不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的集約化管理

李婷婷

摘 要：隨著不動(dòng)產(chǎn)登記工作的逐項(xiàng)展開，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的種類、數(shù)量隨之增多。對(duì)這些龐大的信息進(jìn)行管理現(xiàn)已成為主要難題。文章就實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的集約化管理進(jìn)行論述，試就數(shù)字檔案建設(shè)進(jìn)行基礎(chǔ)研究，探討檔案管理中利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算等相關(guān)技術(shù)發(fā)揮主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的集約化、信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案；“四統(tǒng)一”；整合；集約化

1 不動(dòng)產(chǎn)登記現(xiàn)狀

2013 年11 月，國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議通過(guò)決定，將分散在多個(gè)部門的不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé)整合由一個(gè)部門承擔(dān)，一是由國(guó)土資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督全國(guó)土地、房屋、草原、林地、海域等不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記職責(zé)，二是建立不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)審批、交易和登記信息在有關(guān)部門間依法依規(guī)互通共享，消除“信息孤島”。三是推動(dòng)建立不動(dòng)產(chǎn)登記信息依法公開查詢系統(tǒng)。

全國(guó)將轉(zhuǎn)變現(xiàn)行分散登記的模式，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記，基本做到登記機(jī)構(gòu)、登記簿冊(cè)、登記依據(jù)和信息平臺(tái)“四統(tǒng)一”。不僅對(duì)于整合各類資源，理順管理機(jī)制，發(fā)揮物權(quán)登記公示作用有著重要意義，而且對(duì)于保證不動(dòng)產(chǎn)交易安全，維護(hù)護(hù)權(quán)利人合法權(quán)益具有顯著作用，同時(shí)順應(yīng)了當(dāng)今信息大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，不動(dòng)產(chǎn)登記工作迎來(lái)重大歷史發(fā)展機(jī)遇。據(jù)此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理作為不動(dòng)產(chǎn)登記重要的基礎(chǔ)性工作，常年固定的管理模式和信息資源利用方式面臨著新的決擇。作為檔案工作不可分割的兩個(gè)層面，利用的基礎(chǔ)是管理好檔案，而發(fā)揮檔案信息資源作用則是管理好檔案的終級(jí)目標(biāo)。本文以房屋登記檔案工作為例，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理集約化管理模式進(jìn)行初步探討和研究，提出了一些不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集約化管理的考量，期望對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化發(fā)展貢獻(xiàn)一些見(jiàn)解和思路。

2 不動(dòng)產(chǎn)檔案整合管理特點(diǎn)

2.1 不動(dòng)產(chǎn)檔案整合的內(nèi)容

1、不動(dòng)產(chǎn)登記簿記載信息的核實(shí)型查詢

主要是指?jìng)€(gè)人和單位查詢房屋登記簿記載信息，核實(shí)房屋登記的基本（自然）狀況信息，以及是否存在限制、抵押等狀態(tài)信息。

2、登記檔案資料的憑證型查詢

主要是指權(quán)利人、利害關(guān)系人需查詢房屋登記檔案資料，并復(fù)制檔案中有關(guān)登記材料，取得原始憑證復(fù)印件。

3、按身份信息檢索的線索型查詢

主要是指公安、安全、檢察、審判、紀(jì)檢等部門在偵查、執(zhí)行、辦理案件過(guò)程中，需要房屋登記檔案管理機(jī)構(gòu)提供按身份信息進(jìn)行檢索的查詢。

4、提供數(shù)據(jù)庫(kù)接口信息查詢

主要指住房保障、地稅、戶籍管理、公積金、銀行等部門機(jī)構(gòu)，因規(guī)范執(zhí)行有關(guān)政策，需查詢權(quán)利人及家庭成員在行政區(qū)劃內(nèi)有無(wú)房屋登記信息或登記數(shù)量的情況。因查詢量巨大，目前，多采用提供數(shù)據(jù)庫(kù)接口方式解決。

2.2 不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的特殊性

數(shù)量大、種類多。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案包括土地、房產(chǎn)、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、礦產(chǎn)等業(yè)務(wù)檔案，尤其是房地產(chǎn)登記發(fā)證，面廣量大，涉及城鎮(zhèn)、農(nóng)村的千家萬(wàn)戶，這些材料經(jīng)過(guò)立卷歸檔，在一個(gè)縣的數(shù)量就可以達(dá)到幾萬(wàn)卷，甚至上百萬(wàn)卷。

跨度大，周期性長(zhǎng)。土地管理中有些業(yè)務(wù)活動(dòng)歷時(shí)較長(zhǎng)，往往跨年度才能完成。土地利用現(xiàn)狀調(diào)查、城鎮(zhèn)地籍調(diào)查、土地登記發(fā)證等工作，有的跨一二年甚至三四年才能結(jié)束。

具有動(dòng)態(tài)性。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案形成后，房與地的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、分析等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻改、擴(kuò)建等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中。

