創(chuàng)新與強(qiáng)化檔案管理促進(jìn)水運(yùn)行業(yè)發(fā)展

李洪方

水運(yùn)行業(yè)是國家重要的基礎(chǔ)性、先導(dǎo)性、服務(wù)性行業(yè)，特別是在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，水運(yùn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要性更顯突出。近年來，在河北省檔案局、交通部檔案館和河北省交通運(yùn)輸廳檔案主管部門的指導(dǎo)下，河北省交通運(yùn)輸廳港航管理局（以下簡稱省港航局）始終高度重視水運(yùn)建設(shè)行業(yè)的檔案工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化對(duì)項(xiàng)目檔案的指導(dǎo)，以“建精品工程，創(chuàng)一流檔案”為目標(biāo)，狠抓行業(yè)檔案工作管理水平上檔升級(jí)，不斷向著規(guī)范化、專業(yè)化、信息化方向邁進(jìn)。重點(diǎn)以項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收為抓手，創(chuàng)新服務(wù)方式，強(qiáng)化過程管控，開展了一系列的培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督等活動(dòng)，全行業(yè)檔案管理由基礎(chǔ)薄弱到逐漸規(guī)范，取得了明顯的成效。

一、河北省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理概況

“十二五”期間，河北省港口建設(shè)完成投資近900億元，形成港口通過能力近5億噸，港口建設(shè)投資連續(xù)五年居全國第一，建成了一批大型重點(diǎn)港口項(xiàng)目，為促進(jìn)河北省經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和確保國家能源運(yùn)輸安全發(fā)揮了重要作用。2009年交通運(yùn)輸部印發(fā)了《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》，水運(yùn)行業(yè)才正式有了操作性法規(guī)，2012年河北省交通運(yùn)輸廳會(huì)同河北省檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)全省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的意見》，明確省港航局對(duì)全省水運(yùn)行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和系統(tǒng)管理，可以說省港航局面臨著管理起步晚、經(jīng)驗(yàn)少、項(xiàng)目多、專業(yè)力量弱等諸多問題。另外河北省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目各參建單位也存在著機(jī)構(gòu)不健全，管理力量弱，信息化水平低等問題，但通過近幾年的持續(xù)努力，目前行業(yè)檔案管理工作已取得長足的進(jìn)步，并獲得了各方的認(rèn)可。

二、河北省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要做法和體會(huì)

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，筑牢工作基礎(chǔ)，提升管理水平

首先是強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，這是做好工程檔案管理工作的基本前提。省港航局領(lǐng)導(dǎo)高度重視行業(yè)檔案管理工作，局內(nèi)確定專業(yè)處室，專業(yè)人員負(fù)責(zé)研究檔案管理，特別是針對(duì)過去河北省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目普遍存在的“重建設(shè)、輕管理，重硬件、輕軟件，重外業(yè)、輕內(nèi)業(yè)，重工程實(shí)體質(zhì)量、輕工程檔案質(zhì)量”的情況，不斷加大宣傳和培訓(xùn)力度，組織重點(diǎn)針對(duì)各參建單位主要負(fù)責(zé)人的宣傳和培訓(xùn)。通過幾年時(shí)間的努力，基本扭轉(zhuǎn)了這樣的局面，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作有了高度的認(rèn)知，這是全行業(yè)做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

第二是健全管理機(jī)構(gòu)，配齊管理人員。過去項(xiàng)目建設(shè)中輕視檔案管理工作的主要表現(xiàn)之一就是項(xiàng)目檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和管理制度不健全，管理人員配備嚴(yán)重不足。項(xiàng)目的建設(shè)、施工和監(jiān)理這三個(gè)主要參建方的檔案管理人員大多為兼職，具體管理人員有的是專職，多數(shù)為兼職，且檔案管理科班專業(yè)人員少之又少，檔案管理的質(zhì)量很難保障。對(duì)此，省港航局加大監(jiān)管力度：在項(xiàng)目招標(biāo)、合同簽訂、開工審批、項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督申請(qǐng)和項(xiàng)目專項(xiàng)檢查過程中，嚴(yán)格把關(guān)，將是否健全項(xiàng)目檔案管理組織和規(guī)章制度，是否配齊管理人員作為硬性監(jiān)管要件來強(qiáng)調(diào)，通過幾年的努力，這種局面得到根本的改觀。

