醫(yī)院數(shù)字檔案室構建及思考

寧莉燕，施建紅

（南通市第一人民醫(yī)院院辦，江蘇 南通 226001）

檔案是醫(yī)院信息資源的重要組成部分，為醫(yī)院經(jīng)營管理、醫(yī)療服務評價、疾病預防控制、社會醫(yī)療保障、保險理賠、醫(yī)療糾紛和法律案件等醫(yī)院的醫(yī)、教、研、管理各方面及患者權益維護提供基礎信息及重要依據(jù)［1］。建設數(shù)字檔案室可運用現(xiàn)代信息技術對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，形成文件全生命周期一體化管理新體系，并通過不同類型網(wǎng)絡提供共享利用，使醫(yī)院檔案服務受眾從醫(yī)院檔案管理者擴展為全院員工再擴展為大眾，實現(xiàn)醫(yī)院檔案室從封閉保管型的傳統(tǒng)管理模式向開放服務型的信息化管理模式轉變。

1 醫(yī)院數(shù)字檔案室構建背景與作用

我院有著110年的發(fā)展歷史，留下了豐富且寶貴的“老檔案”。隨著醫(yī)院業(yè)務、規(guī)模的擴大，信息化建設的深入，醫(yī)院每天都產(chǎn)生大量“新檔案”，生成形式、范圍與種類多元化趨勢不斷加快，亟需形成新機制來確保“新檔案”的管理；隨著醫(yī)院各部門對檔案信息所隱藏的規(guī)律與趨勢的日趨關注，檔案利用需求不斷增長。然而醫(yī)院專、兼職檔案員人數(shù)有限，日常事務日益繁重，專業(yè)知識亟待提升，醫(yī)院檔案信息化建設相對滯后，為中心工作提供主動服務顯得捉襟見肘［2］。

據(jù)調查顯示，我省2014年已有41.4%的單位完成或部分完成檔案數(shù)字化建設，12.6%的單位基本建成數(shù)字檔案室。據(jù)文獻搜索顯示，醫(yī)院數(shù)字檔案室建設呈持續(xù)增長趨勢，是醫(yī)院信息化建設的必然選擇［3］。規(guī)范建設醫(yī)院數(shù)字檔案室，可確保各類檔案收集齊全完整，有效保護檔案原件，實現(xiàn)檔案信息資源安全共享，便于利用包括編研工作及各類臺賬的收集、整理及管理，減少檔案傳統(tǒng)調閱、復印等相關人力、物力支出，節(jié)省檔案存儲空間，大大提高檔案管理人員工作效率以及檔案主動服務醫(yī)院及社會大眾能力與效益，逐步實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案資源”的目標，成為醫(yī)院“智慧醫(yī)院”及“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療”建設的重要推力。

2 醫(yī)院數(shù)字檔案室構建過程

數(shù)字檔案室建設是一項工作量大、要求高的工作，需要有扎實、規(guī)范的傳統(tǒng)整理業(yè)務基礎做保障。作為市檔案館接收檔案單位，我院必須在市檔案局、市衛(wèi)計委監(jiān)督指導下，緊緊圍繞省、市檔案局制定的數(shù)字檔案室建設標準、紙質檔案全文數(shù)字化工作要求、電子文件歸檔與管理規(guī)定等規(guī)范性文件，結合《江蘇省機關團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》及市檔案館檔案接收標準，全面組織開展，統(tǒng)籌做好檔案工作省星級標準測評、檔案進館及數(shù)字檔案室建設各項工作。

2.1 組織管理

建立醫(yī)院數(shù)字檔案室建設領導小組及工作組，明確分工及職責，將檔案信息化納入醫(yī)院信息化總體規(guī)劃，健全醫(yī)院檔案信息化管理制度，確保電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作規(guī)范，落實有效。

2.2 基礎設施建設

首先，選擇符合國家檔案局規(guī)定的檔案管理軟件，確保電子數(shù)據(jù)符合進館要求。同時該系統(tǒng)軟件必須功能齊全、適用性強、兼容性好，能與醫(yī)院辦公自動化管理系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）、業(yè)務系統(tǒng)等現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)兼容互通，以利于電子檔案材料的在線歸檔、共享和使用。

