淺談如何構(gòu)建職業(yè)院校檔案數(shù)字化

（棗莊職業(yè)學(xué)院 山東棗莊 277800）

文件管理的價(jià)值主要決定因素是學(xué)校的使用頻率。職業(yè)院校傳統(tǒng)檔案管理是以紙質(zhì)材料管理以及人工管理為核心。資源的損失以及其他問題嚴(yán)重，制約了職業(yè)院校步入現(xiàn)代化的步伐。由此可知，檔案數(shù)字化對(duì)整個(gè)學(xué)校的發(fā)展有著重要的作用。檔案數(shù)字化主要運(yùn)用科技以及網(wǎng)絡(luò)等來對(duì)檔案進(jìn)行管理、分類以及存儲(chǔ)，完成資源的共享并實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

一、職業(yè)院校檔案管理中的分析與問題

1.檔案管理使用的效率低，對(duì)數(shù)字管理的重要性和必要性缺前合理的認(rèn)識(shí)

由于檔案信息量大，管理人員的工作量也非常大，檔案的分類以及標(biāo)準(zhǔn)化程度過低，在一定情況下影響了文件的真實(shí)價(jià)值。長(zhǎng)時(shí)間紙質(zhì)文件在管理過程中會(huì)出現(xiàn)多種問題，例如，紙質(zhì)的損壞，失真以及丟失，嚴(yán)重的影響了之后對(duì)文件的使用。在一般的文件管理過程中，這些文件需要工作人員手工處理。

2.檔案管理人員缺少培訓(xùn)

大部分的職業(yè)院校都缺少對(duì)管理人員的培訓(xùn)，這導(dǎo)致管理人員各個(gè)方面的水平都沒有提升。雖然，工作有一定年頭的管理人員會(huì)有很多寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)，但他們并不適應(yīng)利用先進(jìn)的數(shù)字化管理技術(shù)。對(duì)于那些較年輕的管理人員來說，他們具有操作現(xiàn)代技術(shù)的能力，但自身的經(jīng)驗(yàn)卻不足，另外，學(xué)校并沒有組織相關(guān)培訓(xùn)，管理人員自身的能力并沒有提高。大部分的院校利用這個(gè)方式來管理檔案，但管理人員自身能力不足。這會(huì)造成很多問題，例如搜集重要檔案時(shí)，學(xué)校找不到文件或者存儲(chǔ)空間不夠。

3.檔案的搜集缺乏整體性

大部分職業(yè)院校在收集檔案的過程中并不完整，這影響了當(dāng)前學(xué)校檔案的系統(tǒng)數(shù)字化管理。 在整合檔案資源的時(shí)候，管理人員一般只注重財(cái)務(wù)部門、學(xué)術(shù)事務(wù)以及學(xué)生辦公室等這些重要的部門，在一定程度上影響了學(xué)校檔案的整體性以及檔案管理的使用率。在學(xué)校的重要發(fā)展階段中，檔案的收集不完全會(huì)大大降低數(shù)據(jù)資源以及檔案的價(jià)值。

4.檔案管理缺少平常的維護(hù)

職業(yè)院校選擇對(duì)學(xué)校里的數(shù)字化檔案不采取日常的維護(hù)，致使整個(gè)檔案管理過程中發(fā)生多種問題。在數(shù)字化管理的過程中，硬盤、光盤以及磁盤都是主要的儲(chǔ)存工具。而現(xiàn)代數(shù)字化采用的這些存儲(chǔ)工具雖然具有容量大以及檢索便捷的特征，但同樣會(huì)產(chǎn)生很多問題，例如，硬盤、光盤以及磁盤等設(shè)備逐漸老化，造成一定的損傷，影響之后的利用。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

和傳統(tǒng)的人工管理相比，數(shù)字化管理更加具有優(yōu)勢(shì)。首先，數(shù)字化管理能夠利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)以及通信技術(shù)來解除傳統(tǒng)手工管理的時(shí)空限制，用戶和檔案之間有一條連接的紐帶，并能實(shí)現(xiàn)資源共享。另外，數(shù)字化管理能夠大大增強(qiáng)員工的工作效率，方便員工搜集、分類以及檢查，用保證用戶能夠迅速尋找到需要的檔案。然后，這項(xiàng)存儲(chǔ)技術(shù)和傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)相比，數(shù)字化管理主要是以磁盤等為存儲(chǔ)工具。這些工具存儲(chǔ)量大，可壓縮的空間也大，存儲(chǔ)更加方便，有利于長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，平常的維護(hù)工作也更便捷。在數(shù)字化管理之下，文件管理能夠?qū)崿F(xiàn)智能化以及現(xiàn)代化，并且對(duì)于一些重要的檔案，學(xué)?？梢赃M(jìn)行加密處理，來保證文件的安全程度。 綜上所述，數(shù)字化管理能夠提高工作效率，減少不需要的工作時(shí)間，節(jié)省數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。除此以外，對(duì)于一些十分重要的數(shù)據(jù)，職業(yè)院校可以采取加密保護(hù)，確保數(shù)據(jù)更加安全。

