試論如何做好醫(yī)院檔案利用工作

周 紅

（山東省泰安市寧陽縣第一人民醫(yī)院 山東 泰安 271400）

1 引言

在醫(yī)院管理工作開展過程中，醫(yī)院檔案可以在活動中直接形成公文、電報、圖表等各種形式的歷史記錄，更是醫(yī)院的寶貴財富。與此同時，檔案工作也是醫(yī)院管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷創(chuàng)新，檔案工作的工作重點也出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，重點對檔案價值進(jìn)行開發(fā)，努力在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研等方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2 對醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作中存在的問題

2.1 基礎(chǔ)工作做的不充分

在醫(yī)院檔案管理工作之中，基礎(chǔ)工作是保證檔案信息開發(fā)和利用的根本前提，我國相關(guān)檔案規(guī)范法律已經(jīng)基本成型，并為檔案管理工作的開展提供了基礎(chǔ)條件。但在檔案信息開發(fā)利用過程中，相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)依然十分落后，如檔案立法對數(shù)字化檔案的法律地位問題、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題以及檔案信息開發(fā)和利用過程中的信息保護(hù)問題等。檔案本身具有很強的存儲性，如果檔案硬件設(shè)備簡陋，便很難與現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展需求相適應(yīng)，例如庫房不足、調(diào)溫設(shè)備差等，引發(fā)重要檔案出現(xiàn)受潮、受損。另外，在很多條件較差的庫房設(shè)施之中，檔案未形成之前便會失去價值，對后續(xù)工作的開展造成嚴(yán)重影響。

2.2 缺乏對檔案價值的認(rèn)識

對檔案的重要性認(rèn)識度不夠，是目前很多醫(yī)院檔案管理工作中存在的普遍性問題。檔案是對歷史進(jìn)行深刻記錄的手段，這也突出了檔案的基本價值之一：憑證價值。在這一價值的認(rèn)識過程中，需要從領(lǐng)導(dǎo)層面抓起。在很多醫(yī)院中，部分領(lǐng)導(dǎo)存在“重經(jīng)營、輕管理”的思想意識，認(rèn)為檔案管理工作是工作人員的事情，檔案在醫(yī)院工作中也是可有可無的東西。由于對檔案管理工作的重視程度不夠，人們無法對檔案信息資源實現(xiàn)有效開發(fā)，從而在一定程度山降低了檔案利用率。

2.3 服務(wù)觀念落后

在現(xiàn)代檔案部門服務(wù)工作開展過程中，僅僅依靠坐等人們對檔案信息進(jìn)行查閱，已經(jīng)無法滿足人民群眾對信息的需求，從而降低了檔案材料的完整性，更無法實現(xiàn)規(guī)范性發(fā)展。長期以來，由于檔案部門與檔案材料收集部門之間的協(xié)調(diào)性不足，導(dǎo)致在材料收集過程中出現(xiàn)了內(nèi)容不完整、不規(guī)范等現(xiàn)象。另外，檔案人員對檔案材料的收集工作始終處于被動狀態(tài)，以其他人員送為主，并不采取收的措施，在他們眼中，只要做好立卷、鑒定、保管等環(huán)節(jié)，便可以對工作任務(wù)進(jìn)行有效完成。當(dāng)遇到一些新的問題時，也無法及時采取針對性措施，對醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容也無法界定，最終導(dǎo)致管理范圍的不明確，讓很多優(yōu)秀的檔案資源流失。很多醫(yī)院其他工作人員對檔案的利用領(lǐng)域也是很少了解，主要是相關(guān)部門缺乏對檔案信息的宣傳，只注重提供必要的檔案資料。例如，在廣醫(yī)三院譚兆樓建設(shè)過程中，整個工程從未對土地使用證明進(jìn)行辦理，在工程建設(shè)中出現(xiàn)了很多問題，為了避免相同情況的再次出現(xiàn)，檔案室拿出了市鎮(zhèn)府對該醫(yī)院的“接收令”和征地證明，進(jìn)而實現(xiàn)了土地使用證的補辦，避免了醫(yī)院在經(jīng)濟建設(shè)過程中出現(xiàn)巨大損失。但后期該醫(yī)院的檔案部門并沒有對此事進(jìn)行宣傳，更未引起相關(guān)管理人員的注意[1]。

