探究如何提升辦公室檔案文書管理工作

鄢玲俐

摘 要：經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，推動(dòng)了信息化時(shí)代的進(jìn)程，這樣的背景下，各單位對辦公室檔案文書管理的要求也越來越高，那么怎樣將辦公室檔案文書管理工作的有效性提上來，成了每個(gè)單位關(guān)心的話題。本文中首先分析了目前辦公室檔案文書管理中所存在的一些問題，而后給出了具體的提高辦公室檔案文書管理工作的措施。希望相關(guān)人員借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案文書管理；工作；探究

辦公室檔案文書管理能力的高低直接決定著單位信息的匯總能力和管理能力的高低，其是通過對單位內(nèi)部人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，從而提高辦公室檔案文書管理工作的質(zhì)量因素。在實(shí)際工作中，各單位要想提高辦公室檔案文書管理的能力，就要不斷的提升行政部門內(nèi)部的管理能力，只有這樣才能為單位行政部門的長期發(fā)展做好保障。

1 目前辦公室檔案文書管理中所存在的一些問題

1.1 單位職工缺乏對檔案文書管理的認(rèn)識(shí)，使其內(nèi)容缺乏創(chuàng)新的元素

目前，很多單位并沒有將辦公室檔案文書管理工作重視起來，還是覺得此項(xiàng)工作又不會(huì)給企業(yè)帶來什么大的損失，加上平時(shí)工作一忙，單位領(lǐng)導(dǎo)以及具體的檔案文書管理人員還是采用著傳統(tǒng)的方式進(jìn)行著此項(xiàng)工作，而對于專業(yè)的檔案文書管理人員來說，由于缺乏在工作方面的創(chuàng)新意識(shí)，加上本身所缺少的對檔案文書的管理意識(shí)和對相關(guān)資料的保護(hù)意識(shí)，導(dǎo)致出現(xiàn)了單位對檔案文書管理利用率極低的情況。

1.2 檔案文書管理的方式比較落后

一些單位在檔案文書管理方面的方式還比較落后，甚至單位內(nèi)部的檔案文書管理人員是外面招聘來的兼職人員，這樣的話，負(fù)責(zé)檔案文書管理的人員也就缺乏對檔案文書管理工作的責(zé)任心。而本來單位內(nèi)部對于檔案文書管理方面的資金以及人力方面的投入就比較少，人員的缺乏加上資金的限制，嚴(yán)重的影響了本單位檔案文書管理工作的正常進(jìn)行。

1.3 單位檔案信息化管理人員的自身素質(zhì)還有待提高

在信息化的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案文書管理的信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。而目前，很多單位的檔案文書管理部門都缺乏現(xiàn)代化的高科技人才，尤其是檔案和信息進(jìn)行復(fù)合處理的全能型人才更加的稀缺，一些單位雖然也引進(jìn)了一些現(xiàn)代化的設(shè)備，的那還是由于工作人員缺乏現(xiàn)代化信息方面的知識(shí)，使設(shè)備的很多功能不能充分的發(fā)揮出來，也就實(shí)現(xiàn)不了檔案信息電子化了。

2 提高辦公室檔案文書管理工作的具體措施

2.1 提高工作人員對檔案文書管理的認(rèn)識(shí)，激發(fā)其工作的積極性

各單位要從觀念上改變對檔案文書管理的認(rèn)識(shí)，使工作人員能夠更加深刻的意識(shí)到檔案文書管理對單位發(fā)展的重要性，單位領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)對檔案文書管理工作的重視。單位領(lǐng)導(dǎo)要給檔案文書管理工作人員更多的關(guān)心和鼓勵(lì)，讓檔案文書管理工作人員從心理上認(rèn)識(shí)到自己工作崗位的重要性?？梢远ㄆ诨蛘卟欢ㄆ诘膶Ρ憩F(xiàn)出色的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，尤其是對其工作的熱情要給予肯定以及鼓勵(lì)。這樣不但激勵(lì)表現(xiàn)好的員工想要表現(xiàn)的更好，還幫助表現(xiàn)一般的工作人員認(rèn)識(shí)到了其在工作當(dāng)中的錯(cuò)誤，使其能夠及時(shí)進(jìn)行改正，這樣也就積極的促進(jìn)了檔案文書管理工作的積極發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)單位對辦公室檔案文書管理工作的規(guī)范化建設(shè)

