事業(yè)單位電子自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建設(shè)

趙 辛

（吉林省疾病預(yù)防控制中心 吉林 長(zhǎng)春 130061）

1 引言

近年來，隨著社會(huì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)的應(yīng)用給各個(gè)行業(yè)的工作帶來很大的便利，信息化也迎來了一個(gè)新的發(fā)展階段。對(duì)于事業(yè)單位來講，其業(yè)務(wù)流程相對(duì)比較復(fù)雜，工作內(nèi)容繁多，信息之間的溝通交流也是相對(duì)比較復(fù)雜，也容易造成事業(yè)單位各部門之間的合作效率低下，工作的積極性比較差，整體的辦事效率也是比較低，事業(yè)單位的發(fā)展也不能更好的適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展需求。

2 辦公自動(dòng)化相關(guān)內(nèi)容的闡述

辦公自動(dòng)化是借助電子計(jì)算機(jī)工具和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成一系列的工作，這也是當(dāng)前信息時(shí)代的重要工作內(nèi)容，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)在各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)的使用也成為當(dāng)前比較先進(jìn)的工作方式。對(duì)于事業(yè)單位來講，工作的效率和工作質(zhì)量是非常重要的，也是制約事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵因素，事業(yè)單位要提升競(jìng)爭(zhēng)力，需要不斷進(jìn)行內(nèi)部的改革，提升事業(yè)單位的工作效率。

3 事業(yè)單位系統(tǒng)化建設(shè)的內(nèi)容和意義

事業(yè)單位在進(jìn)行發(fā)展過程中，建立統(tǒng)一的電子自動(dòng)化辦公系統(tǒng)平臺(tái)，可以有效的實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部文件的傳輸，實(shí)現(xiàn)公用辦公、領(lǐng)導(dǎo)辦公和網(wǎng)上審批等的相關(guān)程序，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)同合作，可以優(yōu)化工作流程，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、政務(wù)公開化一體管理，提高事業(yè)單位的整體信息化管理的效率。

在傳統(tǒng)的管理模式下，團(tuán)隊(duì)之間的合作沒有很大的效率，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于員工的工作任務(wù)并不是很明確，員工之間的交流也是比較少，大家之間互相不知道對(duì)方的工作情況，電子自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)使上下級(jí)之間的信息溝通更加便利，領(lǐng)導(dǎo)可以細(xì)致的了解員工的工作任務(wù)，可以根據(jù)員工的工作情況進(jìn)行指導(dǎo)，團(tuán)隊(duì)之間的合作更加緊密，也大力提高了工作效率和員工的工作執(zhí)行力。對(duì)于事業(yè)單位來講，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的重要因素，通過將單位之間的工作有機(jī)的聯(lián)系起來，使各個(gè)部門之間連成一個(gè)整體，明確各部門的權(quán)責(zé)，可以有效的提高工作效率。同時(shí)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的建設(shè)，可以有效的幫助單位對(duì)相關(guān)的工作流程進(jìn)行改進(jìn)，優(yōu)化相關(guān)的工作流程內(nèi)容，根據(jù)單位的相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行靈活的配置，可以有效地提高管理人員對(duì)于相關(guān)工作的管理，提高員工的工作能力，不斷提高單位的工作效率，促進(jìn)單位的有序發(fā)展。

4 單位電子自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)

電子自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的建設(shè)可以有效的簡(jiǎn)化事業(yè)單位的日常業(yè)務(wù)活動(dòng)，處理好內(nèi)部的各種公文辦理，同時(shí)可以有效的處理好與其它單位之前的業(yè)務(wù)來往。一是公文流轉(zhuǎn)是事業(yè)單位日常辦公的重要業(yè)務(wù)活動(dòng)，處理單位內(nèi)部的各種公文，公文的流轉(zhuǎn)的相關(guān)內(nèi)容包括：發(fā)文擬稿、部門各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批、最終的核對(duì)和蓋章等的一些流程。二是個(gè)人業(yè)務(wù)的處理，主要是用戶在登錄系統(tǒng)之后，在系統(tǒng)的頁面中就會(huì)顯示待辦事宜，其中主要包括：會(huì)議的相關(guān)通知，領(lǐng)導(dǎo)交代的相關(guān)工作，還有一些電子公文和公告等。例如，員工在系統(tǒng)中看到一條會(huì)議的通知信息，需要用鼠標(biāo)將其點(diǎn)開，就會(huì)看到會(huì)議的有關(guān)界面內(nèi)容。三是日常辦公，事業(yè)單位的日常辦公事宜主要有人事管理、會(huì)議日常安排以及辦公用品的申領(lǐng)等的一些業(yè)務(wù)情況。

