公共圖書館閱讀推廣活動項(xiàng)目化管理模式研究

孟慶宇

（南京圖書館，江蘇 南京 210016）

項(xiàng)目管理作為管理學(xué)的重要研究方向之一，具有成熟的理論體系和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，目前已引起了圖書館界人士的廣泛關(guān)注。閱讀推廣活動作為公共圖書館最具創(chuàng)新性的工作內(nèi)容之一，如何有效地從管理學(xué)的角度來推動工作流程和環(huán)節(jié)的完善已成為當(dāng)前公共圖書館閱讀推廣工作研究的熱點(diǎn)[1]。國內(nèi)目前已開展的實(shí)踐活動表明，在公共圖書館閱讀推廣活動中引入項(xiàng)目管理有助于進(jìn)一步煥發(fā)閱讀推廣活動的生命力，豐富閱讀推廣的理論，提升廣大閱讀推廣工作者的服務(wù)水平和創(chuàng)新能力。筆者將在總結(jié)公共圖書館閱讀推廣活動項(xiàng)目管理模式發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步探討如何完善項(xiàng)目管理的具體流程和措施，以期為公共圖書館閱讀推廣工作者開辟新的思路。

1 項(xiàng)目管理與公共圖書館閱讀推廣活動

1.1 項(xiàng)目管理

項(xiàng)目具有臨時(shí)性以及周期性特征，是為了實(shí)現(xiàn)一定目標(biāo)（產(chǎn)品或者服務(wù)）的任務(wù)組織形式，同時(shí)項(xiàng)目還會受客觀環(huán)境的影響。無論何種規(guī)模的項(xiàng)目，如果具有特定目標(biāo)以及相應(yīng)的完成期限，都可以運(yùn)用項(xiàng)目管理技術(shù)或者策略對其進(jìn)行監(jiān)測和管理[2]。項(xiàng)目管理的本質(zhì)在于對參與其中的各類資源進(jìn)行調(diào)配，并運(yùn)用管理理論和策略全面提升實(shí)際管理能效，滿足日常管理需求的同時(shí)，在管理實(shí)踐中對項(xiàng)目實(shí)施方案進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。高效的項(xiàng)目管理應(yīng)匹配科學(xué)的管理方法，包括關(guān)鍵路線圖以及動態(tài)監(jiān)測等，其中全面控制也是常用的項(xiàng)目管理方法。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際發(fā)展進(jìn)度與安排，還可將項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行拆分，分階段推進(jìn)項(xiàng)目，平衡參與部門或者人員的利益分配，以實(shí)現(xiàn)既定管理目標(biāo)和任務(wù)。

1.2 公共圖書館閱讀推廣活動項(xiàng)目化管理應(yīng)用現(xiàn)狀

以項(xiàng)目管理的方式方法開展具體工作在我國公共圖書館界中起步相對較晚，直到本世紀(jì)初才有學(xué)者系統(tǒng)化地開展相關(guān)的理論研究與實(shí)踐探索。從方向上來看，項(xiàng)目管理應(yīng)用于公共圖書館主要集中于數(shù)字化圖書館建設(shè)、會展展演活動、閱讀推廣活動、圖書館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方向。在閱讀推廣活動實(shí)踐應(yīng)用當(dāng)中最為典型的案例是佛山圖書館2011年提出的“項(xiàng)目立館”工作模式，這種模式在國內(nèi)首次將項(xiàng)目管理理念與方法全方位引入閱讀推廣活動中。此后，公共圖書館界出現(xiàn)了研究和應(yīng)用閱讀推廣活動項(xiàng)目化管理的小高潮，如寶雞市圖書館在“書韻飄香古陳倉——你閱讀我買單”閱讀推廣活動中全程引入了項(xiàng)目管理的基本方法；湖南圖書館開展的“尋找城市記憶”閱讀推廣活動，通過對項(xiàng)目管理方法的創(chuàng)新性運(yùn)用，有效地提升了活動的總體影響力。近兩年，公共圖書館閱讀推廣活動中項(xiàng)目管理的應(yīng)用又出現(xiàn)了嵌入化發(fā)展的趨勢，部分公共圖書館盡管沒有在閱讀推廣活動中全流程地引入項(xiàng)目管理的方法，但從其活動開展的實(shí)際過程中發(fā)現(xiàn)，許多項(xiàng)目管理的基本理念得到了廣泛的借鑒和運(yùn)用，例如閱讀推廣館員團(tuán)隊(duì)的組建、活動流程的規(guī)范化、活動效果的評價(jià)評估以及活動的預(yù)算管理等[3]。標(biāo)志著項(xiàng)目管理引入公共圖書館閱讀推廣活動的方式得到了創(chuàng)新性發(fā)展。由此可見，我國公共圖書館在閱讀推廣活動中引入項(xiàng)目管理的方法并不一定需要在全環(huán)節(jié)中照搬套用，更多情況下需要從環(huán)節(jié)創(chuàng)新的角度對項(xiàng)目管理的基本理念進(jìn)行靈活運(yùn)用。