2.3 不動(dòng)產(chǎn)檔案整合過(guò)程中遇到的困難

材料不完整，數(shù)據(jù)存在準(zhǔn)確性、真實(shí)性問(wèn)題。部分地區(qū)歷史不動(dòng)產(chǎn)登記檔案確實(shí)存在不動(dòng)產(chǎn)坐落、土地性質(zhì)、房屋用途、面積等數(shù)據(jù)方面誤登、錯(cuò)登問(wèn)題，身份信息、門牌信息缺失以及檔案管理雜亂無(wú)序等問(wèn)題。

數(shù)據(jù)庫(kù)整合技術(shù)欠缺，數(shù)據(jù)不夠完善。推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記，有一個(gè)對(duì)原單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接整合的過(guò)程，由于技術(shù)問(wèn)題，這個(gè)過(guò)程中有時(shí)會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)掛接錯(cuò)誤。

信息化水平較低，不能資源共享。由于種種原因，目前還有不少地方不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理技術(shù)落后，登記檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，依然是紙質(zhì)存檔管理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。

檔案多部門存放，未能便民服務(wù)。目前有些地方的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案仍然存放于原登記部門，群眾需要跑多個(gè)部門查詢，很不方便。分散在各部門的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量大，歷史跨度長(zhǎng)，動(dòng)態(tài)性強(qiáng)。

3 集約化管理模式

3.1 集約化的概念

集約化管理概念來(lái)源于現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)為提高效率與效益的基本取向經(jīng)驗(yàn)。其在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作中的應(yīng)用均已具備一定條件，主要有以下幾方面內(nèi)容：

（一）完善頂層設(shè)計(jì)，理順管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)省市、區(qū)縣兩級(jí)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，協(xié)調(diào)高效管理。強(qiáng)化省市一級(jí)檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌、監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，設(shè)立省市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案館（數(shù)據(jù)中心），實(shí)行屬地專業(yè)垂直管理，整合、優(yōu)化各類、各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案機(jī)構(gòu)、人員、庫(kù)房資源，構(gòu)建與屬地區(qū)縣分工明確、協(xié)調(diào)一致的管理機(jī)制。合理布局，按需設(shè)置，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)工作量情況配備檔案專業(yè)人員，充實(shí)一線管理人員和查詢窗口，并適當(dāng)進(jìn)行人員流動(dòng)，增強(qiáng)緊迫感，調(diào)動(dòng)員工積級(jí)性。

（二）梳理各個(gè)工作環(huán)節(jié)，科學(xué)靈活配置資源，規(guī)范操作流程。

檔案工作依托于業(yè)務(wù)工作發(fā)展，是不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的重要一環(huán)，登記資料從受理一刻起既已注定將要?dú)w檔的命運(yùn)，業(yè)務(wù)辦理從最初申請(qǐng)、受理開始，經(jīng)過(guò)審核、審批，到最后繕證、辦結(jié)、發(fā)證、歸檔，形成一條完整的工作流程，涉及多個(gè)崗位工作人員。

（三）引入二維碼和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完善不動(dòng)產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)共享機(jī)制，發(fā)揮集約化管理資源共享優(yōu)勢(shì)。

近年來(lái)，二維碼、物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，給檔案流轉(zhuǎn)和管理工作帶來(lái)極大的想象空間。不動(dòng)產(chǎn)登記實(shí)物檔案采用二維碼、物聯(lián)網(wǎng)、電子密鑰等技術(shù)，制定全國(guó)統(tǒng)一的編目規(guī)則，使每一卷檔案對(duì)應(yīng)唯一編碼，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)空間和庫(kù)房定位科學(xué)自動(dòng)化管理。

3.2 集約化管理對(duì)策

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，統(tǒng)一查詢口徑

通過(guò)制度明確不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息查詢方式，以及個(gè)人住房信息查詢操作規(guī)范。對(duì)于新增的查詢需求應(yīng)保持開放而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，既利用好寶貴的登記信息資源，又維護(hù)好權(quán)利人合法權(quán)益。

（二）理順管理，構(gòu)建分工明確的兩級(jí)查詢服務(wù)體系。

在設(shè)區(qū)城市的不動(dòng)產(chǎn)登記部門內(nèi)宜設(shè)置兩級(jí)查詢窗口，區(qū)一級(jí)窗口方便查詢申請(qǐng)人就近辦理，市級(jí)窗口負(fù)責(zé)接待全市范圍不動(dòng)產(chǎn)信息查詢，規(guī)范特殊查詢操作，合理配置受理、審核查詢權(quán)限。

（三）完善權(quán)限管理，提供分類、分層次的查詢服務(wù)。 查詢信息需要堅(jiān)持“明示同意”、“最少夠用”原則，查詢系統(tǒng)應(yīng)完善權(quán)限管理，做到每一筆查詢業(yè)務(wù)全部留痕，以便隨時(shí)調(diào)出復(fù)核，加強(qiáng)對(duì)查詢?nèi)藛T的監(jiān)督管理，避免超限、超范圍查詢。endprint