禮貌策略在外貿(mào)函電中的應(yīng)用

周艷艷

（江蘇開放大學(xué)，江蘇 南京 210036）

外貿(mào)函電是商務(wù)英語專業(yè)的專業(yè)必修課，是將英語語言知識(shí)與國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)知識(shí)相結(jié)合的課程。外貿(mào)函電主要是指在對(duì)外交易流程中所涉及的英文信函，因此要寫出一封規(guī)范、得體的外貿(mào)信函，英語語言基礎(chǔ)、外貿(mào)業(yè)務(wù)知識(shí)和書信寫作技巧缺一不可。此外，還要注意此類信函的修辭技巧尤其是禮貌策略在遣詞造句中的應(yīng)用。禮貌是人類文明的標(biāo)志之一，語言與禮貌關(guān)系密切。本文將以英國(guó)語言學(xué)家Brown和Levinson(1987)提出的禮貌模式（the Politeness Model）為基礎(chǔ)，分析禮貌策略在外貿(mào)函電中的應(yīng)用以及影響禮貌策略應(yīng)用的因素。所分析外貿(mào)信函均來自學(xué)生目前正在使用的課本，這些信函來源于外貿(mào)交往中的實(shí)際往來函電，是學(xué)生學(xué)習(xí)函電寫作的范例。

一、禮貌策略

Brown和Levinson提出的禮貌模式又稱為面子保全理論，是在美國(guó)語言哲學(xué)家Grice(1967)提出的合作原則(Cooperative Principle)的基礎(chǔ)上提出的。面子保全理論來源于對(duì)口頭語言表達(dá)的分析，后來越來越多地被應(yīng)用于書面表達(dá)的篇章分析中，被視為對(duì)其理論應(yīng)用的進(jìn)一步發(fā)展。Brown和Levinson認(rèn)為語言交流中的禮貌程度是由三個(gè)要素決定的：距離(distance)、力量(power)和威脅面子行為(face-threatening acts)的強(qiáng)度。應(yīng)用于外貿(mào)函電的書面交流，距離是指發(fā)信人與收信人之間的親疏關(guān)系，力量是指收信人相比較發(fā)信人誰更有優(yōu)勢(shì)，如當(dāng)發(fā)信人有求于收信人時(shí)，收信人就更有優(yōu)勢(shì)，更有力量。當(dāng)威脅面子的行為發(fā)生時(shí)，他們提出15種積極禮貌策略以及10種消極禮貌策略作為補(bǔ)救措施。積極禮貌策略是為了保全對(duì)方的積極面子而消極禮貌策略則是保護(hù)消極面子。積極面子是希望得到他人的欣賞與贊同，消極面子是不希望別人將意志強(qiáng)加于自己，不希望自身利益受到侵犯。距離越大，收信人的優(yōu)勢(shì)越大，威脅面子的強(qiáng)度越大則越需要實(shí)施禮貌策略來補(bǔ)救。

二、禮貌策略在外貿(mào)函電應(yīng)用中的研究

Maier(1992)曾經(jīng)比較母語為英語的本國(guó)人與母語不是英語的外國(guó)人所寫的英語外貿(mào)函電，發(fā)現(xiàn)外國(guó)人寫的信函使用積極禮貌策略多于消極策略。丹麥學(xué)者Pilegaard(1997)則研究了從劍橋大學(xué)語料庫(kù)中隨機(jī)抽取的323封外貿(mào)信函，分析禮貌策略在不同種類外貿(mào)信函中的應(yīng)用，研究結(jié)果表明積極與消極禮貌策略的應(yīng)用與發(fā)信人和收信人之間的關(guān)系以及信函的具體功能相關(guān)。通過研究跨國(guó)公司與其他公司之間的82封真實(shí)外貿(mào)函電，Nickerson(1999)發(fā)現(xiàn)發(fā)信人與收信人之間的關(guān)系對(duì)禮貌策略的應(yīng)用具有影響作用。