2 公共圖書館閱讀推廣活動運(yùn)用項(xiàng)目管理模式的優(yōu)勢

2.1 有助于體現(xiàn)閱讀推廣活動的創(chuàng)新性

公共圖書館目前所開展的閱讀推廣活動組織方式通常為金字塔階梯式。在該模式下，項(xiàng)目的協(xié)調(diào)與控制主要通過嚴(yán)格的等級傳遞制度與相應(yīng)的管理細(xì)則實(shí)現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)的意見對項(xiàng)目的運(yùn)行起到了決定性的作用，基層執(zhí)行者的創(chuàng)新性意見難以被及時(shí)采納，活動組織的靈活性也不足，對于突發(fā)情況難以把控。這種管理模式側(cè)重于如何周密地部署和實(shí)施活動計(jì)劃，即關(guān)注點(diǎn)在于圖書館做了哪些工作內(nèi)容，而不注重讀者的感受，評估結(jié)果也很難體現(xiàn)活動的創(chuàng)新性。而項(xiàng)目管理模式下的閱讀推廣活動組織方式更為靈活，尤其是扁平化的組織體系有助于各個(gè)工作小組之間及時(shí)進(jìn)行溝通，創(chuàng)新性想法在很大程度上可以獲得領(lǐng)導(dǎo)層和執(zhí)行層的認(rèn)可，從而使得活動內(nèi)容的創(chuàng)新性更容易體現(xiàn)。閱讀推廣活動的創(chuàng)新性與項(xiàng)目管理的基本方法之間并不存在沖突。原因在于，閱讀推廣活動既可以從內(nèi)容上進(jìn)行創(chuàng)新，也可以在服務(wù)方式或者宣傳途徑等環(huán)節(jié)進(jìn)行創(chuàng)新，并非一定要打破項(xiàng)目管理的基本流程模式[4]。

2.2 有助于促進(jìn)閱讀推廣活動的總體協(xié)調(diào)性

公共圖書館所開展的閱讀推廣活動通常以職能部門為基本組織單元進(jìn)行，過程中往往需要獲取其他職能部門的幫助或協(xié)調(diào)。在傳統(tǒng)管理模式下，各個(gè)職能部門也都有明確的任務(wù)，相互之間的連貫性和合作性較低，這樣就限制了圖書館整體服務(wù)功能的正常發(fā)揮。相對而言，項(xiàng)目管理作為一種科學(xué)化的管理方法，可以通過項(xiàng)目管理理論的指導(dǎo)及工具的運(yùn)用，有效地對公共圖書館閱讀推廣活動的項(xiàng)目組織關(guān)系、項(xiàng)目進(jìn)程進(jìn)行協(xié)同管理與程序化控制，與活動息息相關(guān)的人力資源、設(shè)施設(shè)備、資金等內(nèi)容也能夠得到更為有效的優(yōu)化配置，從而促進(jìn)了閱讀推廣活動的整體協(xié)調(diào)性。

2.3 促進(jìn)了閱讀推廣活動的可持續(xù)開展

公共圖書館傳統(tǒng)服務(wù)模式下的閱讀推廣活動目標(biāo)雖然明確，然而要想實(shí)現(xiàn)對目標(biāo)的全面衡量，在實(shí)踐上卻存在一定困難。傳統(tǒng)模式下的閱讀推廣活動注重觀察實(shí)施過程，但無法有效監(jiān)測實(shí)際效果，對活動中產(chǎn)生的文檔以及文件未做針對性的管理和保存。在項(xiàng)目管理模式下，閱讀推廣活動可以設(shè)置明確的任務(wù)目標(biāo)，并且對細(xì)分目標(biāo)進(jìn)行動態(tài)記錄和評估；項(xiàng)目管理還可以對實(shí)際效果進(jìn)行監(jiān)測和評價(jià)，從而綜合分析活動的實(shí)際效果，并及時(shí)提升用戶體驗(yàn)，為后續(xù)優(yōu)化管理提供必要的信息支撐；此外項(xiàng)目管理可以將檔案保存置于重要地位，不遺余力地管理檔案，以便對過程進(jìn)行查驗(yàn)或者核對[5]。