隨后按照系統(tǒng)所需軟硬件、網(wǎng)絡環(huán)境及安全保障系統(tǒng)進行配備，共建檔案管理網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)全院檔案信息安全共享的同時，聯(lián)通電子政務網(wǎng)，并能與市數(shù)字檔案館實現(xiàn)在線數(shù)據(jù)移交和查閱共享［4］。

2.3 數(shù)字檔案資源建設

數(shù)字檔案室的檔案資源包含文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和數(shù)字資料等。條件成熟后，公務電子郵件、網(wǎng)頁等門類的電子檔案也將作為數(shù)字檔案資源建設內容。

2.3.1 檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設是指建立室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫。需要按照相關標準，對醫(yī)院原室藏檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫進一步完善，保證目錄與檔案的統(tǒng)一性，從根本上保證數(shù)字檔案信息資源的有效檢索。

2.3.2 室藏傳統(tǒng)檔案數(shù)字化。傳統(tǒng)檔案數(shù)字化主要是將保管期限為永久、長期（30年）的傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、會計檔案、業(yè)務檔案、特種載體檔案數(shù)字化，并實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)有效掛接，所以檔案數(shù)字化工作面廣量大，我院擬以室藏傳統(tǒng)檔案整體外包給專業(yè)檔案數(shù)字化制作公司完成的形式，履行檔案數(shù)字化備案職責，并落實符合醫(yī)院實際情況的檔案數(shù)字化規(guī)劃和方案，做好檔案鑒選、規(guī)范化整理、數(shù)字化（檔案掃描，圖像處理、質檢、存儲，數(shù)據(jù)掛接、驗收、備份）及安全保密工作［5］。

2.3.3 及時收集現(xiàn)有電子文件。逐步使數(shù)字檔案室與醫(yī)院OA系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)及其他系統(tǒng)環(huán)境兼容匯通，實現(xiàn)在線歸檔等功能。制訂并不斷完善電子文件歸檔范圍和保管期限，確保及時全面收集OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的文書電子文件，業(yè)務系統(tǒng)及其他環(huán)境產(chǎn)生的應歸檔的電子文件，加強對電子文件歸檔的監(jiān)督與指導，保障檔案收集齊全完整。

2.4 電子檔案保管與利用

配備專人負責電子檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，電子檔案核心數(shù)據(jù)庫需物理隔離，實現(xiàn)數(shù)字檔案室系統(tǒng)安全運行及電子檔案數(shù)據(jù)的實時恢復使用，建立電子檔案安全保管和備份制度，定期檢測電子檔案，并采取相應措施保證其有效性。根據(jù)要求進行電子檔案備份，實行異質三套保存。

按權限采用數(shù)字檔案室系統(tǒng)為本院各部門和個人提供檔案目錄和相關全文查詢，有效提高檔案查全率、查準率。采用PDF等電子文檔格式，編制供本單位參考應用或宣傳的文件匯編等電子檔案編研成果，同時建立電子檔案借閱及利用效果登記臺賬。

2.5 檔案規(guī)范及業(yè)務技能培訓

按照醫(yī)院數(shù)字檔案室分步驟實施各階段的需要，對參與醫(yī)院數(shù)字檔案室建設人員、專兼職檔案人員及醫(yī)院所有工作人員開展各級各類檔案規(guī)范及業(yè)務技能培訓。

3 可能遇到的問題及解決方法

3.1 進程控制問題

醫(yī)院數(shù)字檔案室建設涉及面廣，工作量大，需要充足的人力與經(jīng)費及規(guī)范的制度作為保障，才能確保數(shù)字檔案室建設的順利開展。如何確保人力與經(jīng)費的投入，領導重視至關重要。要大力宣傳數(shù)字檔案室建設，使醫(yī)院領導、中層干部、職工都能充分認識數(shù)字檔案室建設的重要性，更好地支持檔案信息化工作，把數(shù)字檔案室建設納入重要議事日程，與醫(yī)院信息化建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。同時根據(jù)相關規(guī)定與醫(yī)院實際，制定全新完善、符合實際需要的管理規(guī)章制度及實施方案，通過建章立制保障數(shù)字檔案室建設工作安全、有序地開展。