第三是強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升行業(yè)管理水平。遵循打鐵還需自身硬的原則，首先從自身做起，在省港航局機(jī)關(guān)內(nèi)部開展檔案業(yè)務(wù)專項(xiàng)學(xué)習(xí)，以現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為課題，定期組織講座，結(jié)合水運(yùn)工程典型項(xiàng)目，按項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)審批、工程準(zhǔn)備、工程實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等階段細(xì)分，研究檔案形成規(guī)律，首先把管理者變?yōu)閮?nèi)行，以“管工程必須管檔案”為原則，迅速提升了整體管理水平。在此基礎(chǔ)上，借鑒火電、水利等行業(yè)的先進(jìn)做法，組織編制了《河北省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作指南》，詳細(xì)編排了項(xiàng)目檔案管理全過程的操作指南，在水運(yùn)行業(yè)尚屬全國首例，通過幾年的實(shí)際應(yīng)用，效果良好。

第四是開展高規(guī)格高質(zhì)量的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在省檔案局及交通行業(yè)有關(guān)檔案管理專家的指導(dǎo)和幫助下， 2013年、2014年度，省港航局集中組織了水運(yùn)工程檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，邀請(qǐng)交通運(yùn)輸部檔案館領(lǐng)導(dǎo)、水運(yùn)檔案管理辦法的主要起草人、省檔案局專家、工程管理專家等蒞臨授課，培訓(xùn)范圍覆蓋了全行業(yè)全部建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員。期間，還特別強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)目的建設(shè)、施工、監(jiān)理單位的主要負(fù)責(zé)人必須參加培訓(xùn)。這樣的培訓(xùn)由于規(guī)格高、范圍廣，引起了全行業(yè)對(duì)檔案工作的高度重視，收到了良好的效果。

（二）堅(jiān)持問題導(dǎo)向，把握重點(diǎn)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化過程監(jiān)管

過去水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目中大量存在著項(xiàng)目檔案搜集、整理與工程建設(shè)不同步，往往是項(xiàng)目到了竣工驗(yàn)收階段才開始系統(tǒng)整理工程資料的情況，造成部分檔案資料與工程內(nèi)在聯(lián)系性差、資料不全和大量復(fù)印件，嚴(yán)重影響了水運(yùn)工程檔案的質(zhì)量。針對(duì)這些問題，省港航局根據(jù)項(xiàng)目檔案管理的專業(yè)要求，結(jié)合水運(yùn)工程建設(shè)的一般規(guī)律和特點(diǎn)，堅(jiān)持創(chuàng)新服務(wù)指導(dǎo)，抓重點(diǎn)環(huán)節(jié)的控制和監(jiān)管，嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范水運(yùn)工程檔案的管理。

首先是嚴(yán)把合同和開工關(guān)。在工程招標(biāo)文件及工程合同中，要求必須明確工程檔案管理和檔案質(zhì)量要求。在開工階段，必須確保各參建單位建立健全檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、制度和人員，并在建設(shè)期的各專項(xiàng)檢查中作為重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)證，確保工程檔案與工程實(shí)體同步建設(shè)。

第二是嚴(yán)把工程交工驗(yàn)收關(guān)。堅(jiān)持建設(shè)項(xiàng)目各單位工程、分部（分項(xiàng)）工程實(shí)體與工程資料同步驗(yàn)收，同步交接。對(duì)項(xiàng)目檔案管理人員必須參與交工驗(yàn)收做出硬性規(guī)定，收到了良好的效果。

