淺談信息時(shí)代高校檔案資源管理機(jī)制的構(gòu)建

孫江麗

摘 要：本文探究了大數(shù)據(jù)背景下高校檔案資源管理機(jī)制的構(gòu)建的重要意義，剖析了在高校檔案資源機(jī)制打造中產(chǎn)生的問(wèn)題，并有針對(duì)性的提出了對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校檔案資源；管理機(jī)制

在經(jīng)濟(jì)騰飛、科技發(fā)展的時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)儼然成為當(dāng)下最為重要的信息科技之一，這就為高校檔案管理提供了較好的數(shù)據(jù)平臺(tái)。隨著互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)對(duì)整個(gè)社會(huì)的影響，信息膨脹逐漸明顯，信息的類別也逐步拓展。在大數(shù)據(jù)發(fā)展前提下，高校檔案管理應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)檔案的數(shù)據(jù)化管理，將檔案信息的歸口管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化操作，運(yùn)用大規(guī)模的數(shù)據(jù)為師生和公眾服務(wù)是高校亟待解決的重要課題。互聯(lián)網(wǎng)化和信息化已經(jīng)成為校園檔案管理的重要手段，高校怎樣應(yīng)用大數(shù)據(jù)科技構(gòu)建多元化、共享化、數(shù)據(jù)化的檔案管理系統(tǒng)至關(guān)重要。

1 信息時(shí)代高校檔案資源管理機(jī)制構(gòu)建的重要意義

在信息科技背景下，高校教育改革、轉(zhuǎn)型升級(jí)、合并重組、建設(shè)校園企業(yè)等繁復(fù)的歷史中形成了許多檔案需要?dú)w口管理，需要精準(zhǔn)的、高校的檔案管理系統(tǒng)。如何使用多元化、多維度的形式構(gòu)建高校檔案管理的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，促使校園資訊不單單為本學(xué)校的師生服務(wù)，也可以為社會(huì)公眾帶來(lái)便利。如何打造校園檔案管理信息機(jī)制，使得校園信息實(shí)現(xiàn)向社會(huì)公眾共享的局面，就要求高校運(yùn)用新興的大數(shù)據(jù)科技打造檔案管理體系，打造健全的檔案管理信息系統(tǒng)，完成檔案的共享與聯(lián)動(dòng)具有重要的理論和實(shí)踐意義。

2 高校檔案資源體系構(gòu)建問(wèn)題研究

（一）數(shù)據(jù)資源不足

在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的市場(chǎng)氛圍下，不同學(xué)校還在使用傳統(tǒng)的實(shí)體為主要的檔案資源，數(shù)字資源利用率不高，傳統(tǒng)實(shí)體資源和數(shù)字資源所占百分比未能實(shí)現(xiàn)平衡，使得高校檔案管理不健全。在大數(shù)據(jù)因運(yùn)而生的社會(huì)環(huán)境下，高校檔案資源管理應(yīng)該結(jié)合大數(shù)據(jù)科學(xué)技術(shù)，構(gòu)建多樣化的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。所以，高校檔案資源管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)，不但應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的整理和歸檔，還需要在健全的數(shù)字檔案資訊，另外對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)上的非結(jié)構(gòu)化檔案進(jìn)行梳理歸口。

（二）數(shù)據(jù)資源未能實(shí)現(xiàn)共享

很多高校檔案管理是獨(dú)立的、自成一體，尚未形成統(tǒng)一的、聯(lián)動(dòng)的、配合的數(shù)據(jù)管理模式，不容易形成數(shù)據(jù)的共享，產(chǎn)生信息孤島。減少了互聯(lián)網(wǎng)資源的使用頻率，大大影響了檔案資源的分享和利用效率，也不能滿足師生的實(shí)際訴求。要先個(gè)改變以上情況，提升網(wǎng)絡(luò)資源管理和共享程度，促使高校建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，加深學(xué)校之間的溝通，包校園檔案管理系統(tǒng)打造成為相互聯(lián)系的、統(tǒng)一的信息共享系統(tǒng)，減少信息孤島產(chǎn)生的可能，提升數(shù)據(jù)分享效果，為社會(huì)公眾帶來(lái)好處。

