檔案資源管理系統(tǒng)

趙婷婷

（中交一航局第一工程有限公司 天津 300456）

1 引言

檔案室從成立初期手繪登記簿管理檔案，到計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用通過(guò)office軟件進(jìn)行檔案管理，再到電子時(shí)代，檔案管理系統(tǒng)成立檔案管理的得力助手。檔案管理系統(tǒng)從管理的精準(zhǔn)度和檢索的高效等方面，都有很大程度的提升。為了提升檔案管理，我們選擇和軟件公司簽約，請(qǐng)檔案管理系統(tǒng)加盟公司檔案管理，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)軟件程序的改變提供適合我們的最優(yōu)解決方案。

檔案管理系統(tǒng)涵蓋了文件的歸檔、檔號(hào)的編輯、檔案的檢索、檔案的保管、檔案的移交，最終到鑒定銷(xiāo)毀全業(yè)務(wù)流程。檔案管理涵蓋的信息量大，可以根據(jù)最醒目的內(nèi)容進(jìn)行檢索，就能呈現(xiàn)與其相關(guān)的全部檔案內(nèi)容，不但提升了檔案管理的效率，而且讓檔案檢索更簡(jiǎn)潔完整，讓檔案管理充滿(mǎn)智慧。檔案管理系統(tǒng)就像一顆大樹(shù)，主干、枝干、分支和細(xì)葉，細(xì)葉越繁盛分支就會(huì)越茂勝越濃密。

2 綜合檔案管理系統(tǒng)

2.1 科技檔案

建筑單位的科技檔案是檔案管理這棵大樹(shù)上最濃密的一個(gè)枝干?？萍紮n案管理員根據(jù)科技檔案的管理要求，為科技檔案布置了十二個(gè)分支：①科技類(lèi)；②基本建設(shè)類(lèi)；③設(shè)備類(lèi)；④科學(xué)研究類(lèi)；⑤工程類(lèi)；⑥工民建工程類(lèi)；⑦環(huán)境保護(hù)類(lèi)；⑧經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)；⑨船舶建造類(lèi)；⑩聲像檔案；11○論文類(lèi)；12○電子檔案。

（1）科技類(lèi)檔案包括：綜合性技術(shù)規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)總結(jié)和綜合性技術(shù)管理文件、本單位編輯出版的技術(shù)刊物，技術(shù)手冊(cè)、技術(shù)教材及重要的翻譯文獻(xiàn)、學(xué)術(shù)交流和技術(shù)會(huì)議文件、涉外活動(dòng)和國(guó)內(nèi)外考察報(bào)告等技術(shù)文件、電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用和開(kāi)發(fā)、管理體系文件等?？萍碱?lèi)檔案隨時(shí)查閱隨時(shí)歸檔，是工程管理的重要組成部分，把控著公司工程管理的思路和脈絡(luò)。

（2）基礎(chǔ)建設(shè)類(lèi)檔案包括：生產(chǎn)性和輔助性建設(shè)項(xiàng)目、公共福利建設(shè)項(xiàng)目、住宅建設(shè)項(xiàng)目（企業(yè)產(chǎn)宿舍）、專(zhuān)用（人防）工程等。

（3）設(shè)備類(lèi)檔案包括：電子儀器、船舶、機(jī)械等。

（4）科學(xué)研究類(lèi)檔案包括：課題研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、檢查與檢查、科技成果等。

（5）工程類(lèi)檔案包括：碼頭、堤岸、船排工程、船塢工程、船廠工程、過(guò)船建筑物、大型蓄水池工程、大型取水池工程、導(dǎo)航站、觀測(cè)站、疏浚、境外工程等。

（6）工民建類(lèi)工程檔案包括：房建、電站、公路、橋梁、隧道、機(jī)場(chǎng)、市政、鐵路、地基處理等。

（7）環(huán)境保護(hù)類(lèi)。

（8）經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)包括：招投標(biāo)文件、企業(yè)定額、施工圖審查等。

（9）船舶建造類(lèi)。

（10）聲像檔案包括：聲像文件、照片文件、錄像文件、錄音文件等。

（11）論文類(lèi)。論文檔案是一公司技術(shù)中心根據(jù)每年的工程項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)而成的論文，具備很強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值。

（12）電子檔案的采集和內(nèi)容的完備，正在跟進(jìn)日常檔案的利用和重要程度不斷補(bǔ)充。電子檔案的不斷豐富和完善，是重要檔案資源的異地備份的基礎(chǔ)要求。

工程檔案內(nèi)容量很大，范圍很廣，包含工程施工和管理的各個(gè)領(lǐng)域，而且聲像資料的歸檔對(duì)歸檔介質(zhì)的穩(wěn)定性要求比較高，保證數(shù)據(jù)永久能夠打開(kāi)，照片有專(zhuān)門(mén)歸檔的照片相冊(cè)，歸檔資料盒也都按要求從檔案室領(lǐng)用檔案裝具。工程檔案已經(jīng)做到：電子檔案與紙質(zhì)檔案歸檔同步，數(shù)字化信息庫(kù)更新中。

2.2 文書(shū)檔案

文書(shū)檔案保管的是歷年公司轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)、局和公司管理下發(fā)的紅頭文件。歸檔資料形成案卷后，為每個(gè)資料盒建立檔案號(hào)，每個(gè)檔案盒內(nèi)又有盒內(nèi)目錄，歸檔、管理和檢索步驟清晰。檔案管理系統(tǒng)，大大減少了檔案利用過(guò)程中，檢索的時(shí)間和步驟，不但提升檔案利用率，更提升了檔案的價(jià)值。

