信息化時(shí)代如何提升醫(yī)療檔案管理水平

摘 要：醫(yī)療檔案的價(jià)值不僅僅局限于患者看病治療，還涉及到司法、保險(xiǎn)、疾病預(yù)防等各個(gè)行業(yè)的工作，因而應(yīng)妥善地保管和利用檔案資料，使其價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。本文主要分析了目前醫(yī)療檔案在管理中的諸多不足之處，從設(shè)備更新、人才引進(jìn)、信息化平臺(tái)建設(shè)等多個(gè)角度，對(duì)提升檔案管理水平闡述了自己的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)療；檔案管理；質(zhì)量

在計(jì)算機(jī)技術(shù)還未在每個(gè)行業(yè)內(nèi)部普及的時(shí)候，醫(yī)療檔案的管理需要耗費(fèi)許多的人力資源，很多檔案的錄入、整理、編號(hào)都需要依靠人工來(lái)完成，浪費(fèi)了許多的人力，并且很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。如今，計(jì)算機(jī)在醫(yī)療行業(yè)得到了廣泛的運(yùn)用，醫(yī)療檔案管理也開(kāi)始與信息化步伐相接軌，這很大程度上便利了管理人員的工作，減少了查詢檔案上的時(shí)間，提高了工作效率。同時(shí)信息化手段的運(yùn)用，能夠更深入地發(fā)掘出檔案的潛在價(jià)值，挖掘在這些數(shù)據(jù)資料背后所暴露出的各種問(wèn)題，及時(shí)地解決問(wèn)題。

1 醫(yī)療檔案管理中的不足之處

（一）對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用意識(shí)淡薄

醫(yī)療檔案記錄了病人的就診記錄、病情等信息，對(duì)很多行業(yè)工作的開(kāi)展都有重要的參考價(jià)值，充分發(fā)揮出醫(yī)療檔案的價(jià)值，能夠產(chǎn)生很多的經(jīng)濟(jì)效益，有助于提升社會(huì)管理的質(zhì)量。雖然信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域得到一定程度的利用，很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)也在積極宣傳醫(yī)療檔案的重要價(jià)值，但是無(wú)論是管理者，還是公眾對(duì)檔案的重要性仍不夠重視，檔案的價(jià)值也并未得到充分的挖掘。有部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)認(rèn)為，機(jī)構(gòu)的本職工作是為病人提供各種醫(yī)療服務(wù)，只需要滿足病人提出的看病需求即可，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于醫(yī)療服務(wù)、社會(huì)管理的重要作用。正是因?yàn)檫@種理念的存在，許多的醫(yī)療機(jī)構(gòu)將更多的精力投放在服務(wù)之中，對(duì)檔案管理投入較少，以至于檔案僅僅發(fā)揮了記錄的作用，很多有效地參考資源未得到利用，這無(wú)疑是對(duì)檔案資料的浪費(fèi)。

（二）檔案管理體制不完善

對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，管理制度的內(nèi)容多是為了規(guī)范醫(yī)院所有事務(wù)活動(dòng)的秩序，符合醫(yī)院資深實(shí)際需求，制度設(shè)定主要是為了明確不同崗位人員的職責(zé)。但由于醫(yī)院行業(yè)的不斷發(fā)展，以及醫(yī)院自身所發(fā)生的變化，原先檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求，因而造成了檔案管理過(guò)程中各種混亂的局面。比如很多醫(yī)院并未對(duì)檔案管理工作設(shè)定考核指標(biāo)，這便造成了管理人員日常工作散漫，沒(méi)有形成嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的良好風(fēng)氣。其次受到資料收集技術(shù)、儲(chǔ)存等要素的影響，醫(yī)療檔案所覆蓋的范圍比較狹窄，覆蓋的層次也十分有限。以上的這些問(wèn)題歸根結(jié)底在于制度的缺失，沒(méi)有對(duì)工作實(shí)施嚴(yán)格的約束和保障。

（三）人員素養(yǎng)未達(dá)到專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)療檔案管理水平的提升依賴于專業(yè)化人才團(tuán)隊(duì)的支撐，而從目前各醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，很多檔案管理人員都是由其它科室所調(diào)來(lái)，臨時(shí)輔助檔案管理工作開(kāi)展的，這些管理人員因缺乏檔案管理的專業(yè)技術(shù)，導(dǎo)致管理不達(dá)標(biāo)的情況出現(xiàn)。除此以外，因?yàn)榫幹频膯?wèn)題，很多人員沒(méi)有固定的職務(wù)，這也造成了管理的混亂以及人員流動(dòng)的頻繁。

（四）硬件設(shè)施不匹配

信息化技術(shù)需要一定的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備作為支撐，但是很多醫(yī)院將有限的經(jīng)費(fèi)都投放在醫(yī)療機(jī)械設(shè)施的購(gòu)買上，對(duì)檔案工作的投入較少。很多醫(yī)院檔案室面積很小，計(jì)算機(jī)還未連入到網(wǎng)絡(luò)之中，許多工作仍然依靠手工，各醫(yī)院之間的檔案資料也無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效共享。

2 信息技術(shù)提升檔案管理中的價(jià)值發(fā)揮

（一）建立統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)