5 電子自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的技術(shù)要求

電子自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的技術(shù)是辦公系統(tǒng)能夠有效應(yīng)用的重要部分，在傳統(tǒng)的辦公室工作中，員工都是通過私人電腦來輔助個(gè)人的工作，在引進(jìn)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)之后，員工之間的業(yè)務(wù)可以有效的連接起來，大家之間可以有效的進(jìn)行溝通交流。電子自動(dòng)化辦公系統(tǒng)包括的技術(shù)要求有：一是系統(tǒng)普遍采用模塊化的結(jié)構(gòu)，有利于進(jìn)行開發(fā)和擴(kuò)展，便于用戶將辦公系統(tǒng)的一些需求擴(kuò)展到系統(tǒng)的平臺(tái)之上，可以詳細(xì)的進(jìn)行文檔的指導(dǎo)。二是圖形化設(shè)計(jì)，工作流平臺(tái)可以提供圖形化設(shè)計(jì)流程的功能，系統(tǒng)中的相關(guān)元素可以經(jīng)過拖拽進(jìn)行編輯，同時(shí)信息化在不斷發(fā)展過程中，提供標(biāo)準(zhǔn)的接口可以無縫內(nèi)嵌到相應(yīng)的程序頁面中。三是系統(tǒng)中都具備一些可視化的報(bào)表，提供這樣的設(shè)計(jì)功能，要求一般和制作電子表格的操作相似，有利于用戶方便的設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。四是還具備統(tǒng)一身份證服務(wù)，系統(tǒng)中的每一個(gè)應(yīng)用都會(huì)通過統(tǒng)一的認(rèn)證服務(wù)進(jìn)行身份的驗(yàn)證，可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的權(quán)限管理，避免一些信息過于冗雜導(dǎo)致安全隱患，系統(tǒng)中的權(quán)限設(shè)置可以具體到人、部門和崗位等的不同維度進(jìn)行管控，可以通過IP地址限制、用戶名密碼認(rèn)證等的方式。四是進(jìn)行個(gè)性化桌面功能設(shè)置，可以根據(jù)不同的用戶需求進(jìn)行個(gè)性化桌面的設(shè)計(jì)，可以在桌面上對(duì)模塊進(jìn)行拖拽，放在指定位置，形成需要的一種個(gè)性化的桌面，同時(shí)還可以進(jìn)行桌面的布局，從互聯(lián)網(wǎng)中下載一些軟件，結(jié)合桌面上的自定義功能，可以將一些有用的信息引入到辦公平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)信息之間的交流。五是電子自動(dòng)化辦公系統(tǒng)可以提供一定的分權(quán)管理，系統(tǒng)的管理者可以將這種管理權(quán)限分給下屬的一些企業(yè)或者是單位的管理者，各級(jí)的管理者根據(jù)權(quán)限對(duì)所在的部門或者是單位的相關(guān)信息進(jìn)行監(jiān)管。

6 結(jié)語

綜合所述，近年來社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在企業(yè)中，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)相對(duì)比較復(fù)雜，工作流程比較繁雜，傳統(tǒng)的信息溝通已經(jīng)不能適應(yīng)這種發(fā)展情況。單位電子自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的建設(shè)可以有效的實(shí)現(xiàn)單位中部門之間、職工之間的信息溝通和交流，可以有效的提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息之間的互動(dòng)交流，滿足當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展需求。