文書(shū)檔案主要根據(jù)發(fā)文時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、發(fā)文號(hào)進(jìn)行檢索如：人力資源部【2012】7號(hào)。知道這三項(xiàng)，文書(shū)檔案的檢索就簡(jiǎn)單、便捷、準(zhǔn)確?，F(xiàn)在辦公軟件已經(jīng)做到和檔案管理軟件相關(guān)聯(lián)，辦公室可以通過(guò)辦公軟件進(jìn)行歸檔，檔案管理員進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)可以直接進(jìn)行歸檔資料進(jìn)行管理，不斷更新檔案室數(shù)字化信息庫(kù)。

2.3 財(cái)務(wù)檔案

檔案室給入檔財(cái)務(wù)資料一個(gè)編碼，一個(gè)具體的位置，主要根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的歸檔時(shí)間、案卷題名和歸檔單位進(jìn)行檢索。財(cái)務(wù)檔案題名包括：總賬、明細(xì)賬、會(huì)計(jì)報(bào)表、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、多欄賬、會(huì)計(jì)憑證現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)、現(xiàn)金賬、現(xiàn)金日記賬、工資單、退休職工工資單、會(huì)計(jì)憑證、收付轉(zhuǎn)憑證等，財(cái)務(wù)部工作人員會(huì)根據(jù)工作要求查閱或借閱檔案，完成公司財(cái)務(wù)管理部的工作需要。

財(cái)務(wù)系統(tǒng)在工作中的應(yīng)用比檔案系統(tǒng)更早很多年，現(xiàn)在天津?yàn)I海新區(qū)有自己的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)字化信息備份由濱海新區(qū)系統(tǒng)管理中心完成，一公司歸檔的是工作過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表，以備日常工作中的查詢(xún)和使用。

2.4 榮譽(yù)檔案

榮譽(yù)檔案是一公司作為建筑單位為業(yè)主著想，發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，專(zhuān)心工作，得到國(guó)家和社會(huì)的認(rèn)可和肯定，這些榮譽(yù)不僅印證著我們的工作態(tài)度和工作水平，更是當(dāng)今這個(gè)時(shí)代的印跡。榮譽(yù)檔案也是檔案室里最有色有型的檔案，更提升斗志陶冶情操的好地方：一個(gè)個(gè)形狀各異的獎(jiǎng)杯、一面面大小不一的錦旗、一件件溫馨祥和的工藝品、一座座斗志昂揚(yáng)的小雕像、一張張版面不同的獎(jiǎng)狀、一打打貼著照片的證書(shū)，都整齊的擺放在榮譽(yù)檔案展示柜里。每一份獎(jiǎng)狀和證書(shū)都有它們的擺放位置、編碼和歸檔時(shí)間，便于檔案保存和管理。

現(xiàn)在歸檔的榮譽(yù)都已照片形式備份在檔案管理系統(tǒng)里，檔案管理系統(tǒng)支持上傳照片和視頻，完成檔案資源的管理。榮譽(yù)檔案數(shù)字化信息是所有檔案信息里最美噠。

2.5 法律檔案

法律檔案沒(méi)有時(shí)間要求，一個(gè)案件從起訴到執(zhí)行完畢，法律事務(wù)部根據(jù)具體情況和安排進(jìn)行歸檔，檔案查閱量不大，但組卷時(shí)間較長(zhǎng)，涉及到的保密信息較多，工作中需要吸收的教訓(xùn)需要進(jìn)行討論，并引起注意。

法律檔案的數(shù)字化進(jìn)程正在進(jìn)行中。

2.6 審計(jì)檔案

審計(jì)檔案歸檔也是針對(duì)一個(gè)審計(jì)內(nèi)容形成的資料，這個(gè)題名的審計(jì)內(nèi)容結(jié)束，審計(jì)部門(mén)就可以根據(jù)工作安排歸檔。我單位分別在每年6月份和12月份完成審計(jì)資料歸檔2次。

審計(jì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程正在進(jìn)行中。

檔案資源的數(shù)字化主要是為了檢索和使用方便，也在很大程度上保護(hù)了對(duì)檔案原件的完整，更大程度的提供了檔案資源的價(jià)值。

3 檔案信息的數(shù)字化和異地備份

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅相對(duì)節(jié)省了占地空間，而且檢索速度極佳。數(shù)字化使檔案歸檔后盡快提供利用，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全，異地備份就是建立在檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)上。

5·12四川汶川大地震不僅奪去了數(shù)萬(wàn)人生命，摧毀了無(wú)數(shù)房屋財(cái)產(chǎn)，也嚴(yán)重地破壞和威脅著檔案，我們也意識(shí)到一定要對(duì)重要檔案進(jìn)行異地備份。2009年在上海召開(kāi)的全國(guó)檔案館工作會(huì)議指出，為確保國(guó)家檔案安全，各級(jí)國(guó)家檔案館要通過(guò)建立異地備份庫(kù)等形式，確保電子文件的長(zhǎng)期可讀，確保檔案信息資源的絕對(duì)安全。對(duì)紙質(zhì)檔案、重要的音頻視頻檔案進(jìn)行數(shù)字化，還需要對(duì)需要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行指導(dǎo)接收，檔案異地備份工作的后期管理問(wèn)題，都需要相關(guān)部門(mén)約定。而且檔案資源的數(shù)字化已不單單是為了檢索方便，更是要為社會(huì)所用，從而有效的記錄人類(lèi)在現(xiàn)階段的生存狀態(tài)和生活信息。

4 結(jié)語(yǔ)

紙制檔案與電子檔案并存，檔案利用高效又便捷?，F(xiàn)在，全球化的進(jìn)程加快，生活中人們行為越來(lái)越多樣化，檔案資料的形成、管理和保存也跟著越來(lái)越便利快捷，越來(lái)越詳盡，檔案的妥善保存和檔案資源的高效利用尤為重要。