試論建筑工程檔案資料管理要點

趙佳

（太原市長風(fēng)商務(wù)區(qū)管理中心 山西太原 030000）

引言

在建筑工程施工的過程當(dāng)中，工程檔案資料是十分重要的一部分，其是建設(shè)活動中形成的原始的、具備一定保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。在管理建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期的同時，作為建筑工程項目管理的重要組成部分，其關(guān)鍵作用也得到了越來越多人的關(guān)注。因此，實現(xiàn)對建筑工程檔案資料規(guī)范化、程序化、合理化的同步管理是十分重要的，也是做好建筑工程項目管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。

1 建筑工程檔案管理的重要意義

1.1 建筑工程資料建筑工程的真實記錄

工程內(nèi)部的資料是貫穿施工整個過程的真實記錄，工程施工過程的每一步都會對內(nèi)業(yè)資料產(chǎn)生重要的影響，因此，必須要收集起來才能全面的了解工程的進(jìn)程。建筑工程施工的過程中需要做的工作有很多，所以，必須要掌握更多的內(nèi)業(yè)資料。只有根據(jù)這些材料并與工程現(xiàn)場進(jìn)行比較，才可以更好的了解施工隊伍的具體流程。在工程竣工之后，必須要進(jìn)行驗收工作，同時，真實有效的進(jìn)行記錄。除了對相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄之外，還可以通過照片和錄像等影響資料來反應(yīng)工程的進(jìn)度。

1.2 工程檔案資料為工程信息的查詢提供相應(yīng)的依據(jù)

工程檔案資料為工程信息的查詢提供了重要的參考依據(jù)，通過查找工程檔案資料，項目負(fù)責(zé)人可以做到有據(jù)可依，而不僅僅是憑借記憶來控制整個工程。

1.3 工程檔案資料可以成為將來的工程施工起到借鑒的作用

建筑工程檔案資料可以對過去工程中采用的技術(shù)和采取的措施以及反饋信息等進(jìn)行記錄，這就為以后的工程施工提供了很多的借鑒和參考。比如，工程資料當(dāng)中的“竣工報告”和“施工小結(jié)”等總結(jié)的部分，會提供有關(guān)的工程數(shù)據(jù)資料信息和其中的優(yōu)點、缺陷等等，借鑒和學(xué)習(xí)這些檔案資料可以為以后的工程管理工作提供很多的依據(jù)和信息，進(jìn)而大大提高施工的效率和質(zhì)量。

2 建筑檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

2.1 施工管理原件不全

就目前而言，在建筑工程施工的過程當(dāng)中，設(shè)計和監(jiān)理單位有時候下發(fā)的施工管理文件為復(fù)印件，沒有原件，這就不符合工程檔案管理質(zhì)量的需要。

2.2 工程質(zhì)量驗收時沒有可以參考的書面材料

在進(jìn)行建筑工程施工的過程中，為了有效提高工程的質(zhì)量，必須要在完成一些質(zhì)量控制點的施工之后，進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量驗收，但是，很多時候為了追趕進(jìn)度往往忽視了現(xiàn)場驗收工作，也未按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行書面簽字儀式，未形成相關(guān)的書面材料，這是不符合工程檔案管理工作要求的。

2.3 未按照相關(guān)要求對竣工文件進(jìn)行編制

在工程竣工文件編制工作開展的過程中，因為未按照相關(guān)的要求進(jìn)行分類成冊，或者成冊也存在很多沒有目錄以及目錄不準(zhǔn)確的問題，甚至有一些工程通過代用圖進(jìn)行組卷，這就造成了竣工文件中圖紙存在大量的缺失問題。

2.4 施工驗收原始簽證資料格式不符合要求

在工程開展工作之前，未對原始施工驗收簽證資料的內(nèi)容和格式進(jìn)行明確、統(tǒng)一的約定，而是在施工進(jìn)行的過程當(dāng)中不斷的增添和更換相關(guān)的內(nèi)容和種類，這就使得不同資料在格式上不夠規(guī)范、統(tǒng)一，給裝訂組卷工作增加了一定的難度。

2.5 原始資料書存在問題

在書寫工程施工過程的原始資料的時候，有很多字跡潦草、不規(guī)范、錯別字等問題，對于修改過的地方也未蓋章和簽字，這就大大增加了工程檔案管理工作的難度。

2.6 沒有形成統(tǒng)一的管理模式

目前，就工程檔案的管理工作而言，其方式方法是多種多樣的，部分管理較好的單位成立了工程檔案室，通過專門的檔案管理人員來管理檔案資料，但是，很多單位由于存在其他部門或者文書代管或兼管的情況，造成檔案材料不齊全、不完整的情況頻發(fā)出現(xiàn)。

