建立微信交流群 促進(jìn)企業(yè)信息化管理

沈桂權(quán)（山西神劍建設(shè)監(jiān)理有限公司， 山西 太原 030009）

隨著微信軟件的使用越來(lái)越廣泛，大量信息在不同微信群里傳播，微信群已成為不可或缺的交流平臺(tái)，正在滲透和影響著現(xiàn)代人的工作和生活。充分利用微信實(shí)時(shí)、快捷的傳播優(yōu)勢(shì)，便于員工工作、學(xué)習(xí)、溝通、交流、分享，是公司發(fā)展的重要一環(huán)。山西神劍建設(shè)監(jiān)理有限公司于 2017 年 3 月初開(kāi)始，逐步建立了多層面的微信交流群，使之成為提高公司信息化管理進(jìn)程及搭建學(xué)習(xí)工作的新平臺(tái)。在企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展中，越來(lái)越多地發(fā)揮著特有的作用。公司的總監(jiān)微信交流群，成員由公司領(lǐng)導(dǎo)層、各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人，各項(xiàng)目總監(jiān)理工程師和總監(jiān)理工程師代表 94人組成。此群的建立旨在加強(qiáng)公司領(lǐng)導(dǎo)層與總監(jiān)、總監(jiān)與職能部門(mén)、總監(jiān)與總監(jiān)之間的溝通交流，通過(guò)微信便捷、通暢的特點(diǎn)，促進(jìn)了公司各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展，大大地提高了效率。采取如下四個(gè)方面的工作措施，實(shí)現(xiàn)了公司信息的科學(xué)化管理。

1 制度先行，是信息管理的前提

建群之初，為了保證微信群規(guī)范、健康、高效運(yùn)行，制定了《神劍微信群管理規(guī)定》等管理制度，摘要如下。

（1）明確工作范圍。公司建立的微信群只用于工作交流、信息傳達(dá)，不得發(fā)布與工作無(wú)關(guān)的消息、鏈接及廣告，多次提醒警告未糾正者將撤出本群。

（2）確定發(fā)布信息工作時(shí)間、形式與要求。工作時(shí)間一般為：上午 9：00～10：00、下午 2：00～4：00；形式為每天 2 次用文字、圖片、視頻和語(yǔ)音等方式發(fā)布，群成員可在發(fā)布的時(shí)間查收，無(wú)需回復(fù)，公休日和法定節(jié)假日除外。

（3）交流內(nèi)容。群成員就工作疑問(wèn)、技術(shù)難題、工作心得、精彩圖片、成功經(jīng)驗(yàn)、先進(jìn)事跡、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等均可在群中交流、分享；其他成員可根據(jù)自身情況答疑解惑、交流、探討；好的事跡分享學(xué)習(xí)，差的教訓(xùn)舉一反三，引以為戒，避免重復(fù)犯錯(cuò)。

（4）回復(fù)確認(rèn)。保證網(wǎng)絡(luò)暢通，對(duì)于群內(nèi)反映的各類(lèi)問(wèn)題，相關(guān)職能部門(mén)責(zé)任人及時(shí)予以回復(fù)確認(rèn)。

（5）保守機(jī)密。保守公司機(jī)密，對(duì)群內(nèi)信息、交流分享的工作內(nèi)容等禁止對(duì)外傳播。

2 搭建平臺(tái)，交流溝通便捷高效

總監(jiān)微信群的建立是公司骨干層工作互動(dòng)、上傳下達(dá)的重要平臺(tái)之一，包括工作部署、請(qǐng)求協(xié)助、業(yè)務(wù)交流等均可通過(guò)文字快速發(fā)送或圖片、語(yǔ)音對(duì)講的形式實(shí)現(xiàn)。

