加強血站檔案規(guī)范化管理的措施研究

摘 要：在血站管理工作中檔案管理是有效記錄血站發(fā)展、血站科研活動、供血民眾身體健康及信息的重要材料，但是從當(dāng)前來看血站檔案管理工作存在的最大問題就是不夠規(guī)范化，故筆者認為應(yīng)該從血站檔案管理中存在的種種問題出發(fā)，從檔案管理機制創(chuàng)新為發(fā)展點，構(gòu)建出規(guī)范化檔案管理的體系。

關(guān)鍵詞：血站；檔案管理；規(guī)范化管理；措施

當(dāng)前我國無償獻血事業(yè)得到了穩(wěn)定和持續(xù)性的發(fā)展，所以血站建設(shè)也越來越規(guī)范，而血站檔案管理工作則是有效推動其發(fā)展的重要組成部分。而規(guī)范化的檔案管理則能從整體上提升血站工作效率及質(zhì)量，從而有效帶動血站向著正確的方向發(fā)展。

1 血站檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

血站檔案管理指的是針對整個采血、供血的每個環(huán)節(jié)實施的相關(guān)信息整理、保管的工作，對于血站來說檔案管理是其工作當(dāng)中一項非常重要的內(nèi)容，涉及到的內(nèi)容包括信息收集、信息整理、信息編號及分類保管等，是最為真實和完整的反映血站管理的手段。當(dāng)前我國血站的檔案管理工作已經(jīng)邁入了一個全新的時期，逐步的實現(xiàn)了信息化管理，但是因為管理的不重視、管理意識不強等原因，血站的檔案管理工作仍舊存在很多的紕漏，從而對血站業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生影響。故筆者下面將通過對血站檔案規(guī)范化管理中存在的問題進行深入分析，探索出適于血站檔案規(guī)范化管理的建議。

2 血站檔案規(guī)范化管理中存在的問題

我國非常重視血液安全性，所以血站的檔案管理也應(yīng)該走向規(guī)范化管理的道路，但是從當(dāng)前來看，其規(guī)范化管理中存在如下幾點問題：

（1）書寫不規(guī)范：筆者通過對血站獻血者所填寫的信息資料進行查閱，發(fā)現(xiàn)不管是獻血者還是血站服務(wù)人員填寫的信息都或多或少的存在一些問題，比如書寫潦草的現(xiàn)象是最普遍的，這些無法辨認的字跡會對血站檔案管理的質(zhì)量及效率產(chǎn)生影響。

（2）獻血者信息填寫不規(guī)范現(xiàn)象較為嚴重：獻血者所填寫的信息不完整、漏項、缺項的現(xiàn)象是普遍存在的，這些都會增加在后續(xù)對獻血者信息進行回訪和追蹤的難度。

（3）采集信息失真現(xiàn)象較為常見：獻血者在登記的時候經(jīng)常需要在多處進行簽字，但是血站的服務(wù)人員引導(dǎo)不夠，故經(jīng)常會出現(xiàn)簽錯地方或者是不簽名的現(xiàn)象，導(dǎo)致所采集的信息失真。

（4）檔案管理人員檔案規(guī)范化管理知識匱乏：實際上檔案管理是一項專業(yè)性的工作，需要相應(yīng)的管理人員具備專業(yè)的知識及檔案業(yè)務(wù)知識，但血站管理人員整體能力不足，最終導(dǎo)致檔案的歸檔審查不夠嚴格。

3 加強血站檔案規(guī)范化管理的對策

3.1 加強檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

規(guī)范化管理是當(dāng)前血站檔案管理中尤為重要的理念，其體現(xiàn)在將人文屬性、社會屬性的結(jié)合，那么在血站檔案實際管理工作當(dāng)中則應(yīng)該將其工作人員的積極性充分的調(diào)動起來。那么在該過程中培養(yǎng)檔案管理人員的管理水平是非常重要的內(nèi)容，其核心是提高檔案規(guī)范化管理業(yè)務(wù)知識，一方面需要針對檔案管理工作人員的專業(yè)節(jié)能和專業(yè)知識進行加強，并將業(yè)務(wù)技能熟練程度、業(yè)務(wù)能力及業(yè)務(wù)知識含量等作為進行人才選擇的依據(jù)和標準。進而促進血站檔案人員對相關(guān)檔案規(guī)范化管理的法律規(guī)范、管理范圍及管理標準等有更為深入的認識，可以做好及時的檔案服務(wù)工作。另外一方面還需要確保檔案管理人員能力在日常管理工作當(dāng)中更好的將現(xiàn)代信息技術(shù)利用起來，利用信息技術(shù)不斷提高血站檔案搜集、整理等業(yè)務(wù)水平，從而使得整個血站的檔案管理工作更上一個臺階。在提升血站檔案規(guī)范化管理過程中血站檔案管理隊伍的建設(shè)是至關(guān)重要的，這就需要各個血站針對相關(guān)管理人員現(xiàn)有的業(yè)務(wù)知識水平進行專業(yè)的培訓(xùn)，同時還需要在血站內(nèi)部營造出規(guī)范化管理的氛圍。