3.2 系統(tǒng)兼容問題

醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)未能有效兼容，也未能聯(lián)通電子政務網(wǎng)，實現(xiàn)與市數(shù)字檔案館在線數(shù)據(jù)移交和查閱共享。我院將把握市檔案局升級使用市電子文件綜合管理系統(tǒng)及醫(yī)院重建OA系統(tǒng)的時機，選擇符合國家、省、市檔案局相關規(guī)范的數(shù)字檔案室系統(tǒng)全面統(tǒng)籌兼顧，實現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字檔案室系統(tǒng)、OA系統(tǒng)及其他生成電子檔案的信息系統(tǒng)和市電子文件綜合管理系統(tǒng)兼容聯(lián)通、共享利用。

3.3 范圍控制問題

我院室藏檔案豐富，量多面廣。為了使投入的人力物力得以充分、合理有效的配置，在保證檔案信息安全的基礎上，最大限度發(fā)揮數(shù)字化成果的經(jīng)濟和社會效益，需要對數(shù)字化檔案的范圍進行鑒選。我院將從檔案價值鑒選和開放鑒選兩方面，遵循“利用優(yōu)先、開放共享、搶救保護、系統(tǒng)完整”原則，制定科學實施方案，妥善實施。

3.4 前端控制問題

為了從整體上控制文件和數(shù)字化檔案的信息質量，必須制訂完善并嚴格落實電子文件歸檔范圍與保管期限表，重構檔案資源生命周期管理操作新流程，對于正在形成的電子文件，檔案工作要提前介入到文件管理階段，關注文件的形成及其運動過程的有機聯(lián)系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性。把文件管理體系與檔案管理體系融為一個統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，形成文件生命周期一體化管理新體系。

3.5 質量控制問題

數(shù)字檔案資源的質量決定了數(shù)字檔案室建設的成效，而其重點即在對檔案數(shù)字化工作的質量控制。要與檔案數(shù)字化業(yè)務外包單位簽訂合同，制定制度，明確檔案數(shù)字化時，先對檔案規(guī)范化整理，檔案原文按文件順序逐頁掃描，防止漏掃和跳掃，分辨率不少于300DPI，進行圖像處理與質檢，保證掃描質量。數(shù)字化文件以單頁JPG或多頁TIFF格式和雙層PDF格式各一套，以供保存與利用的需要。在市檔案局指導下，開展數(shù)據(jù)驗收工作，確保目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)掛接總體質量抽檢率不低于5%。

3.6 安全控制問題

我院數(shù)字檔案室建設需要注意檔案數(shù)字化外包安全及電子檔案管理與使用安全。要充分考慮檔案數(shù)字化場所的環(huán)境安全，用合同和制度明確外包業(yè)務工作職責和任務，簽訂保密協(xié)議。針對電子檔案信息的可變性和易丟失性，對電子檔案實行異質三套備份保存，配備防病毒、防入侵等軟件，使所有檔案在光盤、移動硬盤、OA服務器等載體上實現(xiàn)高質量的安全存儲和管理，并且科學、嚴格設置系統(tǒng)使用權限并授權，對系統(tǒng)進行防復制、防盜竊處理，確保檔案信息化管理體系的安全可靠。

［1］ 張 琦，劉 軍.醫(yī)院數(shù)字檔案室建設［J］.中國檔案，2012，51（3）：88.

［2］ 寧莉燕.利用信息技術創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的做法和思考［J］.江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2016，27（3）：118-119.

［3］ 王俊寰.醫(yī)院檔案數(shù)字化建設的實踐與思考［J］.山東檔案，2016，31（2）：74、76.

［4］ 徐葉黎.醫(yī)院紙質檔案數(shù)字化鑒選工作實踐［J］.浙江檔案，2015，32（4）：63.

［5］ 張 莉.醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)字化建設［J］.中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2012，9（4）：169、171.