電子注冊在高校學籍學歷管理工作中的應用簡介

聶孝燕

（淮陰師范學院教務處 江蘇 淮安 223300）

1 引言

進入二十一世紀以來，高等教育事業(yè)也呈現(xiàn)出了蒸蒸日上的新氣象。然而，高校辦學與招生規(guī)模的發(fā)展也使教務管理工作的壓力持續(xù)增加，尤其是對學籍與學歷管理工作。為適應新形勢下學籍與學歷管理的發(fā)展需求，電子注冊成為高校學籍與學歷管理正常、高效運轉和教學質量的重要保障。

電子注冊是運用現(xiàn)代信息技術，采用國家、省、學校三級管理管理制度的現(xiàn)代化管理方法。教育部于2001年2月正式頒布了《高等教育學歷證書電子注冊暫行規(guī)定》，并規(guī)定自2001年9月1日起全國各類普通高等學校均需落實學歷證書電子注冊制度，開啟了學歷證書電子注冊制度時代[1]；2007年3月下發(fā)了《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》，至此，高校學籍與學歷管理均實現(xiàn)了電子注冊。

與傳統(tǒng)管理方式相比，學籍與學歷電子注冊可更好地督促高校規(guī)范辦學行為，從源頭上杜絕違規(guī)招生，保障招生錄取工作的公平與公正。此外，學籍與學歷電子注冊，幫助高校把住了學生的進口關與出口關，為監(jiān)督和規(guī)范高校招生錄取工作、避免學籍糾紛、加強省級部門的監(jiān)管職責、增強國家對學歷證書管理的有效性提供了重要保障。

2 高校學籍與學歷電子注冊工作流程

高校學籍與學歷電子注冊工作主要由新生學籍電子注冊、學年注冊和學歷注冊三大部分組成，其中新生學籍注冊是電子注冊的首要工作，是在校生學年注冊和學歷注冊得以延續(xù)的基礎和保障。

2.1 新生學籍注冊流程與注意事項

新生學籍注冊工作或稱新生入學注冊的主要任務是審核各高校上報新生錄取身份合法性和完整性。高校教務工作人員在每年新生錄取工作結束后，匯總各招生部門的新生錄取數(shù)據(jù)，并按照教育部學籍學歷管理平臺中要求的字段信息制作一個DBF格式數(shù)據(jù)庫文件。之后將所有數(shù)據(jù)信息打印并讓每位學生逐項核對并簽字確認，若有信息錯誤，需及時完成修改工作。各高校將新生報到數(shù)據(jù)整理完成并確認無誤后，需在規(guī)定時間內上傳至學籍學歷信息管理平臺，只有上傳的數(shù)據(jù)與招生錄取庫中的數(shù)據(jù)完全吻合的學生才能成功注冊并取得學籍。所有未經學籍注冊的學生均無學籍，即使其已在校就讀，畢業(yè)后所獲畢業(yè)證書也將無法通過學歷認證。

在新生學籍注冊過程中，為順利進行數(shù)據(jù)上傳及避免后續(xù)審核工作中的麻煩，需注意以下事項：首先，新生數(shù)據(jù)DBF文件中的字段類型和長度需嚴格按照教育部相關要求進行操作，并且數(shù)字和姓名字段中不可出現(xiàn)空格。其次，需將學校各招生單位匯總的實際錄取數(shù)據(jù)與從教育部平臺下載的錄取數(shù)據(jù)進行對照，若發(fā)現(xiàn)二者有不相符的學生信息，需及時與省招考辦工作人員聯(lián)系，以保證教育部平臺下載信息的完整性。最后，在上傳新生學籍數(shù)據(jù)時，還需對待上傳數(shù)據(jù)進行格式校驗，格式校驗通過后再以教育部數(shù)據(jù)為準進行所上傳新生信息的審核。

2.2 在校生學年注冊流程與注意事項

學年注冊是在學籍電子注冊的基礎上對具有學籍的在校學生學習資格的一種認定，是根據(jù)學生在校期間的信息修改、學籍變動、獎懲等狀態(tài)進行“注冊學籍”、“保留學籍”、“休學復學”、“注銷學籍”動態(tài)管理的過程。學年注冊是2008年8月教育部學籍學歷信息管理平臺增加的注冊內容[2]，教育部《關于普通高等學校學生學年電子注冊的通知》中規(guī)范了其工作流程：第一步，登錄學籍學歷信息管理平臺；第二步，在“在校生模塊”中對處于待注冊狀態(tài)的學生進行注冊或暫緩注冊；第三步，學籍異動情況，包括休學（復學）、轉專業(yè)、轉學、留級（降級）等；第四步，學籍記載，包括學生的獎勵、處分等；第五步，學籍注銷，包括取注學籍、退學、死亡等。學年注冊通過統(tǒng)計注冊情況和分析學籍變動，對學生學籍、獎懲、誠信等信息及時更新，對實現(xiàn)高校學生在校期間全程規(guī)范化、信息化管理具有重要作用。

