文印管理信息系統(tǒng)在公司的建立與應(yīng)用

職成權(quán)

文印設(shè)備作為企業(yè)對(duì)內(nèi)對(duì)外的重要溝通工具，不僅在信息化的過程中充當(dāng)著信息傳輸?shù)闹匾?jié)點(diǎn)，同時(shí)其使用和管理本身，也正在向信息化方向演進(jìn)。目前，企業(yè)整體打印架構(gòu)部署正在為企業(yè)管理者所接觸和認(rèn)知，這其中不僅包括簡單文檔的打印輸出，同時(shí)也融入了包括設(shè)備管理維護(hù)、信息安全管理、運(yùn)營效率管理等多方面工作。因此，對(duì)公司來說，兼具安全可靠與高效嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼w打印管理解決方案，將成為其實(shí)現(xiàn)設(shè)備高效管理與文印信息安全的有力手段。

一、公司機(jī)關(guān)以往文印管理現(xiàn)狀

以前，公司的文印管理一直沿用傳統(tǒng)的管理模式，文檔打印相對(duì)其他流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)嚴(yán)重滯后。公司機(jī)關(guān)各部門打印、復(fù)印設(shè)備品牌、型號(hào)、類型繁多，信息管理部門很難建立起統(tǒng)一且行之有效的管理架構(gòu)。在日常工作中，維護(hù)人員往往要在公司各個(gè)樓層之間忙碌，疲于應(yīng)付不同設(shè)備出現(xiàn)的各種問題和故障，不僅耗費(fèi)了大量人力，管理效果也不理想。

由于小型打印機(jī)購買初次投入低（價(jià)格大多在幾百至二千元左右），各部門幾乎每個(gè)房間都有1-2臺(tái)打印機(jī)，有的大房間甚至高達(dá)5-6臺(tái)。這種低檔打印設(shè)備雖然初次投入費(fèi)用低，但后期耗材、維護(hù)費(fèi)用高，在使用年限期內(nèi)綜合核算，小型機(jī)實(shí)際消耗費(fèi)用遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于大型高檔打印機(jī)。而且每個(gè)房間配備多臺(tái)打印機(jī)，既不利于節(jié)能減排也不利于員工身心健康。

二、建立文印管理信息系統(tǒng)的必要性

隨著集團(tuán)公司信息化建設(shè)的快速推進(jìn)。公司電子公文、協(xié)同辦公、合同、集中報(bào)賬等應(yīng)用系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用。這些應(yīng)用系統(tǒng)大大提高了公司文件流轉(zhuǎn)效率、管理效率和安全防護(hù)。但所有的這些系統(tǒng)的最終處理結(jié)果很大一部分還得打印紙質(zhì)文件、憑證用于歸檔，打印紙質(zhì)版合同簽字蓋章等。文檔打印相對(duì)其他流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)嚴(yán)重滯后。

通過公司以往文印管理狀況可以看出，如何在降低辦公成本的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)與新的云計(jì)算辦公環(huán)境匹配并實(shí)現(xiàn)節(jié)能減排，減少碳粉對(duì)辦公環(huán)境的污染呢？為了達(dá)到這個(gè)目的，采用大型高端設(shè)備集中打印，淘汰桌面小型打印機(jī)，建立文印管理信息系統(tǒng)是必然的選擇。難以想象，幾十人集中辦公的大房間，每人桌面上都放一臺(tái)小型低端打印機(jī)，排放出來的有害氣體就會(huì)悄無聲息地侵蝕我們的健康。因此，在全公司范圍內(nèi)建立一套安全、完善和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈挠」芾硐到y(tǒng)和管理制度是非常必要的。

三、文印管理信息系統(tǒng)功能簡介

1.設(shè)備管理功能。對(duì)所有的多功能一體機(jī)和打印機(jī)提供中央管理控制功能。通過設(shè)備管理模塊，管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)中任意一臺(tái)電腦登陸，就能管理整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的設(shè)備，可以對(duì)所有設(shè)備進(jìn)行遠(yuǎn)程設(shè)定，不用再走到每一臺(tái)設(shè)備邊去進(jìn)行對(duì)應(yīng)設(shè)置。并且通過此功能，可以隨時(shí)查看系統(tǒng)中設(shè)備的實(shí)時(shí)狀態(tài)，包括設(shè)備是否缺粉、是否缺紙、是否故障等。如果出現(xiàn)故障可以實(shí)時(shí)通過電話方式通知相關(guān)管理人員。

