淺談企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

吉海蓉

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，越來(lái)越多的新型企業(yè)都孕育而生同時(shí)企業(yè)也都發(fā)展具有一定的規(guī)模，因此越來(lái)越多的企業(yè)開始注重企業(yè)的管理。企業(yè)檔案管理在企業(yè)中是有著很重要的地位。檔案作為信息的載體，對(duì)于企業(yè)信息的記錄以及對(duì)企業(yè)的發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)檔案是指一種記錄，是企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生對(duì)國(guó)家、社會(huì)以及自身企業(yè)具有價(jià)值意義的文字或圖像。為了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高企業(yè)檔案管理的水平，我們就企業(yè)檔案管理所存在的問(wèn)題展開探討并提出相關(guān)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;問(wèn)題及對(duì)策;探討研究

企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響，企業(yè)檔案可以幫助企業(yè)在如今激烈的市場(chǎng)上從人力、物力以及財(cái)力等方面上求得生存和發(fā)展。對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的處理可以有效的幫助企業(yè)檔案的管理，將企業(yè)檔案建立起科學(xué)、系統(tǒng)的管理制度，也會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展有一定的影響。擁有企業(yè)檔案系統(tǒng)管理思維，建立起較為社會(huì)化的檔案公共服務(wù)系統(tǒng)，科學(xué)合理的處理檔案保密和開放間的關(guān)系，這對(duì)于提高企業(yè)的管理是有著很大的促進(jìn)作用的。

一、企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理存在著意識(shí)薄弱的問(wèn)題

擁有企業(yè)檔案管理的意識(shí)是企業(yè)檔案管理的核心，較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)可以方便加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的制度。而在這一環(huán)節(jié)中較多的領(lǐng)導(dǎo)卻對(duì)此不以為然，我們都知道企業(yè)作為生產(chǎn)活動(dòng)的場(chǎng)所，領(lǐng)導(dǎo)更多的是緊抓企業(yè)的安全生產(chǎn)以及對(duì)外的市場(chǎng)機(jī)遇，他們對(duì)企業(yè)檔案管理也僅僅停留在收集、整理和保存一些作用不大的資料，更有甚者設(shè)立企業(yè)檔案管理部門也只是為了應(yīng)付上邊的檢查，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性。除此之外還有相關(guān)負(fù)責(zé)人員的懈怠。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視從而就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)人員缺乏相應(yīng)的主動(dòng)積極性以及工作熱情，最終會(huì)使得企業(yè)檔案管理成為一項(xiàng)“重形式，輕內(nèi)容”的工作。同樣的，企業(yè)檔案管理工作體制的不健全會(huì)導(dǎo)致檔案資料的不同步，材料的缺失或是信息的不準(zhǔn)確?？偟膩?lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理意識(shí)的薄弱會(huì)在很大程度上影響到企業(yè)的發(fā)展，進(jìn)而會(huì)阻礙企業(yè)的進(jìn)步。

（二）檔案管理人員力量較弱

這一點(diǎn)從企業(yè)檔案管理人員方面考慮，在上述方面的影響之下，會(huì)使得這些企業(yè)檔案管理人員大多數(shù)是退休的轉(zhuǎn)崗人員，或是一些后勤部人員的轉(zhuǎn)入，從而就會(huì)使得企業(yè)檔案管理人員多為年齡較大，學(xué)歷低下，素質(zhì)不高的人員，進(jìn)而也會(huì)造成企業(yè)檔案管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)。他們對(duì)于接受新的知識(shí)技能的能力較差，對(duì)于計(jì)算機(jī)等高科技的環(huán)境也較難以適應(yīng)。而作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該具有最基本對(duì)檔案利用計(jì)算信息技術(shù)進(jìn)行合理的篩選、加工整理的能力。除此之外還會(huì)造成檔案編號(hào)索引不全等混亂的管理模式，企業(yè)檔案管理的價(jià)值不能很好的體現(xiàn)出來(lái)，也就沒(méi)有辦法提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，難以為企業(yè)提供有效的信息資料，這樣會(huì)很嚴(yán)重的阻礙到企業(yè)的發(fā)展。

（三）企業(yè)檔案管理設(shè)備的不齊全以及管理手段的落后

雖然說(shuō)企業(yè)檔案管理有著一系列的制度法規(guī)，但是缺少相應(yīng)的設(shè)備還是會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的管理造成一定的影響。如果沒(méi)有專用的檔案庫(kù)房、鐵質(zhì)柜或是檔案裝訂的不及時(shí)，以及各部門領(lǐng)導(dǎo)的不重視，就會(huì)導(dǎo)致檔案工作不具有標(biāo)準(zhǔn)化，影響到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作。同時(shí)企業(yè)檔案管理手段的落后也會(huì)影響到企業(yè)的發(fā)展。有的企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程中沒(méi)有科學(xué)有效的實(shí)現(xiàn)資源的共享，也沒(méi)有將整個(gè)管理工作進(jìn)行公開透明。對(duì)于檔案的管理工作也沒(méi)有采取分段治理的方式，對(duì)于涉密的文件也缺少嚴(yán)密密封等安全措施。對(duì)于那些重要的文檔也缺少相應(yīng)的現(xiàn)代化信息管理的技術(shù)，這些落后的管理手段對(duì)于企業(yè)檔案管理來(lái)講是個(gè)較大的問(wèn)題。

