高校會計檔案管理策略探究

摘 要：高校的會計檔案是高校檔案中的重要組成部分，它是記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，在新形勢下如何建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，讓其發(fā)揮更大作用，是高校會計檔案管理需要認真解決的問題。本文對當前會計檔案管理特點和遇到的問題進行分析，結(jié)合當前時代實際情況，采用新技術(shù)新方法制定檔案管理新措施、新辦法。

關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)檔案；管理；新措施、新辦法

高校的會計檔案是高校檔案中的重要組成部分，它是記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，在新形勢下如何建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，讓其發(fā)揮更大作用，是高校會計檔案管理需要認真解決的問題。本文對當前會計檔案管理特點和遇到的問題進行分析，結(jié)合當前時代實際情況，采用新技術(shù)新方法制定檔案管理新措施、新辦法。

1 高校會計檔案特點及內(nèi)容

高校會計檔案是指高校在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。應歸檔會計資料如下：（一）會計憑證，包括原始憑證、記帳憑證；（二）會計帳薄，包括總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片及其其他輔助性帳薄；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案鑒定意見書及其他保存價值的會計資料。

2 高校會計檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，云計算時代的來臨，信息資源已成為重要戰(zhàn)略資源[1]，高校財務(wù)會計電子檔案信息成為了社會信息資源的重要組成部分。但是有部分高校在會計檔案在管理上并沒有與時俱進，很大部分還是按傳統(tǒng)的檔案管理，這樣會對現(xiàn)代高校財務(wù)管理的有效支持度大大降低，對自身檔案管理也會帶來很大壓力。

1、會計檔案管理意識淡薄不到位。

很多高校會計檔案管理仍然在執(zhí)行傳統(tǒng)的檔案管理的模式，在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，不管是檔案管理的設(shè)施還是檔案管理的工具都處在一個相對落后的狀態(tài)[2]。 財務(wù)檔案管理人員思想上認識相對落后，崗位職責意識不清，很多檔案管理人員只經(jīng)過過短期業(yè)務(wù)知識培訓就上崗工作，后面繼續(xù)再教育工作也沒有及時跟進，由于對工作業(yè)務(wù)不熟，在大量檔案資料調(diào)用頻繁的情況下，工作壓力大，工作效率和熱情不高，工作質(zhì)量也會大大降低[3]。

2、重保管、輕利用，會計檔案的價值沒有得到充分發(fā)揮。

高校會計檔案都有較強的專業(yè)性，對其管理是高校會計檔案部門職責所在，但多年來傳統(tǒng)管理一直存在重保管輕利用想象，一些高校檔案部門對檔案的保管很重視，對檔案信息深層次編研方面并不重視，加之一些高校會計管理手段落后、檢索落后、現(xiàn)代管理技術(shù)運用不高等問題，導致校內(nèi)教職工不能用利用自已的工號上網(wǎng)查詢自已以前年度的各類費用報銷情況和自已以前年度的工資及福利，科研往來帳明細款；領(lǐng)導們不能在權(quán)限范圍內(nèi)憑密碼查詢本部門歷年的經(jīng)費收支情況及各項費用分析對比表，不能對本部門的經(jīng)費使用做到心中有數(shù)。辦事人員只能前往檔案館或檔案室現(xiàn)場查詢復印，這樣大大浪費了大量人力物力等社會資源

3. 缺乏行之有效的會計檔案管理制度。

當前高校會計檔案制度主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》《會計檔案管理辦法》進行管理。但是目前為止，這些辦法在檔案開發(fā)利用方面并沒有詳細具體管理規(guī)定，有的也只是蜻蜓點水而已。尤其在會計檔案管理辦法里，完全就是“重藏輕用”，這些都對會計檔案管理的有效率和質(zhì)量產(chǎn)生極大影響。當前，大多高校會計檔案仍采用紙質(zhì)案卷為主，即便引進了會計檔案管理系統(tǒng)，也只是對檔案目錄進行檢索，檔案內(nèi)容仍需檔案人員從檔案庫中人工查找。有些會計管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)沒有形成局域網(wǎng)，各自獨立互不兼容，難以相互查閱會計數(shù)據(jù)資料，會計項目數(shù)字信息也無法及時通過局域網(wǎng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中。這種系統(tǒng)之間存在的弊端嚴重阻礙了高校會計檔案管理建設(shè)，不利于檔案信息資源的共享利用。

