論聲像檔案在城市建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用

劉忠瑞+李峰

摘 要：聲像檔案是城市建設(shè)檔案工作的重要組成部分，它以照片、底片、影片、唱片、錄音帶和錄像帶等以不同材料為載體，以聲音和圖像為主要表現(xiàn)形式。隨著社會發(fā)展與辦公條件的各方面改善，在單位及各項(xiàng)活動中就形成了大量聲像檔案，并發(fā)揮著作用。我們既要作好生成和收集整理工作，又要好好地保護(hù)和利用。

關(guān)鍵詞：介質(zhì)；宣傳；創(chuàng)新觀念

1 聲像檔案目前不足的現(xiàn)狀

1、聲像設(shè)備。

也許有些單位還沒有充分認(rèn)識到聲像檔案的重要性和沒有意識到它的巨大歷史價(jià)值，于是沒有足夠的資源條件、設(shè)備器材供以利用；也許有些單位已經(jīng)購買了足夠先進(jìn)設(shè)備供聲像檔案工作使用，但人員聲像知識方面的缺乏或人員這方面時(shí)間有限，造成器材沒有盡其用?？傊?，很多可以保留下來的聲像檔案就這樣白白流失。

2、管理不足。

很多單位的聲像工作只是自由狀態(tài)，并沒有統(tǒng)一的制度形成，生成時(shí)沒有定期合理地去完成，而生成后，更是由于沒有及時(shí)歸檔與整理，仍有漏缺，更為可惜的是，沒有好的保管條件，即使有些檔案已歸檔，卻由于消磁、褪色、變質(zhì)等，失去了它原有的價(jià)值。而多好單位，沒有系統(tǒng)歸檔是一個(gè)普通的現(xiàn)象，沒有分類和編號、索引，等到要利用的時(shí)候，有一種望洋興嘆的感覺，知道它歸檔了，卻“隱藏”了。如今，我們正以每年數(shù)碼照片10910張，錄像帶十幾盒、刻錄光盤（包括備份）60張的速度增加入庫量，所以，在管理上一定要下足功夫。

2 加強(qiáng)聲像檔案工作的對策

1、提高意識。通過到各地的參觀學(xué)習(xí)，比如山東省萊蕪市城建檔案館，他們的聲像檔案工作已走在全國的前列，各地紛給向他們?nèi)〗?jīng)學(xué)習(xí)。他們還專門在電視臺開設(shè)了節(jié)目，來宣傳城市建設(shè)和發(fā)展。從設(shè)備到人員技術(shù)，還有基礎(chǔ)設(shè)施方面，都是值得借鑒的榜樣。他們使聲像檔案變得“有為有位”，因?yàn)樽鞒隽俗鳛?，使得單位領(lǐng)導(dǎo)更加重視，形成了良性循環(huán)。我單位雖然設(shè)備沒有精良和全面，但從自身做起，比如在《齊魯晚報(bào)》、《魯中晨報(bào)》、《濱州日報(bào)》上發(fā)表報(bào)道和圖片宣傳，就提升出聲像工作的部分價(jià)值，取得領(lǐng)導(dǎo)的重視，來促進(jìn)聲像工作的進(jìn)一步提高。

又比如，濱州市在撤地設(shè)市十幾年以來，取得了輝煌的建設(shè)成就，我們收集新舊貌對比、精彩現(xiàn)狀配以有說服力的統(tǒng)計(jì)數(shù)字與文字，與各報(bào)紙聯(lián)合刊登發(fā)表一系列的專題報(bào)道，也進(jìn)一步看出，聲像檔案不只是存檔的工作，而是不斷利用的工作。

2、增強(qiáng)素質(zhì)。根據(jù)聲像檔案的特性和內(nèi)涵，聲像檔案工作所要求的專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)。