二、就企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題提出的相關(guān)對(duì)策

（一）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理意識(shí)

首先是要做好企業(yè)管理工作的前提條件，就是要使得企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人高度重視企業(yè)檔案管理工作，讓每一位企業(yè)員工尤其是企業(yè)檔案管理人員都能充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。其次是要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，積極的參加有關(guān)培訓(xùn)及講座，認(rèn)真學(xué)習(xí)工作流程，按照要求嚴(yán)格的接受、整理、歸檔、入庫(kù)、上架等各個(gè)工作環(huán)節(jié)流程。同時(shí)，企業(yè)還可以派出企業(yè)的精英到優(yōu)秀的企業(yè)去學(xué)習(xí)，并總結(jié)出一定的經(jīng)驗(yàn)，方便企業(yè)檔案的管理。企業(yè)也可以在社會(huì)上大量招聘具有知識(shí)技能過(guò)強(qiáng)的人員，一方面可以為企業(yè)注入新的活力，另一方面還可以帶動(dòng)企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。最后還要做好對(duì)整體企業(yè)檔案管理人員的深層次的教育工作，這樣可以開拓員工的視野，能夠接受到最新的檔案管理領(lǐng)域方面的新動(dòng)態(tài)，還可以提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使得對(duì)于企業(yè)檔案管理不再是單一化的，有效的提升了企業(yè)檔案的管理工作質(zhì)量。

企業(yè)檔案管理本就是一項(xiàng)服務(wù)型的一項(xiàng)工作，因此我們還要樹立高度的強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，將主動(dòng)服務(wù)作為企業(yè)檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)，保持著主動(dòng)創(chuàng)新的意識(shí)來(lái)提高企業(yè)檔案管理的服務(wù)意識(shí)。我們需要不斷的改變企業(yè)檔案管理的被動(dòng)局面，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)資源的共享，同時(shí)保持整個(gè)工作的公開透明性，企業(yè)檔案管理人員還要嚴(yán)格按照國(guó)家的保密規(guī)定來(lái)為企業(yè)提供更精準(zhǔn)、周到的服務(wù)。

（二）不斷改善及加強(qiáng)企業(yè)檔案的功能

1.健全企業(yè)檔案管理的規(guī)章制度

企業(yè)檔案管理要建立起較為科學(xué)系統(tǒng)的管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，為了保證企業(yè)檔案管理的順利開展還需要為層層的部門環(huán)節(jié)配備相應(yīng)的技術(shù)人員，較為充分性的發(fā)揮出制度的指導(dǎo)規(guī)范作用。企業(yè)檔案管理人員還必須要有一定的責(zé)任心，不僅要每月對(duì)檔數(shù)進(jìn)行核查還要堅(jiān)持做好企業(yè)的保密工作，企業(yè)檔案管理人員不可以以任何方式向無(wú)關(guān)人員泄露檔案的內(nèi)容，違反者要根據(jù)情節(jié)的輕重來(lái)進(jìn)行處罰。檔案規(guī)章可以采用征編結(jié)合的方式以方便提高查找利用檔案的效率，及時(shí)的修復(fù)或復(fù)制破損或出現(xiàn)其他毀壞癥狀的檔案。

2.采用信息化的管理手段

采用信息化的管理手段是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)重要方式，充分掌握好現(xiàn)代化管理技術(shù)，以方便提高企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)也為了提高企業(yè)檔案管理工作的效率和水平，我們也要盡可能快的實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理。企業(yè)檔案管理人員要學(xué)會(huì)邊學(xué)習(xí)邊操作，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)技能以及信息技術(shù)，運(yùn)用新的高科技手段以計(jì)算機(jī)等的現(xiàn)代化手段方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行高效率的整理。按照檔案文件的先后順序進(jìn)行打印還可以在很大程度上節(jié)省了人工的操作，提高了工作的效率，才能更好的為大眾進(jìn)行服務(wù)。

3.要有效保證企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高

檔案的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的問(wèn)題關(guān)鍵在于檔案質(zhì)量，在擬制檔案內(nèi)容格式時(shí)要保證檔案的規(guī)范性，檔案內(nèi)容不可以出現(xiàn)不規(guī)范的日期等。整個(gè)檔案的字跡要求清晰工整，以橫寫橫排作為排版的形式，幅面尺寸規(guī)格要保證統(tǒng)一性，統(tǒng)一采用左側(cè)裝訂的方式來(lái)保證企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。不斷完善檔案材料的收集工作，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠性，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的系統(tǒng)意識(shí)。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，企業(yè)檔案管理作為現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化信息的管理，與此同時(shí)還要加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，最終保證企業(yè)檔案管理有助于企業(yè)整體的發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展。

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