淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

盧紅菊

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理工作，依靠機(jī)關(guān)單位對檔案進(jìn)行管理，檔案的管理具有一定的保密性，檔案管理工作復(fù)雜和繁瑣，管理效率較差。因此，我們要充分認(rèn)識到檔案管理的新形式和新特點(diǎn)，認(rèn)真分析檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)，制定科學(xué)合理的解決對策，將各種因素的影響降到最低，全面發(fā)揮檔案管理的真正價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；路徑

檔案管理工作對于單位的管理工作質(zhì)量的整體提升不可小覷，要在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，重視檔案管理工作，并采用先進(jìn)的信息化技術(shù)提升檔案的電子化管理水平，完善檔案管理制度體系，全面增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化水平。

1 做好檔案管理工作的重要性

文件的科學(xué)規(guī)范管理，是衡量單位績效和管理水平的重要規(guī)模。檔案記錄了本單位發(fā)展歷史上優(yōu)秀研究成果以及單位經(jīng)營業(yè)績，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供的第一手資料，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供了良好的方向。在中國綜合經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史背景下，我們將做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇于探索，嘗試新的檔案管理手段，充分，真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展情況和經(jīng)營業(yè)績。檔案管理結(jié)果與單位管理相結(jié)合，決定了單位資源配置的方向和方式，決定了單位的商業(yè)布局和未來發(fā)展，對實(shí)現(xiàn)單位業(yè)務(wù)戰(zhàn)略具有深遠(yuǎn)的影響，不斷提高管理效率。因此，做好檔案管理工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會綜合發(fā)展，不斷提高企業(yè)市場經(jīng)濟(jì)競爭力具有重要意義。

2 我國當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 重視度不足

在檔案的管理上，我國的大部門企業(yè)和事業(yè)單位都存在混亂的情況，主要原因在于，我國處于經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展期，企業(yè)和事業(yè)單位都十分的重視自身的經(jīng)濟(jì)利益，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的關(guān)注度比較高，由于檔案管理并不能直接的創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，所以對于檔案管理的重視程度不足。除此之外，檔案管理本身就是一項較為繁瑣的工作，在檔案的管理中需要大量的物力和人力的投入，才能完成檔案的保管和整理，部分企業(yè)認(rèn)為沒有必要花費(fèi)太多的人力和物力投入到檔案管理中。

2.2 檔案管理制度存在缺陷

對我國的檔案管理制度進(jìn)行研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，我國檔案管理的發(fā)展速度緩慢，主要體現(xiàn)在，隨著科技的不斷發(fā)展，關(guān)于檔案管理的方法和管理技術(shù)并沒有得到提升，尤其是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時代，信息化辦公已經(jīng)成為工作的主要形式，但信息化辦公的形式并沒有廣泛的應(yīng)用到檔案管理的工作中。檔案管理中對于計算機(jī)技術(shù)的使用，僅僅局限在電腦上進(jìn)行點(diǎn)按的保存以及查找等操作，只是將檔案在計算機(jī)上進(jìn)行保存，并沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的共享，未充分的發(fā)揮出檔案資源的作用。

2.3 檔案管理人才缺乏

當(dāng)前國內(nèi)檔案管理水平偏低，不僅僅是由于檔案管理工作本身不受重視之外，還源于檔案管理人才的缺乏，這成為限制檔案管理水平的重要因素。由于檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致對于檔案管理人員的素質(zhì)要求不高，一些優(yōu)秀的人員，覺得檔案管理沒有發(fā)展空間，不愿從事檔案管理，這就造成了檔案管理人員的整體水平偏低，檔案管理人才匱乏。

2.4 檔案管理不規(guī)范

其性能主要體現(xiàn)在：一是歸檔格式不統(tǒng)一，排列混亂，影響文件存檔工作的檔案，如文件封面和書寫文件內(nèi)的包裝，無統(tǒng)一規(guī)格。二是在整理過程中，有很多鏈接不符合檔案的要求，如分類雜亂，組合不合理的，申報期不準(zhǔn)確，檔案起草不當(dāng)?shù)?。三是文件不?guī)范，檔案管理員認(rèn)為，只要完成文件收集任務(wù)即可，不組織，不整理，導(dǎo)致一組文件管理混亂，想找到一個有價值的文件信息難上加難。因此，文件管理不規(guī)范將直接影響使用該文件的價值。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念

