淺談高速公路工程檔案管理的措施

鐘有嫻

摘 要：近幾年來(lái)，我國(guó)高速公路發(fā)展迅速，檔案管理作為高速公路建設(shè)管理中的重要部分，可以準(zhǔn)確真實(shí)地反映高速公路建設(shè)情況，是項(xiàng)目建設(shè)工作監(jiān)管、驗(yàn)收、審計(jì)、維修等重要依據(jù)，對(duì)工程日后的運(yùn)行管理起著關(guān)鍵作用，更好保證公路公路健康運(yùn)行。本文簡(jiǎn)要地闡述了高速公路檔案管理現(xiàn)狀，分析了高速公路檔案管理的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題提出有效控制措施，更好地促進(jìn)高速公路檔案管理建設(shè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高速公路；檔案管理；控制措施

隨著高速公路建設(shè)的等級(jí)要求提高，對(duì)公路建設(shè)質(zhì)量要求也不斷提高，建設(shè)單位需要科學(xué)管理好高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，為公路的建設(shè)和養(yǎng)護(hù)工作提供依據(jù)，避免人力財(cái)力浪費(fèi)，促進(jìn)高速公路穩(wěn)定建設(shè)。所以，高速公路工程檔案管理工作對(duì)整個(gè)工程是否順利驗(yàn)收起著不可忽視的作用。

1 高速公路檔案管理現(xiàn)狀

在項(xiàng)目建設(shè)檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，相當(dāng)多的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不足、無(wú)穩(wěn)定檔案專(zhuān)職管理人員、項(xiàng)目工期長(zhǎng)、參建單位多、無(wú)同步檔案管理觀念等，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)不真實(shí)、簽認(rèn)不及時(shí)、整理歸檔工作滯后，無(wú)法體現(xiàn)檔案的真實(shí)性、有效性、齊全性以及完整性。

2 建議采取控制措施

針對(duì)項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)項(xiàng)目檔案的管理，建議采取以下幾點(diǎn)措施。

2.1 強(qiáng)化檔案過(guò)程管理

2.1.1積極主動(dòng)接受上級(jí)檔案主管單位的檢查與指導(dǎo)，對(duì)檢查提出的問(wèn)題，積極落實(shí)排查及整改。檢查提出的寶貴意見(jiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案工作水平的提高起著至關(guān)重要的作用。

2.1.2組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)及學(xué)習(xí)。一是響應(yīng)上級(jí)檔案主管部門(mén)文件要求，積極組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。二是建設(shè)單位適時(shí)開(kāi)展相關(guān)檔案技術(shù)交底、宣貫培訓(xùn)、組織集中到兄弟單位參觀交流等交流學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷加強(qiáng)檔案工作人員的技能水平，擴(kuò)展檔案工作人員的視野。

2.1.3定期或不定期組織嚴(yán)查施工文件造假、編造數(shù)據(jù)等問(wèn)題，確保文件材料形成的真實(shí)性。針對(duì)檔案材料形成、整理的質(zhì)量通病問(wèn)題，加大檢查頻率，將通病、常規(guī)問(wèn)題形成材料，有效組織宣貫，避免日后積重難返。

2.1.4要求各參建單位每月定期或不定期組織檔案專(zhuān)題會(huì)議，要求帶問(wèn)題開(kāi)會(huì)，將會(huì)議提出的問(wèn)題，及時(shí)給予解決，加強(qiáng)內(nèi)部溝通與交流。

2.1.5制定強(qiáng)而有效的檔案評(píng)比競(jìng)賽方案，作為過(guò)程管控的主要手段?？梢哉{(diào)動(dòng)廣大檔案人員的積極性與主動(dòng)性。

2.2 提高檔案內(nèi)在質(zhì)量

2.2.1建立穩(wěn)定有效的檔案體系。制定切實(shí)可行的檔案編制管理制度，明確檔案專(zhuān)職管理人員，確保責(zé)任到人。把檔案工作納入招標(biāo)文件和合同條款，項(xiàng)目從開(kāi)工起，就應(yīng)制定各參建單位檔案管理人員體系，前期對(duì)其考核，考核相關(guān)檔案人員是否具備能力、是否勝任工作，并在后續(xù)工作中持續(xù)考核，發(fā)現(xiàn)有不能勝任者，即要求更換。并強(qiáng)制要求檔案相關(guān)人員不得隨意更換，否則將處于重罰，同時(shí)要求持證上崗。

2.2.2推行首件制建立樣板卷。從項(xiàng)目施工開(kāi)始就應(yīng)明確檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，按照首件制要求，所有參建單位在預(yù)立卷工作正式開(kāi)始之前，將樣板案卷送監(jiān)理單位及建設(shè)單位審核，按審核意見(jiàn)完善后，作為后續(xù)預(yù)立卷工作的案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)對(duì)樣板卷的高要求和嚴(yán)格審查，劃定整個(gè)項(xiàng)目案卷質(zhì)量的最基本底線(xiàn)。

2.2.3樹(shù)立標(biāo)桿單位。根據(jù)各參建單位的實(shí)際情況，選拔三同步要求落實(shí)較好、案卷質(zhì)量較高、竣工圖繪制進(jìn)度快、質(zhì)量好的單位，樹(shù)立為項(xiàng)目檔案的標(biāo)桿，組織各參建單位前去學(xué)習(xí)交流。

