企業(yè)檔案管理云計算應(yīng)用策略初探

劉 娟

（中海油石化工程有限公司 山東 濟(jì)南 250101）

1 引言

云計算作為重要的網(wǎng)絡(luò)計算模式和關(guān)鍵應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)施，從提出概念十多年來發(fā)展非常迅速，深入影響了信息技術(shù)、檔案管理等產(chǎn)業(yè)行業(yè)。企業(yè)檔案是社會檔案的重要組成部分，實現(xiàn)云存儲云計算對推動企業(yè)發(fā)展具有重要作用。

2 檔案管理云計算的特點

檔案管理云計算具有實現(xiàn)信息共享、提高資源利用率、降低運行維護(hù)成本等多種優(yōu)勢，是推動數(shù)字檔案、智慧檔案發(fā)展的重要驅(qū)動力量。

（1）具有超大規(guī)模，海量存儲的特點。檔案資料首先要解決存儲問題，這是一項工作量龐大、內(nèi)容豐富、數(shù)據(jù)繁多、領(lǐng)域廣泛、結(jié)構(gòu)多樣的復(fù)雜性工作，占用大量的存儲空間。云存儲具有相當(dāng)?shù)囊?guī)模，可以多達(dá)幾萬、幾十萬甚至上百萬服務(wù)器，私營企業(yè)也可以達(dá)到千臺服務(wù)器，能夠有效解決紙質(zhì)檔案空間不足和本地計算機存儲空間不足的問題。另外，云存儲的規(guī)?？梢詣討B(tài)擴(kuò)展，滿足應(yīng)用規(guī)模增長所需。

（2）具有虛擬化、共享性的特點。云計算檔案服務(wù)器支持用戶在終端位置通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)獲取查詢、下載等應(yīng)用，不需要了解應(yīng)用運行的具體位置和原理。企業(yè)檔案部門將檔案資源上傳入云存儲中，借助云平臺可以實現(xiàn)不同部門之間的信息查詢、調(diào)用和共享，避免了檔案信息數(shù)據(jù)的重復(fù)整理、存儲、上傳，適用于對固定資產(chǎn)、個人信息、企業(yè)數(shù)據(jù)、入庫圖紙等數(shù)字檔案進(jìn)行管理。

（3）具有按需服務(wù)、成本低廉的特點。云存儲是一個海量的資源共享池，企業(yè)用戶可以按需購買、使用，可以按流量、數(shù)據(jù)庫模塊計費。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要投入大量的人力、財力、物力，僅檔案資料存儲就需要占用大量空間，而且紙質(zhì)檔案在查詢、翻閱的過程中逐漸老化磨損，需要經(jīng)常修復(fù)補救，成本很高。采用云存儲云計算后，各部門大量的檔案信息存儲到云服務(wù)器，節(jié)省了檔案空間，檔案的查詢和利用都是數(shù)字化、信息化、自動化，這種集中式管理使企業(yè)和終端用戶無需負(fù)擔(dān)高昂的檔案數(shù)據(jù)管理成本。

（4）具有管理效率高、可靠性高的特點。云存儲、云服務(wù)可隨時隨地調(diào)用、排查需用檔案信息，大大提高了工作效率。許多企業(yè)檔案涉及商業(yè)機密、個人隱私等資料，云存儲可使用數(shù)據(jù)多副本容錯、計算節(jié)點同構(gòu)可互換等措施來確保數(shù)據(jù)安全，保障服務(wù)的高可靠性，可對異常死機、系統(tǒng)癱瘓、網(wǎng)絡(luò)中斷、病毒攻擊等情況采取多種保護(hù)措施[1]，使用云計算比使用本地計算機可靠性要高。

3 當(dāng)前企業(yè)檔案實現(xiàn)云計算存在的主要問題

（1）企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。企業(yè)檔案類別多，特別是對于設(shè)計院、研究院等類型企業(yè)，圖紙資料多、圖幅大小不一，紙質(zhì)檔案存儲需要專門的空間、貨架，即便是采用計算機存儲，也往往存在設(shè)備老化、軟硬件數(shù)據(jù)接口不兼容等問題，特別是早期的數(shù)字化檔案，可能因為沒有統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口造成大量電子數(shù)據(jù)無法上傳。一般企業(yè)檔案室空間狹小、常年失修，缺乏防盜、除塵、防火、防潮、防蟲的必要保護(hù)設(shè)施，計算機服務(wù)器和終端存在環(huán)境安全隱患。

（2）檔案完整性和數(shù)字化程度較低。大部分企業(yè)檔案由企業(yè)內(nèi)部各個職能部門形成、錄入或者提交，個別部門認(rèn)為檔案是個人或者部門的研究成果，上交缺乏積極性，或者部分核心檔案不上交，致使檔案不完整，檔案價值大大降低。企業(yè)紙質(zhì)檔案有可能因為材料字跡模糊、照片污損殘缺等不易實現(xiàn)數(shù)字化或者數(shù)字化失真。另外，企業(yè)檔案的音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)偏少，數(shù)字化程度低。