2.4 檔案編研成果缺乏時效性

醫(yī)院現(xiàn)有的編研材料主要來源于內(nèi)部信息，以一些原始材料為主，并對實施進(jìn)行羅列和推理，不僅沒有將外部信息融入在其中，由于主動服務(wù)意識的缺乏，導(dǎo)致信息編研成果十分落后。另外，由于編制檔案參考資料并沒有將宣傳教育作用最大限度的發(fā)揮出來，對檔案信息的利用率產(chǎn)生了較大的影響。由于上述這些問題的存在，讓很多醫(yī)院檔案的開發(fā)利用性無法得到增強，導(dǎo)致很多檔案的價值無法進(jìn)一步發(fā)揮出來。

3 如何做好醫(yī)院檔案的利用工作

3.1 對醫(yī)院的檔案室藏進(jìn)行豐富

在醫(yī)院檔案利用過程中，想要將檔案室的社會功能充分發(fā)揮出來，就必須保證檔案室藏的豐富性。就目前檔案管理現(xiàn)狀來看，由于人們?nèi)狈︶t(yī)院檔案的重視程度和缺乏完整性的信息資源，相關(guān)醫(yī)院管理人員應(yīng)做到以下幾點：第一，對檔案室藏的含義進(jìn)行理解和認(rèn)識。但檔案室藏的豐富，并不是毫無目的的增加室藏量，更不是單一的提升檔案數(shù)量。這里提到的豐富主要是對檔案的種類進(jìn)行增加，以此來實現(xiàn)檔案質(zhì)量的有效提升。第二，結(jié)合多種方式做好檔案搜集和整理工作。檔案室藏的豐富，主要通過檔案征集來實現(xiàn)。檔案征集工作在時間上具有較強的靈活性，站在范圍角度來說，也具有良好的廣闊性。檔案征集人員需要進(jìn)行主動出擊，對各種線索和特征進(jìn)行深入挖掘，同時將征集范圍定格在全社會。檔案征集工作復(fù)雜而繁瑣，具有連續(xù)性和長期性等特點，要求工作人員必須具備較強的責(zé)任心和耐心，更要具備對檔案的判斷能力。

3.2 提升醫(yī)院檔案編研水平

在檔案編研過程中，主要以檔案室的所藏材料為研究對象，從而滿足社會檔案的利用需求，還可以在研究基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案文件編繪、專著撰寫等工作。檔案編研是室藏檔案資源有效開發(fā)和利用的有效方式之一，水平和質(zhì)量直接決定著檔案部門的社會影響力。從實際狀況來看，醫(yī)院檔案室編研水平需要從以下兩方面入手：第一，增強編研力量。截止到目前，醫(yī)院檔案室在編研工作中還存在很多問題，如醫(yī)院管理層對檔案室管理缺乏重視程度、檔案工作人員配備不得力等。因此，醫(yī)院管理人員需要從檔案室的機構(gòu)設(shè)置入手，加強人員和職能配備，并提升對人才隊伍建設(shè)的投入，從而為編研工作的順利開展創(chuàng)造有利條件。第二，提高編研質(zhì)量。編研工作主要是向社會提供檔案服務(wù)，屬于檔案利用過程中的基礎(chǔ)工作。編研人員在工作中需要遵循實用性原則，在原有基礎(chǔ)上提高產(chǎn)品質(zhì)量。例如，工作人員可以將現(xiàn)代化信息技術(shù)投入到編研工作之中，可幫助工作人員撰寫出價值更高的編研作品，將檔案室的社會功能全面激發(fā)出來[2]。

3.3 提升管理人員的自身素質(zhì)

