事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題與解決措施

張向陽(yáng)

摘 要：在事業(yè)單位改革工作進(jìn)行的過(guò)程中，各個(gè)崗位上工作人員的工作重心其實(shí)也逐漸發(fā)生一定變化，因此事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域中逐漸涌現(xiàn)出來(lái)更多的問(wèn)題，針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整之后，就容易在任務(wù)交接的過(guò)程中出現(xiàn)一些問(wèn)題，從而也就會(huì)對(duì)整個(gè)檔案管理工作流程造成一定影響。筆者依據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)文獻(xiàn)資料的記載，詳細(xì)針對(duì)事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出一些應(yīng)對(duì)措施，希望可以在日后相關(guān)工作人員對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行分析的過(guò)程中，起到一定借鑒性作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;解決措施;分析

一、事業(yè)單位檔案管理工作的研究背景

事業(yè)單位檔案管理工作起到的作用十分重要，會(huì)直接對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)行安全性及穩(wěn)定性造成一定影響。檔案是一種具備非常大價(jià)值的社會(huì)資源，因此逐漸得到我國(guó)人民群眾的重視，實(shí)際工作的過(guò)程中，只有在領(lǐng)導(dǎo)者予以檔案管理工作充分重視的背景之下，其他各個(gè)崗位上工作才會(huì)去了解檔案管理的重要性。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域中存在的問(wèn)題，提出一些應(yīng)對(duì)措施，以便于可以對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展做出一定保證，最終也就可以在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過(guò)程中，做出一定貢獻(xiàn)。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的特征

（一）現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)

事業(yè)單位人事檔案其實(shí)是將職工的各種類(lèi)型資料明確記錄下來(lái)，這些資料當(dāng)中記錄下來(lái)的內(nèi)容其實(shí)是十分真實(shí)的。其中主要包含的是職工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、入黨情況以及獎(jiǎng)懲情況。這些資料對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)其實(shí)是十分重要的，事業(yè)單位可以通過(guò)檔案可以各個(gè)崗位上工作人員的情況形成清晰的認(rèn)識(shí)，將其當(dāng)成是人事調(diào)動(dòng)的具體依據(jù)，依據(jù)資料以及各個(gè)崗位上工作人員的表現(xiàn)，才能夠做出較為明確的決定。事業(yè)單位只有在對(duì)在職人員的詳細(xì)資料形成清晰的認(rèn)識(shí)之后，才可以對(duì)后續(xù)崗位選聘及人才選拔等工作的順利開(kāi)展做出保證。就是因?yàn)槭聵I(yè)單位人事檔案本身具備比較強(qiáng)的真實(shí)性，才可以在各項(xiàng)選拔及聘用工作進(jìn)行的過(guò)程中作為依據(jù)。

（二）檔案儲(chǔ)存環(huán)境的安全性比較強(qiáng)

現(xiàn)階段事業(yè)單位中各個(gè)崗位上工作人員的檔案一般都是用紙面形式記載下來(lái)的，并且是在電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中錄入，以這兩種類(lèi)型的方式來(lái)進(jìn)行保存和管理。既可以規(guī)避某些信息被篡改，還可以預(yù)防紙質(zhì)檔案易損壞問(wèn)題帶來(lái)的影響?，F(xiàn)階段，信息化采集等模式基本上讓檔案信息管理的方式發(fā)生了根本的變化，還可以將電子方式儲(chǔ)存下來(lái)的信息打印出來(lái)，當(dāng)成是紙質(zhì)檔案保存起來(lái)，上雙保險(xiǎn)。為了能夠完全克服紙質(zhì)檔案易損壞這一特征，電子檔案信息實(shí)際上是可以?xún)?chǔ)存在電子移動(dòng)磁盤(pán)當(dāng)中，這種電子檔案本身占據(jù)的空間比較小，也不容易遭受到影響，并且還不會(huì)對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境提出太高的要求。除去上文中所說(shuō)的問(wèn)題之外，對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員提出的要求比較低，從而也就可以對(duì)事業(yè)單位檔案管理效率及效果做出一定保證，最終在我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過(guò)程中，做出一定貢獻(xiàn)。

