提升文件檔案管理規(guī)范化水平的對(duì)策

閆文

摘要：隨著現(xiàn)代化技術(shù)水平的提高，檔案管理工作也逐漸進(jìn)入關(guān)鍵的改革階段，作為企業(yè)管理的重要組成部分，檔案管理的規(guī)范化有助于企業(yè)內(nèi)控管理水平的提高。下面文章主要從文件檔案管理規(guī)范性出發(fā)，探討具體的規(guī)范化策略。

關(guān)鍵詞：文件檔案；檔案管理；規(guī)范化；文件管理

引言：

我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作都經(jīng)歷了由不規(guī)范走向規(guī)范的過程。大多數(shù)企業(yè)在初創(chuàng)時(shí)期，公司上下關(guān)注的重點(diǎn)是公司如何盈利讓公司存續(xù)下去，如何讓大家吃上飯。那時(shí)候公司的業(yè)務(wù)量往往不是很大，形成的檔案也不是很多，檔案管理如果不是很規(guī)范，對(duì)公司業(yè)務(wù)的正常開展影響也不是很大。但隨著業(yè)務(wù)量的增加，公司步入穩(wěn)定發(fā)展期，所產(chǎn)生的資料成幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，如果檔案管理水平跟不上，會(huì)制約其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展，影響公司全局。大多數(shù)企業(yè)的管理層能夠敏銳地意識(shí)到問題的嚴(yán)重性，檔案管理規(guī)范化提上日程，在規(guī)范化過程中往往會(huì)遇到諸多方面的困難。

一、提升文件檔案管理規(guī)范化水平的重要意義

文件檔案作為辦公室管理的重要組成部分，它是人們?cè)谌粘５墓ぷ鳌W(xué)習(xí)中逐漸形成的各種類型的數(shù)據(jù)資源，對(duì)各個(gè)單位乃至是整個(gè)社會(huì)都有著至關(guān)重要的影響。對(duì)文件檔案的收集、歸檔和數(shù)字化管理是進(jìn)一步規(guī)范文件檔案管理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，提升文件檔案管理規(guī)范化水平不僅能為各個(gè)單位提供真實(shí)、可靠的資料，還能為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效的數(shù)據(jù)支撐，便于日后的信息查詢，從而保障各項(xiàng)工作的順利開展。因此，檔案管理人員要認(rèn)清文件檔案管理工作的重要性，在實(shí)際工作中要采取有效的解決對(duì)策，要對(duì)文件檔案的實(shí)際情況加以規(guī)范。

二、文件檔案管理規(guī)范化存在的問題

（一）檔案管理人員的相關(guān)知識(shí)欠缺、管理能力不足

檔案管理不是一個(gè)單純的管理工作，而是一項(xiàng)技術(shù)性的工作。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力直接決定著檔案的質(zhì)量。檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，缺乏管理能力，文化水平低，知識(shí)管理水平低，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，這些現(xiàn)象不利于檔案管理的規(guī)范化。檔案管理不善直接導(dǎo)致檔案質(zhì)量不能保證。檔案管理人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)和充實(shí)自己，提高自己的業(yè)務(wù)和管理水平。

（二）文件檔案工作制度不完善

即便現(xiàn)如今國(guó)家已針對(duì)檔案管理工作制定出了一系列的管理制度，但在文件檔案的實(shí)際管理過程中、制度建設(shè)上、約束標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行上，都存在著許多的問題，且文件檔案管理工作的重要性常常被忽視，這些問題都導(dǎo)致了文件檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值無(wú)法得到最大限度的發(fā)揮。

三、文件檔案管理規(guī)范化的有效途徑

（一）做好文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作

要想成為一名合格的檔案管理者，我們不僅要有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，還要具備專業(yè)的管理知識(shí)和管理能力。通過培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理者對(duì)檔案的敏感性，增強(qiáng)檔案管理者的管理意識(shí)，保證文件、檔案的高效收集和歸檔。對(duì)于一些人事管理能力較弱的員工，我們應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，宣傳和教育文件和檔案管理的重要性，從而有效改善文件的總體質(zhì)量，然后達(dá)到提高效率和質(zhì)量的目的。

