大數(shù)據(jù)形勢(shì)下企業(yè)檔案信息資源的管理

趙彥

摘 要：在企業(yè)檔案重要性日益凸顯的前提下，作為一名檔案管理工作人員，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變自身工作思維，做好檔案基礎(chǔ)管理工作，并在大數(shù)據(jù)技術(shù)充分利用的條件下，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值和作用，為企業(yè)取得更好的發(fā)展而打下良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案信息資源；管理

1 企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要性

檔案信息作為企業(yè)信息資源的一部分，它潛在的價(jià)值只有通過(guò)開(kāi)發(fā)利用才能顯現(xiàn)出來(lái)。企業(yè)劃撥專(zhuān)業(yè)人才和專(zhuān)項(xiàng)資金用于檔案管理，不是為了將檔案收集起來(lái)放在那作為一種消耗品，而是為了從檔案信息資源中挖掘出有利于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的有用信息，使之為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，這才是企業(yè)檔案信息資源存在的根本價(jià)值。企業(yè)檔案信息資源是反映企業(yè)各項(xiàng)工作的歷史記錄，與企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營(yíng)息息相關(guān)，它可以幫助企業(yè)預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，提高研發(fā)能力，為企業(yè)做出精準(zhǔn)決策提供有力依據(jù)。

2 影響企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的因素

2.1 企業(yè)檔案管理人員檔案開(kāi)發(fā)利用意識(shí)薄弱

受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，有些檔案工作者思想觀念陳舊，認(rèn)為只要把檔案保管好，不丟失，不損壞就好，工作原則就是不求有功，但求無(wú)過(guò)。他們?nèi)狈Ψ?wù)意識(shí)，公司各業(yè)務(wù)部門(mén)提出利用申請(qǐng)后，態(tài)度不熱情，提供利用不積極主動(dòng)，有些檔案管理人員甚至對(duì)企業(yè)檔案采取“捂”政策，不允許原件外借，只提供查閱、或者復(fù)印件借閱，檔案工作完全處于封閉半封閉狀態(tài)。受這種思想的禁錮，企業(yè)檔案信息資源的二次開(kāi)發(fā)利用更是遙遙無(wú)期。

2.2 檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)低下

檔案工作者人群偏“老齡化”，大部分從事檔案工作的人都沒(méi)有接受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，有些甚至是“半路出家”，邊做邊學(xué)，他們接收新事物的能力比較低，不太適應(yīng)用一些新設(shè)備、新手段來(lái)管理檔案，檔案的開(kāi)發(fā)利用受到嚴(yán)重影響。

2.3 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善

企業(yè)用于檔案管理的“軟”“硬”件設(shè)施不全。有些企業(yè)甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房。檔案只是簡(jiǎn)單分類(lèi)存放，受空間區(qū)域的限制，部分檔案仍然分散在各業(yè)務(wù)部門(mén)自主管理，導(dǎo)致檔案室接收集到的材料不齊全，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用比較分散，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用效率。其次，專(zhuān)業(yè)的檔案管理平臺(tái)在一些企業(yè)的檔案管理工作中也是嚴(yán)重缺失，檔案工作者只是對(duì)檔案信息資源進(jìn)行初步整理，最多的也只是將檔案材料進(jìn)行全文掃描，分放在一個(gè)個(gè)文件夾里，然后分別建立檢索目錄（EXCEL表），沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與檢索目錄的掛接，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用效率大打折扣。

3 企業(yè)開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源具體方法

檔案作為一項(xiàng)最為真實(shí)的企業(yè)發(fā)展歷史記錄，對(duì)于企業(yè)而言，它是一項(xiàng)寶貴的財(cái)富，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)等各個(gè)方面都發(fā)揮著積極作用。檔案管理工作主要目的就是能夠最大程度上對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用。所以，做好開(kāi)發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源，就能夠在挖掘企業(yè)潛在價(jià)值下更進(jìn)一步提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

3.1 提高有關(guān)人員檔案意識(shí)

在開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源中，收集工作是一項(xiàng)很重要的工作，收集工作水平的高低將關(guān)系到開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源水平的高低。加強(qiáng)檔案意識(shí)是提高收集檔案質(zhì)量的一項(xiàng)有力措施。企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)在對(duì)《檔案法》了解熟知的前提下，將具體實(shí)施方法利用各大媒介廣泛宣傳，并進(jìn)行利用檔案實(shí)例的宣傳，以生動(dòng)的檔案案例、更強(qiáng)的檔案說(shuō)服力，使廣大員工有著更加深刻的印象，讓他們深入意識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)所有員工的檔案意識(shí)[3]。確保檔案管理人員可以深刻意識(shí)到，檔案管理工作雖然對(duì)專(zhuān)業(yè)性要求很高，但是做好這項(xiàng)工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展、員工發(fā)展意義都是巨大的。所以，企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)所有員工對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，從根本上確保歸檔檔案文件材料的質(zhì)量，提高檔案管理意識(shí)，切實(shí)做好收集檔案工作，為更好地開(kāi)發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.2 提高檔案管理工作者的素質(zhì)素養(yǎng)

