高職院校人事檔案管理工作研究

謝輝

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，教育事業(yè)在不斷的發(fā)展，其中高等職業(yè)教育也在飛速改革，在這個(gè)信息時(shí)代，高職院校的人事檔案管理是重要的分水嶺，它密切聯(lián)系著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。本文將結(jié)合本人的工作職位和高職院校人事檔案管理中存在的一些問(wèn)題，探討并研究應(yīng)對(duì)問(wèn)題時(shí)所該采用的措施，和分析改進(jìn)后的意義。

關(guān)鍵字：高職院校；人事檔案；管理

這些年，高等職業(yè)教育管理體制改革得到了巨大的進(jìn)展，高職院校人事檔案管理工作成為了重要的工作之一，但是隨之而來(lái)的就是現(xiàn)行的檔案管理體制和現(xiàn)行的檔案管理工作，嚴(yán)重制約著髙職院校檔案工作的建設(shè)與發(fā)展，存在著許多管理問(wèn)題和不足，本文將深入剖析高職院校人事檔案管理的意義，針對(duì)其所存在的問(wèn)題進(jìn)行探討并提出建議，來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化建設(shè)。

1 高職院校人事檔案管理工作的基本介紹

高職院校人事檔案管理工作是為貫徹執(zhí)行黨的干部（人才）路線方針政策，歷史地全面地考察了解和正確選拔人才服務(wù)的，因此，它并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的單純管理檔案的工作，而是為了開(kāi)發(fā)利用人事檔案信息，并且將這些信息在高職院校中體現(xiàn)出來(lái)價(jià)值所設(shè)立的一項(xiàng)崗位。這項(xiàng)工作是構(gòu)成高職院校組織人事工作的重要部分之一，是人事工作的重要環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)性工作，也是推動(dòng)加快高職院校人事檔案管理進(jìn)步的重要力量。

2 高職院校人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.管理方式不科學(xué)、管理制度不完善

很多的高職院校根據(jù)教職工的教學(xué)能力的高低、業(yè)務(wù)水平的高低和教學(xué)任務(wù)的完成情況等一系列的有關(guān)教師的業(yè)務(wù)資料、個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷、科研的成果等，將教職工檔案分散到學(xué)校不同的部門(mén)，但這樣非專(zhuān)業(yè)化的分配管理往往造成人事檔案上的不完整。另外，很多高職院校檔案收集、整理、保存的手段還沒(méi)有跟上信息時(shí)代發(fā)展的步伐，仍然繼續(xù)在采用傳統(tǒng)的方法，檔案的整理和檢索等也基本上是純手工操作；檔案管理工作主動(dòng)性差，上級(jí)行政的命令通知下來(lái)了才知道收集整理檔案材料，普遍存在人事檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”現(xiàn)象；高職院校人事檔案管理工作手段的更新和時(shí)代的迅猛發(fā)展不成正比，所以關(guān)于人事檔案的保密、借閱查閱、整理保存及提供利用等環(huán)節(jié)都缺乏現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理，也沒(méi)有統(tǒng)一的、完整的、系統(tǒng)的規(guī)章制度加以保障[1]。

2.檔案管理人才的缺乏

髙職院校大都是近一二十年從原中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校和中等職業(yè)學(xué)校直接升格或合并升格新建的，人才十分貧乏，而過(guò)去這些學(xué)校檔案管理專(zhuān)業(yè)人才少之又少。經(jīng)過(guò)調(diào)查，大多數(shù)從事高職院校人事檔案管理的工作人員并不是檔案管理專(zhuān)業(yè)的科班生，由于專(zhuān)業(yè)的不對(duì)口，導(dǎo)致他們?cè)趶氖逻@一行業(yè)工作時(shí)，普遍存在檔案意識(shí)淡薄、專(zhuān)業(yè)知識(shí)貧乏和檔案管理能力不足現(xiàn)象，在處理緊急事件以及在工作中的后續(xù)學(xué)習(xí)也存在或多或少的問(wèn)題。特別是近年來(lái)，高職院校的辦學(xué)規(guī)模普遍擴(kuò)大，在校生已經(jīng)成為高等教育的“半壁江山”，規(guī)模擴(kuò)張，年年都有大批人才流入髙職院校，所以，高職院校人事檔案的使用頻率也在增大[3]，從而導(dǎo)致髙職院校檔案管理工作量增多。另外，面臨信息時(shí)代的發(fā)展，高職院校的人事檔案工作方面大多數(shù)都沒(méi)有做好積極的應(yīng)對(duì)，從而有針對(duì)性地做好計(jì)算機(jī)、信息方面人才的培養(yǎng)，致使高職院校的廣大人事檔案管理工作者，在工作中整合信息的能力不強(qiáng)，也會(huì)出現(xiàn)觀念的偏差。因此，想要將創(chuàng)新的思想和科學(xué)的管理技術(shù)融入到人事檔案管理工作之中的可行性不大。

