小批量采購模式下供應商選擇的問題及對策探討

陳干麗

（同濟大學，上海 200092）

1 小量采購的概念、特征及問題

小量采購是指采購數(shù)量很少的標準產(chǎn)品或定制產(chǎn)品的采購活動。小量采購的定制產(chǎn)品就是小批量采購的生產(chǎn)定制品，一般具有技術(shù)要求高、交期急、按圖加工的特點。小量采購的標準零件就是小批量標準零件的采購，是我們經(jīng)常談到的小批量采購，具有產(chǎn)品單價便宜、采購金額小的特點。

1.1 小量采購定制化產(chǎn)品的特征和問題

（1）產(chǎn)品工藝和生產(chǎn)組織活動復雜。由于批量生產(chǎn)中品種數(shù)目較多，不同品種之間所需零部件各不相同，因而生產(chǎn)過程中的物料很多，現(xiàn)場物流非常復雜。并且不同品種以及零部件的工藝路線、參數(shù)也往往不同，所需要的機器設(shè)備眾多，加工對象和加工設(shè)備的多樣化造成生產(chǎn)組織工作的復雜化。

（2）生產(chǎn)成本高昂，浪費嚴重。由于生產(chǎn)的品種多，企業(yè)采用的專用設(shè)備較多，導致生產(chǎn)過程中出現(xiàn)嚴重浪費，加之現(xiàn)場組織的復雜性和原材料采購成本居高不下，造成了企業(yè)生產(chǎn)成本的高昂。此外，由于品種很多，需求量變化很大，導致設(shè)備生產(chǎn)能力過?；虿蛔悖苍斐衫速M嚴重。

（3）生產(chǎn)效率低下，制造周期長。生產(chǎn)過程中的品種繁多和批量很小造成生產(chǎn)的效率很差，需要不斷變化產(chǎn)品，調(diào)整設(shè)備，這使得大量的時間被浪費在非增值活動中，導致企業(yè)的生產(chǎn)效率低下，生產(chǎn)提前期變長。

（4）生產(chǎn)質(zhì)量不穩(wěn)定。由于多品種、小批量生產(chǎn)企業(yè)受技術(shù)和經(jīng)濟條件的限制，通常采用效率低、精度差、通用型強、靈活性大的加工設(shè)備、工藝裝備和量具、量儀，以適應品種的頻繁變化，造成質(zhì)量控制的手段落后，效率低下，可信度不高，難以形成對產(chǎn)品質(zhì)量的全過程有效控制以及產(chǎn)品質(zhì)量的持續(xù)性改進。

（5）采購周期長。因為產(chǎn)品是定制品，以及量很少的原因，供應商的交期一般都很長。

1.2 小量標準零件采購的問題點

（1）最小起定量（MOQ）問題。無論是標準件還是定制件都有最小訂貨量的要求。這是因為供貨商要生產(chǎn)夠一定的數(shù)量才能覆蓋其為生產(chǎn)出這一原材料所投入的成本，這一數(shù)量通常被稱為平衡點產(chǎn)量（Breakeven）。比如某種印刷電路板，生產(chǎn)過程中需要投入制圖、制版、開模具及人工等等費用，供貨商為承擔這類費用，往往要求采購方購買一個最小批量。如果達不到這一批量，生產(chǎn)廠家將會出現(xiàn)虧損而不愿接單。

（2）最小包裝（MPQ）問題。這類問題常見于標準元器件。由于標準元器件的生產(chǎn)大多數(shù)自動化程度較高，包裝工序也采用全自動或半自動的設(shè)備完成，產(chǎn)能很大。供貨商為滿足自動化設(shè)備的生產(chǎn)效率及節(jié)約包裝材料和運輸成本，往往在一個包裝中納入上千甚至上萬個元器件。對于需求量相對較小的采購廠家，比如計劃需求為幾千個成品的企業(yè)，采購一盤10K的元器件意味著要產(chǎn)生大量的庫存積壓甚至浪費。

（3）采購價格（POP）問題。由于采購批量較小，采購方往往要付出比通常高很多的價格購買所需的產(chǎn)品，從而在競爭中處于不利的地位。

2 小量定制件——提高供應商積極性方法解析

2.1 開發(fā)與自己“門當戶對”的供應商

在采購戰(zhàn)略方面要尋找與自己“門當戶對”的供應商。不要一味地尋找大而全的供應商，大的供應商經(jīng)常會使自己處于被動地位，沒有話語權(quán)，只能按照供應商的節(jié)奏進行；也不能太小，否則產(chǎn)品的品質(zhì)很難保證。要發(fā)展愿意長期合作的供應商，使企業(yè)的采購風險降到最低。發(fā)展2～3家符合公司要求的供應商，萬一合作的一家沒有意愿繼續(xù)合作，還有備選供應商。供應商尋找可以通過網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)期刊、客戶推薦、行業(yè)協(xié)會等途徑找到。

