探討解決企業(yè)檔案管理人員流失的策略

王爽

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，當(dāng)今社會(huì)對(duì)人才越來越重視，人才的競(jìng)爭(zhēng)成為企業(yè)的焦點(diǎn)。人力資源的發(fā)展理所當(dāng)然成為了我國(guó)中小企業(yè)發(fā)展的第一要素，而人才短缺的問題也逐漸暴露出來。一個(gè)企業(yè)要想取得良好的經(jīng)濟(jì)效益，如何培養(yǎng)、留住人才是關(guān)鍵，企業(yè)檔案管理也不例外，所以，文章對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案管理人員流失問題進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：解決；企業(yè)檔案管理；人員流失；策略

企業(yè)在不斷發(fā)展壯大的同時(shí)，也面臨著一個(gè)重要的管理難題，即如何在經(jīng)營(yíng)管理過程中對(duì)人力資源進(jìn)行有效管控。科學(xué)是第一生產(chǎn)力，而生產(chǎn)力其實(shí)說白了就是人力。對(duì)于企業(yè)來說，其人力資源管理工作在企業(yè)運(yùn)營(yíng)的成本控制及管理中發(fā)揮著極其重要的作用。員工隊(duì)伍的穩(wěn)定決定了一個(gè)企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定，甚至決定了一個(gè)企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展速度。因此降低員工流失率，在企業(yè)的發(fā)展管控中至關(guān)重要。

1 企業(yè)檔案管理人員流失的原因

1.1 企業(yè)檔案管理用人機(jī)制不健全

個(gè)別中小企業(yè)不能做到公平、公正、公開原則，不能實(shí)現(xiàn)能者上、庸者下。企業(yè)應(yīng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)的變化，對(duì)員工職位做出最有效的調(diào)整，確保在崗人員是此崗位的最佳人員。否則員工將對(duì)企業(yè)失去信心，看不到希望，員工就會(huì)離開。一些中小企業(yè)沒有很明確的人事制度和崗位說明書，到底怎樣才算是很合格的員工，這些問題都沒弄明白，因此主要的問題就是檔案管理用人的規(guī)范化制度沒有很明確。

1.2 檔案部門和檔案人員的社會(huì)地位普遍不高

各單位的分管檔案管理者，將精力以及資金投入到單位業(yè)務(wù)建設(shè)當(dāng)中，花費(fèi)在檔案工作當(dāng)中的比較少。有些領(lǐng)導(dǎo)并不熟悉甚至并不了解檔案工作的內(nèi)涵；另外有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作和人員抱有偏見，認(rèn)為檔案工作可有可無，忽略檔案工作的存在，知識(shí)在檔案檢查的時(shí)候，敷衍應(yīng)對(duì)。并未真正重視檔案人員的辛勤勞動(dòng)成果，針對(duì)檔案人員提出的合理建議要求以多種理由不予以采納，導(dǎo)致檔案人員失落感加大，失去了對(duì)檔案工作熱情。

1.3 缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，員工職業(yè)生涯規(guī)劃形成空談

學(xué)生以成績(jī)?yōu)橄龋瑔T工以能力為先，這些都是目前國(guó)內(nèi)學(xué)校和企業(yè)評(píng)判學(xué)生與員工好壞的基本條件。而成績(jī)和能力更多的來源于后天科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)。而培訓(xùn)的精髓在“培”和“訓(xùn)”上，培養(yǎng)和訓(xùn)導(dǎo)應(yīng)該是同步的，而不是一味的訓(xùn)導(dǎo)和無針對(duì)性的培養(yǎng)。之所以“培”在先“訓(xùn)”在后，就是說一個(gè)優(yōu)秀的員工必然是要經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)、日常的培養(yǎng)、嚴(yán)格的考核、科學(xué)的獎(jiǎng)懲等環(huán)節(jié)逐步產(chǎn)生的。由“讓我干”和“我要干”；“要干好”和“干得好”的良性轉(zhuǎn)變過程。員工的優(yōu)秀必將來源于企業(yè)的重視和專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，科學(xué)和針對(duì)性的職業(yè)生涯規(guī)劃也是一個(gè)普通員工成為優(yōu)秀員工的必需條件。

1.4 檔案管理職業(yè)發(fā)展空間小，工作時(shí)間長(zhǎng)，工資待遇水平不高

做為勞動(dòng)密集型行業(yè)，企業(yè)的基層員工數(shù)目眾多，但管理崗位有限且管理層級(jí)流動(dòng)性小，無論是一線員工還是有實(shí)力的儲(chǔ)備人員，在企業(yè)檔案管理中，職業(yè)發(fā)展空間都少。越來越多新生代員工進(jìn)入職場(chǎng)，對(duì)于職業(yè)發(fā)展的追求，已讓他們不像父輩一樣，在一個(gè)崗位上踏實(shí)工作一輩子，他們的能力得不到肯定，沒有提拔可能，看不到發(fā)展前景，勢(shì)必就會(huì)離職選擇更好的出路。缺少發(fā)展空間是企業(yè)檔案管理人員高流失率的重要原因。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，物價(jià)房?jī)r(jià)都?jí)涸诿總€(gè)人頭上。比較于其它行業(yè)，企業(yè)檔案管理行業(yè)的整體工資水平是比較低的。根據(jù)近兩年各行業(yè)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，企業(yè)檔案管理員工工作時(shí)間長(zhǎng)，工作強(qiáng)度大，但工資待遇未得到相應(yīng)的提高，這極大的打擊了檔案管理員工工作積極性，也加劇了他們另外選擇的可能性。