微信群的高效運(yùn)行促使公司各項(xiàng)管理工作得到了進(jìn)一步提升。例如：類(lèi)似“×年×月×日下午 3：00 在公司大會(huì)議室召開(kāi)總監(jiān)例會(huì)，請(qǐng)大家安排好工作準(zhǔn)時(shí)參加”“請(qǐng)項(xiàng)目總監(jiān)匯報(bào)一下今天的監(jiān)理工作完成情況”“公司監(jiān)理的濱河體育中心項(xiàng)目新館喜迎封頂，給大家分享部分圖片”“收到了××新規(guī)范文件，已分享上傳到群里，請(qǐng)有需要的同志自行下載”“本人遇到××技術(shù)問(wèn)題，請(qǐng)大家?guī)兔鉀Q”這樣的信息天天都會(huì)出現(xiàn)在微信交流群里。此外，還有轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門(mén)的通知，公司的動(dòng)態(tài)信息，如新中標(biāo)的項(xiàng)目信息、項(xiàng)目建設(shè)情況的圖片、新工藝、新技術(shù)的資料，安全知識(shí)、質(zhì)量控制的相關(guān)資料、培訓(xùn)的課件，行業(yè)內(nèi)先進(jìn)的技術(shù)信息、國(guó)家政策動(dòng)態(tài)、機(jī)構(gòu)改革信息、職業(yè)道德、心靈雞湯等。

微信群的廣泛應(yīng)用，促使了部分原本不會(huì)使用微信的老員工們紛紛向年輕人討教如何下載微信內(nèi)容并學(xué)會(huì)使用，主動(dòng)加群進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)并積極參與相關(guān)內(nèi)容的討論。

3 去繁從簡(jiǎn)，促進(jìn)工作，作用非凡

如今的微信群讓公司內(nèi)部的交流方式完全區(qū)別于傳統(tǒng)方式。公司的各項(xiàng)政策及工作要求通過(guò)微信群都能在第一時(shí)間得到有效安排，各類(lèi)通知、信息均能第一時(shí)間傳達(dá)到位，方便機(jī)關(guān)的內(nèi)部管理，解決了以往信息溝通不暢引起的“繞彎轉(zhuǎn)圈”現(xiàn)象，進(jìn)一步提升了工作效率。同時(shí)，微信群還縮短了員工與領(lǐng)導(dǎo)的距離，架起了領(lǐng)導(dǎo)與員工溝通的橋梁，大家相互鼓勵(lì)，攻堅(jiān)克難，共同營(yíng)造積極向上的工作氛圍。

總監(jiān)微信交流群，看似簡(jiǎn)單，但卻發(fā)揮著很大的作用。相比傳統(tǒng)的短信群發(fā)功能，微信群提供了多對(duì)多討論的空間。通過(guò)這樣的交流方式，大家不用等到開(kāi)會(huì)就能夠第一時(shí)間掌握有關(guān)項(xiàng)目的最新消息，也不用為了通知一件事挨個(gè)兒打電話，既節(jié)約了時(shí)間，又提高了效率，還節(jié)省了因手機(jī)群發(fā)短信所產(chǎn)生的話費(fèi)，避免了短信發(fā)送接收的誤差。平時(shí)面對(duì)面交流少的同事，通過(guò)微信群能互相增進(jìn)交流；平時(shí)見(jiàn)了領(lǐng)導(dǎo)就緊張的“靦腆人”，在微信群中也能侃侃而談；工作上遇到難題，不用再逐個(gè)打電話求解，在群里一求助，大家都來(lái)出主意，問(wèn)題便迎刃而解；項(xiàng)目部工作受到相關(guān)方表?yè)P(yáng)，在群里分享點(diǎn)贊，大家相互激勵(lì)促進(jìn)。以下列舉 3 個(gè)實(shí)例加以說(shuō)明。

2018 年 3 月 13 日，公司人力資源部需要通知項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理人員參加由公司舉辦的《工程事故監(jiān)理案例分析及監(jiān)理對(duì)策》培訓(xùn)。在群內(nèi)通過(guò)“@所有人”的快速操作，使得群內(nèi)有關(guān)成員快速知曉該項(xiàng)培訓(xùn)有關(guān)的所有信息。人力資源部省時(shí)省力，通過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單的操作，不再需要像過(guò)去一樣首先電話通知各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，再由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通知其下屬；需要參加培訓(xùn)的員工準(zhǔn)確知曉培訓(xùn)時(shí)間和內(nèi)容，避免了過(guò)去傳統(tǒng)信息傳遞方式可能導(dǎo)致的差錯(cuò)和延誤。