我們要盡力、積極去收集與生成聲像檔案，以實(shí)踐中技術(shù)就會一步步提高。我單位在前幾年搬遷新樓，在新辦公地點(diǎn)的掛牌儀式上，由于我判斷錯(cuò)誤，在關(guān)鍵時(shí)刻站錯(cuò)位置，錯(cuò)過了那次活動的最中心部分，導(dǎo)致無法彌補(bǔ)，而空留遺憾。

充分掌握機(jī)器當(dāng)時(shí)的狀態(tài)，例如有一次，下屬單位成立工會組織，在為他們進(jìn)行授牌儀式時(shí)，我使用連拍拍下了臺上的精彩時(shí)刻，但由于忘記了我使用的8G的內(nèi)存卡，它的存儲時(shí)間要比4G卡要慢，在存儲顯示燈還在閃爍的時(shí)候，我關(guān)了機(jī)，當(dāng)后來，拷到電腦中來回放時(shí)，卻怎么也找不到自己拍下的關(guān)鍵部分，仔細(xì)查找問題，才明白，也只能嘆息了。在攝錄聲像資料時(shí)，雖說不是“冬練三九、夏練三伏”的功夫，也是需要足夠的體力與技術(shù)，要發(fā)揚(yáng)不辭辛苦、刻苦鉆研的精神。

有一次，我們單位組織老干部活動，當(dāng)經(jīng)過一個(gè)正在建設(shè)的小區(qū)時(shí)，那里所在企業(yè)單位有一位手持?jǐn)z像機(jī)的人，我剛看到她，只見她正呼呼往一個(gè)高坡處跑，我隨之一看，才知，高坡對面正是緩慢行走的老年人群，我隨她三步并作兩步登上高坡，才發(fā)現(xiàn)，這真是一個(gè)拍攝的好角度啊！我還沒喘穩(wěn)氣，她已經(jīng)開始錄像了，我趕忙打開手中的機(jī)器。這件事告訴我，一定要眼觀六路，耳聽八方，并時(shí)時(shí)讓手中機(jī)器做好備戰(zhàn)準(zhǔn)備，并且要有一種為取得好鏡頭、錄得好資料而不怕吃苦、奮不顧身的精神。

論到攝錄技術(shù)，確實(shí)是如果方法不當(dāng)，就不能很好地把資料保存和體現(xiàn)出來。比如有大型活動，特別是舞臺上與觀眾席光比很很大時(shí)，往往不能兼顧，一般情況下，影像中是出現(xiàn)舞臺上一片過白，而觀眾席卻太暗而細(xì)節(jié)失去。這時(shí)，一定要掌握機(jī)器的感光度、曝光補(bǔ)償、光圈和快門速度，必要時(shí)進(jìn)行手動調(diào)整。以我工作的經(jīng)驗(yàn)，在室內(nèi)弱光情況下，我一般調(diào)節(jié)為感光度800、大光圈、曝光補(bǔ)償減檔（以提高快門速度）。而對于極弱光線，感光度甚至要到3200（要看機(jī)器的感光度設(shè)置范圍而定）。

聲像檔案人員需要綜合的素質(zhì)，比如掌握攝錄知識、加強(qiáng)藝術(shù)修養(yǎng)、以及學(xué)習(xí)具體檔案所屬的專業(yè)知識，以更好的反映現(xiàn)場和記錄檔案。這需要我們不斷地學(xué)習(xí)，比如這幾年，我們不但訂閱了《中國攝影報(bào)》、《山東檔案》、《中國檔案報(bào)》，我還在業(yè)余時(shí)間積極學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)知識，成為中國女?dāng)z影家協(xié)會的會員，成為中華影像雜志社的特約記者，成為山東省作家協(xié)會的會員，等等，為了做了聲像工作，不斷學(xué)習(xí)，卻又獲得了足夠的回報(bào)，于2012年11月獲得濱州市政府文化獎——孫子文化獎。