找到供應商之后，為了確保后續(xù)工作的有序進行，和供應商簽訂適當?shù)亩ㄆ诤贤欠浅１匾?，以此約束供應商，以保障產(chǎn)品的持續(xù)供應。

2.2 建立供應商選擇評估制度

建立一套供應商評估制度是十分必要的。供應商評估要包括很多內(nèi)容，如：供應商財務(wù)狀況、是否有類似產(chǎn)品或服務(wù)的生產(chǎn)經(jīng)驗、是否具備提供訂單跟蹤系統(tǒng)的能力、是否有合適的設(shè)計工具、是否有意愿簽署長期的合同訂單等。

供應商評估實行打分制，設(shè)計出合理評估表格。新開發(fā)供應商時，采購部門需要聯(lián)合工程部、品質(zhì)部一起到供應商現(xiàn)場審核，了解供應商各方面的狀況。審核完打好分數(shù)，給供應商總監(jiān)核準，根據(jù)評分結(jié)果決定供應商的選擇。分為4個等級：

□ 優(yōu)秀（90分以上） □合格（80分以上）

□ 再輔導（60～80分） □不合格（60分以下）

評價優(yōu)秀和合格的供應商直接列入合格供應商名錄，進行下列采購動作；評價結(jié)果是再輔導的，這些供應商可以列為潛在合作供應商，當有技術(shù)要求不是很高，交期也不急的產(chǎn)品，可以給他們試做，同時對他們進行培訓整改，慢慢發(fā)展成合格供應商；評價結(jié)果是不合格的，直接不考慮合作的可能性。

2.3 供應商選址要適當

因為新產(chǎn)品外發(fā)加工，產(chǎn)品種類多、數(shù)量少、業(yè)務(wù)價值低、有質(zhì)量問題等是難免的。供應商地址不要選得太遠，且要交通要便利，有問題方便溝通。一般選在單程開車在2小時左右比較合適，去處理問題的話，1天可以來回，可以省去住宿等花費，同時也會節(jié)省送貨成本。地址選得是否合適，關(guān)系到送貨成本的高低，對于小批量采購尤其關(guān)鍵。由于汽油價格和工人工資每年上漲，加上運輸設(shè)備的折舊費、物流公司利潤、管理費用等，導致物流成本年年攀升。

2.4 預測以及規(guī)格盡早發(fā)布

公司項目一旦確定下來，要盡快行動起來。采購部門需要和工程部門及時溝通，取得最新的內(nèi)部采購需求和技術(shù)規(guī)格要求，盡早發(fā)布，通知到供應商。目的是壓縮詢價時間和供應商生產(chǎn)交貨時間，給廠內(nèi)生產(chǎn)留出充裕的時間組裝和測試。即使不是確定版的規(guī)格資料，供應商也可以盡早安排生產(chǎn)計劃，購買原材料和前置期長的物料，發(fā)現(xiàn)技術(shù)等疑問可以提早和公司溝通。等到確定版的規(guī)格下來，供應商可以節(jié)省很多熟悉物料和購買物料的時間，同時因為時間的充裕，產(chǎn)品單價也會下降。

采購將根據(jù)不同定制件的采購周期，提前在項目開發(fā)中盡早告知項目組，進行采購風險分析和有必要的采購準備工作，減少后期物料的采購壓力。

2.5 讓供應商盡早參與到研發(fā)設(shè)計中

新設(shè)計產(chǎn)品第一次生產(chǎn)時，設(shè)計難免會出現(xiàn)問題。供應商在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)計的尺寸無法加工，公差定的太小，或者是因為材料用量太少的原因原材料無法買到。針對這個問題，可以在設(shè)計的初期，請供應商參與進來，利用供應商的專業(yè)知識和特長，多聽取他們的建議，可以幫助公司避免不必要的質(zhì)量控制和重復勞動。研發(fā)設(shè)計人員和采購人員，要了解供應商的生產(chǎn)狀況，設(shè)計的材料盡量使用供應商現(xiàn)有的原材料，這樣可以降低成本，節(jié)省時間。不要設(shè)計出獨特的材料，價格貴且都有起訂量要求，很難買到。針對這類物料，建立項目階段采購和供應商介入設(shè)計及溝通的機制，使得公司和供應商順利地溝通、解決問題。

