EXCEL應(yīng)用的實(shí)踐思考

馬運(yùn)玲

【內(nèi)容摘要】Excel辦公軟件屬于office辦公軟件中的一部分，使用Excel軟件能夠很方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。本文主要介紹了Excel辦公軟件的一些使用技巧，希望通過(guò)本文的介紹能夠?yàn)樽x者今后的辦公提供實(shí)用的經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】Excel辦公軟件? 使用技巧? 軟件應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的來(lái)臨，人們的工作與生活越來(lái)越離不開(kāi)電腦和網(wǎng)絡(luò)的幫助，現(xiàn)如今的大部分企業(yè)和公司都會(huì)要求員工使用辦公軟件進(jìn)行日常的辦公，office系列把辦公軟件是應(yīng)用最為廣泛的辦公軟件之一，而Excel辦公軟件作為office軟件系列中的一員，被廣泛應(yīng)用于表格的整理。本文就從多個(gè)方面簡(jiǎn)單介紹Excel應(yīng)用技巧。

一、自動(dòng)填充數(shù)據(jù)功能

辦公人員經(jīng)常需要進(jìn)行大量數(shù)據(jù)的填寫(xiě)與改動(dòng)，但是有些時(shí)候需要整理的數(shù)據(jù)太多并且會(huì)存在冗雜的情況，對(duì)于辦公人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，但是Excel辦公軟件則提供了自動(dòng)數(shù)據(jù)填充功能，人們可以利用Excel辦公軟件的走動(dòng)填充數(shù)據(jù)功能實(shí)現(xiàn)對(duì)于數(shù)據(jù)的快速輸入，將一些原有的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制或者輸入原有數(shù)據(jù)的等差數(shù)據(jù)、等比數(shù)據(jù)等等，極大地方便了人們的工作，節(jié)約大量時(shí)間的同時(shí)也提升了表格數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。而在使用Excel辦公軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)自動(dòng)填充的時(shí)候，一般會(huì)采用兩種方法進(jìn)行填充。第一種方法是使用序列對(duì)話框，如果我們需要輸入步長(zhǎng)任意的等比、等差序列，例如日期序列，就可以直接在“填充”菜單當(dāng)中找到“序列”選項(xiàng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充。在進(jìn)行填充的時(shí)候，首先需要在第一個(gè)單元格中輸入初始值，并選取需要進(jìn)行數(shù)據(jù)填充的單元格區(qū)域范圍，繼而在菜單欄中找到“編輯”選項(xiàng)中的“填充”、“序列”，在打開(kāi)了“序列”對(duì)話框以后，再依照具體要求選擇“行”和：列以及“序列類(lèi)型”，并在“步長(zhǎng)值”當(dāng)中輸入所要填充的數(shù)據(jù)步長(zhǎng)值完成操作。如果我們需要進(jìn)行填充的是日期序列，則應(yīng)當(dāng)選擇日期單位完成填充。

第二種進(jìn)行自動(dòng)數(shù)據(jù)填充的方法則是通過(guò)拖動(dòng)填充柄的方式進(jìn)行的，我們使用鼠標(biāo)通過(guò)拉取操作選取指定區(qū)域，然后在區(qū)域右下角找到填充柄進(jìn)行操作，將鼠標(biāo)十字光標(biāo)按照我們需要進(jìn)行數(shù)據(jù)填充的方向進(jìn)行拖動(dòng)，直到光標(biāo)覆蓋我們目標(biāo)填充的所有單元格。如果我們輸入的初值為字符型，則直接進(jìn)拖動(dòng)形成的是步長(zhǎng)為1的等差序列;如果初值為字符與數(shù)據(jù)的混合體是，將數(shù)字當(dāng)作字符處理，直接拖動(dòng)字符復(fù)制所形成的步長(zhǎng)為1的等差數(shù)列，而如果需要將原有的混合體進(jìn)行復(fù)制，則需要按住Ctrl鍵進(jìn)行拖動(dòng);如果初值為時(shí)間和日期，采用直接拖動(dòng)操作所形成的是依照日或者小時(shí)為單位的步長(zhǎng)為1的等差序列。

