淺析ERP在會計檔案管理中的作用

牟利平

摘要：如今的會計檔案保存方式已經(jīng)出現(xiàn)了巨大的變化。特別是隨著ERP的推廣使用，會計檔案管理已經(jīng)從過去傳統(tǒng)的原始單據(jù)的流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)榱藭嫏n案信息資源的管理。在這個過程之中ERP發(fā)揮出了巨大的作用。為此，在文中就ERP在會計檔案管理中的作用進行探討，以期為強化會計檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：ERP；會計檔案；作用

隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應用，會計檔案的保存方式也發(fā)生了質(zhì)的飛躍一由原來的紙質(zhì)保存演變成為磁性介質(zhì)和紙質(zhì)并存，因兩種載體保管和使用方式的不同，所以對會計信息的保存提出了新的挑戰(zhàn)，也對會計檔案保管提出了新的要求。既能使會計檔案在原有的基礎(chǔ)上完整和可追溯性，又要使得會計檔案在使用、管理方面能上一個新臺階，ERP在這種環(huán)境中應運而生。

1ERP實施對會計檔案工作的影響

ERP是將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對技術(shù)，采購、生產(chǎn)、成本、庫存、銷售、運輸、財務、人力資源進行規(guī)劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。企業(yè)資源規(guī)劃ERP的合理運用已經(jīng)改變了企業(yè)運作的面貌。ERP通過運用最佳業(yè)務制度規(guī)范以及集成企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務流程來發(fā)問和提高企業(yè)利潤，擴展企業(yè)競爭空間和提高綜合能力，達到共享信息和管理整個企業(yè)發(fā)展。

2ERP系統(tǒng)運行集成化，軟件的運作跨越多個部門

ERP財務、生產(chǎn)、供應、銷售是一系統(tǒng)工程，各個環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、相互制約，為確保ERP系統(tǒng)得到持續(xù)、健康運轉(zhuǎn)，達到有力地指導生產(chǎn)訂單，凈化物品庫存，減少資金積壓，深化財務核算，持續(xù)挖潛增效。

通過對生產(chǎn)系統(tǒng)的納入，實現(xiàn)了將生產(chǎn)過程、供應部的原材料出入庫、銷售部的入庫銷售、財務部的數(shù)據(jù)導取等，全部納入系統(tǒng)中。系統(tǒng)運行過程中，對具體實施的車間班組長、庫管員、信息錄入員、核算員、材料員，供應和銷售部庫管員、信息員等各單位負責人給予積極協(xié)調(diào)、配合，確保了各系統(tǒng)健康運行并有效并軌。

3實施監(jiān)控動態(tài)化，即時反饋糾正管理中存在的問題

ERP實施過程中，實物存量可隨時追蹤查詢，如用于生產(chǎn)的材料消耗，通過材料出庫單或出庫明細查證；銷售的產(chǎn)品通過產(chǎn)成品出庫單查證；供應部通過庫存帳查證。每天消耗的數(shù)量系統(tǒng)從存量中自動扣除。實現(xiàn)了從材料進廠入庫，到產(chǎn)品銷售的全程計量追蹤，包括過程中的消耗、報廢等，杜絕了以往材料從供應出庫后即失控的局面，杜絕了車間隨便領(lǐng)料的現(xiàn)象，確保了材料及用工成本的精細核算。ERP針對系統(tǒng)流程的關(guān)聯(lián)，以及前期運行過程中出現(xiàn)的一系列原材料計量不準、盤存不準、人錯倉庫、日期倒置等問題各實施人員認真糾正、積極發(fā)問，解決了運行過程中的技術(shù)和實際問題，確保了系統(tǒng)間的順利并帳，實現(xiàn)了與產(chǎn)品相關(guān)的各個領(lǐng)域受控于ERP系統(tǒng)。