近年來越來越多的中國(guó)學(xué)者開始研究禮貌原則在外貿(mào)函電中的應(yīng)用，比如林旭濤（2005）以Leech的禮貌原則與Brown和Levinson的禮貌理論為依據(jù)，分析其在外貿(mào)函電中的運(yùn)用和表現(xiàn)，提出“在運(yùn)用禮貌原則時(shí)應(yīng)考慮社會(huì)、文化等因素的制約”①。沈丹（2008）從詞匯選用和詞匯運(yùn)用兩方面探討了禮貌表達(dá)在外貿(mào)函電中的實(shí)現(xiàn)。黃麗莉（2012）從“語篇結(jié)構(gòu)、詞匯和句法三方面”②分析了Brown和Levinson的禮貌策略在抱怨類及回復(fù)類外貿(mào)電子郵件中的運(yùn)用。本文將分析禮貌策略在外貿(mào)信函的各個(gè)組成部分中的應(yīng)用，以Brown和Levinson的禮貌模式為基礎(chǔ)，以大連理工大學(xué)出版社出版的《世紀(jì)商務(wù)英語：外貿(mào)函電》（第二版）中的外貿(mào)信函為研究對(duì)象，以函電的各個(gè)基本組成部分為切入點(diǎn)分析禮貌策略在函電中的應(yīng)用并探討影響其應(yīng)用的因素。

三、外貿(mào)信函各組成部分及禮貌策略在其中的應(yīng)用

《世紀(jì)商務(wù)英語：外貿(mào)函電》，共13個(gè)單元，包含51封英語外貿(mào)信函作為范例供學(xué)生學(xué)習(xí),這些信函以其在外貿(mào)流程中出現(xiàn)的順序編排。

撰寫外貿(mào)函電的目的是為了交流業(yè)務(wù)信息，建立和維持良好的商業(yè)伙伴關(guān)系。要寫出一封得體的外貿(mào)信函，通常要遵循七個(gè)原則，即清晰、完整、簡(jiǎn)潔、具體、正確、體諒和禮貌。其中體諒和禮貌兩個(gè)原則都強(qiáng)調(diào)了禮貌在函電中的重要性。在寫外貿(mào)信函時(shí)，要從對(duì)方的角度出發(fā)考慮和照顧對(duì)方的利益，既要照顧收信人的面子又要保全發(fā)信人自己的面子，禮貌策略的應(yīng)用體現(xiàn)在信函的每個(gè)組成部分之中。

一般外貿(mào)信函具有七個(gè)基本組成部分：信頭、日期、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾敬語和落款簽字。當(dāng)然可能還有其他部分如：事由標(biāo)題、附件和抄送等。本文只探討禮貌策略在基本組成部分中的應(yīng)用。外貿(mào)信函的發(fā)信人和收信人之間的關(guān)系是工作關(guān)系，比較正式，要求信函的格式要正式和規(guī)范。

1、信頭、日期和信內(nèi)地址

通常，信頭位于信函上方的中間或者左邊，包含發(fā)信人公司的名稱、地址、電話號(hào)碼和電子郵件地址等信息。日期則位于信頭下一行或兩行，靠左，英美兩國(guó)日期排列順序不同，英國(guó)的順序是日、月、年，美國(guó)則為月、日、年。信內(nèi)地址是收信人的聯(lián)系方式，在日期下至少兩行。這些可以視為是積極禮貌策略“使用伙伴識(shí)別標(biāo)記”在書面語中的應(yīng)用。正是外貿(mào)信函當(dāng)事人雙方之間的關(guān)系和此類信函的作用決定了要使用禮貌策略。

2、稱呼

稱呼位于信內(nèi)地址下兩行，有不同的形式，根據(jù)發(fā)信人和收信人之間的關(guān)系選擇不同的稱呼形式。比如建立業(yè)務(wù)關(guān)系的信函一般是發(fā)信人給收信人寫的第一封信，發(fā)信人可能并不知道對(duì)方公司的具體收信人是誰，因此稱呼語為“Dear Sirs”。隨著女權(quán)運(yùn)動(dòng)的發(fā)展，當(dāng)不確定收信人的性別時(shí)，現(xiàn)在多用“Dear Sir or Madam”或“Dear Madam or Sir”。當(dāng)?shù)诙位虻谌卧俳o同樣的收信人寫信時(shí)，發(fā)信人應(yīng)該知道收信人的姓名了，此時(shí)“Dear Mr.”或“Dear Ms.”加對(duì)方的姓用于稱呼語。而以后當(dāng)雙方更加熟悉，距離更近時(shí)，稱呼可變成“Dear”加對(duì)方的名字。這同樣是積極禮貌策略“使用伙伴識(shí)別標(biāo)記”的采用。信函雙方當(dāng)事人之間的關(guān)系遠(yuǎn)近決定稱呼語的使用。