第三是充分借力項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。省港航局以項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收為抓手，堅(jiān)持專項(xiàng)驗(yàn)收前的預(yù)檢制度，以驗(yàn)收促完善，確保工程檔案質(zhì)量。按照工程檔案驗(yàn)收辦法的要求，統(tǒng)一規(guī)范了申請(qǐng)驗(yàn)收表、自檢報(bào)告、匯報(bào)材料等的格式和內(nèi)容，在行業(yè)內(nèi)形成一整套規(guī)范的驗(yàn)收工作程序，有效的保證了項(xiàng)目驗(yàn)收的質(zhì)量和工作效率。同時(shí)，充分依靠省檔案局的專業(yè)力量從檔案格式形式、檔案庫房、檔案信息化管理軟件、檔案系統(tǒng)規(guī)劃等方面進(jìn)行全方位業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷提高項(xiàng)目檔案管理水平。

（三）創(chuàng)新服務(wù)指導(dǎo)，堅(jiān)持齊抓共管，提升內(nèi)在品質(zhì)

重點(diǎn)是充分借力省市檔案主管部門、省水運(yùn)質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目單位上級(jí)檔案部門等各級(jí)管理力量，創(chuàng)新服務(wù)指導(dǎo)，堅(jiān)持齊抓共管，形成良好的檔案工作氛圍。

首先堅(jiān)持主動(dòng)溝通，共同推動(dòng)。針對(duì)河北省港口建設(shè)投資多元化的問題，比如煤炭碼頭分別由華能、華電、神華、國投等能源企業(yè)建設(shè)，原油、LNG、液化碼頭主要由中石化、中石油等石化企業(yè)建設(shè)，部分新興物流企業(yè)和相關(guān)民營企業(yè)也開始投資建設(shè)港口，不同行業(yè)在檔案管理和操作上存在差別，針對(duì)這些情況，省港航局主動(dòng)上門溝通，熱心服務(wù)，在建設(shè)初期加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，指導(dǎo)項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)檔案工作做出規(guī)劃，提高了工作的針對(duì)性和有效性，避免驗(yàn)收期因標(biāo)準(zhǔn)不同的重復(fù)整理等。

第二是全力確保重大項(xiàng)目的管理。在日常管理中，省港航局加大對(duì)大型重點(diǎn)項(xiàng)目的支持、管理和指導(dǎo)力度，積極邀請(qǐng)省市檔案局的專家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，有針對(duì)性的促進(jìn)了檔案工作的提升。幾年中，省市檔案局的領(lǐng)導(dǎo)和專家，多次對(duì)曹妃甸首鋼碼頭有限公司、華電煤碼頭三期工程、滄州港務(wù)集團(tuán)有限公司等多個(gè)單位進(jìn)行了企業(yè)內(nèi)部的專項(xiàng)培訓(xùn)和現(xiàn)場指導(dǎo)，有力地保障了河北省重點(diǎn)項(xiàng)目工程檔案的管理工作。

第三是協(xié)同水運(yùn)工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)施工過程中工程資料的控制，追求檔案內(nèi)在品質(zhì)。省港航局與省水運(yùn)工程質(zhì)量安全監(jiān)督局建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，通過聯(lián)合檢查、專項(xiàng)檢查等，在工程施工期狠抓內(nèi)業(yè)資料的準(zhǔn)確性、科學(xué)性、規(guī)范性，并在檔案培訓(xùn)中增加《施工質(zhì)量及驗(yàn)收資料形成與審查要點(diǎn)》內(nèi)容，在交工驗(yàn)收中即狠抓工程資料質(zhì)量，有效提高了檔案的內(nèi)在品質(zhì)。