三、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的建議

1.完成檔案的數(shù)字化

學(xué)校應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化的重要意義，并盡力實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化。根據(jù)當(dāng)前學(xué)校的情況，結(jié)合檔案管理中出現(xiàn)的問題，學(xué)校應(yīng)該完善一定的制度，保證整個(gè)制度在執(zhí)行中的可行性。利用管理系統(tǒng)，提高平常檔案管理工作的監(jiān)督情況，保證檔案數(shù)字化以及規(guī)范化。職業(yè)院校應(yīng)該注重升級(jí)檔案管理的方式，增加資金的投入，保證引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備以及技術(shù)，為數(shù)字化提供一定的支撐，學(xué)校同樣應(yīng)該確保檔案的完整以及統(tǒng)一性。 結(jié)合這五個(gè)大方面，如，科研成果、教師業(yè)務(wù)、檔案主頁以及研究生檔案。學(xué)校應(yīng)該全面、系統(tǒng)的搜集每一個(gè)部門的檔案，確保信息的完整性，提高檔案的使用頻率。

2.加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作

職業(yè)院校應(yīng)該加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作，全面提升檔案管理人員的整體素養(yǎng)。積極引進(jìn)當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，培養(yǎng)管理人才，利用講座以及知識(shí)競(jìng)賽的方式，提高管理能力，增加知識(shí)，注重年輕人的管理經(jīng)驗(yàn)，提高技術(shù)等各方面知識(shí)，增加人性化的培訓(xùn)，加強(qiáng)自身意識(shí)，提高管理人員的管理水平。職業(yè)院校還應(yīng)該吸取更多的專業(yè)管理人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的人才建設(shè)。職業(yè)院?？梢岳妹吭聶z查或者定期年檢來確定管理人員的工作效率，并結(jié)合學(xué)校的情況完善科學(xué)的管理以及獎(jiǎng)懲制度。當(dāng)管理部門某一個(gè)月幾個(gè)月或者一年具有高效的工作情況時(shí)，學(xué)校應(yīng)該給予他們一定的獎(jiǎng)勵(lì)來鼓勵(lì)他們，來調(diào)動(dòng)管理人員自身的積極性以及責(zé)任意識(shí)。當(dāng)管理部門在某一個(gè)月或一年中出現(xiàn)檔案管理的失誤，學(xué)校應(yīng)調(diào)查出現(xiàn)問題的原因，并采取一定的懲罰措施，來提高工作效率。利用這種方式，管理人員才能夠盡力管理檔案。

3.加強(qiáng)數(shù)字文件的日常維護(hù)和安全管理

學(xué)校應(yīng)該注重提高數(shù)字檔案的日常護(hù)理以及管理。防止由于不恰當(dāng)?shù)木S護(hù)問題造成的檔案的損失。數(shù)字檔案日常護(hù)理工作涉及了電子設(shè)備以及存儲(chǔ)環(huán)境。管理者應(yīng)該定期檢查電子裝置，并注重檢查裝備是否出現(xiàn)損壞。檔案室應(yīng)該減少對(duì)電磁的干擾。數(shù)字化技術(shù)的加密能力運(yùn)用于保護(hù)更加重要的檔案，來確保重要數(shù)據(jù)的安全性。同樣，管理人員應(yīng)該對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，防止未來出故障永久丟失。 日常數(shù)字化技術(shù)維護(hù)能夠降低數(shù)據(jù)的損失率，減少由數(shù)據(jù)缺失帶來的巨大損失，幫助職業(yè)院校正確進(jìn)行決策。因此，管理者應(yīng)該定期檢查、降低電磁的干擾、對(duì)重要文件進(jìn)行加密保護(hù)，只有這樣，才能夠確保職業(yè)院校的檔案安全。

四、管理數(shù)字化檔案的意義

數(shù)字電子檔案是磁性材料為主要載體，將材料信息錄到光盤之中，也以將材料信息儲(chǔ)在硬盤中。這種管理數(shù)字化電子檔案的方式，可以自由下載讀取，方便了人們讀取信息。其中有一弊端就是可以被人隨意改動(dòng)，所以管理標(biāo)準(zhǔn)需要規(guī)劃，設(shè)定指定人員操作，加強(qiáng)密碼管理定期修改，防止信息材料的被盜或者丟失。

此管理實(shí)現(xiàn)了我國(guó)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和信息化，為我國(guó)廣泛的信息傳播和文明的傳承帶來新的思路?；ヂ?lián)網(wǎng)的年代，將古老的文檔模式改為數(shù)字化模式，不論是生活水平還是工作質(zhì)量都會(huì)得到很大的提高。所以進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理的工作魄在眉梢，通過建立更加完整的資料庫，配置更加完美的設(shè)施，檔案數(shù)字化的管理將很容易實(shí)現(xiàn)不在是夢(mèng)想.

職業(yè)院校的數(shù)字化管理對(duì)構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的校園環(huán)境有著重要意義。它能夠促進(jìn)檔案管理的完整、系統(tǒng)以及準(zhǔn)確性，并完善檔案管理的方式。在日常的校園管理過程中，檔案管理是十分重要的環(huán)節(jié)。社會(huì)的迅速發(fā)展在一定情況下能夠促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，并給職業(yè)院校的管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。檔案管理能夠有效體現(xiàn)職業(yè)院校的歷史及其發(fā)展。為了實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化，職業(yè)院校應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)字化管理。這個(gè)過程中，職業(yè)院校檔案數(shù)字化的建設(shè)依舊處于初期階段。它將會(huì)限制數(shù)字化發(fā)展，影響職業(yè)院校未來的發(fā)展，對(duì)數(shù)字化的研究有重要意義。在本文，筆者從檔案管理存在的問題，數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)以及構(gòu)建數(shù)字化等多方面進(jìn)行探究，結(jié)合了大量的文獻(xiàn)，僅供參考。