合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)與管理措施探討

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展正式進(jìn)入轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時(shí)期，我國(guó)各類企業(yè)所面臨的生存與發(fā)展壓力不斷提升，合同檔案管理的受重視程度也因此不斷增長(zhǎng)，基于此，本文就合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)展開(kāi)分析，并對(duì)規(guī)避合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的措施進(jìn)行了詳細(xì)論述，希望由此能夠?yàn)橄嚓P(guān)業(yè)內(nèi)人士帶來(lái)一定啟發(fā)。

關(guān)鍵字：合同檔案管理；違約風(fēng)險(xiǎn)；保存風(fēng)險(xiǎn)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得我國(guó)企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)中往往會(huì)產(chǎn)生各類合同和檔案，這些合同和檔案屬于保護(hù)、證明經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合法性的依據(jù)，不過(guò)在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國(guó)當(dāng)下很多企業(yè)在合同檔案管理中存在著一定不足之處，由此引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)便會(huì)對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)較為負(fù)面影響，而為了消除這種負(fù)面影響正是本文就合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)與管理措施展開(kāi)具體研究的原因所在。

1 合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)

1.1 管理風(fēng)險(xiǎn)

管理風(fēng)險(xiǎn)屬于合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)，這一風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)與傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)理念、計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維殘存影響存在較強(qiáng)關(guān)聯(lián)，其主要出現(xiàn)于合同格式、合同檔案管理方法、只簽不存、人治代替法制等方面，管理風(fēng)險(xiǎn)的具體表現(xiàn)如下所示：（1）合同格式。雖然我國(guó)《合同法》經(jīng)過(guò)數(shù)次修訂早已趨于完善，但由于很多企業(yè)存在法制意識(shí)落后、法制觀念缺乏問(wèn)題，這就使得相關(guān)企業(yè)在合同擬定過(guò)程中很容易出現(xiàn)格式錯(cuò)誤、重要內(nèi)容漏填等情況，這類情況的出現(xiàn)不僅會(huì)影響合同檔案管理工作的開(kāi)展，企業(yè)也往往因此在經(jīng)營(yíng)中處于被動(dòng)地位。

（2）隨著電子化辦公逐漸成為我國(guó)各類企業(yè)的常態(tài)，電腦填寫(xiě)、印刷已經(jīng)成為合同檔案的常見(jiàn)應(yīng)用模式，但這一應(yīng)用模式在帶來(lái)便利的同時(shí)，也使得企業(yè)合同檔案管理出現(xiàn)了許多新的問(wèn)題，忽視合同原件重要性、只索要和保存復(fù)制件便屬于該問(wèn)題的代表，由此合同檔案管理工作偏離了自身初衷，一些法律問(wèn)題也很容易因此引發(fā)。（3）只簽不存。作為常見(jiàn)的合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，只簽不存指的是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者在簽訂合同后未告知檔案管理人員，由此造成的合同檔案存檔缺失就會(huì)對(duì)該工作的開(kāi)展帶來(lái)較為混亂的影響，企業(yè)陷入法律困境的幾率也將大大提升。（4）人治代替法制。中國(guó)人向來(lái)講究人情世故，很多商業(yè)活動(dòng)的開(kāi)展也往往受此影響，由此引發(fā)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)者過(guò)于認(rèn)可口頭承諾、人情關(guān)系的情況，便會(huì)引發(fā)合同檔案管理工作中的“查無(wú)此事”，企業(yè)所面臨的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也將進(jìn)一步提升[1]。

1.2 違約風(fēng)險(xiǎn)