3 運(yùn)用大數(shù)據(jù)優(yōu)化高校檔案資源體系建設(shè)措施

（一）打造檔案網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)服務(wù)新平臺(tái)

構(gòu)建大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的方式使得檔案為社會(huì)公眾提供效益，促使社會(huì)公眾能夠跨越時(shí)空障礙，第一時(shí)間獲取所需檔案資料。高校檔案管理組織可以利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)平臺(tái)，有效傳輸校園數(shù)據(jù)資源，使得師生和社會(huì)公眾更有效率的運(yùn)用數(shù)據(jù)。進(jìn)而促使檔案資源的所有客戶需要都能夠得到滿足，進(jìn)而將高校檔案的客戶數(shù)量得到進(jìn)一步的拓展，提升高校檔案的社會(huì)普及率和使用率。為能推動(dòng)檔案互聯(lián)網(wǎng)能夠有效聯(lián)動(dòng)，使得檔案管理平臺(tái)可以有效集合互聯(lián)網(wǎng)、客戶和管理者的使用和管理需求，產(chǎn)生大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)。檔案用戶運(yùn)用自身申請(qǐng)的賬戶登錄網(wǎng)站，依據(jù)網(wǎng)絡(luò)引導(dǎo)向檔案管理工作和提出個(gè)人需求，工作人員在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證后，依據(jù)客戶的需要、級(jí)別和檔案信息的秘密程度向用戶提供服務(wù)，對(duì)符合條件的客戶對(duì)其供應(yīng)客戶需要的資訊，輔助器連接到檔案資源管理的有關(guān)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)中，為其供應(yīng)制度文檔，相反，應(yīng)該第一時(shí)間通知用戶有關(guān)授權(quán)。當(dāng)用戶申請(qǐng)運(yùn)用的信息資源有關(guān)資訊在本校的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中不能獲取時(shí)，可以利用高效聯(lián)動(dòng)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，從其他學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取資源，另外，客戶也可以向大數(shù)據(jù)檔案信息管理員提供信息，實(shí)現(xiàn)信息管理的優(yōu)化，迎合公眾訴求。

（二） 強(qiáng)化資源開發(fā)

在大數(shù)據(jù)背景下，伴隨客戶的增多，對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不限制在檔案素材范圍內(nèi)，而是隨著客戶需要的變化而變化。比如，高校排名研究、學(xué)生就業(yè)研究、高校影響力研究、高校社會(huì)服務(wù)能力研究等不同的用戶群對(duì)高校檔案資源的需求，無(wú)論是需求內(nèi)容還是需求形式和資源的整合度等方面都迥然不同。因此，高校檔案管理服務(wù)人員應(yīng)從識(shí)別各種可能的需求出發(fā)，根據(jù)服務(wù)對(duì)象的需求差異，有針對(duì)性地整理、加工和開發(fā)檔案資源，在去偽存真、去粗取精的基礎(chǔ)上，將檔案資料整合成深層次、高質(zhì)量的信息產(chǎn)品。同時(shí)，積極借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化互動(dòng)式服務(wù)理念，改進(jìn)和加強(qiáng)檔案編研工作，有條件地讓目標(biāo)客戶參與檔案編研，對(duì)于克服檔案工作人員視角的局限性，深入汲取檔案信息精華，更好地滿足用戶需求具有重要意義。

（三）擴(kuò)大數(shù)據(jù)總量

1.強(qiáng)化實(shí)體資源的建設(shè)

