淺論機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作者的能力培養(yǎng)

李桂寧

摘 要：人事檔案作為考察和正確選拔使用干部的核心依據(jù)，其管理水平的高低，不僅僅直接關(guān)系到一個(gè)單位檔案管理工作的水平，更直接影響著單位人事工作水平。特別是當(dāng)前對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理科學(xué)性、高效性，用人標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步嚴(yán)格的實(shí)際情況下，如何從多方面著眼做到全面、準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理，思考提升人事檔案管理工作者的能力具有關(guān)鍵意義，關(guān)系著組織建設(shè)和組織水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；檔案工作者；檔案素質(zhì)

1 引言

人事檔案工作是組織人事工作的重要部分，它記錄了干部在不同階段的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)關(guān)系、政治思想、獎(jiǎng)懲、職務(wù)晉升、聘任和專業(yè)技術(shù)的水平，是一個(gè)完整的記錄生活。對(duì)于個(gè)人而言，具有極端重要的意義。對(duì)組織而言，也是組織和人事部門堅(jiān)持公平正派地選拔人員的重要依據(jù)。因此，從人事檔案管理水平提升方面著眼，是保證人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性重要手段。

2 提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作者能力的關(guān)鍵性

2.1 是優(yōu)化檔案利用的基礎(chǔ)

檔案利用作為檔案工作的根本目的，是檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)，支配著檔案工作的全過(guò)程，體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案服務(wù)能力直接關(guān)系到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案利用者，利用檔案制定政策、制度的合理性程度和決策效率高低。

2.2 是機(jī)關(guān)事業(yè)單位順應(yīng)檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的所需

提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作者水平，是加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案服務(wù)能力的基礎(chǔ)。數(shù)字時(shí)代，檔案的服務(wù)方式不斷擴(kuò)展，服務(wù)內(nèi)容不斷升級(jí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作者根據(jù)數(shù)字檔案館和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)發(fā)展對(duì)現(xiàn)代檔案工作的要求，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，才能適應(yīng)社會(huì)的環(huán)境變化要求，使檔案工作得到可持續(xù)的發(fā)展。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的突出問(wèn)題

3.1 意識(shí)層面，思想觀念陳舊

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，其中許多是舊的思想和管理因素。一般情況下，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的重視程度非常高，但是具體到機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的層面時(shí)，現(xiàn)代化的人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、檔案形成部門的重視程度不夠容易導(dǎo)致出現(xiàn)缺乏檔案意識(shí)的人事檔案工作者，某些認(rèn)為干部檔案管理與干部管理水平不直接相關(guān)的認(rèn)識(shí)出現(xiàn)。往往自認(rèn)為其只是一個(gè)基礎(chǔ)的參考性因素，不注重在現(xiàn)代化管理、信息化管理方面下工作、投資金、強(qiáng)人員。

3.2 管理層面，管理手段落后

從筆者了解到的情況以及調(diào)研工作中所反饋的情況發(fā)現(xiàn)，部分單位機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理?xiàng)l件相對(duì)較差。缺乏獨(dú)立和整個(gè)檔案存儲(chǔ)和管理空間的情況并不少見(jiàn)。管理手段上，人事檔案信息化的觀念陳舊其中許多是舊的思想和管理因素。一般情況下，對(duì)于人事檔案的重視程度非常高，但是具體到人事檔案管理的層面時(shí)，信息化的人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。往往認(rèn)為人事檔案信息化只是一個(gè)基礎(chǔ)的參考性因素，甚至往往會(huì)覺(jué)得人事檔案信息化，就會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理混亂，出現(xiàn)失竊密或信息丟失的問(wèn)題，在管理的現(xiàn)代化管理、信息化方面沒(méi)有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)和認(rèn)知。

3.3 知識(shí)層面：基礎(chǔ)知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理是人事工作和檔案管理的重要組成部分。管理水平高低，管理手段現(xiàn)代化水平在很大程度上取決于管理人員。人事檔案管理中存在的諸多問(wèn)題是由于管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，觀念保守，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，絕大多數(shù)沒(méi)有接受過(guò)檔案專業(yè)教育，檔案范圍、操作方法不十分明確，更談不上創(chuàng)新。

4 提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力的方向思考

4.1 把握前提：全面把握機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的特點(diǎn)