各單位要想提高提高本單位的辦公室檔案文書管理的水平，各單位必須將辦公室檔案文書管理更加重視起來，要不斷加強(qiáng)其內(nèi)部辦公室檔案文書管理規(guī)范化建設(shè)的工作，就要在單位內(nèi)部建立完善的辦公室檔案文書管理機(jī)制。對檔案文書管理工作人員的和工作職責(zé)進(jìn)行明確，明確規(guī)定檔案文書管理的各項(xiàng)工作要求。并建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，全面提高本單位檔案文書管理工作的質(zhì)量。

2.3 單位內(nèi)部要加強(qiáng)檔案信息化管理的建設(shè)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案文書管理工作比起來，網(wǎng)絡(luò)電子化的管理方式其效率更高，不但如此，還避免了紙質(zhì)工作中由于人為因素而出現(xiàn)的一些錯(cuò)誤。有效的提高惡劣檔案文書管理工作的準(zhǔn)確性。各單位應(yīng)積極應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在內(nèi)部建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺(tái)和電子信息庫，以此來進(jìn)行檔案文書管理工作。計(jì)算機(jī)電子信息化技術(shù)不但能夠?qū)Ω鞣N檔案的信息進(jìn)行歸類保存，還能夠?qū)Ρ容^復(fù)雜的，或者特殊的信息資料進(jìn)行管理，這樣一來，一方面為單位節(jié)省了大量的紙質(zhì)資源，另一方面還避免了辦公室資料長期堆積以及查找困難的問題。單位還從此項(xiàng)工作中節(jié)省了大量的人力、和物力，在提高了工作效率的基礎(chǔ)上還對各類形式的檔案文書進(jìn)行了歸類管理，為查找資料提供了更加便捷的通道。

2.4 單位應(yīng)對檔案收集以及歸檔的工作模式進(jìn)行創(chuàng)新

目前，一些單位由于還沿用著傳統(tǒng)的檔案文書管理工作模式，使其在工作中出現(xiàn)了信息遺漏、或者不準(zhǔn)確等嚴(yán)重的問題。所以，建議單位應(yīng)對檔案文書管理的工作模式進(jìn)行創(chuàng)新。檔案文書管理人員應(yīng)該加強(qiáng)與各事業(yè)單位相關(guān)部門之間的聯(lián)系，及時(shí)的收集單位的一些檔案資料并進(jìn)行歸檔，還需要其將各項(xiàng)資料的連續(xù)性和歷史新了解清楚，這樣也就能夠有效的避免檔案文書管理中所出現(xiàn)的一些資料不全面或者資料不真實(shí)的現(xiàn)象。當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案文書管理中出現(xiàn)一些不利于本項(xiàng)工作順利進(jìn)行的因素時(shí)，應(yīng)及時(shí)處理。以此來提高檔案文書管理的服務(wù)效果。

2.5 單位應(yīng)提高檔案文書管理的利用率

檔案文書管理部門屬于單位的行政管理部門，因此，各單位應(yīng)該鼓勵(lì)員工合理的利用檔案文書，適當(dāng)?shù)脑黾右恍﹩T工自己的開發(fā)項(xiàng)目，在進(jìn)行科學(xué)研究時(shí)，要對原有的檔案文件進(jìn)行詳細(xì)的查閱，并且在已經(jīng)掌握了的基礎(chǔ)上進(jìn)行。這樣也能提高檔案文書管理的利用率。

3 結(jié)束語

總之，檔案文書管理工作是反映單位內(nèi)部管理活動(dòng)的一項(xiàng)重要的記錄，此項(xiàng)工作當(dāng)中的資料收集和歸檔工作是檔案文書管理工作中非常重要的一部分。因此，各單位要將檔案文書管理工作重視起來，提高檔案文書管理工作人員的良好形象，將現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)積極的應(yīng)用在檔案文書管理工作中，提高對檔案文書的管理，保證文書與檔案能夠合理的對接在一起，進(jìn)一步提高單位內(nèi)部檔案文書管理工作的水平，更好的推進(jìn)各單位事業(yè)的健康發(fā)展。

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