2.用戶管理功能。以設(shè)備、功能和輸出額度為標(biāo)準(zhǔn)來輕松管理單個(gè)使用者和使用群組的使用權(quán)限。從設(shè)置到輸出作業(yè)，將認(rèn)證程序簡潔化和自動(dòng)化。所有設(shè)備的絕對(duì)安全和授權(quán)使用。

用戶管理，提供了對(duì)使用者或使用群組的資格進(jìn)行管理操作的功能。用戶管理模塊可以聯(lián)接Active Directory活動(dòng)目錄，同步里面的用戶和Organizational Unit，并且可以對(duì)單個(gè)用戶或組授予不同的設(shè)備使用權(quán)限，例如彩色和黑白功能權(quán)限的設(shè)定。用戶管理模塊還能對(duì)刷卡用戶進(jìn)行自助激活開卡功能，使用現(xiàn)有員工的門禁卡同Active Directory用戶進(jìn)行關(guān)聯(lián)，一卡多用，從而大大減少了IT管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高設(shè)備管理員對(duì)設(shè)備管理的效率，提供一站式管理窗口，隨時(shí)了解公司設(shè)備狀態(tài)。

3.日志管理功能?？梢远ㄆ谥苯釉诰W(wǎng)絡(luò)上收集多功能一體機(jī)的工作日志數(shù)據(jù)。通過定制的、用戶友好的列表和圖表中的選擇參數(shù)，來生成有意義的追蹤和分析報(bào)告。有利于成本管理和對(duì)所有文檔安全的可追溯性。

從內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的打印機(jī)和多功能一體機(jī)上收集工作日志，然后生成對(duì)管理員和管理層有用的報(bào)告。能保存所有用戶的打印、復(fù)印、掃描、傳真記錄，并可以隨時(shí)搜索，可以追蹤及監(jiān)視用戶用量，可以生成各種報(bào)表（列表，圖形）制作及分析。包括以下：服務(wù)類型、色彩模式、紙張尺寸、單/雙面選擇、什么時(shí)間、輸出設(shè)備型號(hào)等信息。

4.打印管理（云打?。Ｓ辛舜蛴」芾?，用戶可以通過選擇打印機(jī)的按需打印功能來享受順暢的打印過程，也可以依據(jù)個(gè)人需求，利用軟件的自動(dòng)打印服務(wù)器功能，享受順暢的打印。主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)功能：①用戶打印后，打印作業(yè)保持在隊(duì)列里直到用戶刷卡并選擇正確的打印作業(yè)才出紙，只有打印發(fā)起人才能取得打印資料，杜絕打印浪費(fèi)和信息泄密。打印后一定時(shí)間內(nèi)（管理員設(shè)置，系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)天24∶00）如果不刷卡操作，打印任務(wù)直接刪除，可以杜絕因?yàn)殄e(cuò)打或者非必要打印造成的資源浪費(fèi)。實(shí)際應(yīng)用中，經(jīng)常有部門員工打電話給系統(tǒng)管理員要求后臺(tái)取消錯(cuò)誤的打印任務(wù)。同理，對(duì)多功能機(jī)的其它操作，如復(fù)印、掃描、傳真等也需要進(jìn)行刷卡認(rèn)證識(shí)別，用戶正確才能進(jìn)行對(duì)應(yīng)操作。②刷卡打印，刷卡這樣的行為既是一次用戶身份認(rèn)證，也是一種電子簽名的形式，刷卡記錄將和系統(tǒng)打印、復(fù)印、傳真、掃描等多功能操作記錄一起相互印證，成為不可抵賴的多功能機(jī)使用追溯證據(jù)。系統(tǒng)支持公司絕大多數(shù)的MIFARE、 EM Format、HID Format卡。經(jīng)測試，公司門禁IC卡在該系統(tǒng)上可識(shí)別，不需要重復(fù)購卡，實(shí)現(xiàn)打印、門禁、考勤、員工食堂消費(fèi)一卡多用。在無認(rèn)證狀態(tài)下，設(shè)備進(jìn)入省電模式。無卡用戶無法實(shí)現(xiàn)任何操作。③漫游（云）打印，允許用戶在網(wǎng)絡(luò)中任意多功能機(jī)通過刷卡提取作業(yè)，可以減輕 IT 運(yùn)維管理的成本與壓力。詢問哪臺(tái)打印機(jī)應(yīng)該如何安裝、驅(qū)動(dòng)程序在哪里得到等類似問題的電話減少到最少；同時(shí)用戶體驗(yàn)極大提升，例如打印機(jī)繁忙，用戶可以到其他樓層的空閑打印機(jī)上出紙；遇到打印機(jī)卡紙，缺墨等情況，可以到旁邊的打印機(jī)上出紙，而不用回到對(duì)應(yīng)的座位上重新提交打印作業(yè)；在異地分公司出差，不需要任何配置，直接使用分公司打印機(jī)（如果設(shè)置異地漫游）。任何時(shí)候，只需要安裝一臺(tái)打印一個(gè)驅(qū)動(dòng)，打印時(shí)再也不需要在長長的打印機(jī)列表中選擇。④移動(dòng)性及云服務(wù)使傳統(tǒng)辦公室“隨地移動(dòng)”成為現(xiàn)實(shí)，支持IPone、IPad、Android移動(dòng)設(shè)備打印。⑤綠色打印，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定規(guī)則將非正式文件打印任務(wù)設(shè)置成省墨模式或雙面模式，既不影響內(nèi)部使用又可以節(jié)省耗材。提倡綠色打印，節(jié)約資源。⑥保留作業(yè)任務(wù)，常用的打印文件，例如各種模板表格等，打印后可以選擇保留在設(shè)備端，以后需要時(shí)，無需再次打印，只需要到打印機(jī)刷卡“提取”即可。同理，公司或者部門可以將常用的文檔保留在設(shè)備端，實(shí)現(xiàn)公共提取。