（二）檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

通過上文我們可以知道，造成目前辦公室檔案管理工作效率低下主要是由于檔案管理現(xiàn)代化程度低造成的，根據(jù)目前的科技技術(shù)的最新發(fā)展趨勢(shì)來看，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的工作效率首先就是需要實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化程度。對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化的改造就是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改造，采用現(xiàn)代化的管理方法和模式。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理現(xiàn)代化不僅僅可以促進(jìn)辦公室檔案管理工作和現(xiàn)代化的社會(huì)相接軌，也可以幫助檔案管理人員摒棄以往的傳統(tǒng)落后的管理思維提高工作效率。需要指出的是，對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化升級(jí)不僅僅是對(duì)管理模式和管理方法的現(xiàn)代升級(jí)，而是要實(shí)現(xiàn)全方位的現(xiàn)代化。首先就硬件上面來說，我們需要利用現(xiàn)代化的硬件設(shè)備如計(jì)算機(jī)技術(shù)，音響技術(shù)、縮微技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)以及激光光盤技術(shù)等技術(shù)來進(jìn)行檔案的收集，編制。保存等工作，另一方面還需要利用現(xiàn)代的管理模式和思維對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，制定出現(xiàn)代化的檔案管理制度，來確保檔案管理工作效率的確實(shí)的提高

（三）對(duì)文件檔案管理規(guī)范加以完善

對(duì)文件檔案規(guī)范加以完善是提升文件檔案管理規(guī)范化水平最為主要的方式之一。在實(shí)際工作過程中可以從完善文件檔案細(xì)則、健全檔案人員交接工作制度這兩個(gè)方面入手進(jìn)行完善，科學(xué)合理的檔案管理規(guī)則能保證檔案管理工作效率獲得有效提升，讓文件檔案工作變得更加順暢有序，最大限度降低人力、物力的投入，使工作時(shí)間變得更加有效。健全的檔案人員交接工作能降低文件檔案出現(xiàn)丟失、損壞等問題的可能性，避免給今后的工作造成不便。完善文件檔案管理規(guī)范化水平能使文件檔案工作管理向著規(guī)范化、科學(xué)化的方向不斷發(fā)展。

（四）加強(qiáng)辦公室電子檔案管理

信息化時(shí)代辦公室檔案管理要改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，要轉(zhuǎn)變以往以紙質(zhì)檔案為主的服務(wù)方式，加強(qiáng)電子檔案管理。因此，可以建立檔案管網(wǎng)站，及時(shí)收集相關(guān)的檔案信息和數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)中心，對(duì)所有部門的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)信息的共享，通過網(wǎng)站就能夠快速、高效地查詢相關(guān)的信息。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的保存更為長(zhǎng)久，不會(huì)像紙質(zhì)檔案一樣因紙質(zhì)損壞而丟失信息。此外，電子信息在信息采集、整理和歸檔等方面的工作也更加便捷，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效率，減輕管理人員的工作量。此外，可以在線采集各種數(shù)據(jù)信息和資料，并開展在線服務(wù)，這樣就能夠讓檔案的作用得到充分發(fā)揮，讓檔案管理發(fā)揮真正的用途，提高檔案資源的利用率，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)：

總的來說，辦公文件和檔案是企業(yè)事業(yè)單位工作發(fā)展過程的記錄，客觀反映了規(guī)范化管理、問題處理和科學(xué)決策的實(shí)施和成果。辦公室文件、檔案的收集歸檔是一項(xiàng)高度技術(shù)性和服務(wù)性的工作，在單位的規(guī)范化管理中起著重要的作用，在檔案管理中占有重要的地位。要高度重視檔案的收集和歸檔工作，綜合分析檔案管理工作中存在的主要問題和原因，并采取有效措施加以改進(jìn)。

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