（3）專業(yè)檔案管理人才嚴(yán)重不足。檔案數(shù)字化和檔案管理云服務(wù)是一項專業(yè)性很強的工作，企業(yè)檔案管理人員要熟悉檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[3]，更加有效收集、整理、保存、管理檔案；要熟悉企業(yè)內(nèi)各職能部門提交檔案的基本內(nèi)容，收集核心資料數(shù)據(jù)，保持檔案完整；要具備一定的計算機和云計算知識，熟悉云服務(wù)平臺客戶端操作，會簡單檢查、維修、更新。當(dāng)前，企業(yè)內(nèi)部經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)具備綜合素質(zhì)的檔案人員嚴(yán)重缺乏。

4 加快推進(jìn)企業(yè)檔案實現(xiàn)云計算應(yīng)用策略

當(dāng)前，要把握檔案管理云計算的發(fā)展機遇，從加強電子文件管理、加快數(shù)字檔案服務(wù)平臺建設(shè)、推進(jìn)云平臺服務(wù)中心應(yīng)用、強化云安全保障等方面，加快推進(jìn)企業(yè)檔案實現(xiàn)云存儲云計算。

（1）加強電子文件管理。電子文件管理是國家戰(zhàn)略，企業(yè)是電子文件產(chǎn)生的源頭，應(yīng)該嚴(yán)格落實電子文件形成、接收、保存、保密等主體責(zé)任，按照存量數(shù)字化和增量電子化的要求開展數(shù)字檔案資源建設(shè)。企業(yè)應(yīng)按照現(xiàn)行的云計算環(huán)境電子文件法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，逐步建立健全企業(yè)內(nèi)部管理制度，在電子文件產(chǎn)生錄入、歸檔移交、保管利用等方面制定管理細(xì)則并嚴(yán)格執(zhí)行。企業(yè)要對電子文件管理流程進(jìn)行再造，對電子文件來源、電子文件管理組織結(jié)構(gòu)、電子文件管理流程集成等進(jìn)行優(yōu)化[3]，擺脫企業(yè)內(nèi)部原有檔案管理組織機構(gòu)約束。在產(chǎn)業(yè)層面，檔案管理部門應(yīng)該加強對電子文件管理的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，積極構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件管理體系。

（2）加快數(shù)字檔案平臺建設(shè)。企業(yè)檔案云服務(wù)平臺是運用云計算技術(shù)構(gòu)建的檔案基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)對檔案資源的云存儲、云管理、云計算，提供檔案歸檔、存儲應(yīng)用，為需求者提供檔案檢索利用服務(wù)，其構(gòu)架包括基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)層、管理層和應(yīng)用層[4]。檔案管理部門要強化檔案系統(tǒng)數(shù)字導(dǎo)向，加快數(shù)字檔案館建設(shè)；云計算服務(wù)商應(yīng)該加快檔案平臺開發(fā)進(jìn)度，與需求企業(yè)對接開發(fā)適合企業(yè)實際的子系統(tǒng)；企業(yè)應(yīng)該加快分部門、分系統(tǒng)平臺測試，并做好與數(shù)字檔案館的對接。

（3）推進(jìn)云平臺服務(wù)中心應(yīng)用。使用云服務(wù)核心目標(biāo)是優(yōu)化檔案查詢利用，實現(xiàn)信息資源共享。目前云檔案平臺實現(xiàn)方式主要包括檔案館云存儲、基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)云平臺、軟件服務(wù)平臺、館際云服務(wù)平臺等多方面[5]。企業(yè)構(gòu)建好服務(wù)平臺，數(shù)字檔案就從個體計算機存儲、聯(lián)合服務(wù)器存儲升級為云存儲，可以打破信息孤島，大大提高資源利用率。檔案管理部門應(yīng)該加快推動平臺中心應(yīng)用，在智慧社會管理、智慧城管、智慧物業(yè)等專題方面推進(jìn)檔案共享，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)社會效益，提升服務(wù)水平。各需求企業(yè)可以根據(jù)實際情況鼓勵職工、公眾利用云平臺服務(wù)中心上傳、查詢、下載、應(yīng)用檔案，提高平臺利用率，助推企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（4）強化云安全保障。數(shù)字檔案安全問題是底線，企業(yè)對數(shù)字檔案資源的安全性、保密性、可用性要求非常高。云服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)該首先從技術(shù)上創(chuàng)造以數(shù)據(jù)安全、資料保密和隱私保護(hù)為首要目標(biāo)的云環(huán)境，其次第三方服務(wù)端和企業(yè)管理端應(yīng)該重點從訪問控制管理、用戶權(quán)限管理、風(fēng)險控制管理等方面加強管理[6]，健全用戶管理、授權(quán)、認(rèn)證等操作規(guī)則，降低用戶對安全問題擔(dān)憂。對于企業(yè)用戶隱私問題，國家應(yīng)該從法律法規(guī)層面健全保護(hù)體系，保障信息數(shù)據(jù)安全可靠。