3 公共圖書館閱讀推廣活動項(xiàng)目化管理的基本流程

結(jié)合項(xiàng)目管理的基本方式方法來看，公共圖書館閱讀推廣活動可以按照項(xiàng)目啟動、項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控、項(xiàng)目總結(jié)與評價(jià)4個(gè)環(huán)節(jié)來開展，但每個(gè)環(huán)節(jié)中所涉及的詳細(xì)步驟應(yīng)當(dāng)圍繞活動的組織特征來選擇性地進(jìn)行實(shí)施[6]。結(jié)合目前國內(nèi)公共圖書館閱讀推廣項(xiàng)目化管理的實(shí)際情況，大部分全方位引入項(xiàng)目化管理的閱讀推廣活動流程如圖1所示。

圖1 公共圖書館閱讀推廣項(xiàng)目化管理的基本流程

3.1 項(xiàng)目啟動

項(xiàng)目啟動是閱讀推廣活動的前期準(zhǔn)備過程，其目的在于有效地對現(xiàn)有閱讀推廣資源進(jìn)行梳理，并結(jié)合任務(wù)目標(biāo)進(jìn)行最佳項(xiàng)目的選擇。首先要明確項(xiàng)目的總體目標(biāo)以及子目標(biāo)，目標(biāo)在設(shè)定的過程中應(yīng)當(dāng)把握適度性原則，既不能過低也不能超過資源的供給能力；其次，要精準(zhǔn)識別項(xiàng)目關(guān)聯(lián)體，圖書館需要通過項(xiàng)目關(guān)聯(lián)體的精準(zhǔn)識別，來有效地?cái)U(kuò)充活動資源的來源范圍，如社區(qū)的場地、新聞媒體的傳播渠道以及志愿者的組織等；再次，要進(jìn)行讀者需求分析，只有切實(shí)地把握了目標(biāo)讀者的個(gè)性化、多元化目標(biāo)需求，才能有針對性地設(shè)計(jì)出優(yōu)質(zhì)的活動項(xiàng)目；最后，在對項(xiàng)目進(jìn)行可行性分析的基礎(chǔ)上，形成項(xiàng)目策劃書，完成立項(xiàng)工作。

3.2 項(xiàng)目規(guī)劃

項(xiàng)目規(guī)劃的目的在于通過精心的設(shè)計(jì)來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的科學(xué)化部署，這也是項(xiàng)目能否得到成功執(zhí)行的關(guān)鍵。項(xiàng)目規(guī)劃的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目任務(wù)分解與分工、任務(wù)責(zé)任人職責(zé)明確、制定進(jìn)度計(jì)劃以及資金預(yù)算管理四個(gè)方面。首先，需要按照層層分解的方法，將項(xiàng)目逐步分解成為一個(gè)個(gè)可以監(jiān)控和具體執(zhí)行的任務(wù)子集合體，并明確每一個(gè)任務(wù)執(zhí)行人及其職責(zé)范圍。之后，需要制定項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，確定每一個(gè)工作任務(wù)起止的時(shí)間，常見的工具主要有甘特圖、重大事件進(jìn)程圖、時(shí)間尺度網(wǎng)絡(luò)圖等。最后，要形成資金經(jīng)費(fèi)預(yù)算表，通過預(yù)算管理的方式來實(shí)現(xiàn)對資金經(jīng)費(fèi)的嚴(yán)格監(jiān)控與把握。

