信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

孟昭秀

摘 要：科學(xué)在不斷發(fā)展，技術(shù)在不斷進(jìn)步，本文對(duì)信息技術(shù)在辦公室檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行研究。首先介紹了信息時(shí)代辦公室檔案管理的新特征；然后分析出目前階段該工作存在的問題，主要包含管理理念落后、規(guī)劃和設(shè)計(jì)落后、檔桿管理方式落后以及管理效率不高；最后提出具有針對(duì)性的解決措施—加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視、做好檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)制定工作標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用信息化檔案管理技術(shù)以及提高檔案數(shù)據(jù)管理效率實(shí)現(xiàn)資源共享與傳遞。本文的研究可以在一定程度上提高檔案管理效率，具有一定意義。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新研究

伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的逐漸普及與發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)逐漸應(yīng)用于人們的生活與工作中，為人們帶來了很大的便利。在辦公室檔案管理工作中，應(yīng)用信息技術(shù)能夠幫助工作人員更加高效率的完成對(duì)檔案的整理與收集，減少了繁瑣的人工勞動(dòng)，同時(shí)降低工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的機(jī)率，有效保障了檔案信息的完整新與安全性。然而由于傳統(tǒng)辦公室檔案管理方式的根深蒂固，目前階段信息化技術(shù)應(yīng)用于工作中還存在一些問題，本文對(duì)此進(jìn)行研究，在探索過程中找尋檔案管理工作的創(chuàng)新方法。

1 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的新特征

（一）逐漸信息化

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益發(fā)展與計(jì)算機(jī)的普及，人們大部分工作都依靠計(jì)算機(jī)來完成，這為信息化檔案管理的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。尤其是檔案管理工作的特殊化，信息資源的共享與信息資源的檢索更加重要，這決定了檔案管理工作信息化得必然性。

（二）服務(wù)更加多樣化

辦公室檔案管理逐漸數(shù)字化，和以往手工勞動(dòng)管理方式相比，檔案信息的服務(wù)范圍更大，同時(shí)由于辦公室檔案管理逐漸走向智能化，未來檔案的登記與匯總整理都會(huì)在計(jì)算機(jī)上完成，利用數(shù)據(jù)庫便利，進(jìn)行電子檔案操作管理，功能更加全面。

（三）檔案信息載體發(fā)生改變

以往檔案信息的載體就是紙質(zhì)，這種記載方式極易受到外力因素影響，容易發(fā)生損毀或者丟失等問題?，F(xiàn)階段，檔案一般以電子形式出現(xiàn)，解決了紙質(zhì)檔案的很多問題，同時(shí)增加了檔案記載的靈活程度。

2 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）信息化檔案管理理念落后

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理對(duì)信息的使用功能有所忽視。在信息時(shí)代，最重要的就是對(duì)數(shù)據(jù)信息的及時(shí)共享，信息無法共享，就喪失了其存在的意義。單位內(nèi)部工作人員缺乏信息化檔案管理意識(shí)就會(huì)導(dǎo)致信息化管理不成功，因此，從單位領(lǐng)導(dǎo)到基層工作人員都要樹立信息化檔案管理意識(shí)。

（二）檔案管理數(shù)據(jù)庫規(guī)劃和設(shè)計(jì)落后

檔案管理數(shù)據(jù)庫規(guī)劃和設(shè)計(jì)落后是實(shí)現(xiàn)信息化辦公室檔案管理的問題之一。進(jìn)行辦公室檔案的信息化管理，就要進(jìn)行權(quán)限、資金和規(guī)范方面的規(guī)劃，無論那一方面跟不上需求都會(huì)成為阻礙檔案信息化管理的障礙。加上因?yàn)樾枰獙?duì)檔案管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行設(shè)計(jì)，還需要具備專業(yè)知識(shí)的計(jì)算機(jī)人才，任何問題都會(huì)造成巨大的影響。

檔案管理方式落后

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理由工作人員人工完成，現(xiàn)如今很多工作者還是更加習(xí)慣這種傳統(tǒng)的工作方式，特別是工作時(shí)間較長(zhǎng)的工作者，這種檔案管理方式十分落后。傳統(tǒng)管理方式的資料查閱效率低下，無法充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。