高校在檔案信息系統(tǒng)建立時(shí)，應(yīng)逐漸加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)、信息科技的利用，使得實(shí)體檔案資源數(shù)字化、共享化，利用數(shù)據(jù)的積累達(dá)到優(yōu)化圖書館數(shù)據(jù)的目的，逐漸加強(qiáng)實(shí)體資源的打造，高校檔案資源管理者應(yīng)該破除陳舊觀念的約束，拓展檔案資源的范疇，強(qiáng)化對(duì)有有重要意義的檔案信息的歸口管理，需要逐步對(duì)檔案資源分類別展開，進(jìn)行綜合梳理和整理。

2.強(qiáng)化數(shù)字資源的建設(shè)

數(shù)字信息和實(shí)體信息起到了并駕齊驅(qū)的作用，對(duì)著大數(shù)據(jù)時(shí)期的進(jìn)一步拓展，數(shù)字資源將逐漸演變?yōu)楦咝n案資源管理的核心。高校要強(qiáng)化檔案資源的聯(lián)動(dòng)化、一體化的打造。這就要求相關(guān)單位應(yīng)該從以下層面做好工作：其一，強(qiáng)化針對(duì)歷史檔案展開數(shù)字化管理，針對(duì)數(shù)字檔案資源信息進(jìn)行梳理，運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)展開數(shù)據(jù)的歸口管理，構(gòu)建不同方式的數(shù)字檔案，包含文檔的線上查閱、專業(yè)數(shù)據(jù)資源等信息獲取方式。

（四）積極開放數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)是信息分享時(shí)期，高校檔案信息歸檔體系面向社會(huì)的多樣化、豐富的發(fā)展趨勢(shì)，依據(jù)師生每一個(gè)特殊的訴求，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，拓展查詢職能，強(qiáng)化高校檔案管理進(jìn)程。在大數(shù)據(jù)蓬勃發(fā)展的社會(huì)背景下，高校檔案管理應(yīng)該具備向社會(huì)公開的特性，不但應(yīng)該使用戶方面快捷的運(yùn)用檔案信息，還應(yīng)該使得數(shù)據(jù)在高校之間具備聯(lián)動(dòng)性。

（五）整合數(shù)據(jù)資源

1.統(tǒng)一數(shù)字化資源的標(biāo)準(zhǔn)

高校數(shù)據(jù)資源整合的一大難點(diǎn)是針對(duì)于信息孤島的，打造系統(tǒng)的、完善的體制，提升電子檔案信息管理機(jī)制，是檔案管理的關(guān)鍵。完善的、健全的檔案管理系統(tǒng)可以避免無(wú)目標(biāo)的研發(fā)、以及信息孤島的產(chǎn)生，可以保證數(shù)據(jù)資源的科學(xué)使用，包含了元數(shù)據(jù)形式、數(shù)據(jù)交互、檔案歸口管理、數(shù)據(jù)交換方式、音頻和食品檔案的有效保存等。

2. 對(duì)結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的歸口管理

高校檔案管理有關(guān)資源展開數(shù)據(jù)歸口管理應(yīng)首先認(rèn)清數(shù)據(jù)的形式，認(rèn)識(shí)結(jié)構(gòu)化、非機(jī)構(gòu)化數(shù)據(jù)的整合，利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)+等有關(guān)科技為數(shù)據(jù)檔案展開全新的檔案管理方式。

3. 注重校園與校園檔案管理的聯(lián)動(dòng)

大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，對(duì)各個(gè)高校的檔案擁有者構(gòu)建聯(lián)動(dòng)體制。高校要想做好檔案管理，不可以將校園檔案信息局限在本校園內(nèi)，需要打造學(xué)校和學(xué)校之間的信息互動(dòng)，強(qiáng)化不同緯度的資源分享，進(jìn)一步強(qiáng)化校園檔案管理體制的建設(shè)，形成檔案館、圖書館等文獻(xiàn)收藏組織的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，強(qiáng)化技術(shù)、人才的有效配合，排除單獨(dú)的、碎片化的數(shù)據(jù)信息的影響，盡可能的達(dá)到信息共享的目的，大數(shù)據(jù)的職能可以實(shí)現(xiàn)有效擴(kuò)散。

參考文獻(xiàn)

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