3、加強(qiáng)管理。

制度是做好一切工作的根本，聲像檔案的工作制度、保密制度以及分類大綱，是讓我們做到工作中的規(guī)范法、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。而設(shè)備方面，還是那句話：“工欲善其事，必先利其器”，對于聲像檔案工作更是如此。從開始錄制或者收集，都要求做到先進(jìn)，力求做到最好。比如聲像工作中，電子化早已是大勢所趨，也因此用到如移動硬盤和光盤等來存儲數(shù)據(jù)，我們單位長期以來就是使用專業(yè)檔案級光盤VD-R47AGWH，以保證檔案的質(zhì)量，保證其具備最長的使用壽命。聲像檔案的整理和錄入，必須按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，分門別類，有利于系統(tǒng)化的管理。在保存聲像檔案時(shí)，不僅有如紙質(zhì)檔案那樣的防火、防盜、防蟲、適宜溫濕度，還要有防磁、防光、防震等方面更高的要求，對于磁帶介質(zhì)的，要定期倒帶、定期檢查，并有備份。定期檢查的規(guī)范要求是，對于磁帶等介質(zhì)檔案要每隔兩年和對于光盤介質(zhì)要每隔四年，進(jìn)行倒帶和機(jī)讀檢查，抽檢率不能低于10%，若查出問題，要立即整改，不留后患。并且在定期檢查過程中，還有利于我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)過去工作中需要改進(jìn)的地方，溫故而知新，促進(jìn)以后技藝、技術(shù)的提高。

如今，新型機(jī)器的像素都相當(dāng)高，雖然是更有利于拍下質(zhì)量高的聲像作品，但由此而生成的文件也是占用大量存儲空間，所以，我們要及時(shí)整理、分類、備份、編號入庫，所以，拍攝和收集還只是工作的前提而已，后續(xù)工作也占用我們大量時(shí)間，每年，直到我們把入庫聲像檔案做好打印出最后一頁紙質(zhì)目錄，我們才長舒口氣，算是對一年的工作劃上個(gè)逗號。為什么不是句號的感覺？因?yàn)閷τ诼曄窆ぷ鱽碚f，持續(xù)的利用和定期的檢查，形成無法把它放下的事實(shí)。

4、利用中的與時(shí)俱進(jìn)。

在1998年，我們單位買進(jìn)了第一臺數(shù)碼相機(jī)，價(jià)格不扉，但與今天的相機(jī)相比，性能卻很低下，像素只有80萬，但在當(dāng)時(shí)，已經(jīng)是向電子檔案邁進(jìn)的一大步。在1999年，我們積極進(jìn)行聲像資料的編撰工作，首先開發(fā)它的宣傳價(jià)值，我們用DIRECTOR軟件，做了光盤雜志，意思是在光盤上可以瀏覽的多媒體電子雜志。作為聲像資料的集中以及分發(fā)給單位內(nèi)部科室，起到了很好的宣傳作用。在2007年，利用新的軟件IEBOOK，使電子雜志的布局更加合理，更加豐富了光盤雜志的外觀和內(nèi)容。在2009年，我們單位成立了官方網(wǎng)站，做到了及時(shí)的報(bào)道和圖片的宣傳，網(wǎng)站上內(nèi)容更加廣泛和全面，促進(jìn)了信息的開發(fā)利用。以上這些，都是我們聲像工作的與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)。

綜上所述，聲像檔案不僅要求我們具有硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、規(guī)范意識、專業(yè)知識，更要有管理和服務(wù)、歷史的觀念?；厥走@些年的聲像工作經(jīng)歷，雖然一路磕磕絆絆走來，但也收獲了風(fēng)景、撿到了最美的貝殼，我們將在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不斷學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新觀念，精益求精，繼續(xù)做好收集和管理工作，發(fā)揮聲像檔案的歷史價(jià)值和社會價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

1、電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范（DA/T 38-2008[S]/全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)匯編（7）.中國檔案出版社，2008.

2、電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）[S].中國檔案，2003（11）-（12）.endprint