3、正文

外貿(mào)函電的正文一般包括三部分：開始，實(shí)際信息和結(jié)尾。在開始部分說明寫信目的，如之前有過通信，還會(huì)提及之前相關(guān)信函。實(shí)際信息部分闡明寫信的具體目的、要求或希望。結(jié)尾則表達(dá)美好愿望或感謝之情。

以下外貿(mào)函電正文充分顯示：收信人與發(fā)信人之間的力量對(duì)比以及函電的不同種類或功能決定了禮貌策略的使用。

例1.要求建立業(yè)務(wù)關(guān)系正文的開始部分：

From the E-mail that was received from our Toronto Office,we know that your firm is of good standing and reliability in Toronto.We understand that you are particularly interested in the export of various papers to China.③

正文開始部分一共兩句話就采用了三種積極禮貌策略。第一句使用了“注意對(duì)方的興趣”和“恭維對(duì)方”兩種策略，第二句則使用了“尋求一致”的策略。接著實(shí)際信息部分其中“we are confident that we will be able to give you large orders if the delivery,price and quality meet our requirements”③應(yīng)用了“許諾交換條件”的積極禮貌策略。

例2.要求建立業(yè)務(wù)關(guān)系正文的結(jié)尾部分：

By this letter,we are contacting you with interest to enter into business relationship with your company.We hope that we may receive your catalogue soon as well as other printed materials for reference.

We look forward to establishing good business relationship with you soon.③

在結(jié)尾部分，采用了“給出原因”和“表示樂觀”這兩種積極禮貌策略。表示寫信目的是與對(duì)方建立業(yè)務(wù)關(guān)系，并希望早日收到對(duì)方的產(chǎn)品目錄和印刷資料。在這一封短信中，至少應(yīng)用了六個(gè)積極禮貌策略，這是由于收信人在力量上占優(yōu)勢(shì)地位，發(fā)信人則處于劣勢(shì)地位，請(qǐng)求收信人與其建立業(yè)務(wù)關(guān)系，因此發(fā)信人會(huì)使用較多的禮貌策略表示對(duì)收信人的敬意，希望贏得對(duì)方的好感。而對(duì)于此類信件的回復(fù)，禮貌策略則應(yīng)用比較少，一般會(huì)有類似表達(dá)“we are sending you by air a catalogue together with a range of pamphlets”④，使用“給與禮物”這一積極禮貌策略。因?yàn)榛貜?fù)郵件中原收信人變成了發(fā)信人，這時(shí)發(fā)信人占有優(yōu)勢(shì)地位，一般會(huì)表示同意接受對(duì)方建議，愿意建立業(yè)務(wù)關(guān)系。

又如在報(bào)盤信中，發(fā)信人想要銷售商品，收信人占優(yōu)勢(shì)地位，需要使用禮貌策略。

例3.以下是一封報(bào)盤信的開始部分：

We are very pleased to receive your inquiry of 16th September and enclose our illustrated catalogue and price list giving the details you ask for.Also under separate cover we are sending you some samples and feel confident that when you have examined them you will agree that the goods are both excellent in quality and reasonable in price.⑤

這封信是對(duì)之前收到的詢盤信的回復(fù)，首先發(fā)信人表示很高興收到對(duì)方9月16日的詢盤信，照顧到對(duì)方的積極面子，之后采用“給與禮物”與“尋求一致”兩種積極禮貌策略，表示隨函附寄了目錄和價(jià)格表，還另寄了樣品，相信對(duì)方會(huì)認(rèn)可自己的產(chǎn)品品質(zhì)優(yōu)良且價(jià)格合理。

《世紀(jì)商務(wù)英語：外貿(mào)函電》中的信函如前面提到的是按照貿(mào)易流程來排序的，在接下來的外貿(mào)往來信函中，發(fā)信人和收信人雙方越來越熟悉，禮貌策略的使用也變少了。但是在本書的最后一單元，有關(guān)抱怨與索賠、理賠類信函寫作中，發(fā)現(xiàn)較多消極禮貌策略的使用。

例4.以下是一封索賠信的開始部分和實(shí)際信息部分第一句話：

The shipment of our order No.231 for the whole set of equipment for recording used for a professional recording studio has been duly received.Thanks for your prompt delivery.

