談環(huán)衛(wèi)管理處檔案管理信息化建設

趙蓉

（山西省文水縣環(huán)衛(wèi)管理中心 032100）

引言

我國經(jīng)濟發(fā)展繁榮的當下，城市化進程不斷加快。在城市快速發(fā)展，人們生活質(zhì)量得到明顯提高的當下，也提高了對城市環(huán)衛(wèi)管理的要求。在新形勢下，環(huán)衛(wèi)管理處必須采取措施適應城市發(fā)展，做好城市環(huán)境衛(wèi)生工作。為此，環(huán)衛(wèi)管理處必須積極做好檔案管理的信息化建設。

1 信息化檔案管理的內(nèi)涵

在認識信息化方面，不同學者從不同角度有不同的闡釋和理解。一種說法為信息化是有機結(jié)合現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術(shù)、現(xiàn)代化通訊技術(shù)、現(xiàn)代化計算機技術(shù)的結(jié)果。但通常來說，信息化指的是在先進的信息技術(shù)，信息資源與國家的信息網(wǎng)絡等種種要素統(tǒng)一作用下產(chǎn)生的結(jié)果。檔案的信息化主要指，相關(guān)人員利用現(xiàn)代化先進信息技術(shù)，加強收集與整理、開發(fā)與利用檔案信息這種資源，進而引發(fā)了檔案管理方式的大變革[1]。以往的檔案管理基本重視保管問題，而在新時期，則是轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案的實體化形式為基礎的數(shù)字化信息，在對信息進行分析的基礎上為社會提供一些服務。

2 環(huán)衛(wèi)管理處建設檔案管理信息化的重要性

城市環(huán)衛(wèi)管理處主要負責治理城市的環(huán)境衛(wèi)生問題，其中垃圾處理是一個比較重要的工作。為了保證城市的環(huán)境衛(wèi)生，很多一線城市已經(jīng)使用了新型環(huán)保的垃圾轉(zhuǎn)運站，并加快了建設速度和建設數(shù)量，以提高垃圾處理效率，滿足城市發(fā)展中的需要和人們生活質(zhì)量提高的需要。在新形勢下，環(huán)衛(wèi)管理處為滿足發(fā)展要求，確保得到規(guī)范化、完整化。系統(tǒng)化的檔案資料，積極建設更好的市容衛(wèi)生環(huán)境，必須要建設信息化檔案管理。

3 環(huán)衛(wèi)管理處建設檔案管理信息化的方案

3.1 轉(zhuǎn)變管理觀念，加強建設檔案信息化的基礎設施

環(huán)衛(wèi)管理處的檔案信息化管理能夠及時供給信息，服務于環(huán)衛(wèi)管理處經(jīng)營活動，使環(huán)衛(wèi)管理的工作需求得到及時滿足。環(huán)衛(wèi)管理處的信息檔案真實記錄各項環(huán)衛(wèi)工作，比如建設垃圾轉(zhuǎn)運站全部資料，從選擇哪個位置、環(huán)保工作、國土面積、規(guī)劃設計、開工取證到具體發(fā)熱施工過程、竣工等，這些資料都在環(huán)衛(wèi)管理處進行保管，其中有較多資料有較為重要的參考價值，有的能夠直接被借鑒到建設其他項目中[2]。同時，環(huán)衛(wèi)管理處建立關(guān)于所在區(qū)域有多少已建和在建的垃圾轉(zhuǎn)運站，其具體的清運總量和所需總經(jīng)費等的電子檔案和電子資料，建設環(huán)衛(wèi)管理處的檔案數(shù)據(jù)庫，指導城市環(huán)衛(wèi)管理工作。與此同時，要建設全國及各省環(huán)衛(wèi)管理的檔案數(shù)據(jù)庫，并彼此共享信息資源，最大程度上將環(huán)衛(wèi)管理處的信息化檔案作用發(fā)揮出來，高效、便捷地分享檔案信息，服務與環(huán)衛(wèi)管理處的生產(chǎn)經(jīng)營服務。