4業(yè)務流程合理化，各級業(yè)務部門根據(jù)完全優(yōu)化后的流程重新構(gòu)建

利用BPM優(yōu)化企業(yè)流程管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。企業(yè)通過BPM系統(tǒng)首先應把企業(yè)的關(guān)鍵流程導人系統(tǒng)，由系統(tǒng)定義流程的規(guī)則。再以數(shù)據(jù)、圖形、報表等形式給出哪些流程合理，哪些流程需要調(diào)整，隨著企業(yè)流程的不斷執(zhí)行和優(yōu)化，形成企業(yè)自己的特點，給企業(yè)的領(lǐng)導者提供決策的依據(jù)。業(yè)務流程通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)，采用一對多的運作方式，信息可以同時傳遞給多個部門。為此，企業(yè)應用ERP，首先必須與企業(yè)的流程管理現(xiàn)狀相適應，必須有利于企業(yè)業(yè)務流程管理的提高。企業(yè)應用信息技術(shù)整合企業(yè)時，首先應當根據(jù)企業(yè)的業(yè)務流程及企業(yè)長遠的發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合目前企業(yè)的現(xiàn)狀，利用BPM為企業(yè)設(shè)計出業(yè)務流程的改進與重組方案，對企業(yè)的業(yè)務流程進行梳理和優(yōu)化，找出缺少的流程，把不規(guī)范的流程規(guī)范化，最終提出合理的業(yè)務流程，確定企業(yè)的戰(zhàn)略目標。然后再利用ERP將手工信息流程轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓夹g(shù)流程，從而直接實現(xiàn)企業(yè)效率和管理水平的提高。

5ERP系統(tǒng)成功應運，不斷改善企業(yè)管理機制

ERP系統(tǒng)成功應運，實現(xiàn)了監(jiān)控動態(tài)化管理，實現(xiàn)了實時訪問，產(chǎn)品的在線研發(fā)，在各個渠道與客戶開展個性化的互動，大大降低產(chǎn)品周期管理成本，運用ERP進行業(yè)務與帳務的處理，大大的提高了業(yè)務處理的實時性、及時性，加強了業(yè)務的計劃性，減少了庫存積壓；并增強了內(nèi)部控制，明確了相關(guān)部門、人員之間的權(quán)利職責，使經(jīng)濟業(yè)務流轉(zhuǎn)更健康合理。通過成本管理的實施與應用，解決成本核算，通過信息化管理系統(tǒng)及時、精準的實現(xiàn)以單品成本核算為主，核算出庫存物料成本、半成品成本、產(chǎn)品成本，同時建立物料清單，按生產(chǎn)訂單控制原材料的領(lǐng)用，及時發(fā)現(xiàn)影響成本的因素，保障成本數(shù)據(jù)核算的及時、準確。同時，通過信息化管理系統(tǒng)中的成本管理，結(jié)合企業(yè)實際情況，建立并規(guī)范起對于以單品成本核算為核心的分配規(guī)則，并對涉及到成本相關(guān)數(shù)據(jù)來源的整合。通過物料清單和生產(chǎn)訂單管理，保障設(shè)計環(huán)節(jié)與生產(chǎn)環(huán)節(jié)的技術(shù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性、精準性，并有效控制生產(chǎn)車間隨意領(lǐng)料，解決好現(xiàn)有物料，特別是半成品的替代料與替換料的問題，有效的降低生產(chǎn)成本。基于生產(chǎn)訂單結(jié)合產(chǎn)品配方，實現(xiàn)按單發(fā)料管理與限額領(lǐng)料，并進行生產(chǎn)訂單全過程管控，如改制、挪料等，有效實現(xiàn)基于生產(chǎn)訂單過程中的成本控制。通過建立符合制造業(yè)管理需求的管理信息系統(tǒng)，在實現(xiàn)內(nèi)部業(yè)務流程標準運作的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌信息，快速響應，提高存貨的利用率，加強業(yè)務數(shù)據(jù)分析，為管理者提供及時有效的數(shù)據(jù)。endprint