三、事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案管理其實(shí)是各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，在這里提及到的檔案管理實(shí)際上就是對(duì)單位實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的各種類(lèi)型的信息進(jìn)行分類(lèi)整理，以此為基礎(chǔ)將單位活動(dòng)的記錄儲(chǔ)存下來(lái)，并提供相應(yīng)的查詢(xún)服務(wù)。檔案管理工作依據(jù)單位性質(zhì)的不同，可以將其劃分為政府部門(mén)檔案管理以及事業(yè)單位檔案管理幾種。因?yàn)闄n案管理起到的作用十分重要，我國(guó)明確推行相應(yīng)的法律法規(guī)對(duì)檔案管理做出明確的規(guī)定。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的重要構(gòu)成成分，可以為提升機(jī)關(guān)工作效率及水平奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也是保持機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

檔案管理之所以比較重要，是因?yàn)闄n案管理是記錄使單位活動(dòng)的歷史資料及證據(jù)，在我國(guó)事業(yè)單位管理逐漸向著制度化和規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，單位日常工作的過(guò)程中，都是需要將各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況明確地記錄下來(lái)，將其當(dāng)成是日后開(kāi)展管理工作的依據(jù)。二十一世紀(jì)其實(shí)是一個(gè)信息時(shí)代，現(xiàn)階段我國(guó)已經(jīng)逐漸進(jìn)入到大數(shù)據(jù)師弟啊當(dāng)中，在我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，數(shù)據(jù)逐漸演變?yōu)橐环N十分重要的資源，檔案管理則是會(huì)提供一定數(shù)據(jù)支持。所以事業(yè)單位檔案管理水平假如比較高，能夠在單位管理工作進(jìn)行的過(guò)程中提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)，促使我國(guó)范圍內(nèi)各個(gè)事業(yè)單位逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上。

四、現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案管理體系規(guī)范性不強(qiáng)

目前某些事業(yè)單位檔案管理秩序的混亂性比較強(qiáng)，欠缺規(guī)范化的管理制度，檔案管理工作的效率不高，日常工作內(nèi)容不是十分明確，甚至都沒(méi)有編制統(tǒng)一的存檔制度，因?yàn)闄n案管理制度當(dāng)中存在一定缺陷，因此會(huì)導(dǎo)致很多優(yōu)質(zhì)資料丟失，從而也就會(huì)在我國(guó)范圍內(nèi)各個(gè)事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中造成一定負(fù)面影響，事業(yè)單位信息管理和檔案管理之間的配合不是很好，檔案和信息之間的統(tǒng)一性難以得到保證，因此也就會(huì)對(duì)檔案的完整性造成一定影響，自然也就會(huì)在我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中造成一定負(fù)面影響。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化水平較低

依據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作得到的結(jié)果可以得知的是，現(xiàn)階段我國(guó)已經(jīng)建成的信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量大致上是四千個(gè)，信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理水平也比較高，但是其中的缺陷是內(nèi)容不是十分豐富，出現(xiàn)重復(fù)性問(wèn)題的幾率比較高，換一種說(shuō)法就是信息化資源的質(zhì)量仍然有待提升。并且已經(jīng)開(kāi)放的綜合檔案資料不足總量的25%，數(shù)量非常少。所以信息化檔案管理水平較低，仍然有很大的發(fā)展空間。與此同時(shí)，信息化檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為技術(shù)基礎(chǔ)。檢索效率和計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)水平之間的關(guān)系十分密切。但是現(xiàn)階段我國(guó)范圍內(nèi)大部分事業(yè)單位雖然說(shuō)已經(jīng)引進(jìn)了檔案管理信息化模式，但是檔案管理人員實(shí)際工作的過(guò)程中，仍然會(huì)沿用傳統(tǒng)型手工管理模式，難以在實(shí)際工作的過(guò)程中熟練的應(yīng)用信息技術(shù)，在此背景之下，計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)的作用難以在檔案管理領(lǐng)域中充分發(fā)揮出來(lái)。