Everything seemed perfect and amicable before the case No.23 was unpacked.⑥

在開始部分發(fā)信人首先肯定貨物已經(jīng)按時(shí)收到，感謝收信人及時(shí)發(fā)貨，然后在實(shí)際信息部分開始敘述出現(xiàn)的問題，采用了“說話迂回”的消極禮貌策略。再例如在一封抱怨信中，消極禮貌策略“避免突出個(gè)人”在“part of the cartons were wet”⑦中得以體現(xiàn)，避免了使用“你”或“我”這樣的代詞，而“減少向?qū)Ψ绞┘拥膲毫Α眲t在“would you please file a claim against the insurer at once”⑦中得到采用。對(duì)抱怨和索賠信的回復(fù)中，消極策略“道歉”通常被用到，比如在“we apologize again for the inconvenience incurred”⑧等類似語句中。

4、結(jié)尾敬語和落款簽字

結(jié)尾敬語是外貿(mào)信函的一種正式而禮貌的結(jié)尾方式，是對(duì)收信人的尊重。通常使用表達(dá)為：“yours faithfully”,“yours truly”,或“yours sincerely”等。落款簽字要發(fā)信人親筆簽名，但是以防簽名筆跡難辨，通常還要打印出發(fā)信人的姓名和職稱。這兒也體現(xiàn)了積極禮貌策略“使用伙伴識(shí)別標(biāo)記”的應(yīng)用。

結(jié)語

外貿(mào)信函是為了尋求公司間的合作和促進(jìn)交易達(dá)成而進(jìn)行的書面交流。要說服別人與自己合作，對(duì)方的面子必須要考慮和保護(hù)。在西方如此，在具有面子傳統(tǒng)的中國(guó)更是如此。當(dāng)發(fā)信人和收信人彼此陌生、剛剛接觸時(shí)，禮貌程度要求高，更多的禮貌策略特別是積極禮貌策略需要使用。當(dāng)雙方越來越熟悉時(shí)，禮貌策略使用漸少。此外，占有優(yōu)勢(shì)的一方使用較少的禮貌策略，占有劣勢(shì)的一方則需要使用較多的策略，如賣方通常要使用各種禮貌策略勸說對(duì)方購(gòu)買其產(chǎn)品。而當(dāng)爭(zhēng)議發(fā)生時(shí)，如在抱怨與索賠類信函中，則較多使用消極禮貌策略。由此可見，Brown和Levinson(1987)提出的禮貌模式適用于英語外貿(mào)函電的禮貌策略的分析，信函雙方的距離、力量對(duì)比和信函的功能決定了禮貌策略在外貿(mào)信函中的應(yīng)用。希望禮貌策略在函電中應(yīng)用的分析能夠促進(jìn)函電寫作者充分地利用積極和消極兩種禮貌策略寫出更有成效的外貿(mào)函電，能對(duì)函電寫作的教學(xué)與研究提供一定的參考意義。

注 釋：

①林旭濤.淺析語用禮貌在對(duì)外經(jīng)貿(mào)英語函電中的運(yùn)用[J].廣州廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2005,5（2）：51.

②黃麗莉.禮貌原則在抱怨及回復(fù)類外貿(mào)商務(wù)電子郵件中的應(yīng)用-以福州某鞋類出口公司外貿(mào)商務(wù)電子郵件為核心[J].西南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2012,10（6）：90.

③④⑤⑥⑦⑧吳思樂，胡秋華.世紀(jì)商務(wù)英語：外貿(mào)函電（第二版）[M].大連：大連理工大學(xué)出版社，2011：32,35,83,227,229,230.

參考文獻(xiàn)：

[1]Brown,P,Levinson,S C.Some universals in language usage[M].Cambridge:Cambridge University Press,1987.

[2]Maier,P.Politeness strategies in business letters by native and non-native English speakers[J].English for Specific Purposes,1992,(11).

[3]Pilegaard,M.Politeness in written business discourse:A textlinguistic perspective on requests[J].Journal of Pragmatics,1997,(28).

[4]Nickerson.C.The use of politeness strategies in business letters written by native speakers of English[A].In R.Geluykens,&K.Pelsmaekers(Eds.),Discourse in professional contexts[C].Munchen,Newcastle:LINCOM Europe,1999.

[5]沈丹.淺談外英語函電中的禮貌化表達(dá)[J].寧波廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2008,(6).