第四是強(qiáng)化檢查督導(dǎo)，推進(jìn)信息化建設(shè)，開展?fàn)巹?chuàng)星級(jí)檔案室活動(dòng)。幾年來，省港航局將檔案工作列入河北省水運(yùn)建設(shè)市場年度檢查的重要內(nèi)容，對(duì)項(xiàng)目檔案工作作出考核評(píng)價(jià)并通報(bào)，強(qiáng)化企業(yè)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的重視程度；在全行業(yè)推進(jìn)工程檔案信息化建設(shè)，明顯的提高了檔案管理電子化、信息化水平；積極推進(jìn)“星級(jí)檔案室”的建設(shè)，促進(jìn)軟硬件水平同步提高。行業(yè)內(nèi)涌現(xiàn)出唐山港曹妃甸煤碼頭三期工程、曹妃甸首鋼碼頭工程檔案室等一批星級(jí)檔案室，助推河北省水運(yùn)工程檔案管理水平進(jìn)一步提升。

三、河北省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作取得的主要成效

近年來，省港航局對(duì)河北省水運(yùn)行業(yè)各項(xiàng)目單位及參建單位廣泛動(dòng)員、認(rèn)真培訓(xùn)、狠抓督導(dǎo)，推動(dòng)全行業(yè)檔案整體工作取得了新的成效。

通過努力，自2012年起共有近30個(gè)項(xiàng)目順利通過了檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格率達(dá)到了100%，驗(yàn)收項(xiàng)目逐年增多，驗(yàn)收程序不斷規(guī)范，多個(gè)項(xiàng)目的檔案質(zhì)量受到交通部及省檔案主管部門的表揚(yáng)，各項(xiàng)目單位基本均能建立適應(yīng)項(xiàng)目檔案管理工作需要的體制機(jī)制，項(xiàng)目檔案服務(wù)港口生產(chǎn)運(yùn)營的水平不斷提高，檔案工作不斷規(guī)范。

通過強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，以往“重保管，輕利用”的傳統(tǒng)也在不斷改變，檔案資源的開發(fā)利用不斷加強(qiáng)，服務(wù)港口生產(chǎn)運(yùn)營的水平不斷提高。如利用項(xiàng)目檔案資料不斷推進(jìn)唐山港地連墻板樁碼頭的創(chuàng)新發(fā)展，唐山港京唐港區(qū)在國內(nèi)首次采用挖入式港池結(jié)合地連墻板樁碼頭布置，開創(chuàng)了在粉沙質(zhì)海岸建港的先例，最初泊位等級(jí)最大僅為1.5萬噸級(jí)，項(xiàng)目建成后利用形成的施工資料、設(shè)計(jì)圖紙、檢測資料、工后觀測資料等，在最初的結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，不斷改進(jìn)創(chuàng)新，逐步開發(fā)出了半遮簾、全遮簾等多種結(jié)構(gòu)型式，目前已經(jīng)能夠建設(shè)15萬噸級(jí)的泊位，泊位等級(jí)得到大幅度提升，并在我省曹妃甸港區(qū)及全國粉沙質(zhì)海岸港口得到推廣應(yīng)用，成為我國港口碼頭工程建設(shè)中多、快、好、省的范例。2017年以來交通運(yùn)輸部又深入推廣了地連墻板樁碼頭的施工標(biāo)準(zhǔn)化工作，項(xiàng)目檔案在地連墻板樁碼頭的創(chuàng)新發(fā)展中起到了關(guān)鍵的作用。

2017年交通運(yùn)輸部在全國組織開展《中國水運(yùn)史（1949-2015）》和《中國水運(yùn)工程建設(shè)實(shí)錄（1978-2015）》的編撰工作，河北省水運(yùn)工程建設(shè)的重大決策及項(xiàng)目建設(shè)情況都需要依托檔案進(jìn)行查詢利用，如近年來曹妃甸港區(qū)及黃驊港綜合大港的建設(shè)決策文件、重點(diǎn)項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)程、港口發(fā)展的大事記、建設(shè)成就等，可以說項(xiàng)目檔案為開展編撰工作提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：河北省交通運(yùn)輸廳港航管理局）