2.6 把質(zhì)量檢驗提前到在供應商端控制

新外發(fā)加工零件的品質(zhì)管理和交期非常重要，是采購重點管理的對象。但是這2點會經(jīng)常出現(xiàn)問題，為了交期按時完成，應該把質(zhì)量問題控制在供應商端。供應商在出貨前，公司就要派工程人員和品管人員到現(xiàn)場提前驗收產(chǎn)品，檢查尺寸，模擬裝配。有問題請供應商當場修改，完全確認沒問題了再出貨。這樣就可以預防來料不良的問題，節(jié)省下很多時間。供應商也很樂意配合，不用來回奔跑解決問題。

2.7 建立供應商績效考核制度

選擇評訂好正確的供應商，后續(xù)供應商的管理也很重要，否則發(fā)生的問題就可能被遺忘掉。沒有做好記錄考評，下次可能還會再發(fā)生。好的供應商績效考核可以及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題；建立更好的合作關(guān)系；激勵員工和供應商更好地做好工作。因此，要建立一套供應商考核制度。

公司在采購時可以從價格、質(zhì)量、交貨和服務(wù)4個方面去評估。實行打分制度，總分100分，分配到下列個項指標的分數(shù)如下：

●價格（比如合格率、上線合格率等）：20分。

●質(zhì)量（比如合格率、上線合格率等）：30分。

●交貨（比如與交貨日程相一致、縮短采購供應前置期等）：25分。

●服務(wù)（比如回應交期、報價、送樣服務(wù)等）：25分。

建立月供應商績效考核表和年度供應商績效考核表。根據(jù)評價的結(jié)果，對供應商進行賞罰處理。優(yōu)秀供應商的獎勵：縮短付款期限，增加采購量等；供應商懲罰：情況很糟糕的就淘汰掉；可以整改的，降低采購量，減少新項目合作等。

2.8 指定一名供應商服務(wù)經(jīng)理

為了和供應商長期合作，及時溝通，公司需要和供應商保持良好的關(guān)系。切不可認為自己是客戶就高高在上。采購人員尤其要避免這種想法，采購單位實際也是一個服務(wù)單位，為公司的生產(chǎn)部門服務(wù)，以合理的價格在規(guī)定的時間內(nèi)買到對的產(chǎn)品，這是采購的基本工作職責。和供應商保持良好的合作關(guān)系，也是采購工作的職責。因此要派一個善于與人合作、善于溝通、能夠協(xié)調(diào)公司內(nèi)部門問題的、有決定權(quán)的采購員擔當此角色。

3 小量標準件——提高供應商積極性方法解析

小批量標準件采購的問題點就是最小訂貨量（MOQ)問題、最小包裝（MOQ）問題、采購價格問題、交期長等。本文從下面2點解決這些問題。

3.1 建立適當?shù)膸齑?/h3>

這些單價小、采購數(shù)量少的標準零件不可以采用零星式的采購方式，因為這會導致采購金額太小，供應商沒有興趣，且要現(xiàn)金支付，采購方很被動。既然這些物料是標準件，共用性也很大，采購金額也不高，可以合并購買，建立一點庫存量，不要每個案子單獨去買，這樣會節(jié)省很多時間，采購價格也會便宜很多。要盡量把相類似的物料集中一家供應商采購，這樣既可以提高自己的采購業(yè)務(wù)價值，也可以增加供應商的積極性，長期合作還可以和供應商談一個好的付款條件，例如：月結(jié)30天，月結(jié)45天等等。

3.2 統(tǒng)一規(guī)格，建立樣品庫

有些公司內(nèi)部用的小單價零件品種有幾十到幾百種，甚至上千種，如螺絲緊固件。這種情況會導致物料發(fā)錯、庫存積壓、管理混亂等問題。為了解決這類問題，采購需要聯(lián)合供應商和設(shè)計部門把螺絲規(guī)格統(tǒng)一。能用2種，就不用3種，盡量減少規(guī)格，以此提高供應商的積極性。為防止物料發(fā)錯，公司品保部門做好樣品確認，并進行實物封樣，每款樣品用一個袋子封好，貼好標簽，存放于樣品倉庫。

4 結(jié)論

綜上所述,小批量采購的基本方法就是合并訂單，提供采購金額，及時溝通，增加供應商的積極性。作為采購人員要根據(jù)各種各樣的狀況靈活處理。

［1］國際貿(mào)易中心（ITC聯(lián)合國貿(mào)發(fā)組織/世界貿(mào)易組織）.如何進行績效考核境［M］.北京：中國物資出版社，2006.