檔案管理人員應(yīng)在海量的信息中扮演好信息中介這一角色，并主動(dòng)承擔(dān)起傳播信息的工作。我們知道，在信息技術(shù)發(fā)展下，對(duì)檔案管理工作人員素質(zhì)素養(yǎng)有著新的要求，要求他們與時(shí)俱進(jìn)、敢于創(chuàng)新。在不斷更新的現(xiàn)代社會(huì)技術(shù)下，檔案管理人員傳統(tǒng)工作理念與工作方式已很難滿足現(xiàn)代社會(huì)實(shí)際發(fā)展需求。信息社會(huì)時(shí)代背景下，企業(yè)需要知識(shí)水平高、綜合素養(yǎng)高的信息管理工作人員，其工作人員素質(zhì)素養(yǎng)影響著開(kāi)發(fā)和利用檔案信息整體水平。作為新時(shí)代的檔案管理工作人員，應(yīng)努力提高自身素質(zhì)素養(yǎng)，一是應(yīng)有強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要有積極創(chuàng)新、敢于拼搏的精神。二是還應(yīng)緊隨時(shí)代發(fā)展腳步，對(duì)各項(xiàng)新的信息技術(shù)與業(yè)務(wù)知識(shí)有效予以掌握，并熟悉和精通管理檔案方法。當(dāng)前檔案事業(yè)面對(duì)著很多挑戰(zhàn)，這些都需要檔案管理人員積極正視問(wèn)題，并妥善處理問(wèn)題，并將檔案管理與實(shí)際工作有效融合起來(lái)，積極進(jìn)入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。三是企業(yè)應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理工作人員，為廣大檔案管理工作人員營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氣氛，安排他們積極參與到各項(xiàng)知識(shí)技能培訓(xùn)中，努力成為一名檔案管理復(fù)合型人才，為更好地開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源提供源源不斷的人才力量。

4 大數(shù)據(jù)形勢(shì)下，探究企業(yè)檔案信息資源收集管理創(chuàng)新思路

4.1 檔案管理理念與管理方式的轉(zhuǎn)變

首先，企業(yè)檔案管理范疇發(fā)生了轉(zhuǎn)變。由之前單一的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成為復(fù)合的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。其次，企業(yè)檔案管理意義的轉(zhuǎn)變。之前企業(yè)檔案工作更多注重保存功能、記錄功能，通常局限為體現(xiàn)單一價(jià)值作用。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案意義的數(shù)據(jù)在很多領(lǐng)域中都積極發(fā)揮著作用，如政務(wù)領(lǐng)域、輿情領(lǐng)域、醫(yī)療領(lǐng)域。企業(yè)檔案服務(wù)方式也已經(jīng)從原先被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)在篩選和甄別信息前提下，尋找出最有價(jià)值、最有意義的數(shù)據(jù)信息。

4.2 企業(yè)收集管理檔案流程更加規(guī)范化與具體化

在大數(shù)據(jù)背景共通共有信息下，加大了信息的不安全性。因此，企業(yè)高層已經(jīng)非常重視檔案信息的安全性，對(duì)收集管理企業(yè)檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化流程式的管理和控制，尤其是強(qiáng)化培訓(xùn)了每個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)人員的安全管理意識(shí)。很多企業(yè)都已經(jīng)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)引入了ISO認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，更加明確了標(biāo)準(zhǔn)流程，更加嚴(yán)格把控了各項(xiàng)環(huán)節(jié)。

4.3 已經(jīng)初步構(gòu)建了企業(yè)檔案信息系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

以前的企業(yè)檔案管理包括三種模式，即集中管理檔案模式、分散管理檔案模式、信息一體化管理模式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，簡(jiǎn)單形式的一體化不能達(dá)到企業(yè)對(duì)于檔案管理的多元需求。在這種新型數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下，一體化信息處理轉(zhuǎn)變成為一站化方式，也就是在云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用下，重新設(shè)計(jì)企業(yè)中的檔案信息，動(dòng)態(tài)增加了存儲(chǔ)與計(jì)算資源，以二維碼的方式來(lái)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)信息，并在統(tǒng)一量化和分析各種數(shù)據(jù)前提下，結(jié)合結(jié)論分析出潛在規(guī)律，推算會(huì)出現(xiàn)的情況，并及時(shí)將最后有價(jià)值、有意義的數(shù)據(jù)傳輸給決策層，便于企業(yè)決策。

5 結(jié)束語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，“數(shù)據(jù)”已經(jīng)成為一項(xiàng)尤為關(guān)鍵的生產(chǎn)因素。在企業(yè)現(xiàn)代化和科技化的發(fā)展下，怎樣才能對(duì)檔案的大數(shù)據(jù)有效整合，確保大數(shù)據(jù)更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)基石作用，已經(jīng)成為社會(huì)各界廣泛熱議的話題。

參考文獻(xiàn)

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