李海連：淺談如何提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理質(zhì)量

摘 要：長期以來，財(cái)務(wù)檔案管理都致力于財(cái)務(wù)管理秩序的建立，并為未來經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供重要的事實(shí)基礎(chǔ)和記錄。在公立醫(yī)院這樣的機(jī)構(gòu)中，他們對(duì)財(cái)務(wù)檔案加強(qiáng)管理，促進(jìn)其在工作中的規(guī)范性和有效性，提升其對(duì)醫(yī)院綜合事務(wù)管理的價(jià)值，應(yīng)是各部門重點(diǎn)關(guān)注的。在公立醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理中，通過科學(xué)的檔案管理，能夠使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作更加規(guī)范有效，從而促進(jìn)醫(yī)院相關(guān)工作內(nèi)容的快速解決。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)；檔案管理；醫(yī)院；信息化

從財(cái)務(wù)管理角度來看，在醫(yī)院進(jìn)行系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理，其根本出發(fā)點(diǎn)就是為了能夠統(tǒng)一調(diào)動(dòng)醫(yī)院的各項(xiàng)資源，并通過資源配置將為各項(xiàng)活動(dòng)提供巨大的支持和保障。因此，財(cái)務(wù)部門必須要配備財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，記錄各部門、各科室的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況，以保證財(cái)務(wù)部門在做出財(cái)務(wù)決策時(shí)能夠有足夠的信息依據(jù)。而就目前情況而言，大部分醫(yī)院并沒有完全發(fā)揮出財(cái)務(wù)檔案管理工作應(yīng)有的價(jià)值，對(duì)于財(cái)務(wù)工作的開展和醫(yī)院的后續(xù)發(fā)展沒有提供足夠的管理支持。

1 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄

財(cái)務(wù)人員的意識(shí)淡薄在財(cái)務(wù)檔案管理工作中表現(xiàn)得尤為突出，主要表現(xiàn)在他們對(duì)與歷年醫(yī)院基礎(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄、經(jīng)費(fèi)使用記錄管理、設(shè)備使用情況記錄及耗損情況記錄管理工作不到位，造成了醫(yī)院資金財(cái)務(wù)信息不明確，加大了醫(yī)院管理和規(guī)劃的難度，當(dāng)醫(yī)院后續(xù)有發(fā)展、變更時(shí)，財(cái)務(wù)部門不能及時(shí)提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，必然會(huì)影響醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程。

1.2 財(cái)務(wù)檔案使用率較低

單位各級(jí)部門人員的忽視，財(cái)務(wù)的檔案價(jià)值沒有得到發(fā)揮。在實(shí)際的工作中，財(cái)務(wù)檔案的使用率一直都處在較低水平，其原因主要在以下幾方面。對(duì)于院中的財(cái)務(wù)科來說，這是一項(xiàng)傳統(tǒng)的工作。但隨著時(shí)間的發(fā)展，更先進(jìn)的檔案管理規(guī)范和信息系統(tǒng)在工作中并沒有得到實(shí)施，造成檔案管理和使用等工作方式落后，滿足不了醫(yī)院的使用需求。當(dāng)其他科室進(jìn)行借調(diào)后，常常會(huì)出現(xiàn)無法按時(shí)歸還或遺失而不及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)科的情況，讓財(cái)務(wù)科無法對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)登記和統(tǒng)一管理。所以，就此項(xiàng)而言，財(cái)務(wù)科有必要更新工作方式，提升財(cái)務(wù)檔案的使用效率。

1.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

除去其管理方式存在問題，相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升也是亟待解決的問題。大部分人員缺乏檔案管理等專業(yè)基礎(chǔ)，在工作中缺乏基于先進(jìn)檔案管理理論基礎(chǔ)上的創(chuàng)新，也不具備信息化與檔案管理有機(jī)融合的經(jīng)驗(yàn)，所有工作只能沿襲傳統(tǒng)、落后的管理模式。此外，工作人員隊(duì)伍長期存在消極、懈怠的工作情緒，一味應(yīng)付工作，讓工作成效大打折扣，對(duì)整個(gè)科室的工作產(chǎn)生了不良影響。

1.4 信息化管理水平較低

為滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，各科室都已經(jīng)進(jìn)行了全方位的革新，力求加快院中各項(xiàng)事務(wù)與信息化接軌的進(jìn)程。而就財(cái)務(wù)科對(duì)其內(nèi)部進(jìn)行的檔案管理來說，其信息化的實(shí)現(xiàn)程度還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。財(cái)務(wù)檔案的信息化進(jìn)程受阻主要是兩方面的原因，一方面，受制于傳統(tǒng)的檔案管理模式，先進(jìn)的管理設(shè)備和落后的模式、規(guī)范不能相融，反而處處掣肘。受這種工作方式影響，工作人員反而更能適應(yīng)傳統(tǒng)的檔案管理模式，而拒絕使用更先進(jìn)的技術(shù)。而另一方面，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化之前，許多醫(yī)院的檔案和記錄都是紙質(zhì)版或?qū)嵨锏?。要進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)一管理，就必須要將之前的記錄變成數(shù)字版本，而在進(jìn)行轉(zhuǎn)變的過程中，由于之前許多記錄經(jīng)過修改或遺失，很難將完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息收集起來，這也無疑加重了其工作的負(fù)擔(dān)。

