我國檔案信息化過程中的主要問題及對策

肖艷清

（三明高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)金沙管委會 福建三明 365500）

引言

檔案管理信息化是指現(xiàn)代化的信息化技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用，高效運用。以提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平為建設(shè)目標(biāo)，在網(wǎng)絡(luò)化大數(shù)據(jù)的環(huán)境下建立檔案管理和服務(wù)的框架結(jié)構(gòu)，重新認(rèn)識現(xiàn)代化檔案管理的初心、理念與科學(xué)方法。把先進(jìn)的檔案管理運用到社會化服務(wù)中去，建立良好的信息化基礎(chǔ)，推動人類信息化進(jìn)程。

1 檔案管理信息化發(fā)展中存在的問題

1.1 管理理念落后

過去長時間的繁瑣手工管理工作，固化了思維意識。對現(xiàn)代化的檔案管理信息化缺乏基本的認(rèn)識：認(rèn)為那是遙遠(yuǎn)的事；認(rèn)為那是與自己無關(guān)的事；認(rèn)為那是高投入低效益得不償失的事；認(rèn)為檔案管理信息化能大大提高工作效率是“理想化”的事。檔案管理信息化要得到推廣，這些事想理念上的問題首先得想辦法解決。

1.2 業(yè)務(wù)技能低下

現(xiàn)代化的檔案管理信息化相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，技術(shù)性相當(dāng)?shù)膹?qiáng)。由于歷史原因，我國的檔案管理專業(yè)工作人員中，有相當(dāng)大一部分工作人員雖然對傳統(tǒng)業(yè)務(wù)相對熟悉，但對計算機(jī)技術(shù)卻一竅不通，根本無法把計算機(jī)技術(shù)運用到檔案管理業(yè)務(wù)當(dāng)中去。所以，提高整個檔案管理行業(yè)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能這個問題必須馬上要提上日程。

1.3 資金投入?yún)T乏

在過去的好長一段時間，我們的檔案管理信息化建設(shè)是一片空白，既便到了信息化高速發(fā)展的今天，在檔案管理方面的信息化建設(shè)投入，也是少得可憐。薄弱的基礎(chǔ)，造就了滯后的發(fā)展。要想在檔案管理信息化建設(shè)中有所建樹，需要大量的資金投入。

1.4 工作流程無序

不論是處于領(lǐng)導(dǎo)層的決策者，還是普通的工作人員，都對有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范沒能嚴(yán)格執(zhí)行。決策者雖有較大的統(tǒng)一協(xié)調(diào)權(quán)力，卻往往沒有規(guī)范的按照總體規(guī)化的初衷和原則來指揮，從而造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的創(chuàng)建缺乏必要的權(quán)威性與大局觀?；鶎庸ぷ魅藛T沒能有效的協(xié)調(diào)其他數(shù)據(jù)庫的相關(guān)技術(shù)人員規(guī)范實施標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫環(huán)境，使檔案數(shù)據(jù)冗余與兼容性都沒能達(dá)到相應(yīng)的要求。這既是現(xiàn)實問題，又是一個長遠(yuǎn)的問題。

2 推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展的對策

（1）從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，用科學(xué)的檔案管理信息化理念重新武裝我們的頭腦，正確的引導(dǎo)廣大人民對現(xiàn)代化的檔案管理進(jìn)行全新的認(rèn)識，營造出一個適應(yīng)檔案管理信息化的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境，重視檔案管理信息化技術(shù)，掌握檔案管理信息化技術(shù)，培養(yǎng)我們新的檔案管理技能。檔案管理信息化是一個龐大的新世紀(jì)工程，它是一個對我們子孫后代都有利的流芳工程。

（2）加強(qiáng)對從業(yè)人員技能的培養(yǎng)，特別是綜合性技能的培養(yǎng)。檔案管理信息化的發(fā)展需要高技能的團(tuán)隊，樹立“人才第一”的觀念，加大力度培養(yǎng)一大批既擅長檔案管理，又精通信息化技術(shù)的綜合性人才，是檔案管理信息化的有力保障。

①加大力度對檔案管理信息化人員計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等基本技能的培訓(xùn)，檔案管理業(yè)務(wù)技能與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能都做為業(yè)務(wù)考核內(nèi)容，培養(yǎng)出一批檔案管理技能和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能都過硬的綜合性人才。

②計算機(jī)專業(yè)技能是用來為我們的檔案管理工作服務(wù)的。做為己經(jīng)具備計算機(jī)專業(yè)技能的從業(yè)人員，既需要能夠使用檔案管理信息化的各種功能，更需要從應(yīng)用層面上升到開發(fā)層面，如何把專業(yè)的軟件系統(tǒng)與檔案管理有機(jī)的結(jié)合起來，如何科學(xué)有序的管理與調(diào)度，如何規(guī)范快捷的傳遞與檢索，如何簡單高效的操作等等，都是我們更高一個層面需要擁有的從業(yè)技能。

③對于計算機(jī)這種新型的專業(yè)設(shè)備，我們也需要一些具有專業(yè)管理水平的專職管理人員，以規(guī)范的規(guī)章制度，高超的管理水平，來確保整個系統(tǒng)設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)。