2018 年 3 月 28 日下午 6:10 時(shí)，項(xiàng)目監(jiān)理部的一名員工，用手機(jī)上公司博站管理平臺(tái)上的考勤下班簽到時(shí)，突然發(fā)現(xiàn)手機(jī)上顯示“獲取考勤規(guī)則失敗”，該員工將在手機(jī)上不能簽到的情況截屏并以圖片的形式發(fā)到群中，公司負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理部考勤的管理人員看到此條信息，迅速給出解決方案，該員工下班簽到問(wèn)題很快得到解決，并在群里點(diǎn)贊表示感謝。微信群既及時(shí)解決了員工的問(wèn)題，又提升了公司的管理。

2017 年 3 月 7 日下午 5:47，一名項(xiàng)目監(jiān)理部總代在微信群里發(fā)了 3 張現(xiàn)場(chǎng)拍攝的玻璃幕墻的設(shè)計(jì)圖片，并詢問(wèn)玻璃幕墻與玻璃肋的設(shè)計(jì)是否合理，提出自己在施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工作中遇到的問(wèn)題和困惑，以求幫助。這條消息發(fā)出不久，就得到了公司總工程師的回應(yīng)：“玻璃肋和玻璃之間應(yīng)形成整體，方能保證玻璃在平面外的變形量。若縫隙處是鋁合金卡條，僅作美觀裝飾，則需要與設(shè)計(jì)人員溝通”，收到答復(fù)后，項(xiàng)目總代馬上發(fā)出了“李總，我明白了，謝謝您”。

以往項(xiàng)目上遇到技術(shù)問(wèn)題，往往是通過(guò)電話或是請(qǐng)專(zhuān)家前往現(xiàn)場(chǎng)來(lái)解決，而現(xiàn)在通過(guò)微信提出問(wèn)題，配合現(xiàn)場(chǎng)圖片，不僅能得到專(zhuān)家的迅速回復(fù)，節(jié)省了大量時(shí)間，而且還促使了群中其他成員對(duì)相關(guān)問(wèn)題的思考，既拓寬了解決問(wèn)題的渠道，又為大家相互交流學(xué)習(xí)、分享經(jīng)驗(yàn)提供了平臺(tái)。

4 成效顯著，信息化推動(dòng)建設(shè)發(fā)展

這一年來(lái)，公司微信交流群在公司的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮了良好的作用，為公司管理和企業(yè)員工隊(duì)伍建設(shè)做出了一定的貢獻(xiàn)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，截至 2018 年 3 月底，共發(fā)送各類(lèi)信息 500 余條。其中：會(huì)議、培訓(xùn)通知類(lèi) 45 條，知識(shí)和技術(shù)類(lèi) 100 條，咨詢類(lèi) 50 條，經(jīng)驗(yàn)交流類(lèi) 30 條，答疑解惑類(lèi) 35 條，項(xiàng)目進(jìn)展情況 150 條，榮譽(yù)證書(shū)類(lèi) 20 條，他山之石類(lèi) 50 條，其他類(lèi) 50 條。這些原創(chuàng)或部分原創(chuàng)信息從不同的角度融匯到公司企業(yè)文化的建設(shè)中。與此同時(shí)，公司的信息增多了，項(xiàng)目承攬?jiān)黾恿?，員工的工作效率提高了，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益顯著得到提升。

5 不斷完善，持續(xù)加以改進(jìn)利用

為了使公司微信交流群更好地發(fā)揮作用，公司將繼續(xù)竭力打造屬于企業(yè)的微信平臺(tái)，努力使其成為蓄積企業(yè)合力的活水池、品牌文化和企業(yè)資訊的傳播口、公司為員工服務(wù)的對(duì)接口、公司承上啟下的工作橋梁、員工團(tuán)結(jié)進(jìn)取的紐帶和構(gòu)建企業(yè)和諧發(fā)展的助推器。公司將持續(xù)開(kāi)展以下幾方面的工作。