2.2.4用典型進(jìn)行實(shí)操引導(dǎo)?？紤]到項(xiàng)目參建單位眾多，且多數(shù)參建單位高速公路項(xiàng)目檔案的標(biāo)準(zhǔn)及要求并不熟悉，檔案工作相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊，建議采取實(shí)操進(jìn)行引導(dǎo)，并對(duì)具體操作時(shí)需要注意的事項(xiàng)進(jìn)行了強(qiáng)調(diào)，杜絕生手無(wú)從下手可能性，正確引導(dǎo)了標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的流程。

2.3 落實(shí)同步組卷歸檔

2.3.1通過(guò)宣貫會(huì)統(tǒng)一檔案管理理念和目標(biāo)。各參建單位剛進(jìn)場(chǎng)時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)組織對(duì)檔案工作進(jìn)行了宣貫交底，告知各參建單位項(xiàng)目檔案工作的目標(biāo)、相關(guān)的要求、管理思路，以及檔案工作過(guò)程中需要注意的事項(xiàng)，統(tǒng)一各參建單位檔案管理思想，使其盡量和建設(shè)單位檔案工作的目標(biāo)、計(jì)劃保持一致。

2.3.2同步開(kāi)展文件收集與整理，實(shí)行全面計(jì)劃管理。編制檔案工作總體計(jì)劃，結(jié)合單位分部分項(xiàng)工程劃分及實(shí)際施工進(jìn)度，編制原始記錄形成、收集與整理計(jì)劃，并分解落實(shí)到各責(zé)任部門(mén)及人員，督促各參建單位嚴(yán)格按照計(jì)劃推進(jìn)各項(xiàng)工作。把任務(wù)落實(shí)到節(jié)點(diǎn)，一級(jí)管一級(jí)，落實(shí)責(zé)任制。

2.3.3同步開(kāi)展歸檔與組卷。實(shí)施每分項(xiàng)或分部施工完成后兩個(gè)月內(nèi)，及時(shí)將已完工工程文件材料有序整理排序，在保證各工序原始記錄表格基本齊全、分項(xiàng)不漏項(xiàng)的同時(shí)進(jìn)行手工編碼，進(jìn)行合理歸檔預(yù)組卷工作。形成案卷臨時(shí)檔號(hào)、案卷目錄、卷內(nèi)目錄，真正做到每完成一盒，歸檔預(yù)組卷一盒。

2.3.4同步開(kāi)展電子檔案。項(xiàng)目檔案文件信息化工作隨施工過(guò)程同步開(kāi)展，一是減輕了項(xiàng)目交工后的掃描工作量，避免了掃描件上傳高峰導(dǎo)致的系統(tǒng)癱瘓，且能及時(shí)解決電子檔案工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提高掃描的質(zhì)量，避免后期返工的幾率。二是電子檔案同步后，方便了文件的查找與借閱，提高了各單位各部門(mén)的文件歸檔積極性。三是利用檔案管理系統(tǒng)，隨時(shí)對(duì)檔案工作進(jìn)度及聲像檔案的質(zhì)量進(jìn)行遠(yuǎn)程查看，同時(shí)組織全線(xiàn)各單位遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)標(biāo)桿單位的樣板案卷，四是利用檔案信息管理系統(tǒng)，極大地方便了建設(shè)過(guò)程中的審計(jì)工作，大部分所需文件都可在檔案系統(tǒng)中查閱。建立QQ群、微信群，提高互動(dòng)性，提高解決問(wèn)題及時(shí)性及有效性。

2.3.5同步開(kāi)展竣工圖編制，規(guī)范竣工圖審核。過(guò)程中要求施工單位，凡收到一份設(shè)計(jì)后服務(wù)函或變更通知單，就應(yīng)及時(shí)的在施工圖中做好標(biāo)注，附齊全相關(guān)變更證明材料，做好竣工圖草圖編制工作。明確竣工圖審核人員及審核流程，強(qiáng)制要求留下審核記錄，規(guī)范審核工作，采取監(jiān)理審核，建設(shè)單位復(fù)核的手段，提高審核把關(guān)質(zhì)量關(guān)。

2.3.6同步組織移交驗(yàn)收。針對(duì)歷來(lái)薄弱的同步移交及同步驗(yàn)收工作環(huán)節(jié)，根據(jù)單位、分部、分項(xiàng)劃分原則，結(jié)合施工實(shí)際施工完成情況，制定切實(shí)可行的過(guò)程階段性?xún)?nèi)部驗(yàn)收方法。對(duì)檢查符合預(yù)立卷標(biāo)準(zhǔn)的案卷，分階段有步驟地組織中間驗(yàn)收及移交工作，確保檔案的安全性，確保移交與工程交工的同步性。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

目前，因?yàn)橄喈?dāng)多的單位或企業(yè)對(duì)檔案意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不足，仍有大部分工程檔案管理人員多為兼職人員，且專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不夠，經(jīng)驗(yàn)不足。所以，應(yīng)制定培養(yǎng)目標(biāo)，組織進(jìn)行針對(duì)性學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一流檔案管理人才，提高檔案管理人員素質(zhì)，培養(yǎng)出適應(yīng)公路工程檔案事業(yè)專(zhuān)業(yè)人才。對(duì)公路工程檔案管理人員要求專(zhuān)業(yè)與能力相結(jié)合，秉著公正、公平的原則，實(shí)行持證上崗制度，切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3 結(jié)語(yǔ)

要求應(yīng)高度重視檔案工作、充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，切實(shí)增強(qiáng)搞好項(xiàng)目檔案管理工作的緊迫感和責(zé)任感。因檔案在審計(jì)、審查、運(yùn)用等工作中發(fā)揮的作用愈來(lái)愈重要，是最有力的分清責(zé)任的佐證材料。endprint