3.2 構(gòu)建血站數(shù)字化檔案管理標準

對于血站檔案管理來說，數(shù)字化發(fā)展是其發(fā)展的一場革命性的戰(zhàn)爭，將信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對當(dāng)前各個行業(yè)的檔案影響為基礎(chǔ)，標準數(shù)字化檔案的主要工作內(nèi)容包括，對當(dāng)前紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，對視頻檔案、音頻檔案進行數(shù)字化處理，那么數(shù)字化的轉(zhuǎn)化過程我們可以借鑒國內(nèi)國外的標準規(guī)范，進而結(jié)合血站的發(fā)展趨勢，采用通用性的軟硬件，從而確保在不同通訊網(wǎng)絡(luò)中都可以有效的實現(xiàn)資源的共享，這樣也避免了血站檔案的重復(fù)性建設(shè)等問題。檔案的數(shù)字化管理應(yīng)該從存儲格式、算法及檢索方法等方面著手，采用統(tǒng)一的文本格式和技術(shù)要求來進行。

檔案信息資源對于血站的發(fā)展和建設(shè)來說是基礎(chǔ)性的資源，那么在針對其進行信息化及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的時候則有可能會面臨一些技術(shù)上、財力和物力上的問題，這時候?qū)n案信息資源進行調(diào)整及優(yōu)化是非常有必要的。首先，應(yīng)該對血站信息檔案資源體系進行完善，將涉及到民眾以及廣大群眾利益的檔案信息優(yōu)先收集及整理；其次，還需要擴大血站檔案的涵蓋范圍，豐富其檔案信息資源，有效的拓寬檔案征集的渠道，后續(xù)還需要對各類型的檔案信息資源進行及時更新，以便檔案能在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境當(dāng)中實現(xiàn)資源共享，為后續(xù)血站的發(fā)展提供參考依據(jù)。

3.3 構(gòu)建檔案規(guī)范化管理體系

檔案管理不應(yīng)該是一盤散沙，而應(yīng)該是一個系統(tǒng)性的工程，所以血站檔案管理工作應(yīng)該將檔案部門作為管理的中心，其他各個部門做好配合工作。在進行檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建的時候，還需要對其可操作性進行充分的考慮，首先作為血站的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該給予該項工作足夠的重視，從而保證該項工作能夠真正的發(fā)揮作用。其次，在進行規(guī)范化管理體制指定的時候還需要與血站實際情況結(jié)合在一起，避免盲目跟風(fēng)的現(xiàn)象，依據(jù)自身的特點建立有針對性的規(guī)范化檔案管理體系。最后，還需要和相關(guān)的部門做好標準的對接工作，例如所制定的規(guī)范化管理體系應(yīng)該具有一定的標準，具體的可以參考行業(yè)標準、國家標準等，使得所制定出的體系更具說服力。

3.4 建立檔案規(guī)范化管理責(zé)任制

實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理應(yīng)該以管理人員的責(zé)任意識為前提，那么本研究當(dāng)中所建立的檔案規(guī)范化管理責(zé)任制則是將具體的工作職責(zé)落實到人。在落實的時候為了有效的規(guī)避權(quán)責(zé)上的糾紛，故在進行制度制定的時候則應(yīng)該將相關(guān)人員的職責(zé)寫入到制度當(dāng)中，并做好后期的責(zé)任追蹤。檔案規(guī)范化管理要求檔案管理的各個環(huán)節(jié)都有專人進行核對的，核對之后還需要進行簽字確認。如果血站已經(jīng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，則應(yīng)該在該系統(tǒng)當(dāng)中添加授權(quán)和訪問權(quán)限，實現(xiàn)系統(tǒng)可以對操作社的操作情況進行實時記錄。而檔案管理責(zé)任制則能夠在明晰權(quán)責(zé)的同時，還調(diào)動了對檔案管理人員參與的積極性。

4 總結(jié)

從血站當(dāng)前檔案管理來看，存在很多不規(guī)范的地方，而要解決這些不規(guī)范的現(xiàn)象，筆者認為應(yīng)該加強檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、構(gòu)建血站數(shù)字化檔案管理標準、構(gòu)建檔案規(guī)范化管理體系、建立檔案規(guī)范化管理責(zé)任制。

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作者簡介

張鑫（1983-），漢，男，山東省聊城市茌平縣，聊城市中心血站，本科，中級，研究方向：檔案管理。endprint