關于創(chuàng)新企業(yè)檔案利用服務工作的思考

江 舟

（中國電建集團湖北工程有限公司 湖北 武漢 430040）

1 檔案利用服務工作概述

檔案利用服務工作，簡而言之，就是檔案工作人員以檔案用戶的檔案信息需要為導向，借助館藏資源，通過特定的方式和途徑，滿足不同類型檔案用戶檔案需求的過程。社會經(jīng)濟的發(fā)展促使了人們檔案意識的增強，檔案原始記錄性的特點使檔案成為人們工作生活的關鍵性依據(jù)，檔案利用服務工作的廣度和深度不斷發(fā)展。

目前，電建設計單位的檔案管理已經(jīng)從過去的手工接收、登記等，向利用檔案信息管理系統(tǒng)進行檔案管理。通過數(shù)字檔案館的建設，利用檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案管理的電子化、信息化和自動化，大大提高了檔案管理的檔次 。當前檔案用戶對檔案利用工作的要求主要體現(xiàn)在對查找信息質量和效率的要求，即用戶希望獲取的信息是全面的、準確的，同時也希望檔案部門能在最短的時間內提供用戶所需的信息 。

但是從目前企業(yè)檔案利用服務的現(xiàn)狀來看還存在一，利用手續(xù)較為繁復。由于檔案保密性強，加上電建設計企業(yè)檔案科技價值大，部分檔案密級程度高，基于保護商業(yè)秘密，故利用手續(xù)也較為繁復，二，服務功能有待進一步創(chuàng)新發(fā)展，三，檔案工作人員知識要不斷更新，適應數(shù)字化檔案館建設的需要。

2 檔案利用服務創(chuàng)新內容

檔案利用服務創(chuàng)新就 是不斷根據(jù)市場與 社會環(huán)境的變化，以創(chuàng)新精神適應信息化發(fā)展，滿足用戶檔案利用需求。主要包括以下內容：一是檔案利用服務職能得到創(chuàng)新，即由傳統(tǒng)的檔案實體保管型向現(xiàn)代的檔案信息利用型轉變，實現(xiàn)規(guī)范服務；二是服務方式創(chuàng)新，由實體型向信息型轉變，由提供檔案實體轉變?yōu)闄n案信息服務，加強深層次開發(fā)，促進高層次利用；三是服務手段創(chuàng)新，由手工型向技術型轉變，把人工分類、整理、編研等工作，用計算機工具實現(xiàn)分類、整理、檢索、存儲、利用一條龍服務；四是服務質量創(chuàng)新，既要主動熱情，又要準確、快速解決問題，做到有效服務；五是服務條件創(chuàng)新，樹立超前意識，前瞻工作動態(tài)，科學預測未來，應用現(xiàn)代科技方法和手段，提高服務條件水平。

3 創(chuàng)新檔案利用服務工作的對策

3.1 建立健全檔案管理制度

我們企業(yè)檔案多、范圍廣，為使檔案工作有條不紊的進行，在檔案工作之初就建立健全各項規(guī)章制度，特別是在電子檔案方面，嚴格按照《電子文件歸檔與整理規(guī)范》、《數(shù)字檔案館電子文件管理規(guī)定》等規(guī)定，進行電子檔案的收集、整理工作，同時要求建議各單位專業(yè)工程技術人員負責檢驗檔案的真實性和準確性，然后由檔案管理員負責檢驗檔案的標準化、規(guī)范化及數(shù)字化處理；其次，在檔案利用方面除了完善已有的《數(shù)字檔案館科技檔案借閱管理制度》外，還建立健全檔案利用信息反饋制度，關注檔案用戶利用檔案的實際情況，切實了解用戶的檔案需求。