2 提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量的途徑

2.1 增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)

檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)需要進(jìn)行長期的工作和學(xué)習(xí)。對(duì)于財(cái)務(wù)科基礎(chǔ)工作來說，還必須要從根本上重視檔案管理。在建檔時(shí)，必須對(duì)建檔時(shí)間、建檔內(nèi)容和借閱情況等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范建檔、登記，以保證后期在調(diào)取檔案記錄時(shí)能夠快速、便捷地取得財(cái)務(wù)檔案記錄。通過有效的檔案管理規(guī)范可以從制度上幫助這些工作的人員樹立正確的管理意識(shí)，進(jìn)而提升檔案管理質(zhì)量。通過財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)的提升，順利制定、修訂了本單位檔案工作規(guī)范性文件、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)或檔案工作制度。同時(shí)，較好地完成文書及其他門類檔案的收集、整理、保管、編目、利用和統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作。近幾年無檔案安全責(zé)任事故。較好地完成了單位各門類檔案的收集、整理、保管、編目、利用和統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。此外，還積極開展檔案宣傳工作，組織開展檔案宣傳活動(dòng)，進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案管理意識(shí)。

2.2 提升財(cái)務(wù)檔案的使用率

要提高財(cái)務(wù)檔案的使用效率，就必須要從根本上解決財(cái)務(wù)檔案管理模式落后的問題。首先，財(cái)務(wù)科需要改變財(cái)務(wù)檔案的管理模式，從財(cái)務(wù)信息收集、整理、建檔、調(diào)取、歸檔等程序進(jìn)行細(xì)致分化，并將每一環(huán)節(jié)的責(zé)任落實(shí)到員工個(gè)人，做到管理有序、落實(shí)有責(zé)、責(zé)任到人，從而減少檔案遺失、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等情況。其次，在檔案借調(diào)的過程中，必須要對(duì)每一份財(cái)務(wù)檔案負(fù)責(zé)，在借調(diào)前和歸還后必須做到專人登記，專人對(duì)接，并記錄好檔案的借調(diào)時(shí)間和歸還時(shí)間。同時(shí)，建議在財(cái)務(wù)檔案室設(shè)立監(jiān)控錄像，記錄檔案借調(diào)的全過程，讓檔案工作處于監(jiān)控之下，拒絕檔案丟失時(shí)互相推諉的情況出現(xiàn)。

2.3 強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)

要想提高工作的質(zhì)量，就需要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人員的培養(yǎng)。首先，要通過建立檔案管理績效考核機(jī)制的方法提高檔案管理人員對(duì)工作的關(guān)注度，將建檔數(shù)量、檔案遺失數(shù)量、借調(diào)數(shù)量等項(xiàng)列入管理人員的年度績效考核中，從而提高他們對(duì)檔案管理工作的警惕性和積極性。在檔案的收集、整理、保管、編目、利用和統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作當(dāng)中，近幾年無檔案安全責(zé)任事故。其次，還需要加強(qiáng)醫(yī)院與其他檔案管理機(jī)構(gòu)的對(duì)接，爭取為員工提供外部培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓他們學(xué)習(xí)更專業(yè)的知識(shí)理論，特別是要抓好信息化體系和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)他們對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理知識(shí)的專業(yè)度，以更好地服務(wù)于醫(yī)院的檔案管理工作。第三，要提高工作人員的學(xué)識(shí)水平，使其掌握檔案專業(yè)理論和知識(shí)；了解有關(guān)檔案工作的方針、政策、法律法規(guī)和規(guī)章制度。在實(shí)踐方面，要能落實(shí)檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和各項(xiàng)制度，同時(shí)還要解決檔案工作中的一般問題。

2.4 提升財(cái)務(wù)檔案信息化管理水平

對(duì)于醫(yī)院檔案管理來說，要想利用好高科技帶來的優(yōu)秀成果，就必須全面促進(jìn)硬件設(shè)施的更新升級(jí)，加快全員使用電腦、網(wǎng)絡(luò)管理檔案的步伐。使用檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，電子文件歸檔和管理。同時(shí)還應(yīng)該利用掃描機(jī)等設(shè)備將原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，變成電子檔案存檔，增加財(cái)務(wù)檔案使用的便捷性。此外，在使用電子檔案時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注意電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不同，工作人員在使用電子檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格注意檔案的安全性，做到隨時(shí)錄入，隨時(shí)儲(chǔ)存，降低電子檔案遺失率。

3 結(jié)語

財(cái)務(wù)檔案管理是院中各項(xiàng)基礎(chǔ)管理中的一部分，做好這項(xiàng)工作，是醫(yī)院進(jìn)行其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的前提。現(xiàn)階段，院方財(cái)務(wù)科應(yīng)以促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理與高科技的融合作為當(dāng)前工作的主要思路，同時(shí)，還應(yīng)該在人員和管理方式上做好配套建設(shè)，提升信息化應(yīng)用的效率。

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作者簡介

李海連（1980-）女，漢族，新疆伊寧市人，新疆伊犁州康仁醫(yī)院，助理館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理endprint