四、系統(tǒng)實(shí)施

大樓各層配置大型高檔打印、復(fù)印一體機(jī)各二臺(tái)，財(cái)務(wù)與采供中心打印量特別大的樓層可適當(dāng)增配，設(shè)備安放在相對(duì)通風(fēng)空曠位置，因?yàn)榧す獯蛴“殡S高壓靜電和紫外線作用而產(chǎn)生高濃度的臭氧，墨粉中含高分子聚合物（樹脂），經(jīng)高溫加熱組件時(shí)，有害氣體就在固著過程中釋放出來。該氣體對(duì)室內(nèi)人員健康不利。因此，打印機(jī)放置的地點(diǎn)最好與人員保持一定距離（3米以上），盡量通風(fēng)，同時(shí)也要便于大家操作索取。小型桌面打印機(jī)原則上不允許在辦公樓使用（保密、總文書、財(cái)務(wù)等特殊崗位除外）。打印服務(wù)器硬件安裝在二樓機(jī)房，就近接入網(wǎng)絡(luò)核心交換機(jī)。由于整個(gè)大樓的IP地址采用自動(dòng)獲取方式（DHCP自動(dòng)分配），因此需要在核心交換機(jī)或者DHCP服務(wù)器上劃出一小段固定IP地址供打印機(jī)或者其他類似設(shè)備使用。打印服務(wù)器上安裝ApeosWare Management. Suite軟件，用于管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。管理員在任何一臺(tái)電腦上通過Web瀏覽器就可以了解每臺(tái)樓層打印設(shè)備的狀況及輸出報(bào)表，并為客戶設(shè)置權(quán)限等。

綜上所述，文印管理信息系統(tǒng)在公司應(yīng)用還處于起步階段，將來還有很多需完善與開發(fā)的功能。由文印設(shè)備廠商根據(jù)用戶實(shí)際情況提供包含硬件及定制軟件成套專業(yè)解決方案，將成為今后公司實(shí)現(xiàn)打印設(shè)備信息化管理的必然選擇。通過近兩年公司總部機(jī)關(guān)集中文印管理系統(tǒng)的應(yīng)用，深深地感受到它不僅提高了辦公效率、降低了文印成本，而且所有文印歷史數(shù)據(jù)可追溯，應(yīng)用效果顯著，未來必將成為大中型企業(yè)文印管理的發(fā)展趨勢。

（作者單位：四川石油天然氣建設(shè)工程有限責(zé)任公司）