二、打印區(qū)域設(shè)定功能

我們?cè)趹?yīng)用Excel辦公軟件完成制表以后，很多時(shí)候還需要將表格打印出來(lái)，而利用Excel辦公軟件提前進(jìn)行打印格式和區(qū)域的設(shè)置能夠更方便地完成打印工作。在設(shè)置的時(shí)候，我們收下要進(jìn)行頂端標(biāo)題的設(shè)置，在頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)當(dāng)中找到“工作表”標(biāo)簽，然后單擊位于頂端標(biāo)題行文本框右側(cè)的壓縮對(duì)話框按鈕，按照自己打印要求選取表頭和標(biāo)題區(qū)域，將這部分單元格區(qū)域的格式進(jìn)行更改并點(diǎn)擊確定完成設(shè)置。而我們?cè)谶x擇打印區(qū)域的時(shí)候，為了更好地進(jìn)行表格內(nèi)容的整理，一般都需要進(jìn)行多個(gè)表格的分割，在進(jìn)行表格分割的時(shí)候，就要講各個(gè)部分單獨(dú)選定然后進(jìn)行打印。具體操作為：選定對(duì)應(yīng)的單元格區(qū)域，然后在工具欄中找到“打印”按鈕點(diǎn)擊打印，在彈出的對(duì)話框當(dāng)中再選擇“選定區(qū)域”、“預(yù)覽”按鈕，完成打印。

三、各類(lèi)函數(shù)應(yīng)用技巧

我們?cè)谑褂肊xcel辦公軟件當(dāng)中的函數(shù)計(jì)算功能的時(shí)候，常用的一般有直接輸入與函數(shù)功能。粘貼函數(shù)功能是以及自動(dòng)求和函數(shù)功能，利用好這些功能能夠更迅速、便捷地幫助我們完成制表工作。我們?cè)诶弥苯虞斎牒瘮?shù)的時(shí)候，首先要輸入一個(gè)等號(hào)，然后在等號(hào)后面天界對(duì)應(yīng)的函數(shù)和參數(shù)，大部分工作只需要使用sum求和函數(shù)和AVERAGE 求平均數(shù)函數(shù)兩種，具體的使用實(shí)例為：=SUM（B3：C9）、=AVERAGE （B1：B10，C1：C100）。

在使用粘貼函數(shù)進(jìn)行制表的時(shí)候，一般都需要首先選擇需要輸入函數(shù)的單元格，而后在插入菜單中找到函數(shù)菜單選項(xiàng)或者直接在工具欄中點(diǎn)擊粘貼函數(shù)功能鍵，導(dǎo)出粘貼函數(shù)對(duì)話框。然后在對(duì)話框的左邊函數(shù)分類(lèi)列表框中選擇所要用到的函數(shù)類(lèi)別，在右邊的列表框中羅列出符合要求的所有函數(shù)類(lèi)別，依照具體工作需求找到對(duì)應(yīng)的函數(shù)，在選擇函數(shù)完畢以后會(huì)彈出函數(shù)選項(xiàng)面板，我們只需要在Value1、Value2當(dāng)中填寫(xiě)對(duì)應(yīng)的函數(shù)即可。

當(dāng)我們要用到自動(dòng)求和函數(shù)功能的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)通過(guò)鼠標(biāo)單擊用來(lái)存放求和結(jié)果的單元格，然后在工具欄中找到“自動(dòng)求和”按鈕，從而系統(tǒng)就會(huì)在工作表中事先選擇好的求和公式自動(dòng)填寫(xiě)到目標(biāo)單元格之中。需要注意的時(shí)候，很多時(shí)候我們還需要使用公式復(fù)制以及單元格地址的引用功能，在利用這些功能的時(shí)候，我們也可以靈活運(yùn)用函數(shù)的自動(dòng)填充功能進(jìn)行公式的復(fù)制，迅速實(shí)現(xiàn)公式復(fù)制以及單元格地址的引用目的。

總而言之，隨著計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的迅猛發(fā)展，辦公軟件成為人們生活與工作必不可少的工具之一，Excel辦公軟件幫助人們更方便地進(jìn)完成表格數(shù)據(jù)的整理和計(jì)算，對(duì)于人們的生活與工作都有著極大的便利，本文介紹了一些常用的Excel辦公軟件實(shí)用使用技巧。掌握這些功能往往能夠更方便地使用Excel辦公軟件進(jìn)行自己所要制作的表格，提升工作效率。

（作者單位：江蘇省徐州市銅山區(qū)清華中學(xué)）