提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作者水平要注重把握好人事檔案的基本特點(diǎn)。一般而言，人事檔案一是材料分散。人事檔案收集的材料內(nèi)容，往往跨度很大，有的是在學(xué)校形成的，有的是在組織人事部門形成的，也有黨組織材料。在不同的階段、不同的單位形成的材料，往往并不是全部完整齊全的在一個(gè)檔案袋里，可能材料分散在各地、各部門。二是管理的主體具有穩(wěn)定性，從管理主體上來(lái)說(shuō)人事檔案的接收、移交、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)的管理具備一個(gè)管理主體上的穩(wěn)定性。三是立卷方式具有強(qiáng)制性，人事檔案是以人為單位進(jìn)行立卷，人事檔案管理制度明確規(guī)定，完整性和連續(xù)性強(qiáng)。四是機(jī)密性強(qiáng)，部分人事檔案涉及個(gè)人品德等諸多方面，與一般檔案相比，人事檔案既屬于個(gè)人隱私，又屬于黨政秘密，保密性相對(duì)更強(qiáng)。人事檔案管理工作者面對(duì)管理的對(duì)象，要在理解清楚特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，做好相關(guān)工作。

4.2 基礎(chǔ)強(qiáng)化：重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范化管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理是提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作在設(shè)備、管理、技術(shù)等方面相對(duì)落后，屬于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作。不利于開(kāi)發(fā)利用，這也不利于知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)。在信息化環(huán)境下，人事檔案的規(guī)范化管理是最重要的。從收集、整理、分類、儲(chǔ)存等方面著眼，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力，與機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案改革同步，規(guī)范新術(shù)語(yǔ)，收集新信息，及時(shí)調(diào)整舊程序和數(shù)據(jù)，推進(jìn)檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理。

4.3 意識(shí)塑造：強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作服務(wù)中心工作的意識(shí)

強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作服務(wù)中心工作的意識(shí)，既要強(qiáng)化對(duì)內(nèi)的意識(shí)，又要強(qiáng)化對(duì)外的意識(shí)。對(duì)內(nèi)而言，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、基礎(chǔ)性的工作，不能在短時(shí)間內(nèi)看到很直接的效果和影響。因此，加強(qiáng)館機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理者的檔案意識(shí)和服務(wù)中心意識(shí)，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力，是擺在檔案工作者面前的關(guān)鍵。對(duì)于外界而言，要注重人事檔案管理部門的宣傳，主動(dòng)把機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作的位置"融"入中心，不能跟上“邊緣”；人事檔案工作部門是帶干部人事工作的“中心”；要培養(yǎng)起大家的認(rèn)知。在高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范運(yùn)行的過(guò)程中，通過(guò)檔案工作質(zhì)量保證于人。endprint

4.4 現(xiàn)代化推進(jìn)：大力推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化

提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力需要積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，既是信息時(shí)代發(fā)展的要求，也是做好新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作的必然選擇。推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息管理，要求人事檔案管理工作者做好統(tǒng)籌規(guī)劃。不僅僅只是做到一個(gè)管理軟件編地開(kāi)花的事情，更要注重從標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的建設(shè)方面，確立機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)，引進(jìn)信息化人才隊(duì)伍，強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

4.5 靈活探索：提高檔案利用效率

一般來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)干部檔案的利用并不靈活，在把握好人事檔案基本特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作者在面對(duì)檔案利用時(shí)，不能過(guò)度強(qiáng)調(diào)政治性，從而導(dǎo)致使機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案利用率不高的情況出現(xiàn)。提升能力，可以從利用規(guī)范、利用渠道、利用審批等方面積極作一個(gè)規(guī)范化探索，在注重保密的同時(shí)，適當(dāng)?shù)淖龊脵n案主體中的個(gè)人檔案服務(wù)，無(wú)疑對(duì)于人事檔案管理的延展性具有積極意義，對(duì)于人事檔案管理的社會(huì)性角色顯性化發(fā)展也是一個(gè)質(zhì)的飛躍。

在人才強(qiáng)國(guó)的背景下，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作者能力和水平對(duì)提高組織的可靠性、優(yōu)化組織的管理和控制水平具有積極的意義。新時(shí)期，必須解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案中存在的突出問(wèn)題，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息全面、準(zhǔn)確、可靠，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理、推進(jìn)人事檔案信息技術(shù)建設(shè)，建立人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制建立，優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，對(duì)于組織的健康穩(wěn)步發(fā)展具有十分重要的意義。

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