企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作機(jī)制的構(gòu)建與開發(fā)利用策略思考

魏玉瓊

摘 要：在企業(yè)的檔案管理工作中，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)包括專利、商標(biāo)、版權(quán)等，與這些內(nèi)容有關(guān)的文件就是知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案。在對(duì)這些檔案進(jìn)行管理時(shí)，要構(gòu)建相應(yīng)的工作機(jī)制，以提高檔案資源的開發(fā)利用效率。本文對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作機(jī)制的構(gòu)建進(jìn)行分析，并就企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的開發(fā)利用策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：知識(shí)產(chǎn)權(quán)；檔案工作機(jī)制；開發(fā)利用；策略

知識(shí)產(chǎn)權(quán)具有專業(yè)性、地域性、時(shí)間性等特點(diǎn)，企業(yè)在對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行管理時(shí)，首先需要建立完善的檔案管理機(jī)制，采集完整的知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息，形成對(duì)應(yīng)的檔案，并成立專門的部門，安排專業(yè)的人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，將檔案的價(jià)值充分的開發(fā)出來，提高知識(shí)產(chǎn)權(quán)資源的利用率。

1 企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作機(jī)制的構(gòu)建

（一）制定完善的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度

在對(duì)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要有完善的規(guī)章制度作為參考，以促使檔案管理工作的規(guī)范化。在制定規(guī)章制度時(shí)，要根據(jù)企業(yè)所處行業(yè)的發(fā)展情況，企業(yè)的發(fā)展規(guī)模，以及企業(yè)自身的發(fā)展目標(biāo)等，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作相關(guān)的制度進(jìn)行完善，形成一套完整的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理體系。比如，制定完善的知識(shí)產(chǎn)權(quán)分類管理制度，將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案分成不同的類別進(jìn)行管理，如專利檔案、著作權(quán)檔案、商標(biāo)檔案、商業(yè)秘密檔案等，每一類檔案都要有針對(duì)性的管理制度。建立健全的知識(shí)檔案信息收集制度、整理制度、保管制度，使知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依。針對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)資源的開發(fā)和利用，制定對(duì)應(yīng)的開發(fā)利用制度。同時(shí)，在對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)做到對(duì)檔案信息保密，并就泄密、檔案遺失等情況追究相關(guān)人員的責(zé)任，這就需要建立保密與追責(zé)制度。

（二）建立完善的企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理機(jī)構(gòu)

強(qiáng)化企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理，提高檔案資源的利用率，企業(yè)需要有健全的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理機(jī)構(gòu)，明確各管理人員的工作職責(zé)。比如，在企業(yè)內(nèi)部建立三級(jí)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系，每級(jí)管理體系的職責(zé)都不同，所享有的權(quán)限也不同。第一級(jí)管理體系為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者所成立的領(lǐng)導(dǎo)小組，主要負(fù)責(zé)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理作出相關(guān)的決策；第二級(jí)管理體系為企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理辦公司，主要功能是對(duì)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案實(shí)施管理；第三級(jí)管理體系是由相關(guān)部門的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理人員組成的，分別負(fù)責(zé)對(duì)本部門的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行管理，并定期將本部門的相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案移交到專門的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理部門，由其進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（三）完善知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案安全保障體系

企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)關(guān)系這企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，所以必須確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息的安全性，避免檔案流失，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。因此，有必要完善企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案安全保障體系。比如，所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案都要備份，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，而數(shù)字檔案則要通過兩種方式備份，一種是脫機(jī)備份，一種是聯(lián)機(jī)備份。根據(jù)具體的檔案內(nèi)容，可以選擇實(shí)時(shí)備份，也可以選擇定期備份，這樣可以對(duì)意外災(zāi)害造成的檔案流失進(jìn)行防控。針對(duì)人員流動(dòng)造成的檔案遺失，要通過培訓(xùn)提高管理人員的素質(zhì)，強(qiáng)化其安全管理知識(shí)，且企業(yè)要與知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，提高工作人員的保密自覺性。