3.3 項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控

項(xiàng)目完成啟動和規(guī)劃之后，就進(jìn)入了執(zhí)行與監(jiān)控環(huán)節(jié)。項(xiàng)目執(zhí)行需要嚴(yán)格按照項(xiàng)目規(guī)劃的內(nèi)容，按部就班地按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)開展相關(guān)任務(wù)，推動閱讀推廣活動的實(shí)施。項(xiàng)目執(zhí)行作為項(xiàng)目管理模式下閱讀推廣活動中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，在很大程度上決定了活動的成敗與否。傳統(tǒng)服務(wù)模式下的公共圖書館閱讀推廣活動往往涉及面較廣、執(zhí)行內(nèi)容較為繁瑣，經(jīng)常容易出現(xiàn)顧此失彼、重復(fù)拖沓的現(xiàn)象，而通過項(xiàng)目的有力監(jiān)控可以有效地彌補(bǔ)這方面的不足。針對公共圖書館閱讀推廣活動，項(xiàng)目監(jiān)控的內(nèi)容主要包括時(shí)間監(jiān)控、人力資源監(jiān)控、資金監(jiān)控以及質(zhì)量監(jiān)控四個(gè)方面[7]。

3.4 項(xiàng)目總結(jié)與評價(jià)

一次閱讀推廣活動結(jié)束后，公共圖書館需要及時(shí)對活動項(xiàng)目的實(shí)施狀況以及效益進(jìn)行全面性總結(jié)，并按照既定的績效評價(jià)框架開展評價(jià)工作，從而準(zhǔn)確總結(jié)活動形成的經(jīng)驗(yàn)與存在的不足，為下一階段活動的完善與改進(jìn)提供基本條件?；顒拥脑u價(jià)可以分為內(nèi)部評價(jià)以及外部評價(jià)兩個(gè)方面。內(nèi)部評價(jià)主要是指項(xiàng)目責(zé)任人對活動開展情況的總結(jié)；外部評價(jià)主要是通過新媒體、自媒體等軟件定向收集讀者的反饋意見[8]。

4 完善公共圖書館閱讀推廣活動項(xiàng)目化管理的對策

4.1 以完善的理論為基礎(chǔ)，注重項(xiàng)目管理流程的導(dǎo)入與應(yīng)用

閱讀推廣作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要在短時(shí)間內(nèi)調(diào)配人力和物力資源，并將其進(jìn)行整合，通過集約化運(yùn)作推動活動的全面落地。由此可見，閱讀推廣活動滿足項(xiàng)目管理的基本特征。針對閱讀推廣活動的相關(guān)要求，合理運(yùn)用項(xiàng)目管理策略和工具，可以加強(qiáng)活動的協(xié)調(diào)和系統(tǒng)控制，同時(shí)還可以在保持原有組織架構(gòu)不變的情況下，以橫向工作團(tuán)隊(duì)的形式，進(jìn)一步減少組織內(nèi)耗，提高管理的效能。此外，項(xiàng)目管理有著明確的管理流程，匹配科學(xué)的評估機(jī)制，能夠激發(fā)參與人員的工作積極性，并最大程度實(shí)現(xiàn)投放資源的優(yōu)化配置，保障整個(gè)項(xiàng)目向既定目標(biāo)前進(jìn)。另外，項(xiàng)目管理還有助于建立健康積極和諧的組織文化，充分挖掘個(gè)體的創(chuàng)造潛力，為提高員工職業(yè)技能創(chuàng)造條件，有利于培養(yǎng)具有現(xiàn)代管理理念的青年管理者，增強(qiáng)組織認(rèn)同和文化認(rèn)同。高效的項(xiàng)目管理機(jī)制能夠擴(kuò)大閱讀推廣活動的影響力，并顯著提高服務(wù)和管理的水平與質(zhì)量[9]。

4.2 以讀者為中心，實(shí)現(xiàn)讀者體驗(yàn)的全方位反饋

廣大讀者群體是公共圖書館閱讀推廣的服務(wù)對象，讀者群體參與范圍以及深度直接影響圖書館項(xiàng)目的實(shí)際成效。因此在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，閱讀推廣館員應(yīng)明確可行性、邏輯性以及周密性等實(shí)施原則，以保證項(xiàng)目設(shè)計(jì)不脫離實(shí)際，同時(shí)還要積極參與實(shí)地調(diào)研工作，充分與受益群體展開溝通，記錄并總結(jié)其對項(xiàng)目實(shí)施的建議和意見，重視第一手資料與檔案的管理和分析工作，使項(xiàng)目設(shè)計(jì)能夠全面反映實(shí)際需求。在項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)，項(xiàng)目管理者應(yīng)積極提高受益群體參與項(xiàng)目的自主性和積極性，通過問卷調(diào)查等方式了解其對項(xiàng)目的真實(shí)反饋，為優(yōu)化后續(xù)管理方案提供信息支持。在項(xiàng)目評估環(huán)節(jié)，項(xiàng)目管理者需要注重形成全方位的績效評估，只有建立在多方評估基礎(chǔ)上的綜合評價(jià)，才能推動項(xiàng)目管理模式的創(chuàng)新，進(jìn)而提升管理能效[10]。