學年注冊過程中，需注意的事項如下：首先，開始注冊前所有在校生學籍狀態(tài)均為待注冊狀態(tài)，需完全按照在校生實際情況整理有學籍學生信息。其次，注意在校生總數(shù)為注冊學籍人數(shù)、暫緩注冊人數(shù)、保留學籍人數(shù)及休學人數(shù)之和，需根據(jù)各單位上報的學生退學、死亡及取消學籍情況整理學籍注銷名單。再次，若有學生出現(xiàn)降級、留級、跳級、重修、轉專業(yè)、休學、復學、轉出、轉入等情況，需及時整理好學生學籍異動名單，并必須核實轉學日期、轉入學校及省廳審批信息等；最后，根據(jù)學生獎勵、處分、輔修等實際情況，整理學籍記載名單。

2.3 學歷注冊內容與注意事項

已通過新生學籍注冊，并且在各年度學年注冊中均標注了“注冊學籍”，且順利完成學業(yè)的畢業(yè)生可獲得學歷電子注冊資格[3]。學歷電子注冊是各高校按規(guī)定頒發(fā)學歷證書后，將每位畢業(yè)生學歷證書信息上報省級教育行政部門審核后予以注冊，并報教育部備案的過程。學歷信息通過教育部復核后，可獲得國家承認與保護，并同時在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布，以供社會及用人單位隨時查詢。學歷注冊可有效提高工作效率，更好地為高校畢業(yè)生服務并提升高校服務社會的功能。畢業(yè)生資格審查包括兩個階段的工作：第一階段為畢業(yè)生的學歷信息審查，即先讓學生本人核對并確認個人信息，之后將確認后的信息上傳學信網(wǎng)進行畢業(yè)生數(shù)據(jù)預審并對預審后的反饋數(shù)據(jù)進行處理的過程。第二階段為畢業(yè)生學習成績審核，即對畢業(yè)與結業(yè)學生名單進行統(tǒng)計并進行學歷電子注冊，以電子注冊結果為準打印畢證書和結業(yè)證書。

學歷注冊的注意事項如下：首先，學籍管理工作人員每年需與新華社溝通提前開展畢業(yè)生圖像信息采集工作，向學生發(fā)放畢業(yè)生圖像采集卡和具體通知，做好圖像與數(shù)據(jù)的銜接。其次，學歷證書電子注冊有嚴格的時間限定，必須在規(guī)定時間內完成學歷電子注冊工作。再次，為確保畢業(yè)生信息的準確性，需在證書頒發(fā)前對學生的個人信息再次進行核對，確保頒發(fā)畢業(yè)證書的準確性。

3 如何做好學籍與學歷電子注冊工作

3.1 提高認識，更新觀念

不僅局限于教務處學籍與學歷的工作人員，學校領導、職能部門甚至全體師生均需提高對學籍學歷電子注冊工作的重視程度，認識到電子注冊工作在加強高校學籍學歷管理工作中的重要性。學校相關部門需熟悉教育部印發(fā)的《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦法》等文件并組織教務工作者認真學習和領悟。對注冊對象、注冊內容及時間等要求必須充分認識，同時需確保每位學生注冊信息準確、透明，認識到該工作是維持學校正常教育教學秩序和穩(wěn)定大局的重要保障，必須齊心協(xié)力將學生學籍與學歷的電子注冊工作做實、做好。

3.2 增強責任感和事業(yè)心

學籍與學歷管理及電子注冊工作雖然繁瑣，但這關乎每位學生的前途和命運，因此管理人員必須認真負責地為學生做好服務工作，切實解決學生的實際問題和困難。在學籍與學歷管理中，需本著對學生高度負責的態(tài)度開展工作，杜絕一切錯、漏事故及弄虛作假行為，新生學籍電子注冊時上報的數(shù)據(jù)要做到“零差錯”。

3.3 不斷學習，努力創(chuàng)新

信息技術不斷革新，學籍管理平臺也在不斷修改和完善，這就要求每位學籍管理工作人員不斷學習。這種學習不僅包括相關文件與政策的學習，還需學習計算機技術、網(wǎng)絡知識及統(tǒng)計分析方法，以滿足不斷更新的學籍與學歷管理與電子注冊工作的需要。此外，在工作中要積極發(fā)現(xiàn)新問題、新現(xiàn)象，并努力探索，勇于創(chuàng)新，不可閉門造車、墨守成規(guī)，多與同行開展學習與交流活動，取長補短，探求準確、高效的新途徑，淘汰不適應時代發(fā)展的舊方法和舊手段。

總之，隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展，電子注冊工作已成為實現(xiàn)高校學籍與學歷管理信息化、規(guī)范化和透明化的重要措施，同時使高校從招生直到畢業(yè)的全過程規(guī)范化，有利于促進高等教育改革，保證高校教學質量和學校管理，是提高工作效率、更好地為畢業(yè)生就業(yè)服務、提升高校社會服務能力的需要。

[1]李玉珊.淺談高校學籍學歷電子注冊管理與完善[J].職業(yè)教育研究，2011(6)：63-64.

[2]余巍巍，許俐俐.電子注冊制度在高校學籍檔案管理中的運用[J].蘭臺世界，2017(8)：60-62.

[3]孫紅丹.論高校學籍學歷電子注冊的開展與實踐[J].電大理工，2011(4)：25-27.