為了提升檔案管理的科學(xué)化水平，我們需要建立起適應(yīng)時代要求的檔案管理制度，從檔案管理的理念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到信息時代下，檔案信息也是一種重要的資源形式，可以被開發(fā)和利用起來，依靠計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。傳統(tǒng)的檔案管理理念，對于檔案工作緊緊停留在對檔案進(jìn)行存取、保存等操作，企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位對于檔案管理工作并不重視，而信息時代下的今天，我們需要更新檔案管理理念，思想上認(rèn)識到檔案是一種資源，加強(qiáng)對檔案的管理。依靠信息化技術(shù)來提升檔案管理的效率，依靠建立工作責(zé)任制，來加強(qiáng)對檔案的管理，依靠定則和定崗的管理方法，使檔案管理更加的科學(xué)化。此外，我們還應(yīng)該從檔案的管理實(shí)際出發(fā)，進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律的制定，加強(qiáng)對檔案的監(jiān)督工作。

3.2 完善檔案管理的制度體系

檔案管理的科學(xué)化，離不開相應(yīng)的制度保障，加強(qiáng)對檔案管理制度的建設(shè)，讓檔案管理工作按照既定的制度進(jìn)行，并不斷的對管理制度加以建設(shè)和完善，保障其科學(xué)有效的運(yùn)行，才能提升我國檔案管理的綜合水平。我們應(yīng)該不斷進(jìn)行檔案管理的制度、法律和法規(guī)的建設(shè)，不斷完善和創(chuàng)新檔案的管理方法，與此同時，還應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)容的制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的內(nèi)部約束，以此來促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。

3.3 提升檔案管理的信息化水平

檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，需要我們加強(qiáng)對檔案管理方法的積極探索?，F(xiàn)代化的信息技術(shù)可以同檔案管理工作相融合，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。檔案管理信息化建設(shè)，需要加強(qiáng)對檔案事業(yè)的投入，例如設(shè)備的引用和維護(hù)等。依靠現(xiàn)代化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，更好的進(jìn)行檔案的保存、查找和使用等，而且依靠網(wǎng)絡(luò)，數(shù)字檔案可以進(jìn)行快速的傳遞，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享。

3.4 重視高素質(zhì)專業(yè)人才培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時代的到來對現(xiàn)代檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，因此，在日常工作中必須高度重視檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，逐漸轉(zhuǎn)變管理人員的落后理念，促使廣大檔案管理工作人員做好新時期檔案管理工作。政府要結(jié)合地區(qū)實(shí)際情況，積極鼓勵高校開設(shè)跨學(xué)科的復(fù)合型專業(yè)，將信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作有效融合，形成交叉學(xué)科。同時，還要積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員，利用高素質(zhì)專業(yè)人才帶動整個工作隊伍的發(fā)展和進(jìn)步。此外，還要強(qiáng)化投入，加強(qiáng)對現(xiàn)有工作隊伍的教育培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和工作能力。

3.5 重視檔案管理工作

要做好企業(yè)檔案管理工作，需要對員工和有關(guān)部門進(jìn)行管理，要重視管理。檔案管理不僅具備記錄了員工生活經(jīng)驗(yàn)的功能屬性，也是企業(yè)選拔人才的重要對應(yīng)基礎(chǔ)。因此，檔案館管理工作必須重視起來。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作需要提高其重視性，不能停留在表面，對于企業(yè)檔案管理問題需要認(rèn)真對待，需要對企業(yè)檔案管理工作開始實(shí)施有效的研究。對相應(yīng)的問題特點(diǎn)進(jìn)行有針對性的研究。使企業(yè)文件管理工作符合文件管理系統(tǒng)，推動整體方向向前發(fā)展。實(shí)現(xiàn)各部門之間政策的統(tǒng)一實(shí)施，改進(jìn)不合理的地方。

4 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理是指企業(yè)在許多生產(chǎn)經(jīng)營活動中，對于國家、社會和企業(yè)來說，具有保存各種文字，圖形，音頻等各種歷史記錄的價值。一個企業(yè)要健康發(fā)展離不開文件管理，檔案管理已成為企業(yè)管理工作不可分割的一部分，要提高工作質(zhì)量，工作效率至關(guān)重要，也要保持真實(shí)面對歷史是不可或缺的一個重要的工作。需要提高檔案館管理工作的責(zé)任，從檔案管理工作的諸多方面對問題進(jìn)行研究和認(rèn)真對待，然后加強(qiáng)檔案管理工作。

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