2.7 缺乏復(fù)合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)整體偏低，既缺乏專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以符合檔案管理工作的需要。

3 建筑工程檔案資料有效管理的具體措施

3.1 建立健全建筑工程檔案相關(guān)的管理制度

建立健全相關(guān)的建筑工程檔案資料管理制度，是檔案資料有效管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，建筑單位在建筑項目成立的初步階段就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家的相關(guān)規(guī)定，建立起相關(guān)的管理制度，同時，制定統(tǒng)一、規(guī)范的檔案資料管理模式。還需要對建筑施工人員、建筑管理人員等等相關(guān)工作人員的在檔案資料管理中的責(zé)任進(jìn)行明確的劃分，確保檔案資料的真實性和有效性，為建筑單位的合法權(quán)益提供有力的保障。

3.2 強(qiáng)化檔案資料管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

檔案資料管理人員是整個建筑工程檔案資料管理工作的核心和關(guān)鍵，強(qiáng)化對檔案資料管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)工作，可以為工程檔案管理的質(zhì)量提供保障，也可以大大提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。作為建筑單位必須要積極開展有關(guān)的會議，或者聘用專業(yè)人員對員工開展培訓(xùn)工作，從整體上提高管理人員的素質(zhì)和水平。同時，努力提升檔案資料管理人員對建筑工程方面的知識水平，為案資料管理中能夠真實的將檔案歸檔提供便利條件。

3.3 通過現(xiàn)代化技術(shù)統(tǒng)計檔案信息

隨著計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，建筑工程單位必須要積極利用好這些先進(jìn)技術(shù)，做好對建筑檔案資料的統(tǒng)計管理工作，可以構(gòu)建一個記錄檔案信息的系統(tǒng)，對建筑工程中各個環(huán)節(jié)的真實情況進(jìn)行記錄，進(jìn)一步提高建筑工程檔案資料的完整性，使其能夠在建筑工程檔案資料管理過程中充分的發(fā)揮自身的作用。

3.4 確保竣工驗收檔案資料的質(zhì)量，保證其能夠發(fā)揮憑證作用

在建筑工程竣工驗收時，建筑單位的檔案管理人員應(yīng)該同工程項目管理人員，按照相關(guān)規(guī)定對建筑工程中的所有文件進(jìn)行全面審核檢查，務(wù)必保證竣工材料的真實性和完備性，全面符合檔案歸檔的要求。并且應(yīng)該積極嚴(yán)格的貫徹相關(guān)規(guī)定，將竣工檔案驗收作為整個工程驗收的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，保證工程建筑檔案資料的完整準(zhǔn)確。

3.5 強(qiáng)化施工管理工作以及檔案材料編制工作

根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)對工程檔案材料進(jìn)行編制，是施工單位最為基本的業(yè)務(wù)需要。一個施工隊伍如果不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，那就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，重點在于編制形成過程。作為施工單位必須要對自身的職責(zé)進(jìn)行明確，并且，強(qiáng)化對施工技術(shù)人員編制檔案材料能力的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，努力提升編制工程檔案材料的能力和水平。作為開發(fā)公司要強(qiáng)化對施工的監(jiān)督和管理，及時對工程檔案材料的編制情況進(jìn)行檢查，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)制作檔案材料，為以后的工作提供重要的參考依據(jù)。

4 結(jié)束語

綜上，作為建筑施工單位要提高對工程檔案資料管理的重視程度，嚴(yán)格有效的進(jìn)行控制管理。只有認(rèn)真貫徹和落實檔案資料的管理工作，才可以大大的提高施工的整體質(zhì)量和水平，進(jìn)而提高企業(yè)在市場當(dāng)中的競爭力，維護(hù)好企業(yè)在市場當(dāng)中的良好形象。

[1]楊麗娜.建設(shè)工程檔案管理與工程質(zhì)量的關(guān)系及管理要點[J].企業(yè)改革與管理，2016（21）：20+23.

[2]龔志軍.市政工程檔案采集與管理中存在的問題[J].中國管理信息化，2015，18（14）：207～208.

[3]張淑婷.電力工程檔案質(zhì)量管理控制要點探析[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2015（13）：189～190.

[4]宋禮青.高校體育館工程檔案歸檔審核要點與規(guī)范管理[J].工程與建設(shè)，2012，26（04）：571～573+576.

[5]李世鐵.建筑檔案管理重要性及措施[J].遼寧建材，2010（08）：60～61.