（四）將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案與管理工作同步進(jìn)行

隨著國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，知識(shí)產(chǎn)權(quán)競(jìng)爭(zhēng)成為其競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，所以在企業(yè)的戰(zhàn)略管理中，應(yīng)包含對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理。企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理又離不開知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的支持，要增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，就需要同時(shí)做好企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作及其管理工作，兩項(xiàng)工作要同步進(jìn)行。比如，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的發(fā)展，要與企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略管理規(guī)劃結(jié)合起來，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作要與企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的發(fā)展保持一致，將其檔案工作與管理工作進(jìn)行深度的融合，共同為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。當(dāng)企業(yè)申請(qǐng)下一項(xiàng)新的專利時(shí)，要將有關(guān)專利的申請(qǐng)資料、審查資料、授權(quán)資料，以及有關(guān)專利使用的相關(guān)資料進(jìn)行整理、歸檔，并將其存放在相應(yīng)的類目下。在專利的使用過程中會(huì)產(chǎn)生許多新的資料和信息，要及時(shí)的對(duì)方案進(jìn)行更新，以確保檔案信息的完整性和實(shí)時(shí)性。將企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作與管理工作同步進(jìn)行，才能夠提高檔案管理的有效性。

2 企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的開發(fā)利用策略

（一）提高知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的主體是管理人員，管理人員的業(yè)務(wù)能力決定著檔案管理效率，影響著知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息的開發(fā)和利用效率。所以，要提高管理人員的綜合素質(zhì)。比如，在管理人員上崗前，要對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，使其掌握企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的完整流程，了解其中的注意事項(xiàng)，強(qiáng)化其保密意識(shí)，在日常工作中自覺的對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行保護(hù)，尤其要加強(qiáng)對(duì)商業(yè)機(jī)密檔案的保護(hù)。企業(yè)的每位員工所享有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用權(quán)限不同，與自己無關(guān)的檔案，員工無權(quán)查閱。在管理人員進(jìn)入企業(yè)工作時(shí)，企業(yè)應(yīng)與之簽訂保密協(xié)議和勞動(dòng)合同，在勞動(dòng)合同中要對(duì)競(jìng)業(yè)限制條款作出約定。此外，企業(yè)還應(yīng)定期為知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員提供培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，以提高其工作效率。

（二）對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行信息化管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作中，也應(yīng)該對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行合理的利用，以提高其管理的信息化水平，促進(jìn)管理效率的提升。管理人員不僅要做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)紙質(zhì)檔案的分類管理工作，還應(yīng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，建立完整的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫，利用信息平臺(tái)對(duì)檔案實(shí)施管理。比如，在系統(tǒng)中設(shè)置編號(hào)，不同的檔案對(duì)應(yīng)不同的編號(hào)，在收集到新的信息時(shí)，要及時(shí)按照編號(hào)將其錄入信息系統(tǒng)中。當(dāng)某檔案信息需要修改時(shí)，可直接在系統(tǒng)中輸入編號(hào)查詢，對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行修改。并且，企業(yè)還可利用系統(tǒng)對(duì)歷年的知識(shí)產(chǎn)權(quán)利用案例進(jìn)行分析，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要，按照現(xiàn)骨干的步驟，對(duì)數(shù)字化知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行增、減操作，并針對(duì)不同的級(jí)別設(shè)置對(duì)應(yīng)的訪問權(quán)限，以免檔案信息被復(fù)制、盜取。

（三）對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息進(jìn)行深層次的編研

知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案中的信息并不是一層不變的，需要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)木幯校灾鲃?dòng)的開發(fā)更多的有效資源，為用戶提供更好的服務(wù)，使知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案資源的利用更加集中、吸引。將同類知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案中的有效信息提取出來，對(duì)其進(jìn)行加工和編排，在需要作出解釋的地方添加注釋，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息的完整性。比如，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以數(shù)字的形式反映企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基本情況；通過文字的形式對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)成果進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹，敘述的內(nèi)容可作為企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案編研的最終成品；將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案制作成圖集或者圖冊(cè)，在其中添加相關(guān)的數(shù)據(jù)或者文字，用以對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行說明，這也可作為編研成品；以專題的方式進(jìn)行著述，或者通過主題的形式對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行匯編，根據(jù)主題選擇相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行加工，使其成為編研成品。

3 結(jié)束語

綜上所述，在構(gòu)建企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作機(jī)制時(shí)，應(yīng)制定完善的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度和管理機(jī)構(gòu)，完善知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案安全保障體系，并將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案與管理工作同步進(jìn)行。通過提高知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的素質(zhì)、對(duì)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行信息化管理、對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息進(jìn)行深層次的編研等手段，則可提高企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的開發(fā)和利用效率。

參考文獻(xiàn)

[1]鐘穎.企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作機(jī)制的構(gòu)建與開發(fā)利用策略[J].蘭臺(tái)世界，2017，（S1）：70-71.endprint