建立專門的信息平臺(tái)有助于實(shí)現(xiàn)不同地域之間的資源共享，避免紙質(zhì)媒介在傳輸過(guò)程中丟失，解決了資料運(yùn)輸?shù)某杀?。同時(shí)，當(dāng)患者更換了醫(yī)院之后，患者可以很方便地調(diào)取出自己的資料檔案，省去了重復(fù)檢查的時(shí)間和費(fèi)用。尤其是在異地會(huì)診的時(shí)候，遠(yuǎn)距離的專家可以及時(shí)調(diào)取出患者的病例資料、影像圖片等等，可以在短時(shí)間內(nèi)就進(jìn)行診斷治療。統(tǒng)一的信息平臺(tái)還可以為患者自我查詢提供有效的渠道，保障了患者的知情權(quán)，患者也可以借助該平臺(tái)對(duì)治療進(jìn)行監(jiān)督。

（二）設(shè)置完善檔案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)

以往檔案管理工作是每個(gè)科室負(fù)責(zé)本科室的檔案資料，當(dāng)其它科室需要運(yùn)用時(shí)，需要到相應(yīng)科室查找，這種管理模式不利于資料之間的共享，檔案中的錯(cuò)誤也無(wú)法被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。這時(shí)就需要建立起綜合性的管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)各科室的檔案資料進(jìn)行整合，然后做出相應(yīng)的歸類總結(jié)，方便不同科室的查詢調(diào)用。實(shí)踐中，各科室需要按照管理部門的要求，對(duì)檔案做好分期工作，并且按照不同檔案的性質(zhì)做出編號(hào)，管理人員再按照檔案性質(zhì)對(duì)檔案進(jìn)行歸類整理。

（三）招募培訓(xùn)檔案管理抓專業(yè)人才

人才是檔案管理的軟實(shí)力，很多復(fù)雜精細(xì)的管理工作需要專業(yè)化的人員來(lái)完成。原先醫(yī)院的檔案管理人員可能很精通檔案整理的技巧，但是卻缺乏信息化的意識(shí)和技能，在這基礎(chǔ)上應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性地加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)，幫助員工緊跟時(shí)代需求的步伐，學(xué)習(xí)最新的技術(shù)手段，來(lái)改進(jìn)原有工作中的問(wèn)題。同時(shí)在招新的時(shí)候，可以適當(dāng)提高人才選拔的門檻，選拔出既有專業(yè)化管理素養(yǎng)，又具備較高信息化技術(shù)水平的綜合性人才，為醫(yī)院的檔案管理工作注入新鮮血液，保證工作的與時(shí)俱進(jìn)。

（四）完善檔案管理的保密措施

信息化檔案管理工作依托于互聯(lián)網(wǎng)，眾所周知當(dāng)數(shù)據(jù)連接到網(wǎng)絡(luò)之后，不可避免的會(huì)出現(xiàn)這樣的問(wèn)題：數(shù)據(jù)的安全性很難保障。醫(yī)療檔案涉及到大量患者的個(gè)人資料，屬于法律所保護(hù)的個(gè)人隱私，而受到網(wǎng)絡(luò)黑客，或者互聯(lián)網(wǎng)自身技術(shù)的影響，這些資料面臨著遺失、篡改、竊取等諸多風(fēng)險(xiǎn)。因此在日常管理工作中，醫(yī)院行業(yè)內(nèi)部可以建立起內(nèi)網(wǎng)體系，相關(guān)的檔案資料上傳到內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)中，避免內(nèi)外網(wǎng)交叉使用。同時(shí)作為管理人員，應(yīng)增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的意識(shí)，在調(diào)取、運(yùn)用、整理資料的時(shí)候確保運(yùn)行環(huán)境的安全，每日定期對(duì)電腦做好殺毒工作，及時(shí)清理電腦中不需要的文件資料。網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)是不可能完全避免的，而管理人員需要做到的就是盡可能地將風(fēng)險(xiǎn)降至最低，防患于未然，在風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)之后能及時(shí)做好應(yīng)對(duì)，避免損失的擴(kuò)大。

（五）健全內(nèi)外部監(jiān)督體系

傳統(tǒng)的檔案管理模式封閉性比較強(qiáng)，患者很難參與其中，在發(fā)現(xiàn)記錄錯(cuò)誤的時(shí)候患者申訴比較困難，這不利于檔案管理工作的有效開(kāi)展。檔案資料內(nèi)容涉及到患者利益，因而患者也應(yīng)有一定的知情權(quán)，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，督促管理工作越做越好。因此醫(yī)院應(yīng)及時(shí)將可公開(kāi)的資料對(duì)外公開(kāi)，接受每位患者對(duì)自己工作的監(jiān)督。作為內(nèi)部的管理部門，各個(gè)部門應(yīng)積極配合患者提出的各種監(jiān)督請(qǐng)求，只有相互督促，才能提升工作的質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)療檔案資料內(nèi)容越來(lái)越豐富，對(duì)醫(yī)療行業(yè)乃至社會(huì)的發(fā)展都產(chǎn)生重要影響。傳統(tǒng)的管理工作需要耗費(fèi)大量的人力和資金成本，工作效率還比較低。而在信息化時(shí)代中，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新了檔案管理的工作方式，作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，加快檔案管理的信息化建設(shè)，為推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供重要的資源支撐。

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作者簡(jiǎn)介

高艷艷（1980-），山東諸城，山東省諸城市婦幼保健院。endprint