在管理人員自身素質(zhì)提高過程中，首先要進(jìn)行的便是思想政治修養(yǎng)的提升，對檔案人員的職業(yè)道德進(jìn)行牢牢遵守。在工作過程中，醫(yī)院檔案管理人員需要具備較高的政治品德，對檔案事業(yè)具備較高的熱愛。還要做到忠于職守，愛崗敬業(yè)，對全心全意為人民服務(wù)的思想進(jìn)行樹立。另外，還要做到遵紀(jì)守法，堅持原則，加強責(zé)任意識和觀念，對各項規(guī)章制度進(jìn)行執(zhí)行和遵守，從而實現(xiàn)民眾秘密的有效保護(hù)。其次，對業(yè)務(wù)素養(yǎng)進(jìn)行提升，利用相關(guān)工作的合理開展，為檔案利用價值提供保障，努力將自己鍛煉成一個合格的檔案管理人員。例如，作為一名檔案管理人員，無論是檔案相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，還是其他專業(yè)畢業(yè)的，都需要對醫(yī)院的基本管理知識進(jìn)行掌握，對醫(yī)療、護(hù)理方面等內(nèi)容進(jìn)行了解這對于檔案管理工作的開展具有重要意義。又如，在醫(yī)院的某項新課題和新研究之中，檔案管理人員需要對其進(jìn)行初步了解，只有這樣，才能確保檔案管理工作的全面開展。

3.4 提升檔案室現(xiàn)代化設(shè)備管理水平

在醫(yī)院檔案利用過程中，計算機技術(shù)對檔案室的功能提升具有較大作用。首先，工作人員需要對計算機實施嚴(yán)格管理，從而進(jìn)一步提升檔案管理工作的工作效率。截止到目前，很多醫(yī)院的檔案室已經(jīng)引入了電子計算機，并對檔案信息進(jìn)行錄入，但整體上并未實現(xiàn)檔案計算機化管理，導(dǎo)致整體工作效率偏低。其次，對醫(yī)院檔案信息網(wǎng)進(jìn)行全面完善，促使各類信息資源實施共享。在這其中，檔案信息顯得十分重要，為了將檔案管理的作用充分發(fā)揮出來，應(yīng)加強對信息網(wǎng)絡(luò)的全面建設(shè)，將檔案的社會功能全面激發(fā)出來。另外，醫(yī)院還應(yīng)該對內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全面完善，設(shè)立檔案信息在線專項服務(wù)，進(jìn)一步提升資源的應(yīng)用效率，避免信息浪費等情況的發(fā)生[3]。

3.5 做好檔案利用和保密工作

在檔案利用和保密工作中，應(yīng)該將“保、放”思想充分結(jié)合在一起。還要對保密和利用之間的關(guān)系進(jìn)行有效處理，既要做到積極防范，還要為相關(guān)工作的開展提供便利條件。例如，在日常工作中，檔案管理人員需要對檔案保密工作提高重視程度，做到盡職盡責(zé)。受到傳統(tǒng)保密工作的影響，導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案工作存在明顯的重保輕用現(xiàn)象，降低了檔案信息的利用率。這樣一來檔案利用工作將會出現(xiàn)很多弊端，如檔案價值降低、檔案資源浪費等。很多管理人員也不能在工作中及時的對情況進(jìn)行了解，導(dǎo)致檔案管理價值無法在實際應(yīng)用中突顯出來。另外，各個醫(yī)院還要根據(jù)實際情況，對檔案利用制度進(jìn)行建立，確保在檔案利用的同時，檔案內(nèi)容不會被泄露出去，以此來保證檔案信息的完整性。

4 結(jié)語

綜上所述，如果檔案無法實現(xiàn)開發(fā)和利用，具體的價值將無法體現(xiàn)出來。在實際工作中，任何機構(gòu)和個人都可能成為檔案的利用者，這也提升了檔案信息完整性的重要程度。檔案與企業(yè)和社會的發(fā)展息息相關(guān)，更是一個民族、一個國家的財富象征。因此，醫(yī)院應(yīng)該對檔案價值進(jìn)行充分利用，從中汲取到更多養(yǎng)分，為醫(yī)院健康發(fā)展提供有效支持。