作為經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展的憑證，合同檔案具備一定法律效力和約束力，這就使得其能夠作為合同糾紛、合同仲裁、法律判決的開(kāi)展依據(jù)。不過(guò)在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國(guó)當(dāng)下很多企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者存在缺乏足夠法律意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的問(wèn)題，相關(guān)企業(yè)由此便很容易在經(jīng)營(yíng)管理中出現(xiàn)隨意違約、毀約的問(wèn)題，合同檔案管理同樣會(huì)由此面臨一定風(fēng)險(xiǎn)。例如，企業(yè)招聘環(huán)節(jié)往往涉及規(guī)范化的勞動(dòng)合同簽訂，但如果企業(yè)在勞動(dòng)合同未到期的情況下隨意開(kāi)除員工，其便需要支付一定勞動(dòng)補(bǔ)償金，同時(shí)企業(yè)合同檔案管理也無(wú)法在其中發(fā)揮積極作用，由此可見(jiàn)由此引發(fā)違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重性[2]。

1.3 保存風(fēng)險(xiǎn)

保存屬于合同檔案管理的重要工作內(nèi)容，這一工作直接關(guān)系合同的法律效力發(fā)揮程度，但如果企業(yè)的合同保存環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，合同檔案管理工作的開(kāi)展意義便將無(wú)從談起，保存風(fēng)險(xiǎn)可以具體分為紙質(zhì)檔案保存風(fēng)險(xiǎn)和電子檔案保存風(fēng)險(xiǎn)，具體風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容如下：（1）紙質(zhì)檔案保存風(fēng)險(xiǎn)。防火、防盜、防潮屬于最基本的合同檔案管理工作，這類工作的開(kāi)展質(zhì)量直接影響工作的效用發(fā)揮，而如果該工作負(fù)責(zé)人員存在安全防護(hù)工作開(kāi)展不到位問(wèn)題，企業(yè)的合同檔案便很容易因此損毀。（2）電子檔案保存風(fēng)險(xiǎn)。電子合同檔案早已在我國(guó)實(shí)現(xiàn)了廣泛應(yīng)用，但如果檔案管理人員缺乏足夠的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)與安全手段，企業(yè)電子合同檔案便很容易因網(wǎng)絡(luò)攻擊、電腦入侵出現(xiàn)丟失、串改或被竊取問(wèn)題，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展也將因此面臨多方面風(fēng)險(xiǎn)[3]。

2 規(guī)避合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的措施

簡(jiǎn)單了解合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)后，本文提出了以下三方面規(guī)避合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的措施，希望這類措施能夠?yàn)橄嚓P(guān)業(yè)內(nèi)人士帶來(lái)一定啟發(fā)。

2.1 完善合同檔案管理制度

為了解決合同檔案管理中存在的多方面管理風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)首先需要完善自身合同檔案管理制度，而這一制度的制定則需要結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)范圍和實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，合同檔案的歸檔存檔時(shí)間也應(yīng)在制度中得到明確。例如，筆者所在單位的合同檔案管理制度便明確規(guī)定了總則、合同分類、檔案管理的責(zé)任分配、文件合同歸檔要求、合同檔案保存期限和銷毀、檔案借閱、責(zé)罰制度等內(nèi)容，其中的重點(diǎn)內(nèi)容如下所示：（1）總則?？倓t由兩部分組成，第一部分明確制度的制定原因，即規(guī)范合同檔案管理、有效收集各環(huán)節(jié)有價(jià)值資料、降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，第二部分則規(guī)定了企業(yè)合同檔案的組成，即合同相關(guān)協(xié)議、單證、函電以及具備保存價(jià)值的材料。（2）檔案管理責(zé)任分配。檔案管理責(zé)任分配對(duì)合同檔案管理部門(mén)的工作內(nèi)容、各部門(mén)提供的協(xié)助進(jìn)行了明確規(guī)定，前者要求相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案資料收集整理、文件編號(hào)分配、保存和銷毀等工作，后者則要求企業(yè)各部門(mén)為合同檔案管理工作的開(kāi)展提供支持，這里的支持包括合同檔案資料的收集與整理、本部門(mén)文件的編號(hào)分配。