環(huán)衛(wèi)管理處的管理人員需要改變管理觀念，加強建設信息化基礎設施，增加信息化建設的資金投入，確保實施信息化檔案的硬件、軟件都齊全，同時要建設信息資源庫與服務管理系統(tǒng)，方便用戶隨時訪問。依據(jù)現(xiàn)代管理觀念、設備和手段，遵守檔案管理各個程序、各個環(huán)節(jié)的工作標準，從而規(guī)范化、標準化檔案管理。另外，為了保證環(huán)衛(wèi)管理處的檔案信息化管理有一定的章程可以遵循，需要建立健全檔案方面的管理體系，包括收集與保管檔案、利用檔案信息、檔案信息分享、保密、銷毀等等。

3.2 加強建設人才，做好電子檔案管理

檔案管理的信息化建設主要是利用計算機、網(wǎng)絡技術(shù)等服務與公眾和社會。信息化檔案的管理者需要有管理電子文件的知識和基本的計算機知識。為此，需要檔案管理人員樹立終身學習觀，不斷學習信息管理方面的知識和新技能，提高自身服務意識，擁有使用信息工具、獲取檔案信息、鑒定與評估檔案信息、加工與提煉檔案信息等能力。為此，要加強培養(yǎng)檔案管理方面的復合型人才，變革檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，利用多種方式培養(yǎng)人才。檔案管理人員要經(jīng)常更新自己知識庫，適應社會發(fā)展。比如開展針對在職人員的在職培訓、參觀學習其他環(huán)衛(wèi)管理處檔案管理信息化的先進經(jīng)驗等，通過多種方式的再教育，提高檔案管理人員的技能，滿足發(fā)展需要。同時，應該在環(huán)衛(wèi)管理處積極納入網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)據(jù)管理、信息技術(shù)方面的專業(yè)人才，優(yōu)化環(huán)衛(wèi)檔案管理人員結(jié)構(gòu)，成立一支多層次、復合型的管理隊伍，滿足現(xiàn)代化檔案管理需要。

電子文件的歸檔管理需要從環(huán)衛(wèi)管理各個電子文件形成的部門入手，從根本上確保電子文件形成和歸檔不會出現(xiàn)脫節(jié)。比如在建設垃圾轉(zhuǎn)運站時，項目負責人從開始工程就在檔案室拿到特屬于該工程的檔案號，在垃圾轉(zhuǎn)運站的設計中就在設計文件、設計圖紙上反映出來，保證收集與整理文件資料的過程規(guī)范化，確保得到系統(tǒng)、完整的檔案[3]。在檔案管理工作中，要求檔案管理人員認真負責，一線施工人員對施工進程做全面、詳細地記載，并在短時間內(nèi)收集和歸檔，確保電子檔案歸檔的真實性、完整性與及時性。

4 結(jié)語

環(huán)衛(wèi)管理處檔案管理信息化建設是當前，也是未來的主要發(fā)展方向，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息處理與存儲，網(wǎng)絡檔案信息傳遞與收集是未來的必然趨勢，為了建設好環(huán)衛(wèi)檔案信息化，管理人員要及時改變管理理念，加大信息化建設的資金投入，配置軟硬件設施，建設專業(yè)化檔案信息化管理隊伍，推進環(huán)衛(wèi)管理處檔案管理信息化建設進程，推進城市文明建設。

[1]田 真.談環(huán)衛(wèi)管理處檔案管理信息化建設[J].卷宗，2014（11）：48.

[2]鄭敏.試分析新時期環(huán)境衛(wèi)生檔案管理的有效策略[J].農(nóng)業(yè)科技與信息，2016（1）：44.

[3]常茸茸.環(huán)衛(wèi)檔案信息化建設的研究與探討[J].卷宗，2016，6（8）.