4.3 以科學(xué)的激勵管理手段為向?qū)?，?gòu)建高效能的館員團(tuán)隊(duì)

國內(nèi)已開展的公共圖書館閱讀推廣活動項(xiàng)目化管理實(shí)踐證明，在活動組織過程中，恰當(dāng)?shù)匾肟茖W(xué)化的激勵管理手段，能夠充分發(fā)揮和利用館員的潛能，進(jìn)而促進(jìn)項(xiàng)目管理總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，這也是公共圖書館閱讀推廣活動構(gòu)建高效能館員團(tuán)隊(duì)的必由之路。激勵管理手段的實(shí)施應(yīng)當(dāng)注重以下幾個(gè)方面：一是注重情感尊重。要充分給予執(zhí)行館員一定的知情權(quán)，在開展工作和決策時(shí)，盡可能保證民主性和公正性，多聽取他們的心聲和意見。同時(shí)，在分配任務(wù)的過程中，要信任館員的能力，給他們足夠的空間發(fā)揮自身的才干。二是要健全考核的方式方法，完善競爭性激勵制度。要充分重視館員工作任務(wù)之間的差異性，探索性開展分類考核制、專業(yè)考核制，并從多個(gè)角度體現(xiàn)考核結(jié)果的有效性。三是要保障物質(zhì)獎勵的兌現(xiàn)，可以考慮采用合適的方式方法對工作業(yè)績突出的館員給予一定程度的現(xiàn)金或?qū)嵨铼剟?，從而增加其工作的積極性，體現(xiàn)出正向示范效果[11]。

4.4 以活動的成效與質(zhì)量為根本，強(qiáng)化過程的監(jiān)控與協(xié)同

閱讀推廣活動的成效與質(zhì)量直接決定了活動的可持續(xù)化程度，因此必須加強(qiáng)項(xiàng)目管理過程的監(jiān)控與協(xié)同?？梢钥紤]從以下三方面入手：首先，明確推廣策略和方案。高效的、能夠滿足受眾需求的閱讀推廣策略才可以減少實(shí)際運(yùn)作中的阻力，提高項(xiàng)目管理的效率，并降低由此產(chǎn)生的內(nèi)耗。組織者要注重團(tuán)隊(duì)意識的培養(yǎng)，促進(jìn)項(xiàng)目成員及時(shí)完成工作任務(wù)，消除相互推諉等現(xiàn)象；其次，在項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)，組織者應(yīng)對實(shí)際運(yùn)作流程進(jìn)行全面監(jiān)控，將人員以及材料費(fèi)用列為重點(diǎn)監(jiān)控對象，這樣才能全面了解項(xiàng)目的進(jìn)展，及時(shí)優(yōu)化和完善管理流程；最后在閱讀推廣服務(wù)以及項(xiàng)目管理方面，需嚴(yán)格按照ISO系列質(zhì)量認(rèn)證的要求進(jìn)行，不斷優(yōu)化項(xiàng)目管理機(jī)制，增強(qiáng)讀者服務(wù)滿意度。此外還應(yīng)積極嘗試職能管理創(chuàng)新，將管理職能評價(jià)與國際標(biāo)準(zhǔn)保持一致，推動職能管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

5 結(jié)語

目前，公共圖書館閱讀推廣活動采用項(xiàng)目管理的模式在國內(nèi)尚處于探索性階段。公共圖書館閱讀推廣活動不同于商業(yè)活動，其公益性是活動開展的首要原則，而國內(nèi)較為成熟的項(xiàng)目管理模式大部分來源于商業(yè)活動。因此，如何將商業(yè)活動項(xiàng)目管理模式下的一些先進(jìn)理念，如主動服務(wù)意識的形成、溫馨環(huán)境打造等有效地引入公共圖書館閱讀推廣活動當(dāng)中，仍需要圖書館人在實(shí)踐中進(jìn)行探索和總結(jié)。