授權(quán)和使用平臺(tái)，關(guān)于校內(nèi)應(yīng)用提供接入信息維護(hù)、下架申請、審核等管理功能。提供應(yīng)用授權(quán)管理，面向應(yīng)用的接入提供用戶組管理、應(yīng)用權(quán)限管理。提供基礎(chǔ)應(yīng)用，通知公告、調(diào)查問卷、新聞?dòng)嗛?、在線咨詢、個(gè)人數(shù)據(jù)。提供學(xué)生服務(wù)域，教師服務(wù)域，綜合服務(wù)域等碎片化服務(wù)域。

5 總結(jié)

網(wǎng)上服務(wù)大廳作為新興事物逐漸在各種政府機(jī)關(guān)、各類服務(wù)部門得到應(yīng)用，為政府職能的轉(zhuǎn)變提供技術(shù)支持，同樣高校管理機(jī)制創(chuàng)新將從“管理型”向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)型，一站式服務(wù)的構(gòu)建即是實(shí)現(xiàn)學(xué)校的行政管理職能從“權(quán)利”向“責(zé)任”、“無限”向“有限”、“管理”向“服務(wù)”的觀念轉(zhuǎn)變，也是我們對機(jī)關(guān)職能轉(zhuǎn)變、行政機(jī)構(gòu)改革和實(shí)現(xiàn)管理機(jī)制創(chuàng)新的一種追求，也是智慧化校園的實(shí)現(xiàn)與落地。本文通過分析高校管理存在的問題，通過在建設(shè)數(shù)據(jù)中心和流程中心的基礎(chǔ)上構(gòu)建網(wǎng)上服務(wù)大廳為師生提供碎片化服務(wù)的信息化手段來推動(dòng)高校管理的創(chuàng)新，用流程監(jiān)控方式提高業(yè)務(wù)部門辦事效率，通過數(shù)據(jù)分析了解高校管理存在的問題，為業(yè)務(wù)優(yōu)化提供決策支持，為高校管理機(jī)制創(chuàng)新和業(yè)務(wù)效率提高提供參考。

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