3 加強高校會計檔案管理的對策

1、更新觀念，強化會計人員檔案意識

對高校會計檔案管理工作人員進行宣傳教育，繼續(xù)再教育業(yè)務(wù)培訓，要讓他們懂得會計檔案管理的重要性，同時要將管理工作納入績效考核工作環(huán)節(jié)，要科學有效地將會計檔案歸檔保存和利用。通過宣傳教育，要讓他們認識到檔案工作并不是一份普通工作，它對整個學校改革發(fā)展有著重大意義，關(guān)系著為今后科研項目結(jié)題、基建項目財務(wù)審計、教職工人員待遇等等提供最原始憑證，與每位教職工自身利益息息相關(guān)。在今后工作中，要加強會計檔案人員的崗位技能培訓，提高會計檔案人員對檔案管理的認識和操作能力，充分發(fā)揮每一個檔案管理人員的主觀能動性，有效發(fā)揮檔案崗位管理職能。

2、會計檔案管理要進行技術(shù)革新、管理規(guī)范化

在高校會計檔案管理上全面推進計算機網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，將計算機、多媒體等引進高校會計檔案管理的每個環(huán)節(jié)中，加快對會計檔案材料的收集整理，實現(xiàn)會計檔案管理科學化、標準化、規(guī)范化，達到人工操作與人工智能自動化緊密銜接[4]，建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化檔案信息檢索系統(tǒng)，進一步更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫。將檔案室內(nèi)保存的各種載體內(nèi)的檔案內(nèi)容數(shù)字化，統(tǒng)一遷移到最新檔案信息檢索系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)全體會計檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化管理，減少人力資源浪費，最終實現(xiàn)高效檔案管理上的創(chuàng)新，實現(xiàn)財務(wù)檔案數(shù)字化。

校方領(lǐng)導需要調(diào)整自身觀念，加強對信息資源建設(shè)工作的重視，認識會計檔案信息化建設(shè)工作的重要性，把會計檔案信息化建設(shè)工作的相關(guān)內(nèi)容寫入本校的發(fā)展規(guī)劃中去，增加建設(shè)經(jīng)費投入。其次，還要完善安全保障制度和保管制度。檔案工作人員要嚴格按照安全保障制度開展工作，杜絕下載來源不明的程序、隨意插拔移動設(shè)備等行為，進行權(quán)限管理及應用身份認證技術(shù)等；通過實體及磁性介質(zhì)結(jié)合的手段進行管理，對磁性介質(zhì)及紙質(zhì)檔案標注檔號[5]，建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；嚴格保證保管環(huán)境達到國家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，即標準檔案庫房的“八防”標準：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。

總之，在互聯(lián)網(wǎng)+時代，高校會計檔案管理工作與信息技術(shù)融合是一種必然趨勢，準確、高效的財務(wù)電子檔案信息能為決策者提供可靠有力的數(shù)據(jù)依據(jù)，能大大提高財務(wù)會計檔案的利用率，為高校的發(fā)展和壯大提供有力的數(shù)據(jù)保障。

參考文獻

[1]王利榮.淺析高校財務(wù)會計檔案信息化建設(shè)及應用[J].內(nèi)蒙古師范大學學報，2017（08）32-34

[2]廖雅莉.如何提高財務(wù)檔案管理成效[J].才智，2017（280）

[3]盛媛.新形勢下高?？蒲泄芾砉ぷ鲃?chuàng)新研究[J].管理觀察，2015（14）：134-135.

[4]宋平.高校科研檔案資源管理與應用探析[J].檔案管理.2017（04）

[5]譚鮮梅.新時期高校會計檔案信息化建設(shè)的相關(guān)探索[J].圖書文博檔案.2017（3）

作者簡介

蔣碧蓉（1973-），女，漢，湖南，本科，經(jīng)濟師，研究方向：檔案管理。endprint