5.1 文化引領(lǐng)，信息共享

公司根據(jù)現(xiàn)階段微信工作群運(yùn)行情況，目前該項(xiàng)工作已列入公司 2018 年工作計(jì)劃并安排部署，要求各部門(mén)高度重視，積極響應(yīng)參與。公司發(fā)展主題更加突出，信息內(nèi)容更加健康，數(shù)量要增加，質(zhì)量再提高，采取“比、學(xué)、趕、幫、超”的方式展開(kāi)，在部門(mén)中開(kāi)展競(jìng)賽，讓更多的員工參與到這項(xiàng)工作中來(lái)，真正起到信息共享、經(jīng)驗(yàn)分享、案例借鑒、互動(dòng)交流、相互支持的作用，使之成為工作之時(shí)政令傳達(dá)的“小喇叭”、工作之余人生心得的“專(zhuān)題欄”和工作之中廉政教育的“警示窗”。

5.2 科學(xué)組織，注重實(shí)效

微信工作群要有效運(yùn)行，主要抓好以下兩點(diǎn)：一是信息來(lái)源；二是信息質(zhì)量。

微信平臺(tái)公開(kāi)透明，因此必須注意以下幾點(diǎn)：

（1）每個(gè)人在公布信息前都要對(duì)所發(fā)布的信息進(jìn)行充分的核準(zhǔn)和檢驗(yàn)；

（2）公司從領(lǐng)導(dǎo)層到部門(mén)，要高度重視此項(xiàng)工作，各部門(mén)每月責(zé)成專(zhuān)人進(jìn)行信息搜集、整理并上報(bào)工程監(jiān)理部；

（3）工程監(jiān)理部對(duì)上報(bào)的信息進(jìn)行分析篩查過(guò)濾，分門(mén)別類(lèi)存檔；

（4）對(duì)公司發(fā)展具有建設(shè)性的意見(jiàn)和建議，將以信息專(zhuān)刊的方式，定期不定期供領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)查閱，為公司的發(fā)展提供決策依據(jù)；

（5）進(jìn)一步指導(dǎo)部門(mén)改進(jìn)工作方法，促進(jìn)員工知識(shí)的更新和業(yè)務(wù)能力的提高。

5.3 開(kāi)拓創(chuàng)新，形式多樣

傳統(tǒng)的微信平臺(tái)信息傳播形式主要是文字、圖片、語(yǔ)音。為了能使公司微信工作群更充分的服務(wù)于公司，2018年計(jì)劃對(duì)該平臺(tái)的內(nèi)容傳播上作以下拓展。

（1）開(kāi)辟每日天氣預(yù)報(bào)提醒服務(wù)及國(guó)際國(guó)內(nèi)新聞動(dòng)態(tài)資訊服務(wù)。

（2）公司年度先進(jìn)人物表彰。定期推送專(zhuān)門(mén)的先進(jìn)員工微信展示頁(yè)，弘揚(yáng)高尚的道德風(fēng)范，宣傳愛(ài)崗敬業(yè)的正能量。

（3）專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)講座。將高質(zhì)量的知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)講座信息發(fā)布在微信平臺(tái)上，推廣先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使得大家能夠及時(shí)、有效、全面的獲得最專(zhuān)業(yè)、最前沿、最開(kāi)闊的知識(shí)。

（4）專(zhuān)家顧問(wèn)做客答疑解惑。請(qǐng)行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)專(zhuān)家定期在微信群內(nèi)為大家進(jìn)行答疑活動(dòng)，大家遇到疑惑的問(wèn)題都可以發(fā)表在群平臺(tái)上，專(zhuān)家針對(duì)性地進(jìn)行互動(dòng)解答。

6 結(jié) 語(yǔ)

通過(guò)不斷改進(jìn)和完善微信交流群這種信息傳播途徑，促進(jìn)信息化在企業(yè)管理中發(fā)揮更大的作用，包括對(duì)外積極宣傳、擴(kuò)大影響和交流學(xué)習(xí)，對(duì)內(nèi)打造企業(yè)文化、提高工作效率、傳播正能量和強(qiáng)化管理平臺(tái)。

習(xí)總書(shū)記在十九大強(qiáng)調(diào)：沒(méi)有信息化就沒(méi)有現(xiàn)代化。我們要深刻領(lǐng)會(huì)十九大會(huì)議精神，創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展，目標(biāo)催生動(dòng)力，步入新時(shí)代，邁出新征程，續(xù)寫(xiě)新篇章。今后，公司在信息化建設(shè)方面將繼續(xù)狠下功夫，利用高科技信息化等手段，推動(dòng)公司各項(xiàng)管理工作再上一個(gè)新的臺(tái)階。