加強(qiáng)高校檔案管理工作的探析

摘要：高校檔案管理工作真實(shí)地反映了高校各個(gè)時(shí)期的面貌，在學(xué)校管理的各項(xiàng)工作中發(fā)揮著不可替代的作用。進(jìn)入21世紀(jì)后，隨著檔案管理工作的日益完善，檔案管理工作取得了一定的成績，但由于各種主客觀原因的存在，仍然有很多的問題。本文通過論述高校檔案管理工作的重要性和管理中存在的問題，提出了解決高校檔案管理工作的具體措施，希望能對完善高校檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；重要性；改革

引言

隨著高等教育規(guī)模的擴(kuò)大和質(zhì)量的提升，高校檔案管理工作的作用也越來越重要。高校檔案管理工作是高校管理工作中的基本內(nèi)容，檔案管理工作的好壞不僅體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)特色，也可以為高校的管理工作提供信息資源，為高校的發(fā)展建設(shè)提供真實(shí)的依據(jù)。

一、高校檔案管理工作存在的意義

高校檔案管理工作在高校的教育教學(xué)方面有重要的影響，沒有檔案管理工作或者說檔案管理工作做得不到位，高校的管理、建設(shè)工作的連續(xù)性將無法實(shí)現(xiàn)。從一定意義上看，市場經(jīng)濟(jì)就是法治經(jīng)濟(jì)，因?yàn)槭袌鲋写嬖诳床灰姷転槿藗兯袷氐氖袌鲞\(yùn)行規(guī)則；而高校檔案就是高校依法治校的基本規(guī)章制度。參考價(jià)值只是高校檔案價(jià)值的一個(gè)方面，更重要的是，它是高校證明自己的師資力量和教學(xué)質(zhì)量的最有力的說明，這是高校的其他內(nèi)容無法相提并論的。由此可見，高校檔案管理工作是不是科學(xué)，對高校的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

二、高校在檔案管理工作過程中遇到的問題

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，高校檔案在發(fā)展速度、規(guī)模以及效益等方面取得了顯著的成效，對促進(jìn)高校的繼續(xù)發(fā)展起到了重要的作用，但在發(fā)展中也出現(xiàn)了許多問題。

（1）高校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案管理工作不重視

現(xiàn)今社會(huì)，有很多高校的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，在思想上認(rèn)為檔案管理工作可有可無，檔案管理工作的好壞對高校的發(fā)展沒有意義。因?yàn)樗麄冋J(rèn)為檔案管理工作沒有經(jīng)濟(jì)價(jià)值。忽視了好的檔案管理能促進(jìn)高校的教學(xué)、科研工作，提高高校的教學(xué)和科研質(zhì)量。由于管理者對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作松散和檔案管理內(nèi)容不完善等種種弊端。甚至有的高校把檔案管理室變成了儲(chǔ)藏室，導(dǎo)致學(xué)校的檔案工作停滯不前，無法很好地促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理應(yīng)有的價(jià)值。

（2）檔案信息不能有效的利用

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校的辦學(xué)中被廣泛應(yīng)用，很多高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，這在一定程度上能促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。但與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相比，高校的檔案管理工作仍然跟不上時(shí)代的步伐，從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對象以及功能實(shí)現(xiàn)程序等方面看，高校的檔案管理還沒有充分的利用現(xiàn)代的信息技術(shù)。不少高校的檔案館的聲像檔案部分還是一片空白，致使人們無法對檔案進(jìn)行有效的利用。這種情況的存在無法滿足人們多元化的需求，更無法很好的適應(yīng)高等教育事業(yè)發(fā)展的新要求。

（3）檔案管理中的工作人員缺乏專業(yè)的素質(zhì)

檔案管理工作除了政策性比較強(qiáng)之外，還是一項(xiàng)對專業(yè)性要求很高的工作。這就要求高校在招聘檔案管理人員時(shí)，不僅要求其思想道德素養(yǎng)高，而且還要求其具備專業(yè)技能，從而保證檔案管理工作的管理質(zhì)量。但是因?yàn)楹芏喔咝ｎI(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作的重要性，因此，高校在招聘檔案人員時(shí)就很隨意，把一些不是檔案專業(yè)畢業(yè)的人用來管理檔案工作，這必然使檔案管理工作的管理質(zhì)量無法提升。正是由于人們對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致這方面的人才緊缺，致使現(xiàn)在的檔案工作人員缺乏工作的積極性和主動(dòng)性，無法使檔案管理發(fā)揮其應(yīng)發(fā)揮的作用，造成檔案資源的浪費(fèi)。

三、解決高校檔案管理中存在問題的具體措施

（1）重視檔案管理工作

通過舉辦展覽、召開會(huì)議以及舉辦文藝晚會(huì)等多樣化的形式，一方面宣傳檔案管理工作的重要性，改變高校領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生對檔案管理工作的不正確認(rèn)識(shí)；另一方面對高校領(lǐng)導(dǎo)、老師以及學(xué)生普及國家有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，通過組織宣傳活動(dòng)，提高高校領(lǐng)導(dǎo)、老師以及學(xué)生的檔案意識(shí)，從而保證檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

（2）加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)技能和素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理人員的素質(zhì)和技能決定了檔案管理工作的質(zhì)量。由此可見，檔案管理人員素質(zhì)的提高，是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。首先要制定嚴(yán)格的檔案管理人才選拔標(biāo)準(zhǔn)，保證所招聘的檔案管理人才都是專業(yè)技術(shù)、技能過硬的人才。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的繼續(xù)教育，讓它們在學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代新技術(shù)。

（3）改變檔案管理模式

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的基本要求。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新要求，必須改變原有的管理模式。在檔案管理方面進(jìn)行創(chuàng)新，改變檔案管理的工作手段，從而縮短立卷歸檔的時(shí)間，推行部門立卷等等?？梢圆捎矛F(xiàn)代的條形碼技術(shù)來取代傳統(tǒng)的檔案號(hào)。條形碼技術(shù)安全可靠、方便的特點(diǎn)，大大提高了人們借閱、歸還檔案的速度，充分的發(fā)揮了信息化的優(yōu)勢，提高了檔案管理的效率。

四、結(jié)語

現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，對高校的檔案管理工作提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，使其在高校的各項(xiàng)管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，促進(jìn)高校的教育和科研事業(yè)，對高校的檔案管理工作進(jìn)行改革勢在必行。

作者簡介：

宋曉麗（1971.7-），女，漢族，湖北恩施人，本科學(xué)歷，恩施職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處，專業(yè)：漢語言文學(xué)，主要研究方向：檔案管理，現(xiàn)職稱：副研究館員（高級(jí)）。