（三）離職人員沒(méi)有得到科學(xué)合理的安排

事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中出現(xiàn)工作人員離職問(wèn)題之后，因?yàn)闄n案管理離職人員并沒(méi)有得到科學(xué)合理的安排，因此會(huì)出現(xiàn)崗位空缺這種問(wèn)題，會(huì)對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)行穩(wěn)定性及安全性造成一定影響，甚至還會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位蒙受不必要的損失，某些檔案管理人員實(shí)際工作的過(guò)程中，并沒(méi)有切實(shí)履行自身的各項(xiàng)職責(zé)，僅僅是為了應(yīng)付差事而已，在此背景下檔案管理工作的作用自然沒(méi)有辦法順利發(fā)揮出來(lái)。

五、問(wèn)題應(yīng)對(duì)措施

（一）提升事業(yè)單位檔案管理工作的使用率

深化事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域中的改革工作，彌補(bǔ)傳統(tǒng)型檔案管理模式中的缺陷，并在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，成立獨(dú)立的事業(yè)單位檔案管理科室，派遣專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員完成管理工作，與此同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的集中化，為了規(guī)避檔案分散這一問(wèn)題熬成的影響，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的效率做出保證。積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，科學(xué)合理的在檔案管理領(lǐng)域中使用較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理的開(kāi)發(fā)利用水平，予以事業(yè)單位檔案管理工作充分地重視，以便于能夠讓檔案管理工作可以更好的為事業(yè)單位提供服務(wù)，促使我國(guó)范圍內(nèi)各個(gè)事業(yè)單位逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上。

（二）構(gòu)建較為完善的事業(yè)單位檔案管理制度

事業(yè)單位在我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)工作進(jìn)行的過(guò)程中做出了突出的貢獻(xiàn)，科學(xué)合理地完成檔案管理工作，可以推動(dòng)事業(yè)單位走上穩(wěn)定發(fā)展道路上。所以日后事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，需要構(gòu)建完善的檔案管理制度，切實(shí)依據(jù)我國(guó)檔案管理法規(guī)中提出的要求，并聯(lián)系各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理制度，切實(shí)的對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的各項(xiàng)操作進(jìn)行限制，爭(zhēng)取可以做到依法管理，依據(jù)各項(xiàng)規(guī)章制度中提出的要求辦理各項(xiàng)事務(wù)。以免檔案管理人員實(shí)際工作的過(guò)程中出現(xiàn)違規(guī)操作，以此為基礎(chǔ)自然可以對(duì)事業(yè)單位檔案及信息的安全性及真實(shí)性做出一定保證。

（三）妥善開(kāi)展離職人員交班工作

事業(yè)單位檔案管理離職人員交接工作應(yīng)當(dāng)妥善完成，編制較為完善的交接班制度，及時(shí)對(duì)離職問(wèn)題進(jìn)行處理。在檔案管理人員離職之后，立即安排相應(yīng)的交接工作，找尋合適的人員及時(shí)補(bǔ)充離職人員的崗位，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展做出保證。并且還應(yīng)當(dāng)和離職人員之間保持聯(lián)系，以免在實(shí)際工作的過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題之后難以及時(shí)地解決問(wèn)題，對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)行安全性及穩(wěn)定性造成影響。除去上文中所說(shuō)的問(wèn)題之外，各個(gè)事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)定期地對(duì)檔案的保存情況進(jìn)行檢查，才可以及時(shí)將問(wèn)題找尋出來(lái)，并使用適應(yīng)性比較強(qiáng)的措施解決問(wèn)題，妥善完成檔案管理工作，在事業(yè)單位日后開(kāi)展人員調(diào)度等工作的過(guò)程中提供真實(shí)的依據(jù)，從而也就可以對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)決策的精準(zhǔn)性做出保證，推動(dòng)事業(yè)單位走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上。

六、結(jié)語(yǔ)

依據(jù)上文中的敘述可以了解到的是，在嶄新的形勢(shì)之下，事業(yè)單位管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理工作。定期組織一定數(shù)量工作人員參與到培訓(xùn)當(dāng)中，逐漸將各個(gè)管理人員的工作態(tài)度糾正，切實(shí)提升管理人員的綜合素質(zhì)水平，并且逐漸彌補(bǔ)現(xiàn)行檔案管理工作制度當(dāng)中的缺陷，將離崗工作人員的任務(wù)及時(shí)的交接，以此為基礎(chǔ)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展做出保證，推動(dòng)事業(yè)單位逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上，最終也就可以在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程向前推進(jìn)的過(guò)程中，做出一定貢獻(xiàn)。

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