2 解決企業(yè)檔案管理人員流失的策略

2.1 建立檔案管理用人制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的檔案管理用人制度建設(shè)，使檔案工作能夠得到合理地建設(shè)和執(zhí)行，取得更加良好的檔案管理效果。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，按照國(guó)家以及檔案管理的相關(guān)法律內(nèi)容，對(duì)現(xiàn)存的檔案管理規(guī)定進(jìn)行實(shí)時(shí)優(yōu)化，進(jìn)而制定最為完善的檔案管理用人制度。

2.2 領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心重視

領(lǐng)導(dǎo)階層需要對(duì)檔案工作充分進(jìn)行了解，擅長(zhǎng)對(duì)檔案工作的深層問題進(jìn)行探究，主動(dòng)推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案工作，對(duì)檔案管理工作的關(guān)心真正落到實(shí)處，包括檔案管理工作所需要的軟硬件建設(shè)的資金投入；檔案庫房辦公用房的調(diào)配建設(shè)；貫徹落實(shí)檔案管理制度；為檔案員工提供更多的人文關(guān)懷。

2.3 職業(yè)生涯規(guī)劃——企業(yè)留人的有效手段

2.3.1對(duì)員工自己來說：首先使用職業(yè)生涯規(guī)劃，能夠?qū)嵤虑笫堑姆治鲎约?，利用分析結(jié)果，對(duì)自己充分了解，明確自身的優(yōu)勢(shì)，衡量自己的差距。由此將自己改變，成功把握自己，保證自己充分發(fā)揮出才能。其次，利用職業(yè)生涯規(guī)劃，選擇適合自己發(fā)展的職業(yè)，確定符合自己興趣與優(yōu)勢(shì)的職業(yè)生涯規(guī)劃路線，增強(qiáng)自己應(yīng)對(duì)環(huán)境以及控制困難的能力。然后，良好的職業(yè)生涯規(guī)劃幫助個(gè)人可以從更高的角度對(duì)工作當(dāng)中的各種問題和選擇進(jìn)行分析，保證職業(yè)生涯更加充實(shí)有效。

2.3.2對(duì)企業(yè)來講，首先職業(yè)生涯規(guī)劃可以讓企業(yè)更好的對(duì)組織內(nèi)部員工需要和能力目標(biāo)充分了解。對(duì)員工存在的現(xiàn)實(shí)與未來機(jī)會(huì)與挑戰(zhàn)的矛盾進(jìn)行解決；幫助員工完成自我定位，激勵(lì)員工主動(dòng)積極進(jìn)取，同時(shí)給員工實(shí)現(xiàn)其職業(yè)目標(biāo)，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。其次，職業(yè)生涯規(guī)劃可以讓企業(yè)更加良好的使用人力資源。職業(yè)生涯規(guī)劃可以進(jìn)一步對(duì)人力資源的職業(yè)價(jià)值進(jìn)行開發(fā)，從而帶動(dòng)企業(yè)整體人力資源水平的提高，為培養(yǎng)企業(yè)高級(jí)管理人才以及技術(shù)人才提供人才儲(chǔ)備。接著職業(yè)生涯規(guī)劃可以為企業(yè)員工提供平等的就業(yè)機(jī)會(huì)。最后職業(yè)生涯規(guī)劃有助于關(guān)心員工的發(fā)展與成長(zhǎng)。

2.4 建立激勵(lì)機(jī)制，調(diào)整薪酬結(jié)構(gòu)，增加員工工作滿意度

馬斯洛需求理論把需求分成生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求五類，依次由較低層次到較高層次排列。員工來公司發(fā)展，首先就是為了解決吃穿住行，而合理的薪酬體系能滿足員工的生理需求和安全需求.有數(shù)據(jù)表明一半以上的離職者因?yàn)樾匠甑牟缓侠矶x職。給予員工合理的薪酬是對(duì)員工工作的肯定和認(rèn)可，因此要建立合理的薪酬結(jié)構(gòu)。薪酬結(jié)構(gòu)應(yīng)與員工的學(xué)歷，職業(yè)資格，績(jī)效表現(xiàn)等因素相結(jié)合，除了傳統(tǒng)的基本工資+資金的模式，更應(yīng)該根據(jù)員工工作時(shí)間長(zhǎng)短，員工個(gè)人素質(zhì)情況進(jìn)行工資遞增，這樣可以鼓勵(lì)員工一直為企業(yè)服務(wù)。

總之，為了切實(shí)做好企業(yè)檔案人員管理工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在新時(shí)期的變遷當(dāng)中，選擇一些工作能力較強(qiáng)的檔案管理人員，積極優(yōu)化自身的工作體系，盡可能保障員工的全員參與，使得檔案的宣傳工作可以實(shí)時(shí)開展，企業(yè)整體的效益也會(huì)更加完善。通過檔案管理員工的措施合理開展，可以切實(shí)提高員工的參與積極性，形成良好的參與意識(shí)，為以后企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，更好的解決企業(yè)檔案管理人員流失的問題。

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