（3）文件合同歸檔要求。文件合同歸檔要求由文件合同編號(hào)規(guī)則、合同檔案存檔流程、合同檔案資料提交要求、合同檔案移交規(guī)程、強(qiáng)制性合同檔案歸檔五部分內(nèi)容組成，其中文件合同編號(hào)規(guī)則對(duì)公司號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、順序號(hào)、部門(mén)代碼進(jìn)行了明確定義；合同檔案存檔流程明確規(guī)定合同生效后檔案管理人員將負(fù)責(zé)合同原件的存檔；合同檔案資料提交要求合同簽訂人和經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)資料、合同原件的提交，檔案管理人員還需要按月開(kāi)展審查保證合同檔案資料的完整；合同檔案移交規(guī)程要求檔案管理人員按月移交檔案，同時(shí)填寫(xiě)《檔案移交單》，管理專員則負(fù)責(zé)合同檔案的歸檔；強(qiáng)制性合同檔案歸檔要求檔案管理員在合同簽訂30天后對(duì)未歸檔的合同原件采取強(qiáng)制手段，以此進(jìn)一步避免上文中所涉及合同檔案管理問(wèn)題的出現(xiàn)。

2.2 提高合同管理專業(yè)化水平

合同檔案管理違約風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)與企業(yè)合同管理專業(yè)化水平不足存在直接聯(lián)系，因此本文建議企業(yè)提升自身合同管理專業(yè)化水平，這一水平提升應(yīng)圍繞提升專業(yè)素質(zhì)、靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合兩方面開(kāi)展，具體內(nèi)容如下所示：（1）提升專業(yè)素質(zhì)。加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的培訓(xùn)，以此通過(guò)擴(kuò)大其知識(shí)面、強(qiáng)化通識(shí)教育提升其專業(yè)素質(zhì)。考慮到企業(yè)合同檔案管理工作的開(kāi)展需要得到各部門(mén)支持，企業(yè)還可以通過(guò)開(kāi)展講座的方式提升所有員工對(duì)合同檔案管理的重視，由此這一工作的開(kāi)展便能夠獲得較為有力支持。（2）靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合。這里的靜態(tài)管理指的是傳統(tǒng)意義上的合同檔案管理，動(dòng)態(tài)管理則是維護(hù)、分類、轉(zhuǎn)運(yùn)等合同檔案管理工作，由此實(shí)現(xiàn)兩種工作的高度合作，企業(yè)的合同檔案管理專業(yè)化水平便能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)一步提升，上文提及的合同檔案保存風(fēng)險(xiǎn)也將實(shí)現(xiàn)較好消除。

2.3 加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)

法治精神在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展中發(fā)揮著重要作用，而由于合同檔案管理工作與法律法規(guī)存在著較為緊密的聯(lián)系，因此這一工作的高質(zhì)量開(kāi)展必須得到法律法規(guī)的支持。具體來(lái)說(shuō)，上文中提及的合同檔案管理制度建立與完善必須結(jié)合《合同法》相關(guān)規(guī)定，同時(shí)企業(yè)還必須加強(qiáng)相關(guān)員工的法律培訓(xùn)、結(jié)合法律法規(guī)做好合同檔案保護(hù)工作，由此企業(yè)合同檔案管理才能夠在法律支持下維持在較高水平。

3 結(jié)論

綜上所述，我國(guó)當(dāng)下很多企業(yè)的合同檔案管理面臨著風(fēng)險(xiǎn)。而在此基礎(chǔ)上，本文涉及的提升專業(yè)素質(zhì)、靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合等具體策略，則證明了研究的實(shí)踐價(jià)值。因此，在相關(guān)領(lǐng)域的理論研究和實(shí)踐探索中，本文內(nèi)容便能夠發(fā)揮一定參考作用。

參考文獻(xiàn)

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[3]王美云.合同檔案管理之探析[J].城建檔案，2016，（08）：68-69.

作者簡(jiǎn)介

肖玲（1977-），女，湖北孝感人，本科，工程師，檔案管理、電力生產(chǎn)設(shè)備管理。endprint