（3）以必要的政策和資金上的支持，加強(qiáng)投入，確?；窘ㄔO(shè)的順利實施。盡快推動傳統(tǒng)檔案管理向檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的可持續(xù)的發(fā)展，健康的發(fā)展，快速的發(fā)展。近些年來，我國檔案管理信息化的運用，雖然付出了很大的努力，付出了相當(dāng)?shù)娜宋镓攧?wù)精力，卻始終還處于初級階段。許多人都沒有意識到“數(shù)據(jù)環(huán)境”在檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用中對模塊功能的重要性，造成開發(fā)出來的應(yīng)用程序功能單一、水平低下。檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心是數(shù)據(jù)的集成。而現(xiàn)在檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)就是從數(shù)據(jù)庫以及數(shù)據(jù)文件入手，改善應(yīng)用數(shù)據(jù)庫環(huán)境，改造成主流的高檔次的主題數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)。

（4）檔案管理信息化工作的規(guī)范化，既能解決當(dāng)前的許多工作問題，又有利于檔案管理信息化事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。能正確快捷的切入傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化計施算機(jī)技術(shù)的運用長期面臨的困擾，更加迅速更加完美的創(chuàng)造一個數(shù)據(jù)環(huán)境為計算機(jī)提供服務(wù)。從高層領(lǐng)導(dǎo)到基層從業(yè)人員，檔案管理信息化工作的規(guī)范化都必須嚴(yán)格執(zhí)行。具有較大范圍紡一協(xié)調(diào)權(quán)限的高層領(lǐng)導(dǎo)，把握住整個系統(tǒng)的方向和原則?；鶎庸ぷ鞯某绦蛐蜷_發(fā)代碼編寫人員，用行業(yè)規(guī)范來要求平常的編程工作，同時監(jiān)督其他相關(guān)人員規(guī)范化的工作，讓檔案管理信息化工作的規(guī)范化數(shù)據(jù)冗余和兼容性都達(dá)到行業(yè)要求。

3 針對檔案管理信息化工作提出的建議

3.1 不忘檔案管理信息化建設(shè)的初心

“信息化服務(wù)社會”是我們推廣建設(shè)檔案管理信息化的初心，檔案管理信息化是為了更加有效的對大容量的數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行儲存和管理，讓它在一個安全便捷的數(shù)據(jù)環(huán)境中進(jìn)行名錄查詢和數(shù)據(jù)分析，為社會事業(yè)決擇提供客觀的參考。

3.2 成立專業(yè)的綜合性人才團(tuán)隊，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

團(tuán)隊建設(shè)的任務(wù)很艱巨，時間很緊迫。對檔案管理信息化重要性的認(rèn)識必須到位，快速高效的建立起技術(shù)隊伍，加強(qiáng)新技術(shù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，改善知識架構(gòu)，轉(zhuǎn)變思想理念，廣納人才。以各種方式各種途徑來為檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)。

3.3 制定檔案管理信息化相關(guān)規(guī)范

檔案管理信息化有了堅實的基礎(chǔ)，在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，程序統(tǒng)一、規(guī)范統(tǒng)一、系統(tǒng)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)也統(tǒng)一。建成縱橫交錯數(shù)據(jù)共享的檔案管理信息化資源池。從大格局出發(fā)，制定出具有中國特色的現(xiàn)代化檔案管理信息化技術(shù)規(guī)范。并把這些技術(shù)規(guī)范向相關(guān)部門推廣應(yīng)用，解決上下級、同級檔案管理單位原來存在的交流障礙問題，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

3.4 抓好基礎(chǔ)工作，建好檔案管理信息化資源數(shù)據(jù)庫

合理的資源配置，鮮明的個性化設(shè)置，便捷的數(shù)據(jù)調(diào)用，深入的開發(fā)檔案館藏信息資源庫，開展檔案“文件級”著、錄、標(biāo)、引，數(shù)以方便據(jù)庫中檢索查詢，實現(xiàn)紙質(zhì)文件管理升級為為數(shù)字文件管理。

3.5 做好病毒、入侵、劫取的安全防范

網(wǎng)絡(luò)安全在檔案管理信息化建設(shè)中顯得尤為重要，很多文件著作的機(jī)要保密性必須保證。外部的病毒入侵，黑客攻擊，內(nèi)部人員的惡意劫取都會造成很嚴(yán)重的后果。

3.6 做好重要數(shù)據(jù)的安全備份

硬件設(shè)備的冗余以及系統(tǒng)軟件的雙活容災(zāi)工作，確保關(guān)鍵的運用系統(tǒng)不宕機(jī)，重要的檔案數(shù)據(jù)不丟失。

4 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的融入，人類社會發(fā)展對信息資源的需求越來越迫切，己經(jīng)成了不可多得的戰(zhàn)略性資源，檔案管理信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，它內(nèi)容廣泛、體系龐大，可從多方面著手，找出問題，認(rèn)真對待，制定對策，積極參予，為祖國的檔案管理信化貢獻(xiàn)一份力量。

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