3.2 豐富館藏資源

豐富的館藏資源、合理的館藏結構是做好檔案利用工作的前提。電建勘測企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中的真實記錄，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程與成果的真實記錄，在重復利用、預測發(fā)展趨勢、輔助決策和學習總結過往經(jīng)驗等方面具有至關重要的作用 。擁有一定質量和數(shù)量的檔案資源是做好檔案利用工作的前提。檔案工作人員應及時、準確、全面的收集檔案，同時做好分類歸檔、數(shù)字化處理、價值鑒定等基礎業(yè)務工作，規(guī)范、科學的管理檔案。

3.3 轉變服務觀點，提高服務質量

檔案工作者應本著“利用者第一、服務至上”的觀點，檔案對企業(yè)的價值在于各個方面，對外在于滿足企業(yè)市場拓展、應對各種評估以及文化與宣傳需要，對內則在于高層決策與內部控制、基層管理與執(zhí)行、員工心理與歸屬等，檔案工作人員應該詳細分析本單位上下人員對檔案需求的內容，有針對性的開發(fā)檔案，主動服務。具體來說，一是要主動掌握本企業(yè)年度重點工作、重點情況，采用征求意見、統(tǒng)計整理檔案利用情況等多種方式調研利用者的需求，有針對性地開展檔案利用工作，使檔案的利用效果最大化，二是在利用過程中，重視完善基礎業(yè)務管理 ；三是拓展檔案信息利用方式，傳統(tǒng)利用在于利用者到檔案室查閱所需原件，新時期應該拓展利用方式，既要提供傳統(tǒng)的借閱、出借、復制等服務方式，同時還要將借閱服務與電話、郵件、網(wǎng)絡等方式結合起來，充分利用信息技術，建立信息交流平臺，通過設定訪問與溝通權限，嚴格保守商業(yè)秘密的前提下實現(xiàn)全天候無障礙高效服務。

3.4 加強檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案編研工作是開發(fā)利用檔案信息資源的重要形式和途徑，具有很強的針對性和實用性。電建勘測設計企業(yè)產(chǎn)生的檔案中蘊含著豐富的經(jīng)濟、科技價值，通過對其二次開發(fā)，滿足檔案利用人員的工作需求。檔案匯編的內容包括，專題匯編（包括規(guī)章制度匯編、專題文件匯編、榮譽證書匯編等）、專題材料（如大事記、年鑒、組織 沿革、科研成果 簡介、工程項目簡介、市場變化等）以及一些深層次加工材料，例如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標的統(tǒng)計分析、重大事故原因的研究分析及企業(yè)史志等。此外，利用聲像檔案還可以進行視頻制作，這將企業(yè)發(fā)展形象生動展現(xiàn)在員工面前，在對外宣傳和增強企業(yè)員工歸屬感和榮譽感方面有重要作用。與此同時，還可以加強對電建勘測設計企業(yè)知識化檔案信息產(chǎn)品的開發(fā)，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供依據(jù)。

3.5 進一步加強檔案工作人員知識的不斷更新

在電建設計行業(yè)，檔案部門工作人員除了積極參與業(yè)務培訓外，還應積極關注檔案領域最新動態(tài)，加快知識更新的步伐，不斷解放思想、轉變觀念、開拓創(chuàng)新，在檔案管理與服務中大膽采用一些新標準、新技術和新方法。以創(chuàng)新的精神、創(chuàng)新的思路和創(chuàng)新的措施，研究和處理信息化帶來的電子文件新情況新問題，建立適應社會主義市場經(jīng)濟和對外開放需要的檔案管理形式和方便檔案開發(fā)利用的方式方法，不斷完善和努力開辟多途徑、多渠道的檔案利用服務工作，變被動服務為主動服務。

總之，信息化時代，檔案工作的服務方式與服務內容，與傳統(tǒng)檔案利用服務相比，發(fā)生了十分巨大的變化。加強新時期電建設計企業(yè)檔案工作，加強企業(yè)檔案工作人員的知識更新，培養(yǎng)一支檔案信息化 隊伍。

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