3.檔案內(nèi)容不完善

目前，各高校制定干部人事檔案管理辦法，都是根據(jù)中共中央組織部國(guó)家檔案局“關(guān)于印發(fā)《干部檔案工作條例》的通知”（組通字[199113號(hào)]）制定的，人事檔案的歸檔內(nèi)容只有履歷材料、 自傳材料等十大類(lèi)，而反映教師主要業(yè)務(wù)水平和工作能力的科研創(chuàng)新、社會(huì)服務(wù)等方面情況卻不在十大類(lèi)之列。同時(shí)，十大類(lèi)內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單，也不能將個(gè)人的技能特長(zhǎng)、政績(jī)才能、心理素質(zhì)、人才類(lèi)型等方面全部展示出來(lái)。況且，許多高職院校的人事檔案材料內(nèi)容歸檔不全，缺項(xiàng)較多，信息量不夠豐富。因?yàn)榻搪毠て綍r(shí)不能接觸到自己的檔案，無(wú)法了解自己的檔案健全與否，從而無(wú)法督促健全自己的人事檔案，所以多數(shù)髙職院校并不能按規(guī)定將職工人事檔案資料收齊及時(shí)歸檔，造成了大多數(shù)教職工的人事檔案不能全面真實(shí)地反映個(gè)人信息。加之許多人事檔案中“三齡兩歷”、格式等不規(guī)范的填寫(xiě)，導(dǎo)致了許多人事檔案的案卷質(zhì)量不高。

3 針對(duì)工作中存在問(wèn)題所采用的措施

1.加強(qiáng)高職院校人事檔案管理工作的規(guī)范化科學(xué)化

一是進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，提高高職院校人事檔案管理的質(zhì)量，即把不同專(zhuān)業(yè)，不同類(lèi)型的人才進(jìn)行檔案分類(lèi)管理，方便利用。二是加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)，即盡快建立完善髙職院校人事檔案的電子檔案，實(shí)行數(shù)字化管理，方便快捷地為學(xué)校和社會(huì)提供可供參考的人才數(shù)據(jù)。三是完善并落實(shí)各項(xiàng)相關(guān)的規(guī)章制度，即根據(jù)相關(guān)文件精神和學(xué)校實(shí)際情況，健全完善人事檔案資料的收集、整理、歸檔、查閱、保存等相關(guān)制度和人事檔案管理人員相關(guān)工作制度，檔案管理工作者應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)的制度，按照要求做好檔案管理工作，不斷規(guī)范檔案管理[4]。

2.強(qiáng)化檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作者素質(zhì)是提高檔案管理質(zhì)量的重點(diǎn)，髙職院校想要強(qiáng)化人事檔案管理工作，就必須提高檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)[5]。一方面要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們了解更多檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)；另一方面，學(xué)校可以引進(jìn)檔案管理方面的人才，充分發(fā)揮他們的作用，用他們較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和先進(jìn)的理念，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作者進(jìn)行潛移默化的影響，從而大面積提升廣大專(zhuān)兼職人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，推動(dòng)高職院校人事檔案工作水平全面提高。

3.完善高職院校人事檔案內(nèi)容并推行信息化管理

增加高校人事檔案內(nèi)容，把反映教職工科研創(chuàng)新、社會(huì)服務(wù)等方面內(nèi)容列入歸檔范圍，將個(gè)人的重要信息比較全面地記入個(gè)人檔案；全面核查鑒定教職工“三齡兩歷”，并由學(xué)校組織人事部門(mén)作出結(jié)論性認(rèn)定。由于人事檔案資料填寫(xiě)時(shí)間跨度較大，經(jīng)常導(dǎo)致數(shù)據(jù)的前后不一樣，且內(nèi)容單一，不便及時(shí)更新教職工的后續(xù)個(gè)人信息，而解決這一問(wèn)題的最好方法就是將電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合，做好銜接，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并利用“數(shù)字校園”，有條件的加以利用，跟上信息時(shí)代發(fā)展的步伐。這樣不僅檔案內(nèi)容錦上添花，同時(shí)提高了高職院校人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，進(jìn)一步完善髙職院校檔案內(nèi)容，規(guī)范管理，定期開(kāi)展檔案管理工作者業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并采取多種方式提高他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)不斷加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，才能使髙職院校的人事檔案工作發(fā)揮更全面、更高效的作用，促進(jìn)高職院校人事檔案的發(fā)展，以便更好地為廣大教職工、學(xué)校乃至社會(huì)提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[3]王雅麗.加快高職院校人事檔案管理工作發(fā)展的思考[J].包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，（3）：86-88.

[4]劉英.高職院校人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策研究--以湖南體育職業(yè)學(xué)院為例[J].山東青年，2014，（1）：68-69.

[5]王燕.高職院校人事檔案信息化管理研究——以濟(jì)南市高職院校為例[D].山東大學(xué)，2014.endprint