（四）檔案管理效率不高

傳統(tǒng)檔案管理由人工完成，工作難度較低但是工作量較大，具有一定的復(fù)雜性。尤其是在查閱某一信息時(shí)，會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間，工作效率較低，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)，在工作過程中，容易因?yàn)楦鞣N原因造成工作失誤，對(duì)檔案信息的利用產(chǎn)生不利影響。

3 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新研究

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視

首先，檔案工作人員要從根本上認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的有益之處，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。只有意識(shí)到信息化管理的重要性，才能夠逐漸完善信息化檔案管理技術(shù)，將信息化管理的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來。其次，還要加大數(shù)字化檔案管理信息庫的建設(shè)，在信息完整、安全的前提下，錄入各種真實(shí)的原始信息，建設(shè)符合國家安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理信息庫。最后，要在節(jié)省人力、物力、財(cái)力的基礎(chǔ)上提升檔案管理信息庫的標(biāo)準(zhǔn)性和通用性，使信息庫使用人員能夠在大范圍信息資料中快速找到所需資料。

（二）做好檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)，制定工作標(biāo)準(zhǔn)

辦公室檔案管理的方式是十分復(fù)雜的，管理內(nèi)容也是十分繁雜。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理階段，相對(duì)來說具有更加完善的管理制度，在檔案管理信息化過程中，也要做好檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)，制定工作標(biāo)準(zhǔn)。不管是使用應(yīng)用軟件還是硬件設(shè)備管理，都要明確制定不同檔案類型的管理標(biāo)準(zhǔn)，否則會(huì)影響工作人員對(duì)檔案的查閱，造成檔案信息資源的孤立。因此，在進(jìn)行信息化檔案整理分類時(shí)要盡可能細(xì)化檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和鑒定標(biāo)準(zhǔn)。

（三）應(yīng)用信息化檔案管理技術(shù)

信息化時(shí)代檔案管理工作一定離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持與輔助，只有不斷增添創(chuàng)新技術(shù)的使用，才能夠從根本上突破傳統(tǒng)的工作方式，找到最高效的工作方式。因此本文認(rèn)為，信息時(shí)代檔案管理工作可以應(yīng)用以下技術(shù)。

首先是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)前提下發(fā)展的新型網(wǎng)絡(luò)，可以完成眾多數(shù)據(jù)信息的有效整合與匯集。應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以幫助檔案信息的聯(lián)通與整理，方便各種檔案信息的整理與查找。其次是云技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息數(shù)據(jù)量是非常大的，僅僅依靠服務(wù)器硬盤儲(chǔ)存數(shù)據(jù)是非常不切實(shí)際的，所以需要大容量的系統(tǒng)服務(wù)終端來接受與儲(chǔ)存信息。云技術(shù)的應(yīng)用可以有效解決儲(chǔ)存空間不足的問題，實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)便化的檔案管理。最后是移動(dòng)終端的應(yīng)用，在信息技術(shù)應(yīng)用過程中需要以移動(dòng)終端技術(shù)為依據(jù)、以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為核心，在檔案信息管理中應(yīng)用移動(dòng)終端技術(shù)可以在一定程度上優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量，具有非常重要的意義。

（四）提高檔案數(shù)據(jù)管理效率，實(shí)現(xiàn)資源的共享與傳遞

在信息化時(shí)代，最關(guān)鍵的信息利用方式就是數(shù)據(jù)的共享，建設(shè)公共信息資源是完成資源共享的基礎(chǔ)。利用建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，逐漸完成最根本的檔案信息資源共享。首先，要盡量健全檔案信息共享數(shù)據(jù)庫，深入研究信息的共享技術(shù)，提高檔案信息的有效利用率；其次，要加大對(duì)檔案管理專門網(wǎng)站的建設(shè)，對(duì)不同部門的檔案進(jìn)行共享連接，最終完成區(qū)域檔案數(shù)據(jù)資源的共享。

4 總結(jié)

信息化辦公室檔案管理，其主要是適應(yīng)日漸智能化的社會(huì)信息服務(wù)，這也是未來信息化檔案管理的價(jià)值所在。在信息時(shí)代，工作人員要樹立信息管理意識(shí)，提升自身素質(zhì)的同時(shí)逐漸學(xué)會(huì)使用各種信息技術(shù)提高對(duì)信息檔案的管理效率，減少傳統(tǒng)人工勞動(dòng)，降低工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的機(jī)率，有效保障了檔案信息的完整新與安全性，提高工作效率。

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